建立家庭檔案的幾點(diǎn)做法和體會(huì)

陳洪花

（濰坊市濰城區(qū)檔案館，山東 濰坊 261021）

如何建立家庭檔案，家庭檔案的保存技巧，充分發(fā)揮家庭檔案應(yīng)有的作用，是我們當(dāng)前需要認(rèn)真研究的課題。筆者結(jié)合平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和個(gè)人實(shí)踐，就家庭檔案的建立談幾點(diǎn)看法。

1 高度重視家庭檔案

將建立家庭檔案作為家庭平時(shí)的一項(xiàng)任務(wù)確認(rèn)下來(lái)，要對(duì)建立家庭檔案的意義有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)：這是記錄歷史、保存美好生活瞬間、促進(jìn)人文交流、維護(hù)家庭權(quán)益的重要方法。

1）通過(guò)建立家庭檔案，有利于培養(yǎng)良好的生活習(xí)慣。在家庭檔案的編制過(guò)程中，要求人們?cè)敿?xì)記錄日常生活中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)內(nèi)容，督促自己形成健康的生活習(xí)慣以及生活作風(fēng)。根據(jù)家庭檔案進(jìn)行家庭環(huán)境管理，能夠有效促進(jìn)家庭生活管理質(zhì)量的提升。

2）通過(guò)建立家庭檔案，有利于增強(qiáng)家庭文化氛圍。有助于家庭成員相互教育，相互激勵(lì)，培養(yǎng)有所作為，奮發(fā)向上的精神，可以提高人們的維權(quán)意識(shí)，增強(qiáng)保護(hù)法律憑證的自覺(jué)性，可以為家庭注入文化氣息，提升家庭文化品位，讓家庭更文明、更和諧，生活更溫馨，在家庭環(huán)境中營(yíng)造良好的文化氛圍，提高家庭成員文化水平。

3）通過(guò)建立家庭檔案，有利于保障合法權(quán)益。家庭檔案中包含的重要憑證資料和文字材料，比如收款收據(jù)、醫(yī)療資料、房產(chǎn)證明、借款借據(jù)等等。其中，對(duì)疾病等方面的記載，不僅對(duì)疾病治療、心理的調(diào)適有一處，且為下一代避免父輩的疾病提供相應(yīng)的參考依據(jù)。另外，通過(guò)對(duì)各類(lèi)資料進(jìn)行收集和整理，能夠證明維護(hù)家庭成員的合法權(quán)益。

2 具體做法

家庭檔案是在家庭環(huán)境中，所有成員在日常生活中所不斷積累的，能夠反映出家庭中各個(gè)成員的日常工作、生活、成長(zhǎng)過(guò)程等，是十分關(guān)鍵的憑證，因此，在家庭檔案的建立過(guò)程中，需將家庭作為基本單位，將家庭中的所有成員作為組成元素。家庭檔案大體可以分成綜合類(lèi)、相互交往類(lèi)、證件類(lèi)、房屋設(shè)備類(lèi)、健康心理類(lèi)、榮譽(yù)類(lèi)、理財(cái)類(lèi)、照片（音像）類(lèi)等等，鑒于這種建檔思想，我們對(duì)文檔人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，并就家庭檔案的建立進(jìn)行了試點(diǎn)嘗試，現(xiàn)就區(qū)文化局陳老師一家建檔做法介紹如下：

陳老師是濰城區(qū)文化局兼職文檔人員，今年39歲，丈夫就職于濰坊市奎文區(qū)政府，女兒13歲，在濰坊中學(xué)就讀，婆婆在一集體企業(yè)退休，公公在區(qū)教育局退休，全家五口生活在一起，只有一套房，我們選擇這個(gè)家庭進(jìn)行試點(diǎn)，其一，陳老師工作認(rèn)真細(xì)致，熟悉文檔知識(shí)；其二，家庭成員齊全，三世同堂且成員各有特點(diǎn)，有一定代 表性。

1）收集材料。材料收集齊全是我們檔案工作者經(jīng)常提到的，也是建立家庭檔案成敗的關(guān)鍵，對(duì)此，陳老師憑著家庭主婦的優(yōu)勢(shì)，把存放在家庭里的文字、實(shí)物、照片等都進(jìn)行了大清理，收集了大量的零散的家庭檔案。問(wèn)題的關(guān)鍵是一些重要的、涉及個(gè)人隱私的材料就難以收集，如婆婆關(guān)于家庭存款情況，女兒的書(shū)信。一貫支持檔案工作的丈夫也起了疑問(wèn)，在陳老師工作難以進(jìn)行，甚至不想建檔的情況下，我們及時(shí)與陳老師溝通，把收集材料集中到公共的、有益的、平時(shí)起作用的，如個(gè)人的各種獎(jiǎng)狀，全家都愿意往外拿，詳細(xì)介紹在獲得各個(gè)獎(jiǎng)狀時(shí)的場(chǎng)景，據(jù)此開(kāi)展教育活動(dòng)，提高教育質(zhì)量，關(guān)注生活中的細(xì)小事件，全家對(duì)建檔認(rèn)識(shí)有了很大的提高，都自覺(jué)的把能存的依據(jù)憑證放好，等陳老師來(lái)拿。目前，陳老師已收集反應(yīng)財(cái)產(chǎn)檔案5份，證件檔案20件，說(shuō)明書(shū)檔案35件，個(gè)人履歷檔案5份，健康檔案5份，照片檔案230張，榮譽(yù)檔案13份，成果實(shí)物檔案6件。

2）分類(lèi)歸檔。根據(jù)以家庭為全宗，家庭成員為類(lèi)別，按不同載體，方便保管利用的原則進(jìn)行了分類(lèi)。

家庭綜合類(lèi)。與各個(gè)家庭相關(guān)的各類(lèi)載體均具有較高的保存管理價(jià)值，屬于綜合類(lèi)型，包括族譜、家譜、家電、家庭戶口本等，對(duì)于在某個(gè)家庭成員明顯，但是屬于全家所有的房產(chǎn)、汽車(chē)等，也可歸入至綜合類(lèi)中。

個(gè)人檔案類(lèi)。陳老師的個(gè)人檔案包括陳老師的個(gè)人簡(jiǎn)歷、工資條、個(gè)人榮譽(yù)、學(xué)歷證書(shū)、醫(yī)院體檢表格、與朋友同學(xué)間的往來(lái)信函等，再如丈夫的個(gè)人檔案，包括他的個(gè)人簡(jiǎn)歷，任職情況，個(gè)人身體情況，交友活動(dòng)記錄等。婆婆、公公、女兒的個(gè)人檔案，都按照每個(gè)人的情況收集材料，記錄其每個(gè)人的各種活動(dòng)情況，比如女兒從小就有照片，陳老師就單獨(dú)建了女兒照片冊(cè)，從照片就直觀的看到女兒的13年來(lái)的成長(zhǎng)。

3）整理編目。在對(duì)各類(lèi)材料進(jìn)行詳細(xì)分析后，可對(duì)不同材料進(jìn)行分類(lèi)處理，同時(shí)還需根據(jù)不同材料的形成時(shí)間進(jìn)行排序，對(duì)于形成時(shí)間比較早的材料，可排列在前面。在對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí)，陳老師應(yīng)用文書(shū)蓋章形式，首先對(duì)所有文件材料進(jìn)行排列，然后在所有材料的固定位置蓋章，并據(jù)此做好編號(hào)。然后，根據(jù)檔案分類(lèi)形式進(jìn)行排列，制定完善的檔案目錄，檔案目錄中需記錄材料的類(lèi)別、題目、頁(yè)碼等，并增加備注。對(duì)于盒號(hào)，可采用鉛筆進(jìn)行填寫(xiě)，并根據(jù)件號(hào)順序進(jìn)行分類(lèi)，將所有檔案裝入至檔案盒中統(tǒng)一管理。

4）電子歸檔。將以上的卷宗資料在保存完整的同時(shí)，利用掃描設(shè)備，將圖片、紙質(zhì)資料、學(xué)歷證書(shū)、戶口資料等等，按照順序全部掃描成電子檔案，對(duì)所有檔案進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存，讓實(shí)物資料和電子檔案相互印證，強(qiáng)化了檔案的完整性和查閱檔案的便利性。另外，對(duì)家庭中的電子照片、視頻資料、語(yǔ)音信息等資料進(jìn)行歸類(lèi)整理，分別儲(chǔ)存，讓家庭的美好記憶成為檔案，隨時(shí)瀏覽、翻看。

3 幾點(diǎn)體會(huì)

1）根據(jù)實(shí)際情況建立家庭檔案宜。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中我們發(fā)現(xiàn)，建立家庭檔案并非像指導(dǎo)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案那樣容易，有的家庭接受有的不接受，機(jī)關(guān)單位不建檔，我們可依法處理，但建立家庭檔案屬于自愿，而且在一個(gè)家庭中有的成員接受，有的則反對(duì)。因此，建立家庭檔案要把一些成功的案例制作成范本，進(jìn)行廣泛的宣傳，包括急停檔案建立的必要性，建立家庭檔案收到的良好效果等，提高全民的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)提高了，建檔的自覺(jué)性就有了，隨著社會(huì)的發(fā)展，文化的提高進(jìn)步，建立檔案的家庭就會(huì)越來(lái)越多。

2）建立家庭檔案重在利用。建檔的作用在于保存原始憑證、記錄歷史，家庭檔案更著重現(xiàn)實(shí)的利用上，比如我們到一個(gè)家庭最喜歡看的就是全家及每個(gè)人的照片，這就是照片檔案，平時(shí)聯(lián)系業(yè)務(wù)，最需要的是現(xiàn)在和過(guò)去的業(yè)務(wù)關(guān)系，因此，經(jīng)?？礃I(yè)務(wù)往來(lái)的檔案，老人們想知道的是這個(gè)月水電氣花了多少錢(qián)，上個(gè)月花了多少錢(qián)，只有家庭檔案得到充分利用，家庭檔案的內(nèi)容才更充實(shí)，作用發(fā)揮的就更大。

3）加強(qiáng)家庭檔案收集和保管。平時(shí)家里應(yīng)該有一名成員具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，家庭檔案盡量做到定期更新和整理。家庭檔案的保存上，應(yīng)采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施，防止人為或自然損毀。對(duì)于家庭檔案中的特殊檔案，包括隱私檔案、貴重物品檔案等，需獨(dú)立存放。另外，還應(yīng)根據(jù)檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)防護(hù)管理，包括防火、防潮、防蟲(chóng)等。