高校增量檔案數(shù)字化及成績(jī)利用

王鋼領(lǐng)

（上海大學(xué)，上海 200444）

隨著時(shí)代的變化，人們的生活節(jié)奏越來越快，對(duì)于信息化的要求也越來越高，檔案信息化是不可阻擋的趨勢(shì)，也是社會(huì)發(fā)展的需要。高校保存的檔案中，通常包含黨群、行政、教學(xué)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、出版、儀器設(shè)備、外事、財(cái)會(huì)等類別，分類比較細(xì)致的還包含人物、聲像、實(shí)物等類別，每個(gè)類別下面又分為數(shù)個(gè)細(xì)分的類別，高校往往人員眾多，學(xué)生數(shù)萬人，教職工數(shù)千人，利用接待量大，實(shí)施的業(yè)務(wù)種類也比較豐富。高校每年都有大量的新增檔案，我們稱之為增量檔案，增量檔案中利用率較高的類別，可以優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化的工作，如近年學(xué)生成績(jī)的利用、學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)所生成的文件查閱，如果不能及時(shí)掃描錄入檔案電子管理系統(tǒng)，將會(huì)對(duì)利用工作造成巨大阻礙，耗費(fèi)大量人力、物力。為了能夠便捷有效的利用檔案，筆者在上海大學(xué)的工作實(shí)踐中，大力推進(jìn)增量檔案數(shù)字化的工作。

1 掃描場(chǎng)地的準(zhǔn)備

一般根據(jù)增量檔案掃描量，來確定所需場(chǎng)地及設(shè)備器材，這取決于所開展此項(xiàng)工作的高校學(xué)生、教職工數(shù)量、收集檔案的數(shù)量、需要掃描的檔案類別等。場(chǎng)地的準(zhǔn)備報(bào)考掃描儀工作場(chǎng)地、案卷暫存場(chǎng)地、裝訂場(chǎng)地。

由于案卷收集與掃描不可能同步進(jìn)行，也許某天收集的比較多、掃描人手比較緊張，所以需要布置案卷暫存場(chǎng)地，案卷暫存場(chǎng)地又可分為待掃描區(qū)域和已掃描區(qū)域，每個(gè)區(qū)域還需根據(jù)檔案的類別分類存放，做好檢查和登記，以免混亂。

掃描儀工作場(chǎng)地需保證掃描儀的正常工作，需要放置掃描儀、掃描操作流程、連接電腦、掃描登記簿。掃描登記簿包括詳細(xì)登記簿和統(tǒng)計(jì)表，其中詳細(xì)登記簿記錄每卷案卷的掃描日期、掃描人員姓名、案卷檔號(hào)、總頁數(shù)、封頁頁數(shù)、文頁頁數(shù)、特殊情況備注，統(tǒng)計(jì)表則統(tǒng)計(jì)每天掃描的總頁數(shù)、總文件數(shù)，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對(duì)、糾錯(cuò)。

案卷掃描完成后，需放入已掃描區(qū)域，當(dāng)已掃描案卷累積到一定數(shù)量后，則進(jìn)行已掃描案卷的裝訂工作。由于裝訂工作是間歇性的工作，可作為檔案教師的一項(xiàng)常規(guī)工作內(nèi)容。

2 掃描設(shè)備器材采購

所需設(shè)備包括掃描儀、電腦、操作面板等。掃描儀可根據(jù)自身情況選擇不同工作方式的儀器，一般常見的是最大掃描A3幅面的平板掃描儀，盡量采購新型的機(jī)器，應(yīng)用最新的技術(shù)更新，能夠節(jié)約人力、提高效率。傳統(tǒng)平板掃描儀掃描速度慢，平板玻璃亦需要經(jīng)常清理，耗費(fèi)人力很大，若采用自動(dòng)進(jìn)紙掃描儀進(jìn)行掃描，會(huì)大大的提示掃描效率，現(xiàn)在更新的機(jī)器型號(hào)，會(huì)有大量的附加功能，比如自動(dòng)分割，可以一次性掃描較多頁，然后根據(jù)設(shè)定規(guī)則，分割成若干個(gè)所需特定頁數(shù)的文件。有的機(jī)器具有設(shè)別重頁的功能，能夠保證每次僅有一張紙進(jìn)入掃描儀滾輪，若有多張紙滾入，則會(huì)報(bào)錯(cuò)，提醒操作者重新放置紙張。有的掃描儀還具有去除裝訂孔、陰影部分填充、文字突出顯示等功能。尤其是在一些人手比較緊缺、掃描時(shí)間比較緊張的單位，能派上大用場(chǎng)。這些都是非常實(shí)用的功能。

3 掃描人員安排

由于檔案掃描是一項(xiàng)重復(fù)、嚴(yán)謹(jǐn)、枯燥的工作，如果條件允許，最好安排專職人員進(jìn)行操作，鑒于高校的情況，在職教師一般是具有正式編制，人員不能隨意增加，辦公經(jīng)費(fèi)一般比較緊張，由于增量檔案相對(duì)來講量較少，外包掃描公司則費(fèi)用高，要求一次性提供的檔案量較大。由于高校往往鼓勵(lì)學(xué)校機(jī)構(gòu)招聘學(xué)生助理作為人力不足的補(bǔ)充，這樣能為勤工助學(xué)的經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生提供一定的工作崗位和經(jīng)濟(jì)扶持，是一個(gè)操作性較強(qiáng)的方案。

學(xué)生助理招聘管理一般由檔案管理教師負(fù)責(zé)，檔案管理教師是專職、長期從事檔案工作的人員，對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)非常精通，能夠承擔(dān)學(xué)生助理招聘、管理、培訓(xùn)等工作，能夠解決學(xué)生助理操作過程中遇到的各種問題。

流動(dòng)性大，招聘、培訓(xùn)，增加學(xué)生工資，人數(shù)也是時(shí)多時(shí)少，增加掃描機(jī)器臺(tái)數(shù)，在學(xué)生多的時(shí)候，能夠充分利用人力資源。學(xué)生助理進(jìn)行檔案掃描的話，還需要發(fā)揮學(xué)生之間傳幫帶的作用，讓接觸比較早的技術(shù)比較熟練的同學(xué)前期先帶一下剛來的同學(xué)，這樣教師節(jié)省下來的時(shí)間，可以做其他工作。

4 掃描數(shù)據(jù)的處理

掃描過程中應(yīng)盡量發(fā)揮掃描機(jī)器的自動(dòng)化來提高工作效率，節(jié)省人力成本，減少出錯(cuò)率。以高校增量檔案掃描的學(xué)生成績(jī)相關(guān)的檔案為例進(jìn)行介紹。由于各個(gè)學(xué)院和不同學(xué)歷學(xué)生的成績(jī)檔案制作的 格式有很大差別，有單面的，也有雙面的，有A4紙大小的，也有A3紙大小的，一般同一學(xué)院相同學(xué)歷的學(xué)生成績(jī)制作的格式是相同的，這就需要我們根據(jù)不同的格式來調(diào)整掃描的策略。增量檔案一般是由較新的紙張印制而成，用高速掃描儀自動(dòng)進(jìn)紙掃描效率比較高，而且高速掃描儀還可以進(jìn)行各種統(tǒng)一的設(shè)置。如果每個(gè)學(xué)生的成績(jī)檔案都是固定相同的頁數(shù)，則可以將掃描儀設(shè)置為固定的頁數(shù)分割為一個(gè)PDF文件保存。掃描儀還可以設(shè)置單面掃描和雙面掃描，跳過空白頁，防止掃描到不需要的頁面。高速掃描儀進(jìn)紙的過程中，操作人員需要集中注意力關(guān)注機(jī)器是否正常運(yùn)行，確保紙張按照順序一頁一頁的進(jìn)紙，如果出現(xiàn)差錯(cuò)，需要及時(shí)將紙張移開，以免錯(cuò)誤持續(xù)下去，及時(shí)進(jìn)行修正。

數(shù)據(jù)檢查、處理，糾錯(cuò)，一般每個(gè)月進(jìn)行一次數(shù)據(jù)掛接，將數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)中的條目相連接，也可以根據(jù)具體情況安排掛接的周期。數(shù)據(jù)掛接之前，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢查和校對(duì)，確保數(shù)據(jù)格式、命名等準(zhǔn)確無誤，通過軟件來糾錯(cuò)效率比較高。常見的錯(cuò)誤多是文件命名方面的問題，最重要文件名中的檔號(hào)不要出錯(cuò)，檔號(hào)是每卷檔案的標(biāo)識(shí)，命名要按照掛接的規(guī)則進(jìn)行。

高校檔案館陸續(xù)接收新增檔案，需要及時(shí)掃描，尤其利用率高的成績(jī)單。掃描后，如果有學(xué)生需要英文版的成績(jī)單，則需要將已掃描的中文版的成績(jī)單打印完成后，由高校檔案館老師將中文成績(jī)輸入成績(jī)證明制作系統(tǒng)中，通過成績(jī)證明制作系統(tǒng)預(yù)先保存的翻譯庫中調(diào)出相對(duì)應(yīng)的英文課程名稱，由工作人員進(jìn)行核對(duì)，則可以自動(dòng)翻譯成英文的，以后學(xué)生再次利用，如果沒有新增的成績(jī)，就不需要重復(fù)輸入，如果有新增的成績(jī)，則需要將新增的成績(jī)添加即可，以前輸入的成績(jī)則不需要重復(fù)輸入。如果成績(jī)證明制作系統(tǒng)預(yù)先保存的翻譯庫中沒有某科課程，則需要工作人員首先將此門課程錄入至翻譯庫中，然后再進(jìn)行利用。