不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理方法的探討

劉燕燕

（呂梁市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山西 呂梁 033000）

1 緒論

1.1 研究的目的及思路

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，國(guó)家對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作愈加重視，在實(shí)際中，由于缺乏完善、有效地管理機(jī)制和法律法規(guī)以及相關(guān)的制度體系，導(dǎo)致了很多問題。因此，為了解決這些問題以及維護(hù)好我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)，使其健康有序協(xié)調(diào)的發(fā)展下去，為可持續(xù)發(fā)展開辟新途徑。本文以參與呂梁市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案整理的實(shí)踐為基礎(chǔ)，結(jié)合對(duì)其他地區(qū)檔案保管機(jī)構(gòu)的調(diào)研，歸納整理了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的流程及原則。

1.2 研究意義

研究此課題的主要目的是提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用率，提高檔案管理工作的效率，更好的為人們提供服務(wù)。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理概述

2.1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的概念

不動(dòng)產(chǎn)是指具有固定的位置、不能移動(dòng)，或者一經(jīng)移動(dòng)就會(huì)改變其原有的性質(zhì)、形狀、功能，并損害其經(jīng)濟(jì)價(jià)值的有形財(cái)產(chǎn)，是對(duì)“動(dòng)產(chǎn)”的總稱。不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)在法律上是不可侵犯的，根據(jù)我國(guó)2021年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)民法典》第二百零九條：不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，經(jīng)依法登記，發(fā)生效力。與不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)登記活動(dòng)相關(guān)的原始記錄，在內(nèi)容上除了不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)外，還涉及繳稅等業(yè)務(wù)，是真實(shí)、唯一、準(zhǔn)確記錄不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)權(quán)屬的檔案，并且具有法律效應(yīng)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包括申請(qǐng)人提供的權(quán)屬證明和其他必要材料、有關(guān)登記事項(xiàng)的詢問記錄表、按照法律法規(guī)規(guī)定的材料，申請(qǐng)登記的不動(dòng)產(chǎn)的有關(guān)情況需要進(jìn)一步證明的，需要申請(qǐng)人提交補(bǔ)充材料。

2.2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的類型

依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記的特征，需要將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按照業(yè)務(wù)類型分類，然后分別按“件”、按“盒”進(jìn)行整理。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的類型包括：首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記、注銷登記、查封登記、其他登記、抵押權(quán)登記、預(yù)告登記、更正登記，并且因?yàn)樯暾?qǐng)主體、適用范圍、用途的不同會(huì)產(chǎn)生不同的檔案材料，例如：申請(qǐng)宅基地使用權(quán)及房屋所有權(quán)首次登記時(shí)需要提交的材料包括：不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)書；申請(qǐng)人身份證明；不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書或者土地權(quán)屬來源材料；房屋符合規(guī)劃或建設(shè)的相關(guān)材料；不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查表、宗地圖、房屋平面圖以及宗地界址點(diǎn)等有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)界址、面積等材料；法律、行政法規(guī)以及《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的其他材料，而申請(qǐng)集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)首次登記需要提交的材料包括：不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)書；申請(qǐng)人身份證明；不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書；建設(shè)工程符合規(guī)劃的材料；不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查表、宗地圖、房屋平面圖以及宗地界址點(diǎn)坐標(biāo)等有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)界址、面積等材料；建設(shè)工程已竣工的材料；法律、行政法規(guī)以及《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的其他材料。

2.3 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理對(duì)我國(guó)的影響

不動(dòng)產(chǎn)登記工作的順利進(jìn)行，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在當(dāng)前階段，我們國(guó)家對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)信息檔案管理方面還處于摸索時(shí)期。由于我國(guó)社會(huì)制度、法律法規(guī)等都沒有完善健全，所以現(xiàn)在很多人認(rèn)為只要是做好了相關(guān)登記就夠了，還有些人員不認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)管理工作，這些都是影響到我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記資料整理的質(zhì)量和效率的重要因素之一。因此，我們必須重視這一關(guān)鍵要素。對(duì)于一個(gè)地區(qū)而言，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到該地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。所以，我們必須重視這項(xiàng)工作，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的質(zhì)量，確保其能夠及時(shí)準(zhǔn)確的為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

3 我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的現(xiàn)狀

3.1 我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的歷史沿革

我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)而艱難的過程，隨著不動(dòng)產(chǎn)登記制度的發(fā)展而不斷變化。不動(dòng)產(chǎn)登記制度從國(guó)民時(shí)期就已經(jīng)存在，而且新中國(guó)成立后并沒有取消不動(dòng)產(chǎn)登記制度，并對(duì)其進(jìn)行了完善。1950年6月28日，頒布了《中華人民共和國(guó)土地改革法》，根據(jù)這個(gè)法律，新中國(guó)進(jìn)行了第一次房地總登記；1962年，根據(jù)《農(nóng)村人民公社工作條例（草案）》確定了集體土地使用權(quán)，并且向農(nóng)民集體發(fā)放土地證，向農(nóng)民個(gè)人發(fā)放房產(chǎn)證；1978年，黨的十一屆三中全會(huì)之后，不動(dòng)產(chǎn)登記工作開始進(jìn)行試點(diǎn)，但是此時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記工作仍然分散在各部門；1984年5月，《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)農(nóng)牧漁業(yè)部、國(guó)家計(jì)委等部門關(guān)于進(jìn)一步開展土地資源調(diào)查工作的報(bào)告的通知》，開始進(jìn)行對(duì)土地的詳查工作；1994年頒布《城市房地產(chǎn)管理法》，第一次以法律的形式確定土地使用權(quán)和房屋所有權(quán)登記發(fā)證制度；2007年頒布《物權(quán)法》，該法提出了不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的機(jī)構(gòu)、范圍等，并且2007年12月，國(guó)家相應(yīng)頒布《土地登記辦法》，于2008年1月1日起實(shí)施；2014年，公布《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》，于2015年3月1日起施行；2020年5月28日頒布《民法典》，于2021年1月1日起實(shí)施，同樣對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記制度作了詳細(xì)的規(guī)定。到目前為止，我國(guó)有了較為完善的不動(dòng)產(chǎn)登記制度。

從不動(dòng)產(chǎn)登記制度變化的過程來看，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的內(nèi)容也一直在變化，并且于各個(gè)部門分散登記、分散管理，無法建立統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)，不能為人民更好的服務(wù)。

3.2 我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的建設(shè)狀況

目前我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案建設(shè)主要存在以下幾個(gè)問題：

1）不同的地區(qū)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整理歸檔時(shí)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。各地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度和地理環(huán)境等方面都有巨大差異，因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集時(shí)就會(huì)出現(xiàn)不同地區(qū)間因土地類別而產(chǎn)生不同類型的檔案，這也會(huì)導(dǎo)致各區(qū)域之間信息互通困難重重。

2）各個(gè)地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記資料整理不夠完善造成無法滿足全國(guó)統(tǒng)一管理，各個(gè)單位、企業(yè)、個(gè)人對(duì)其的利用情況缺乏了解。

3）沒有統(tǒng)一的信息平臺(tái)，各地區(qū)對(duì)其進(jìn)行整理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，造成工作效率低下。

3.3 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的使用情況

在不動(dòng)產(chǎn)登記過程中，我們要注意檔案資料使用和管理，這是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的工作內(nèi)容，所以說它不僅包括檔案信息收集、整理、更新等一系列活動(dòng)，還應(yīng)注意對(duì)檔案的利用。對(duì)于一些由于遭受自然災(zāi)害而產(chǎn)生重大損失的檔案，應(yīng)盡可能恢復(fù)原檔案；借閱檔案時(shí)需要辦理一定的手續(xù)，在限定時(shí)間內(nèi)歸還；對(duì)于濫用檔案的人則應(yīng)當(dāng)依法給予相應(yīng)的處分，情節(jié)嚴(yán)重者會(huì)受到法律追究處罰，從而避免人們對(duì)檔案的濫用。

3.4 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的不足與困難

現(xiàn)階段我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)登記工作主要是以國(guó)家和地方政府為主，這其中有很多問題需要解決，比如：檔案資料整理不規(guī)范、缺乏法律法規(guī)支持。在實(shí)際中也存在著許多不足之處。例如：

1）各地區(qū)之間的信息資源共享平臺(tái)不夠完善，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理制度以及相關(guān)政策，使得各地區(qū)之間無法形成良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，這都直接影響了不動(dòng)產(chǎn)登記工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步影響社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2）不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的質(zhì)量上存在著很大程度上的問題，由于社會(huì)中許多人對(duì)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)沒有深刻的認(rèn)識(shí)，在辦理相關(guān)事宜時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤操作，最終也會(huì)導(dǎo)致檔案資料不完整、不準(zhǔn)確。所以我們需要建立健全法規(guī)體系來保障我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)整理工作的質(zhì)量。

3）由于不動(dòng)產(chǎn)登記資料的收集和整理工作涉及很多部門，而在實(shí)際操作時(shí)存在著信息共享平臺(tái)不完善、管理權(quán)限劃分不清晰等 問題。

4）整理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案時(shí)，面對(duì)大量的紙質(zhì)資料，由于缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，在工作時(shí)常常出現(xiàn)重復(fù)申報(bào)資料、遺漏資料等現(xiàn)象。

4 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理方法的分析

4.1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的原則

1）保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整性。在進(jìn)行整理工作時(shí)應(yīng)確保原件的真實(shí)可靠無誤并且可以反映其原貌。

2）保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的真實(shí)性。不動(dòng)產(chǎn)登記是一個(gè)動(dòng)態(tài)的變化過程，應(yīng)該始終堅(jiān)持以原始文件為依據(jù)，保證其真實(shí)性。

3）尊重檔案有機(jī)聯(lián)系。檔案的有機(jī)聯(lián)系是指在不動(dòng)產(chǎn)登記過程中，檔案的產(chǎn)生和收集與各個(gè)登記環(huán)節(jié)的聯(lián)系。

4）注重聯(lián)合，共同整理。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包含了很多的業(yè)務(wù)類型，要求檔案整理人員除了有專業(yè)的檔案整理經(jīng)驗(yàn)之外，還必須熟悉每種業(yè)務(wù)類型的檔案內(nèi)容，單靠一人之力，整理所有的檔案是比較困難的。此外，我們還可以在法律規(guī)定范圍內(nèi)，將檔案整理工作外包給專業(yè)人士，這樣就可以高效的完成檔案的整理工作了。

5）整理檔案時(shí)，要考慮好如何整理更有利于檔案的利用。

6）時(shí)效性原則。依據(jù)不同類型檔案保存期限的不同對(duì)檔案進(jìn)行不同的處理。

4.2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的模式

目前，我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要以國(guó)家統(tǒng)一建立為基礎(chǔ)，有些單位根據(jù)法律法規(guī)自行建設(shè)或者委托具有資質(zhì)的社會(huì)團(tuán)體進(jìn)行管理，還有部分檔案則是在各地政府與相關(guān)部門、各地企業(yè)和事業(yè)單位聯(lián)合起來共同構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。

4.3 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的流程

在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，收集材料是起點(diǎn)，提供利用是目的，而整理則起到承上啟下的作用。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理流程可以歸納為去除金屬物與簡(jiǎn)易修復(fù)、分類歸檔、編號(hào)、裝訂上架四個(gè)環(huán)節(jié)，尤為重要的是檔案分類的問題。

1）去除金屬物與簡(jiǎn)易修復(fù)。首先需要將檔案中的金屬物去除掉，然后對(duì)有破損的檔案進(jìn)行裁剪修補(bǔ)，幅面過大或者過小的檔案進(jìn)行處理。

2）分類歸檔。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類的，按一定的時(shí)間順序，將同一業(yè)務(wù)類型的檔案集中在一起，成為一個(gè)有條理的整體，方便檔案的利用和查詢。筆者將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類體系分為兩級(jí)。第一級(jí)按業(yè)務(wù)類型劃分為轉(zhuǎn)移登記、預(yù)告登記、抵押登記等等；第二級(jí)按照辦理業(yè)務(wù)時(shí)間進(jìn)行分類，進(jìn)一步確定檔案的柜號(hào)和盒號(hào)。

3）編號(hào)。整理檔案時(shí)，紙質(zhì)資料需要與電子資料進(jìn)行核對(duì)，并且在此過程中以一定的順序?qū)Σ牧线M(jìn)行頁碼編號(hào)。

4）裝訂上架。完成檔案的編號(hào)工作以后，將檔案按照柜號(hào)和盒號(hào)進(jìn)行裝訂上架，將所有檔案上架前進(jìn)行除塵，檔案整理工作結(jié)束。

5 完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的對(duì)策

5.1 完善不動(dòng)產(chǎn)登記制度

我國(guó)當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記技術(shù)水平有限、管理分散并且不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，在今后的不動(dòng)產(chǎn)登記工作中，必須要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的不動(dòng)產(chǎn)信息平臺(tái)。通過對(duì)全國(guó)各城市房地產(chǎn)市場(chǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)分析和整理歸納，形成具有地方特色且適合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況發(fā)展要求與特點(diǎn)、符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，并且可以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要及公眾使用目的的文件；通過系統(tǒng)化、規(guī)范化的不動(dòng)產(chǎn)信息平臺(tái)，可以有效促進(jìn)各地區(qū)房地產(chǎn)交易活動(dòng)中各部門相互溝通與交流，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力保障。

5.2 建立健全不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的公開權(quán)

在建立健全不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料公開權(quán)的制度下，各地方政府也紛紛出臺(tái)了各種文件。對(duì)各部門之間關(guān)于自己本轄區(qū)內(nèi)的工作進(jìn)行監(jiān)督，但并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范和完善周密完整、內(nèi)容完備且易于操作實(shí)施的基本原則。為了使各個(gè)單位能夠及時(shí)掌握各自機(jī)關(guān)所管轄范圍所屬區(qū)域及具體情況。需要明確的是在建立健全不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料公開權(quán)時(shí)應(yīng)堅(jiān)持以下幾點(diǎn)：

1）制定合理有效的制度體系。

2）明確各部門的職責(zé)。

3）制定統(tǒng)一完善周密的制度體系，形成完整有序、分工配合和相互制約相互協(xié)調(diào)等基本原則。在建立健全不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料公開權(quán)的制度下，各部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)本轄區(qū)內(nèi)所有涉及自己管轄范圍所屬區(qū)域和具體情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，做到不隱瞞、出具真實(shí)信息。

5.3 完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的保障

建立完善的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，是保障信息安全和完整，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要舉措。在我國(guó)當(dāng)前法律體系中對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記具有明確的規(guī)定：《中華人民共和國(guó)民法典》第209條“不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，經(jīng)依法登記，發(fā)生效力；未經(jīng)登記，不發(fā)生效力，但是法律另有規(guī)定的除外”，但是對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息安全和完整這一問題沒有作出詳細(xì)說明。因此，我國(guó)應(yīng)盡快制定《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)則》，以法律的形式明確規(guī)定關(guān)于保護(hù)信息安全和完整這一方面。

6 結(jié)語

隨著社會(huì)發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記工作也變得越來越重要，在這一背景下，對(duì)我國(guó)的相關(guān)制度進(jìn)行研究是非常有必要的。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)容豐富、記載完備，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值?；谧陨韺?shí)踐和相關(guān)調(diào)研，筆者總結(jié)了檔案整理的流程，提煉了整理原則，并且探討了關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的發(fā)展和建設(shè)。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理方法的探討離不開檔案整理的理論。只有靈活運(yùn)用這些理論，借鑒已經(jīng)總結(jié)出來的方法，在實(shí)踐中不斷完善理論，才能做好整理工作。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案種類豐富，數(shù)量龐大，筆者參與整理的只是眾多不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中很小的一部分。筆者深知，由于本人的知識(shí)水平、技術(shù)能力等存在不足，所總結(jié)的整理流程和探討的關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的各方面尚存有局限，誠(chéng)愿越來越多的人參與到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整理中來，探討并完善不動(dòng)產(chǎn)檔案的整理方法，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用價(jià)值。