基層水文勘測檔案整理工作探討

王 姝

（湖北省武漢市水文水資源勘測局，湖北 武漢 430000）

水文勘測檔案是水文單位在日常運(yùn)行和管理活動(dòng)中所形成的具有十分重要的保管以及利用價(jià)值的水文數(shù)據(jù)及資料，是開展各項(xiàng)水文工作的基礎(chǔ)依據(jù)?；鶎铀膯挝恢苯迂?fù)責(zé)有關(guān)水文站測驗(yàn)報(bào)汛的任務(wù)，能夠在第一時(shí)間掌握第一手的水文資料，將這些水文資料加以整理形成專業(yè)的水文勘測檔案，既能夠?yàn)樯霞?jí)水文工作安排提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)又能夠?yàn)楦玫刂笇?dǎo)和開展防汛抗洪工作提供理論依據(jù)[1]。因此基層水文單位要重視水文勘測檔案的管理，整理和利用好這一重要的信息資源，為我國水文事業(yè)的健康發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

1 基層水文勘測檔案整理的主要內(nèi)容分析

1.1 原始水文資料

原始水文資料是基層水文勘測檔案的重要組成部分，由于水文勘測是一項(xiàng)長期性和系統(tǒng)性的工作，相應(yīng)的水文信息、數(shù)據(jù)在不斷的變化和更新，在新的勘察資料形成的基礎(chǔ)上，也會(huì)產(chǎn)生大量的原始水文資料檔案[2]。這些原始水文資料具有永久保存的價(jià)值，這些原始水文資料就反映了歷史真實(shí)的水文記錄，有非常重要的科學(xué)考察與參考價(jià)值。原始水文資料大部分以紙質(zhì)檔案的形式呈現(xiàn)，以文字記錄為主要載體，在進(jìn)行檔案整理時(shí)要注意對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

1.2 水文年鑒資料

水文年鑒資料構(gòu)成基層水文勘測檔案的基礎(chǔ)，水文年鑒資料主要就是以年為單位，對(duì)每一年的水文數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的分析與整理編輯，最終以統(tǒng)一的圖表形式來進(jìn)行呈現(xiàn)，也是最為直觀、最有參考價(jià)值的水文勘測資料[3]。通過對(duì)水文年鑒資料的歸檔整理，能夠更好的分析和預(yù)測水文信息，為防汛抗洪、水利資源開發(fā)以及相關(guān)的水利基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)。

1.3 水文測站資料

水文測站資料同樣是基層水文勘測檔案的構(gòu)成主體，水文測站資料主要就包括對(duì)每一個(gè)水文監(jiān)測站的設(shè)站年份、管理人員、流域基本信息、地理位置、測站的基面和水準(zhǔn)點(diǎn)，以及每一個(gè)水文監(jiān)測站所獲得的歷史數(shù)據(jù)，包括歷史洪水水位、最大徑流量、泥沙含量、降水量、地下水位、蒸發(fā)量等等，同時(shí)還包括一些河段的基本斷面以及平面圖[4]。由于水文測站資料所囊括的內(nèi)容比較廣泛，因此在進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的歸檔整理時(shí)，需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí)和能力，確保水文勘測檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

1.4 水文電子資料

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在進(jìn)行水文勘測的過程中也逐漸運(yùn)用到一些智能化和自動(dòng)化的監(jiān)測儀器，這就使得在進(jìn)行水文監(jiān)測檔案整理的過程中會(huì)使用到一些必要的數(shù)據(jù)文件，從而生成水文電子資料。對(duì)這些電子資料加以整理和編輯，就會(huì)形成電子檔案，電子檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)更為豐富，除了基本的文字、圖表以及數(shù)據(jù)之外，還會(huì)包括一些音頻、視頻等的資料，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用與操作的技術(shù)水平要求較高。

2 基層水文勘測檔案管理的優(yōu)化策略研究

2.1 健全和完善水文勘測檔案管理規(guī)章制度

在明確基層水文勘測檔案整理工作主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，要切實(shí)提高水文勘測檔案管理質(zhì)量和水平，就要提出檔案管理的優(yōu)化和改進(jìn)建議。首先就要求基層水文單位進(jìn)一步健全和完善水文勘測檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，強(qiáng)化對(duì)水文勘測檔案管理的重要性認(rèn)知，提升水文勘測檔案整理的規(guī)范化和專業(yè)化水平。基層水文勘測檔案管理的基本規(guī)章制度當(dāng)包含以下幾個(gè)方面：第一就是文件資料的歸檔整理制度，無論是電子文件還是紙質(zhì)文件應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的明確其歸檔的時(shí)間、范圍以標(biāo)準(zhǔn)的格式，確保檔案整理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。第二就是水文勘測檔案的保管制度，針對(duì)電子檔案應(yīng)當(dāng)健全相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，設(shè)立訪問權(quán)限和等級(jí)，做好資料備份，謹(jǐn)防水文信息資料的丟失和泄 露[5]。針對(duì)紙質(zhì)檔案要嚴(yán)格庫房以及設(shè)備管理，做好防火防盜、防水防潮、防蟲害、防粉塵污染等的各項(xiàng)工作，對(duì)重要檔案進(jìn)行復(fù)印和掃描留存電子檔案，以供查閱和翻看，防止紙質(zhì)資料遭到損壞。第三就是建立嚴(yán)格的檔案查閱和借閱制度，明確檔案調(diào)取和查閱的流程和手續(xù)，進(jìn)行查閱登記。第四就是強(qiáng)化水文勘測檔案的保密制度，明確保密措施和保密要求。第五就是建立配套的崗位人員責(zé)任機(jī)制，將水文勘測檔案管理的內(nèi)容及職責(zé)要求和權(quán)限具體到人，一旦出現(xiàn)水文勘測檔案失真、完整性缺失等的問題要進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)。

2.2 推進(jìn)基層水文勘測檔案的信息化建設(shè)

在進(jìn)行基層水文勘測檔案管理的過程中，要提升水文勘測檔案整理和加工的效率，就要深入推進(jìn)水文勘測檔案的信息化建設(shè)，適應(yīng)信息時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式方法的創(chuàng)新。首先就要求基層水文單位投入專項(xiàng)資金，用于信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)各類軟硬件設(shè)備，搭建相應(yīng)的水文勘測檔案信息化管理平臺(tái)，開發(fā)水文勘測檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)水文資料、測站信息的高效收集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與其他各部門之間的有效溝通和聯(lián)系，便于進(jìn)行水文勘測檔案的補(bǔ)充和完善[6]。其次是要構(gòu)建水文勘測檔案的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，能勘測到案整理的主要目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)水文信息資源的共享，通過建立數(shù)據(jù)庫便于進(jìn)行對(duì)水文信息的編輯、檢索和分析處理，能夠?yàn)榍袑?shí)提升水文勘測檔案的資源利用價(jià)值奠定重要基礎(chǔ)。

2.3 提升基層水文勘測檔案的利用價(jià)值

基層水文單位重視水文勘測檔案整理工作的開展，除了要實(shí)現(xiàn)對(duì)水文信息的記錄和留存之外，更重要的是充分的對(duì)水文勘測檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，醫(yī)生基層水文勘測檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。這就要求基層水文單位要從人員管理入手，培養(yǎng)水文勘測檔案管理人員的主動(dòng)意識(shí)，變被動(dòng)整理為主動(dòng)服務(wù)，對(duì)相關(guān)的水文勘測檔案根據(jù)年份、分類以及內(nèi)容編制相應(yīng)的文件目錄、檢索查詢目錄、專題目錄等，給使用者更為方便快捷的調(diào)取和查閱服務(wù)，提升水文勘測檔案的利用效率。除此之外，要求基層水文單位培養(yǎng)一支復(fù)合型的水文勘測檔案管理隊(duì)伍，要求工作人員既掌握專業(yè)的水文知識(shí)，又熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程，同時(shí)又具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能夠發(fā)揮自身的優(yōu)勢對(duì)相應(yīng)的水文勘測檔案進(jìn)行信息整理和編輯加工，參與編寫檔案參考資料，比如《水文大事記》等，實(shí)現(xiàn)對(duì)水文檔案信息資料的深度開發(fā)和廣泛利用。

3 結(jié)語

水文勘測檔案整理能夠?yàn)榛鶎铀母黜?xiàng)工作的開展提供必要的信息服務(wù)，要提升水文勘測檔案管理的質(zhì)量和水平，就要從制度建設(shè)、信息化建設(shè)、人才建設(shè)等幾個(gè)方面入手，促使水文勘測檔案整理不斷朝著規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展，推動(dòng)新時(shí)期我國水文事業(yè)的健康發(fā)展。