企業(yè)檔案信息資源的整合與利用

劉 蕊

（天津市河長制事務(wù)中心，天津 300000）

1 必須充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息資源整合與利用的重要性

檔案信息化是指對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及政治等多個(gè)方面的信息進(jìn)行融合，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享；而從狹義這一方面來講，檔案信息化就是對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化，形成電子版的檔案資料，為使用者的查閱提供便利性。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式予以改建，將以往紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進(jìn)行保存，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的長期保存，還能夠借助相關(guān)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享，大大提升了檔案管理工作的效率，使得整個(gè)檔案管理工作變得更加科學(xué)化，其中信息化的檔案管理模式也在較大程度上提升了檔案管理的便利性。

2 目前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問題

2.1 企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

檔案信息化管理工作比較復(fù)雜，涉及的領(lǐng)域知識(shí)比較多，通過應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理論，可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作穩(wěn)定可持續(xù)的發(fā)展。檔案信息化工作在整體開展的過程中，需要購買信息化設(shè)備、現(xiàn)代化自動(dòng)管理系統(tǒng)，除此之外，還需要建立與之相匹配的檔案管理體系。檔案信息化管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行精準(zhǔn)的監(jiān)管，否則將會(huì)影響到整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)。檔案信息化管理工作在開展時(shí)，需要了解管理部門的實(shí)際工作情況，以便于可以對(duì)檔案整個(gè)工序進(jìn)行有效的了解。

2.2 信息化質(zhì)量不高

為了進(jìn)一步對(duì)檔案信息工作進(jìn)行有效管理，需要應(yīng)用信息化設(shè)備，除此之外，還需要注重對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行整體優(yōu)化升級(jí)。工作人員在開展相應(yīng)工作時(shí)，如果只注重檔案管理的數(shù)量，就會(huì)忽略檔案管理工作中的質(zhì)量問題，這對(duì)于檔案信息化建設(shè)具有一定的影響?，F(xiàn)階段，檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，許多部門并不缺乏硬件和軟件方面的設(shè)施，但是工作人員的專業(yè)水平卻得不到有效地提升，這在一定程度上影響了檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)展。

3 企業(yè)檔案信息資源整合與利用的策略

3.1 建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?；诖?，相關(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺(tái)，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分地利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費(fèi)用，購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時(shí)還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

有關(guān)單位若想開展有效的檔案管理信息化建設(shè)工作，就需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想，并對(duì)檔案信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要作用予以全面地認(rèn)識(shí)，使其明確信息化建設(shè)的實(shí)際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，樹立先進(jìn)的檔案管理思想，促使相關(guān)單位及其內(nèi)部的檔案管理者能夠提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。另外，相關(guān)單位還需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作制度進(jìn)行合理完善，針對(duì)信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠?qū)π畔⒒臋n案管理工作予以科學(xué)指導(dǎo)，借此提高信息化檔案管理工作的規(guī)范性與有序性，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息化建設(shè)的有效推動(dòng)?；诖?，檔案管理部門要結(jié)合信息化建設(shè)的實(shí)際情況及信息化檔案管理的具體工作內(nèi)容，制定出相應(yīng)的管理制度，可以根據(jù)信息化管理環(huán)節(jié)規(guī)范其工作流程，并以此制定出合理的規(guī)范條例，要求管理人員按照相關(guān)規(guī)范條例開展信息化管理工作。還要針對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，設(shè)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，提高電子版檔案信息資料的規(guī)范性，這樣也更容易查詢。此外，有關(guān)單位也要制定出科學(xué)的責(zé)任管理制度、考核機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制等，促使檔案管理人員能夠承擔(dān)起相應(yīng)的檔案管理工作職責(zé)，促進(jìn)檔案管理信息化程度的不斷提升。

3.3 借助信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)工作中不可缺少的一部分，安全的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠保障檔案信息資料的完整性，為其自身的利用奠定基礎(chǔ)保障。因此，相關(guān)單位要利用信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，同時(shí)還要根據(jù)檔案資料的類型，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行模塊劃分，這樣也便于檔案查詢、錄入工作的有效開展。另外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時(shí)，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對(duì)重復(fù)的檔案資料設(shè)立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠?qū)χ貜?fù)性檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過程中，相關(guān)技術(shù)人員要重視系統(tǒng)的安全性，可以在計(jì)算機(jī)中針對(duì)這一管理系統(tǒng)建立防火墻，也可以在計(jì)算機(jī)中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵的有效抵御，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)化檔案信息資源的安全性，防止其出現(xiàn)受損問題，影響到檔案信息的有效應(yīng)用。

4 結(jié)束語

針對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作的服務(wù)水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時(shí)也能夠使得檔案資源得到充分地利用，促使檔案管理工作的實(shí)效性得以提升?；诖耍嚓P(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且要明確傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，針對(duì)這些不足之處，制定出可行的信息化建設(shè)方案，有效彌補(bǔ)檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。