淺談學(xué)校檔案管理水平提升的對(duì)策

曹淑坤

（吉林省廣播電視大學(xué)四平分校，吉林 四平 136000）

學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案資料較多且構(gòu)成較為復(fù)雜，而在學(xué)校檔案管理工作開展的過(guò)程中要求對(duì)各類信息進(jìn)行全面的收集、整理、保管，并針對(duì)學(xué)校發(fā)展需求來(lái)對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)及利用，為此需要不斷的對(duì)管理辦法進(jìn)行優(yōu)化來(lái)適應(yīng)新時(shí)期下學(xué)校檔案管理工作的開展形勢(shì)。在實(shí)際中應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案管理情況不斷地對(duì)其管理機(jī)制、管理制度等進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)、管理理念的運(yùn)用，進(jìn)而提高檔案管理的水平。

1 學(xué)校檔案管理的要求分析

1.1 保證檔案的真實(shí)性

真實(shí)性使檔案工作開展的基礎(chǔ)性要求，在檔案的收集、處理、歸檔中應(yīng)確保所記載信息的真實(shí)性、完整性、客觀性，這樣才能為學(xué)校提供具有應(yīng)用及傳承價(jià)值的檔案資料。為此對(duì)于學(xué)校檔案應(yīng)確保管理流程的規(guī)范化執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的編制，減少檔案管理中的疏漏，并明確學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，避免檔案出現(xiàn)丟失、泄漏、損壞等問(wèn)題。

1.2 檔案管理的規(guī)范化

規(guī)范化是提升檔案管理水平的重要措施，其可以為管理工作的實(shí)行提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使管理內(nèi)容、管理目標(biāo)得到高效的落實(shí)。同時(shí)對(duì)于學(xué)校檔案管理還應(yīng)研究其以往工作中的不足，在此基礎(chǔ)上改進(jìn)無(wú)序、混亂的管理情況。在檔案管理中為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的要求應(yīng)以《檔案法》為基礎(chǔ)，制定檔案收集、利用、保管、借閱、鑒定及銷毀制度，同時(shí)制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等，避免產(chǎn)生各種不必要的損失。提高科學(xué)化水平管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的運(yùn)用，將會(huì)導(dǎo)致檔案可以更好地被保留和存儲(chǔ)。因此，應(yīng)將經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)化，建立科學(xué)、合理、高效率的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)檔案信息網(wǎng)站的建立，方便進(jìn)行檔案信息查詢，并且實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源信息的共享，改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性。

1.3 增強(qiáng)檔案的服務(wù)性

在開展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)開放檔案查閱功能，擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容，為學(xué)校檔案信息資源開發(fā)打開一個(gè)新的局面。應(yīng)做到為廣大師生員工提供服務(wù)窗口，實(shí)實(shí)在在地通過(guò)檔案服務(wù)來(lái)幫助師生員工解決實(shí)際問(wèn)題，為學(xué)校的教學(xué)、科研、日常管理提供智力支持，營(yíng)造出人人重視學(xué)校檔案管理的良好氛圍。例如，學(xué)?，F(xiàn)有的紙質(zhì)和電子圖書資料（圖書館、電子閱覽室）檔案內(nèi)容豐富，教學(xué)檔案客觀翔實(shí)，是進(jìn)行教學(xué)及科學(xué)研究的重要來(lái)源，是科研活動(dòng)的重要支撐，有較大的實(shí)用價(jià)值，應(yīng)予以大力開發(fā)與高度利用。

2 提升學(xué)校檔案管理水平的對(duì)策分析

2.1 重視學(xué)校檔案管理的作用

學(xué)校檔案資料所涉及的內(nèi)容較為繁雜，并且許多檔案都具備極高的價(jià)值，其對(duì)檔案的安全性有著較高的要求，因此需要不斷的提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，并且在實(shí)際中還需提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力，使其可以掌握最新的知識(shí)及技術(shù)，通過(guò)組織檔案管理人員參與培訓(xùn)和深造的方式可以在最大程度上提升其專業(yè)能力，使檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度得到進(jìn)一步的提高。

2.2 優(yōu)化學(xué)校檔案管理的模式

為了良好的適應(yīng)現(xiàn)今學(xué)校發(fā)展的形勢(shì)，應(yīng)不斷地對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而選取更為適宜的檔案管理模式，目前在檔案管理工作中采用的管理方法應(yīng)以學(xué)校對(duì)檔案資料的使用及保管要求為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行選擇，以此來(lái)構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系。并且在學(xué)校檔案管理中可以采用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)對(duì)其檔案管理形式進(jìn)行創(chuàng)新，從而有效地推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)換，這樣能夠縮減檔案資料所占用的空間，并在一定程度上優(yōu)化檔案管理工作的流程，達(dá)到提升學(xué)校檔案管理工作效率的目的。在檔案信息化建設(shè)中注意做好檔案的轉(zhuǎn)換及對(duì)接工作，根據(jù)檔案資料的保管要求及類型來(lái)選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)方式，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、遺失、泄露等問(wèn)題。

2.3 明確檔案管理的規(guī)章制度

檔案管理制度是檔案管理工作執(zhí)行的基礎(chǔ)依據(jù)，其在實(shí)際中可以為相關(guān)工作的開展提供一定的指導(dǎo)作用，并保證檔案管理工作的執(zhí)行效力，在學(xué)校檔案管理中需要對(duì)其規(guī)章制度內(nèi)容進(jìn)行全面的細(xì)化，減少在制度內(nèi)容中的疏漏，同時(shí)還應(yīng)明確在檔案管理工作中工作人員的具體職責(zé)，從而將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上，并制定科學(xué)的學(xué)校檔案管理保管規(guī)范，確認(rèn)檔案記錄、存放和查閱標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)規(guī)范及約束檔案管理工作的各項(xiàng)流程。

2.4 完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

在學(xué)校檔案管理中應(yīng)根據(jù)檔案法所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立起相應(yīng)的檔案室，并根據(jù)檔案管理工作要求來(lái)配套相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，以“八防”的標(biāo)準(zhǔn)條件來(lái)規(guī)范檔案管理?xiàng)l件，確保檔案管理場(chǎng)所規(guī)范、有序、安全。并且在現(xiàn)今檔案管理工作信息化建設(shè)的形勢(shì)下，對(duì)于學(xué)校檔案管理還應(yīng)配備完善的辦公設(shè)備，使檔案管理可以達(dá)到現(xiàn)代化辦公的要求，這樣能夠有效地提高檔案管理質(zhì)量，并在一定程度上延長(zhǎng)檔案保管壽命。

2.5 創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)

目前學(xué)校檔案管理內(nèi)容、范圍進(jìn)一步的擴(kuò)展，因此需要科學(xué)地運(yùn)用管理技術(shù)、管理方法來(lái)改變其以往的工作形式，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、現(xiàn)代化、智能化的辦公要求。例如，利用MIS系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)跟蹤，這樣可以在檔案的調(diào)用中防止出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，并且在學(xué)校檔案管理中還考慮利用數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的目的，這樣學(xué)校師生可以根據(jù)自身需求來(lái)進(jìn)行自主檢索，進(jìn)而在學(xué)校內(nèi)部構(gòu)建起良好的檔案互動(dòng)、交流機(jī)制，使檔案管理能夠滿足學(xué)校所提出的要求?？梢哉f(shuō)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會(huì)成員所共享，對(duì)于不同空間的多個(gè)用戶其獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和效率得以提高。

3 結(jié)語(yǔ)

在學(xué)校中需要從制度、模式、理念等方面來(lái)對(duì)檔案管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)不斷地加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，這樣可以促使學(xué)校檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化的方向發(fā)展，其符合信息時(shí)代下檔案工作的開展形勢(shì)，達(dá)到對(duì)檔案資源進(jìn)行高效處理及合理利用的目的。同時(shí)針對(duì)學(xué)校檔案管理存有的問(wèn)題還需不斷的進(jìn)行優(yōu)化，改進(jìn)原有的檔案管理結(jié)構(gòu)，進(jìn)而提高對(duì)檔案資源的收集、保管、利用的水平。