加強(qiáng)工會文書檔案管理 提升工會工作水平

翟榮蘭

（內(nèi)蒙古根河市阿龍山林業(yè)局有限公司工會，內(nèi)蒙古 根河 022362）

工會文書檔案記錄的是工會工作的開展進(jìn)度、職工表彰以及職工資料信息內(nèi)容，是我國檔案管理的重要組成部分，對于切實(shí)保障工會工作的有效開展具有至關(guān)重要的作用。因此工會領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工會文書檔案管理工作的重視程度，從制度建設(shè)、信息化管理、檔案管理制度建設(shè)以及開發(fā)檔案價值等角度著手分析，全面提升工會文書檔案管理工作的質(zhì)量，切實(shí)保障職工基本權(quán)益，不斷提升工會工作質(zhì)量和水平。

1 工會檔案的重要意義

工會文書檔案管理工作是對工會開展活動中一些重要信息的記錄，是珍貴的信息資源，是我國工會工作在不同階段發(fā)展歷程的重要展示，為工會領(lǐng)導(dǎo)人員制定決策提供真實(shí)而全面的信息。更為重要的是，工會文書檔案管理工作能夠在一定程度上保障職工的切身利益音，因此工會文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性和服務(wù)性特點(diǎn)。根據(jù)工作所需對工會文書檔案原始資料進(jìn)行查找與歸納，能夠確定未來一段時間工會工作方向，為科學(xué)決策提供真實(shí)的信息資料，便于加強(qiáng)工會各級組織之間的信息分享和交流，極大地促進(jìn)了我國工會工作水平的提升，實(shí)現(xiàn)工會創(chuàng)新發(fā)展。

2 工會文書檔案管理存在的問題

2.1 文件資料收集不完整

現(xiàn)階段我國部分工會組織在開展文書檔案管理工作時由于很多因素影響導(dǎo)致很多部門為了查閱資料方便并未將所有的資料信息和文件等上交至檔案管理部門進(jìn)行歸納和留檔，長此以往導(dǎo)致很多完整的文書檔案文件被分成了不同的部分，影響了后期資料的查找與借閱。并且由于工會組織歷時長久，重要資料數(shù)量較多，由于某些工作人員對文書檔案工作缺少足夠的認(rèn)識，便會擅自留存檔案資料，因此檔案管理工作一直無法得到有效地提升。除此之外，文書檔案管理工作人員自身并不具備較強(qiáng)的責(zé)任意識，對文書檔案相關(guān)資料的收集與留檔工作并不重視，導(dǎo)致某些涉及經(jīng)濟(jì)利益以及人員獎懲等相關(guān)資料無法及時入檔，應(yīng)先文書檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 文書檔案管理工作過于繁瑣，常常出現(xiàn)紕漏

文書檔案主要以紙質(zhì)文件為主，整理、收集、存檔的任務(wù)量較大，相關(guān)工作人員的工作壓力也與日俱增。并且在人工留檔工作中，相關(guān)工作人員可能無法嚴(yán)格遵守文書檔案管理規(guī)則對文件進(jìn)行分類和留檔，并且由于每個工作人員自身對文書檔案的理解存在較大的差異性，因此對性質(zhì)相同的文件也會出現(xiàn)幾種不同的分類方式，在一定程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，另外以人工為主的文書檔案管理工作耗時較長，也常常由于人力因素出現(xiàn)不同程度的錯誤現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)工會文書檔案管理工作質(zhì)量的具體措施分析

3.1 構(gòu)建綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識強(qiáng)的工會文書檔案管理隊(duì)伍

構(gòu)建綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識強(qiáng)的工會文書檔案管理隊(duì)伍對提升工會文書檔案管理工作質(zhì)量具有十分重要的作用。到人才市場中招聘專業(yè)人才，加入工會文書檔案管理工作隊(duì)伍當(dāng)中，提升隊(duì)伍整體素質(zhì)，或者是邀請具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員深入工會開展講座活動，不斷提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，幫助相關(guān)人員掌握先進(jìn)的管理方法，創(chuàng)新管理理念，不斷提升企業(yè)工會工作水平。除此之外，工會領(lǐng)導(dǎo)人員要以身作則，讓文書檔案管理人員充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性以及特殊性，形成較強(qiáng)的保密意識和管理意識，并結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建完善的績效考核制度，對相關(guān)工作人員進(jìn)行全面的監(jiān)督與考核，激發(fā)他們的工作熱情，不斷提升工作質(zhì)量，為全面提升工會工作水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

3.2 開展信息化建設(shè)，提升文書檔案管理工作效率

在互聯(lián)網(wǎng)+時代背景下，信息化管理方式被廣泛應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域當(dāng)中并取得了卓越成果。因此，工會文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展變化，積極開展信息化管理方式，充分運(yùn)用信息技術(shù)對文書檔案資料進(jìn)行收集、歸納、綜合和管理，不斷提升文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，緩解相關(guān)人員的工作壓力[2]。文書檔案信息化管理，顧名思義就是借助信息技術(shù)將原始資料的文字、圖像以及視頻等形式的資料進(jìn)行電腦掃描，實(shí)施電子化檔案管理。首先，不斷提升相關(guān)工作人員對信息技術(shù)的應(yīng)用能力，通過培訓(xùn)活動的形式提供他們的實(shí)踐操作能力，為工會文書檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

3.3 完善文書檔案管理制度

工會文書檔案管理工作并不是一成不變的，需要結(jié)合時代發(fā)展要求對管理內(nèi)容進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化，形成合理的工會文書檔案管理制度，大幅度提升工會工作水平。其一，明文規(guī)定工會文書檔案的工作責(zé)任以及內(nèi)容，并結(jié)合不同地區(qū)工會組織活動的實(shí)際情況制定行之有效的工會文書檔案管理制度，將管理內(nèi)容落實(shí)到相關(guān)工作人員身上。一般來說，工會文書檔案管理工作主要包含了文書檔案資料的日常收集、整理以及歸檔，因此在制定工會文書檔案管理制度時應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞以上三方面工作，并對工會以往工會文書檔案管理工作中存在的不同類型的問題和矛盾進(jìn)行細(xì)致分析，制定完善的應(yīng)對措施，全面提升工會文書檔案管理工作效率和質(zhì)量。其二，獎懲制度的制定與實(shí)施[3]。對工會文書檔案工作人員的日常工作行為進(jìn)行有效的監(jiān)督與管理，對責(zé)任心強(qiáng)，表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員進(jìn)行獎勵，反之，對態(tài)度敷衍，工作常常出錯的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，激發(fā)工作人員的工作熱情，讓工會文書檔案工作人員時刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提升工作質(zhì)量。其三，對文書檔案的收集、歸檔以及借閱等內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，負(fù)責(zé)各自的工作內(nèi)容，并就工會文書檔案管理中出現(xiàn)的問題及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋。除此之外，工會領(lǐng)導(dǎo)人員還要通過績效考核制度對相關(guān)人員的責(zé)任意識以及工作能力等進(jìn)行考核并對工作內(nèi)容進(jìn)行合理的分配，充分發(fā)揮他們的價值，不斷提升工會工作水平。

3.4 積極開發(fā)工會文書檔案的重要價值

工會組織經(jīng)歷了不同階段的發(fā)展常常會由于人為以及外力等因素導(dǎo)致工會文書檔案資料出現(xiàn)不同程度的損壞現(xiàn)象，嚴(yán)重者還會出現(xiàn)丟失以及遺漏問題，嚴(yán)重影響了工會工作水平。針對此種情況，工會文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案資料進(jìn)行調(diào)研、查閱以及整理，嚴(yán)格遵守工會組織要求對工會文書珍貴資料進(jìn)行存檔，確保檔案資料的真實(shí)性以及完善性，確保工會文書檔案管理工作的完善性以及科學(xué)性。除此之外，相關(guān)人員還要積極開發(fā)文書檔案的衍生價值，切實(shí)發(fā)揮檔案資料的重要意義，不斷提升工會文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，工會文書檔案管理工作包含重要的檔案資料，是工會組織在不同階段活動的重要展示，因此在開展工會文書檔案管理工作過程中應(yīng)當(dāng)從制度、內(nèi)容以及人員建設(shè)等方面進(jìn)行著手分析，積極采取措施，不斷提升工會文書檔案管理工作的質(zhì)量。