淺談期滿檔案的鑒定銷毀

梁晨霞

（廣西壯族自治區(qū)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局機(jī)關(guān)服務(wù)中心，廣西 南寧 530023）

期滿檔案鑒定銷毀工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，是檔案管理工作的最后一環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。檔案鑒定工作是檔案銷毀工作的前提，檔案管理人員應(yīng)該按照檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)期滿檔案性質(zhì)、來(lái)源、反映的職能、利用價(jià)值等多方面內(nèi)容進(jìn)行鑒定，判斷檔案價(jià)值，對(duì)有利用和保存價(jià)值的檔案繼續(xù)保管，對(duì)已失去利用和保存價(jià)值的檔案予以銷毀。

1 期滿檔案鑒定銷毀的意義

新《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十一條規(guī)定：“鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法,由國(guó)家檔案主管部門制定?！薄稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第四十三條規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置?！瓕?duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。”各單位應(yīng)依照法律法規(guī)，及時(shí)對(duì)期滿檔案進(jìn)行有效鑒定銷毀，優(yōu)化館（室）藏檔案資源的結(jié)構(gòu)，減輕庫(kù)房壓力，解決檔案存儲(chǔ)數(shù)量與庫(kù)房面積不足的矛盾。各單位應(yīng)利用行之有效的方法鑒定保管到期和已超過(guò)保管期限的檔案，去粗取精，對(duì)無(wú)利用和保存價(jià)值的進(jìn)行剔除銷毀，對(duì)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，減少檔案數(shù)字化工作量，提高檔案質(zhì)量，延長(zhǎng)檔案使用壽命，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。這對(duì)保障檔案資源的有效利用，使優(yōu)化了的檔案資源更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)具有重要的意義。

2 期滿檔案鑒定銷毀工作存在問(wèn)題

2.1 期滿檔案鑒定銷毀工作重視不足

部分單位對(duì)期滿檔案鑒定銷毀工作重視不足體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是各單位普遍重視檔案的收集、整理、歸檔工作，忽視期滿檔案鑒定銷毀工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案鑒定銷毀是檔案管理工作的一部分，存在期滿檔案鑒定銷毀是一項(xiàng)可無(wú)期限滯后工作的錯(cuò)誤想法。更有甚者認(rèn)為保管期滿檔案鑒定銷毀時(shí)間具有隨意性，鑒定銷毀地點(diǎn)具有隨機(jī)性，前任檔案管理工作者沒(méi)有整理保管期滿的檔案，也不進(jìn)行鑒定銷毀就原封不動(dòng)地移交給現(xiàn)任檔案管理人員, 而現(xiàn)在的檔案管理人員也不對(duì)期滿檔案進(jìn)行鑒定銷毀。二是新《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案。”單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案鑒定銷毀工作理解不到位，認(rèn)為開展期滿檔案鑒定銷毀工作責(zé)任重大，怕出錯(cuò)擔(dān)責(zé)，承擔(dān)銷毀風(fēng)險(xiǎn)，而不是考慮完善健全檔案鑒定手段，規(guī)范工作流程，而是存在“檔案實(shí)物還在，就放心”的錯(cuò)誤想法。檔案鑒定銷毀工作是涉及檔案保存與銷毀的問(wèn)題，檔案“只增不減、只進(jìn)不出”的思想嚴(yán)重影響期滿檔案鑒定銷毀工作，造成已達(dá)到和超過(guò)保管期限沒(méi)有利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案繼續(xù)滯留在庫(kù)房，致使期滿檔案鑒定銷毀工作無(wú)法正常開展。

2.2 期滿檔案鑒定銷毀工作體系不健全

有些單位對(duì)期滿檔案鑒定銷毀工作體系完整性缺失，缺少?gòu)蔫b定保存期滿檔案是否可銷毀到如何銷毀的工作機(jī)制；也沒(méi)有結(jié)合單位實(shí)際情況建立健全適合本單位的檔案管理辦法、規(guī)定制度，或現(xiàn)有的檔案管理制度不規(guī)范不完善，檔案管理人員無(wú)章可循，無(wú)制度可查，無(wú)法科學(xué)有效地開展檔案鑒定銷毀工作，占用檔案庫(kù)房資源。

2.3 期滿檔案鑒定銷毀人員素質(zhì)有待提高

多數(shù)檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)。而部分單位對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)不到位，導(dǎo)致部分檔案管理人員專業(yè)水平不高，素質(zhì)不佳。在工作中又沒(méi)能很好地查閱期滿檔案鑒定銷毀相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)與參考資料，前任檔案管理人員沒(méi)有開展檔案鑒定銷毀工作，現(xiàn)任檔案管理人員沒(méi)有本單位相關(guān)資料參考，在能力不足、缺乏相關(guān)的理論指導(dǎo)和現(xiàn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的情況下，對(duì)檔案鑒定銷毀工作不按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不履行檔案鑒定銷毀的相關(guān)程序，有隨意銷毀現(xiàn)象。這些都是期滿檔案鑒定銷毀中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

3 期滿檔案鑒定銷毀應(yīng)采取措施

3.1 提高期滿檔案鑒定銷毀工作的重視度

期滿檔案鑒定銷毀工作是檔案工作的重要內(nèi)容之一，各單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視期滿檔案鑒定銷毀工作。檔案鑒定銷毀工作能提高檔案工作效率，提高檔案利用水平，是實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案安全保管的有效途徑和方式。各單位適時(shí)開展檔案期滿鑒定銷毀工作，保證檔案館（室）藏檔案資源的優(yōu)化，確保檔案資源的有效利用和開發(fā)，使國(guó)家檔案資源更好地服務(wù)檔案事業(yè)，更加有效地為中國(guó)特色社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)提供服務(wù)。

3.2 建立健全檔案鑒定銷毀體系

期滿檔案的鑒定銷毀工作是一項(xiàng)有政策可依、有專業(yè)實(shí)踐技術(shù)可循的工作。根據(jù)國(guó)家檔案局頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，各單位要建立健全檔案管理體系，保障檔案管理質(zhì)量，完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確期滿檔案鑒定銷毀責(zé)任主體、鑒定對(duì)象、鑒定方法等，保證檔案鑒定銷毀工作有條不紊、及時(shí)有效、規(guī)范有序地進(jìn)行，保證有價(jià)值檔案更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于未來(lái)。各單位要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，建立檔案工作小組，對(duì)期滿檔案按卷、件進(jìn)行鑒定，形成鑒定工作表和鑒定工作報(bào)告。檔案管理部門及相關(guān)人員將有利用價(jià)值和保存價(jià)值檔案重新劃定保管期限繼續(xù)保存，對(duì)無(wú)利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn)。單位分管檔案工作負(fù)責(zé)人、辦公（廳）室負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人等各責(zé)任主體應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。監(jiān)銷人按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后，送到指定場(chǎng)所進(jìn)行銷毀。在銷毀后，監(jiān)銷人在檔案清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)建設(shè)

期滿檔案鑒定銷毀是一項(xiàng)非常專業(yè)性的工作，檔案管理人員作為檔案管理工作的執(zhí)行者，承擔(dān)檔案鑒定銷毀工作，其個(gè)人綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平，鑒定判斷檔案價(jià)值、決定檔案“存”“毀”，直接影響檔案的“存亡”。為了提高檔案鑒定銷毀意識(shí)、提高檔案鑒定銷毀水平，應(yīng)加強(qiáng)其全面了解掌握期滿檔案鑒定銷毀的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)、期滿檔案鑒定銷毀的方式和程序、檔案鑒定銷毀的實(shí)踐操作等專業(yè)技能知識(shí)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠熟練掌握新的檔案管理知識(shí)與期滿檔案鑒定銷毀技術(shù)，保障期滿檔案鑒定銷毀工作得到健康、有效地發(fā)展和推進(jìn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

期滿檔案鑒定銷毀工作決定著檔案生命，所以在制定期滿檔案的鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮謹(jǐn)慎性原則，制定的標(biāo)準(zhǔn)要有可操作性與規(guī)范性。同時(shí)將檔案鑒定銷毀工作納入檔案管理的日常工作，使檔案管理工作有原則、有步驟、有方法、有目的地進(jìn)行，保障檔案管理工作的完整性、持續(xù)性、科學(xué)有效性。