試論如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

王玉霞

（新疆維吾爾自治區(qū)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第一區(qū)域地質(zhì)調(diào)查大隊，新疆 烏魯木齊 830013）

鑒于機關(guān)事業(yè)單位工作開展的特殊性，日常需對海量檔案資料進行管理歸納，為有效提升檔案管理工作水平與效力，應(yīng)當對事業(yè)單位檔案管理工作進行合理完善優(yōu)化，推動檔案管理工作規(guī)范化標準化建設(shè)，有效提升事業(yè)單位的社會公共服務(wù)水平。

1 工作問題剖析

通過對部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀進行調(diào)查分析可知，部分檔案管理員的認知落后，沒有意識到工作的職責(zé)與義務(wù)，導(dǎo)致工作人員出現(xiàn)職業(yè)怠惰情緒，使得檔案管理工作效力下降，不利于機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)工作的有序開展。

新形勢背景下，政府管理與服務(wù)職能，正處于改革創(chuàng)新浪潮中，旨在提高我國政府的治理能力與服務(wù)能力。但部分機關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理時，仍舊秉持傳統(tǒng)管理思想與工作方式，導(dǎo)致檔案管理工作落后，無法實現(xiàn)規(guī)范化與標準化，直接影響到檔案管理工作職能 發(fā)揮[1]。

2 實施路徑探討

2.1 合理升級管理形式

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作壓力較大，因為數(shù)據(jù)信息時代的發(fā)展，使得公共服務(wù)產(chǎn)生的檔案資料驟增，繁冗資料檔案信息管理歸納時，給檔案管理工作開展造成一定難度。如檔案管理時，為保證數(shù)據(jù)分析的準確性與可靠性，將對以往的檔案數(shù)據(jù)信息進行檢索應(yīng)用，保證檔案管理的規(guī)范性與標準化。實際工作開展過程中，若使用傳統(tǒng)管理策略，將無法達到預(yù)期管理效果。為此，事業(yè)單位需對檔案管理工作進行合理升級管理形式，充分利用現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對檔案數(shù)據(jù)信息進行高效管理，實現(xiàn)預(yù)期檔案管理工作改革工作目標。

在日常檔案管理工作開展過程中，工作人員需對檔案資料進行維護，提高檔案數(shù)據(jù)庫的安全性與可靠性。通過開展針對性的病毒查殺、防護系統(tǒng)檢測、數(shù)字化掃描、病毒檢測等工作開展，及時發(fā)現(xiàn)潛在網(wǎng)絡(luò)病毒，并對系統(tǒng)漏洞進行及時修復(fù)，保證檔案管理系統(tǒng)的整體運行可靠性與安全性。事業(yè)單位在對重要核心資料進行管理時，應(yīng)當對檔案資料進行安全備份處理，避免資料受損影響到相關(guān)工作。筆者認為，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標準化建設(shè)過程中，事業(yè)單位應(yīng)當推動信息化服務(wù)體系建設(shè)，實現(xiàn)信息化檔案管理，有效保證檔案管理工作開展的安全性，并有效提升檔案管理工作效率。

2.2 增強檔案管理意識

通過對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進行解析可知，該項工作開展時，并沒有直接產(chǎn)生效力，但檔案管理工作的開展，為其他工作開展提供基礎(chǔ)知識，保障事業(yè)單位其他工作開展的可行性與合理性。由此可見，檔案管理工作開展的重要性與必要性。

為推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標準化建設(shè)，應(yīng)當合理加大宣傳力度，不斷提升增強檔案管理人員的工作意識，使得檔案管理人員責(zé)任感與使命感增強。同時，為充分利用信息化管理技術(shù)，應(yīng)當針對事業(yè)單位檔案管理人員進行專項培訓(xùn)，使得每一位檔案管理人員，都掌握最新管理信息技術(shù)，充分發(fā)揮出檔案信息化管理技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢，提升機關(guān)事業(yè)單位整體服務(wù)水平，增強人民的幸福感與獲得感。

2.3 針對管理體系優(yōu)化

事業(yè)單位檔案管理工作改革時，需提升單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，并針對檔案管理體系進行合理優(yōu)化，合理對檔案管理崗位進行調(diào)整，保證每一位檔案管理工作人員具備專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)。鑒于檔案管理工作開展的特殊性，必須保證管理人員具備超強的責(zé)任心與使命感，可認真、嚴謹對待每一個工作步驟，保證檔案管理工作的整體開展可行性與合理性。為此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進行人員委派時，需對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進行評估，保證每一位檔案管理工作人員可勝任對應(yīng)工作崗位要求[2]。

為避免工作推諉問題出現(xiàn)，保證檔案管理工作的規(guī)范化與標準化開展，必須對管理體系進行合理健全，對管理工作職責(zé)進行詳細界定，明確檔案管理人員的工作職責(zé)與義務(wù)，保證檔案管理工作的可行性與有效性。為保證機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展的長效性與有效性，需建構(gòu)檔案管理人員工作績效考核制度，如采取關(guān)鍵績效考核、360°反饋考核等措施，對檔案管理人員的工作能力進行科學(xué)評估，及時調(diào)整人員崗位，確保事業(yè)單位檔案管理工作開展的可靠性。

2.4 去粗取精工作細化

筆者認為，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，應(yīng)當遵循“去粗取精”原則，對無效用的檔案信息進行及時清空，避免增加檔案管理工作量，占用檔案管理資源。在以往檔案管理工作開展時，由于多種客觀因素的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)一些制作粗糙的檔案信息，不僅無法反饋事實信息，且占用了事業(yè)單位的檔案資源庫。

在檔案管理標準化與規(guī)范化建設(shè)過程中，需對檔案管理工作進行細化，保留具有價值的檔案資料，對檔案資源庫進行簡化處理。如綜合性檔案進行管理時，可對檔案信息進行分類清查，及時對無效用的檔案資料進行清除，為后續(xù)計算機系統(tǒng)管理提供資料支持，有效提高事業(yè)單位檔案管理工作整體水平。

2.5 依循標準工作創(chuàng)新

在實際檔案管理工作開展時，應(yīng)當依循最新檔案管理標準與要求，對檔案資料進行重新組卷處理，即將具有相互聯(lián)系的檔案文件進行組合，對存在頁碼丟失、信息不全的檔案資料進行及時補全，為后續(xù)事業(yè)單位檔案管理工作鋪墊基礎(chǔ)。

2.6 建構(gòu)統(tǒng)一分類號

在事業(yè)單位檔案管理時，為提高計算機檢索效率，需對檔案進行分類號管理，分類號的編制，將直接影響到計算機系統(tǒng)的管理效果與水平。為充分發(fā)揮出計算機系統(tǒng)檔案管理效能，需建構(gòu)統(tǒng)一的分類號，為后續(xù)事業(yè)單位檔案管理工作鋪墊基石，提高事業(yè)單位運行 效能。

3 結(jié)束語

綜上，文中對我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的建設(shè)路徑進行探討，旨在說明檔案管理工作改革創(chuàng)新的必要性與合理性。未來，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化時，需依循國家治理戰(zhàn)略發(fā)展理念，主動對管理問題進行處理，有效推動檔案管理的規(guī)范化與標準化發(fā)展。