大數(shù)據(jù)背景下的教職工檔案信息管理分析

趙玉姿

（濟(jì)南職業(yè)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

1 大數(shù)據(jù)對(duì)于教職工檔案信息管理的意義

在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和應(yīng)用對(duì)于整個(gè)社會(huì)都有著重要的影響。對(duì)于教職工檔案信息管理來說，通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用管理，管理龐大的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的同時(shí)對(duì)有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分類和優(yōu)化，使得教職工檔案信息管理能夠高效運(yùn)行。傳統(tǒng)的教職工檔案管理的處理方式會(huì)會(huì)產(chǎn)生極大的人工處理錯(cuò)誤，而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，能夠提升檔案信息管理的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理分類、儲(chǔ)存優(yōu)化和快速搜索，這也大大提升了教職工信息的可信度和實(shí)施使用的準(zhǔn)確性。對(duì)于信息數(shù)據(jù)的記錄主要是紙質(zhì)檔案記錄，人為管理具有遺忘性和丟失性，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中具有長(zhǎng)久保存、統(tǒng)計(jì)分析和信息匹配搜索的功能，極大地優(yōu)化了檔案信息管理，補(bǔ)缺了傳統(tǒng)信息管理的不足。

2 教職工檔案信息管理現(xiàn)狀

信息管理觀念陳舊和資金投入不足，在高校中，培養(yǎng)人才是主要任務(wù)，對(duì)于教職工的檔案信息管理始終處于被忽視的地位。而檔案信息在教職工人員的評(píng)審和考查中有著重要作用，檔案信息管理記錄教職人員的經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐等信息，反映著教職工的思想認(rèn)識(shí)、工作業(yè)務(wù)等情況，是進(jìn)行選拔、考察人才的依據(jù)[1]。目前學(xué)校教育改革不斷深化，各校內(nèi)教職工的人事檔案管理也逐漸受到重視，為了高效率工作，應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，促進(jìn)人事檔案的高效管理。但是現(xiàn)存的教職工管理模式中卻任由檔案信息管理人員自行處理，人工的處理模式和保管方式具有很多的缺陷，在管理模式相對(duì)陳舊的情況下，教職工的檔案信息管理效率大大不足，同時(shí)在繁瑣的處理中也打擊磨滅了檔案管理人員的管理信息積極性和熱情度。當(dāng)今高效處理模式的檔案信息化管理的發(fā)展速度很快，但相比較其他行業(yè)的發(fā)展速度仍然是相對(duì)比較慢的。大多數(shù)高校對(duì)于教職工檔案信息管理重視程度不足，對(duì)檔案處理工作資金投入較少，使得教職工檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施不足，專業(yè)化設(shè)備管理不足，沒有配套的信息管理人員和硬件設(shè)施體系，這種不重視就導(dǎo)致了高效教職檔案信息管理的信息系統(tǒng)和遠(yuǎn)程服務(wù)能力的缺失。

信息管理方式落后和管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，檔案信息管理在多數(shù)人看來是一個(gè)不斷重復(fù)相同行動(dòng)的枯燥乏味的工作，每時(shí)每刻都是在進(jìn)行檔案的收集、分類和保存，這種人工整理檔案信息的模式不斷磨滅相關(guān)人員的積極主動(dòng)性，而這種工作模式和處理信息的方式是信息管理中急需改變的內(nèi)容。在高校中大多處理信息檔案的人員是從教師中抽用的，并沒有進(jìn)行過專業(yè)的信息管理培訓(xùn)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低。人員專業(yè)素質(zhì)不足，創(chuàng)新實(shí)踐能力不足，無法滿足信息的現(xiàn)代化處理和建設(shè)，使得高校教職工檔案信息管理的效率不足，無創(chuàng)新性就導(dǎo)致檔案信息管理無法得到發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)背景下的教職工檔案信息管理策略分析

3.1 轉(zhuǎn)變陳舊的教職工檔案管理系統(tǒng)的管理觀念

轉(zhuǎn)變老舊傳統(tǒng)的教職工檔案信息管理觀念，重視教職人員的檔案信息的管理工作。推進(jìn)教職工的檔案信息化管理的現(xiàn)代化的建設(shè)，首先需要校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，使領(lǐng)導(dǎo)們充分認(rèn)識(shí)到高效的教職人員檔案信息管理的重要性，對(duì)學(xué)校、老師以及學(xué)生帶來的方便用處，提高領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的教職工檔案信息管理建設(shè)的積極性和建設(shè)性意識(shí)。學(xué)校重視教職工檔案信息管理，并對(duì)檔案信息管理進(jìn)行完備的建設(shè)后，學(xué)校的檔案信息管理的效率會(huì)產(chǎn)生巨大的提升，同時(shí)對(duì)于信息的儲(chǔ)存管理也有極大的改善。拋棄傳統(tǒng)教職工檔案管理系統(tǒng)的糟粕，提取傳統(tǒng)的精華與現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)管理方式進(jìn)行結(jié)合，大大提升檔案信息管理的效率和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，觀念的轉(zhuǎn)變同時(shí)也是建設(shè)新的更好的檔案信息管理系統(tǒng)的大開始的前提。

3.2 加大對(duì)教職工檔案管理系統(tǒng)的資金投入

加大學(xué)校教職工檔案管理信息化建設(shè)的資金資金投入，完善資金鏈。資金的投入對(duì)于檔案信息管理建設(shè)有著決定性作用，充足的資金投入可以完善基礎(chǔ)設(shè)施，并在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上進(jìn)行專業(yè)化設(shè)備的購(gòu)買和投入使用。利用充足的高效檔案信息管理的投入資金，引入優(yōu)秀的專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人員，同時(shí)也可以引入其他高校檔案管理的模式，培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)，在豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和計(jì)算機(jī)背景下，建立完整的檔案管理機(jī)構(gòu)，幫助學(xué)校的檔案管理基層的理論提出和建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。雇傭?qū)I(yè)化的管理人員，具有配套的軟硬件設(shè)施，充分發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的作用，建立快速共享的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)體系，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下高學(xué)校教職工檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化和和遠(yuǎn)程服務(wù)能力。

3.3 轉(zhuǎn)變教職工檔案信息管理的管理方式

檔案信息化管理的方式轉(zhuǎn)變成信息化，對(duì)檔案信息的管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)不保密型的檔案信息資源的共享，加強(qiáng)學(xué)校在信息上的交流和合作。開發(fā)適合本學(xué)校內(nèi)檔案信息管理平臺(tái)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互通，將校內(nèi)檔案信息與全國(guó)的信息庫(kù)的接通，促進(jìn)各學(xué)校與學(xué)校間的交流和合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的大范圍共享。打通關(guān)于數(shù)據(jù)化檔案資源的定向讀物的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用邊界，促進(jìn)檔案信息的有組織性和不同形式分類的聚類性。在高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的互聯(lián)互通，相互分享是形成學(xué)校溝通，實(shí)現(xiàn)學(xué)校聯(lián)盟的前提。同時(shí)建設(shè)完備的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化管理方式，可以使機(jī)械性的檔案管理工作的重復(fù)性降低。在網(wǎng)絡(luò)中保存檔案信息，可以通過電腦等現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、分類和管理保存，這種方式對(duì)于檔案管理人員處理信息可以實(shí)現(xiàn)條理化管理，不會(huì)降低管理人員的積極性。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)管理信息具有存儲(chǔ)型和永久保存性，解決了人工處理的丟失性和遺忘性，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的歷史性保留。

3.4 提高教職工檔案信息管理的管理人員專業(yè)素質(zhì)

提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于現(xiàn)代化高效教職員工檔案信息管理的改進(jìn)具有極其重要的作用。高效雇傭?qū)I(yè)的檔案管理人員，需要具備專業(yè)的技術(shù)和管理能力，同時(shí)要熟悉計(jì)算機(jī)處理信息的應(yīng)用，能夠熟練地操作檔案信息管理的相關(guān)軟件。同時(shí)檔案信息管理人員還需要具有安全意識(shí)，能夠保證加密教職工檔案信息的不泄露，保證全體的教職工檔案信息不丟失和遺損。了解相關(guān)專業(yè)的前沿信息，及時(shí)地更新檔案信息管理方式。要熟悉檔案管理的法律法規(guī)，在進(jìn)行日常的檔案信息處理工作中，做到不違法不違規(guī)，嚴(yán)格保證教職工檔案信息的合法處理。對(duì)教職信息管理人員的素質(zhì)也要進(jìn)行定期的檢查和考核，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，引進(jìn)優(yōu)秀先進(jìn)的管理方式，加強(qiáng)檔案管理人員的信息創(chuàng)新意識(shí)。

4 結(jié)語

總之，教職工檔案信息管理在大數(shù)據(jù)背景下提供的檔案管理服務(wù)，可以充分滿足需求者的管理和應(yīng)用需求。大數(shù)據(jù)背景下的處理方式同時(shí)具有網(wǎng)絡(luò)保存性和長(zhǎng)久性，便利與人們隨時(shí)進(jìn)行檔案的提取，便利于人們的生活。檔案系統(tǒng)的遠(yuǎn)程服務(wù)能力，適應(yīng)于現(xiàn)代化信息的發(fā)展，處理信息方便快捷，是建立高校聯(lián)盟的前提，也是建立一個(gè)滿足共建共享的體系。不斷提升檔案管理模式的準(zhǔn)確性和高效性，是在以后的信息建設(shè)和挑戰(zhàn)未來信息建設(shè)困難的利刃。