淺析企業(yè)合同檔案管理工作的問題及與改進建議

謝杰銀

（國家管網(wǎng)集團海南天然氣有限公司，海南 ?？?570105）

隨著我國經(jīng)濟快速的發(fā)展，各行各業(yè)的企業(yè)規(guī)模不斷擴大，從而形成了以企業(yè)為主體的市場經(jīng)營化格局，隨之形成的大量合同文本和過程文件需要妥善管理，合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中也處于越來越重要的地位，因此企業(yè)對合同檔案進行科學(xué)的、規(guī)范的管理能夠有效保障企業(yè)在經(jīng)營活動中的合法權(quán)益，在一定意義上能夠推動企業(yè)的長遠發(fā)展。

企業(yè)合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與境內(nèi)外自然人、法人、其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程文件。規(guī)范的合同檔案管理是保障企業(yè)合法權(quán)益的有力憑證和依據(jù)，因此，合同檔案管理工作也引起了管理者的重視。但是，在合同檔案管理工作中還存在著一系列問題需要改進。

1 合同檔案管理工作中存在的問題

1.1 合同檔案收集難

在企業(yè)合同檔案管理工作中，合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。對于一個企業(yè)來說，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門負(fù)責(zé)擬定和承辦。每份合同從起草、審核、審批及履行完畢要經(jīng)過諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。并且，由于合同要在所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立，因此，合同檔案資料的形成具有參與人員廣、流程多、材料多、履行時間長等特點，在合同檔案資料的收集過程中容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

1.2 管理職責(zé)不清

部分企業(yè)雖然配備了合同管理人員或機構(gòu)，但與檔案部門沒有協(xié)調(diào)好工作關(guān)系，檔案部門對合同管理人員不提出歸檔要求，而合同管理人員也不主動向檔案部門移交合同檔案，造成各管各的局面或互相推卸責(zé)任，影響了合同的收集歸檔。

1.3 合同檔案整理不規(guī)范

在合同管理過程中，有些企業(yè)對合同檔案不分類整理，不劃分保管期限，不明確合同檔案整理要求，給合同檔案管理和利用造成諸多困難。

1.4 網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理水平較低

隨著計算機的廣泛運用，信息化也被引進檔案管理領(lǐng)域，但是合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平還較低。主要還是以傳統(tǒng)的手工作業(yè)管理為主，這就導(dǎo)致了大量的重復(fù)工作，因此造成管理不夠科學(xué)，工作效率低等問題。

2 合同檔案管理工作的改進建議

針對合同檔案管理工作中存在的上述問題，提出如下幾點建議：

2.1 抓住合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)

改進合同檔案收集難的關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。合同一經(jīng)雙方簽字蓋章即為合同簽訂成立，可見，合同用印環(huán)節(jié)即為追索合同文本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，抓住合同用印環(huán)節(jié)有助于提高合同文本的收集歸檔。合同文本一經(jīng)歸檔，檔案部門即可督促合同經(jīng)辦部門及時辦理移交合同過程文件的歸檔手續(xù)，這從根本上解決了合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2.2 明晰合同檔案職責(zé)

合同檔案管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實可行的相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人。檔案管理部門對合同管理人提出歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專人跟蹤已簽訂合同的收集、積累、整理和及時歸檔。合同檔案管理部門做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作。合同檔案是企業(yè)維護經(jīng)濟利益的重要法律依據(jù)，因此，為保障企業(yè)合法權(quán)益，必須健全合同規(guī)章制度，明確管理責(zé)任，確保合同檔案管理的規(guī)范性和時效性。

2.3 規(guī)范合同檔案管理

合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會影響合同結(jié)算、合同糾紛的解決。因此，強化合同檔案的過程管理，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性。

1）規(guī)范合同檔案的分類整理。合同檔案資料繁多，尤其是工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔，按照“一事一檔、一項一檔”的原則，由合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同資料的整理歸檔工作。

2）明確合同的歸檔范圍。合同檔案的歸檔范圍應(yīng)包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、往來文書、會議紀(jì)要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。

3）明確合同檔案的整理要求。檔案整理工作必須最大限度的保持文件之間的聯(lián)系，便于保管和利用。合同檔案的整理應(yīng)單立類目、自成一體、分類組卷，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。

2.4 提高合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門要及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

1）利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)瀏覽，快捷傳輸，實時歸檔，實現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。

2）加強對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和法律知識的培訓(xùn)，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同歸檔情況，確保檔案信息完整。

3）做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫凸顯檔案價值，促進檔案工作的開展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理，把好合同檔案收集源頭，抓好合同形成關(guān)鍵點，使合同檔案的收集、整理、保管和利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權(quán)益，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。