簡析醫(yī)院文書檔案管理的問題及改進路徑

李丹丹

（保定市第一中心醫(yī)院，河北 保定 071000）

醫(yī)院文書檔案涵蓋科研成果、患者病例、會議記錄等內(nèi)容，在醫(yī)院發(fā)展過程中必須關(guān)注文書檔案管理工作，記錄醫(yī)院發(fā)展期間的活動資料。文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，也是十分重要的工作任務(wù)，可以提高醫(yī)院整體管理質(zhì)量。與此同時，管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)現(xiàn)代經(jīng)營理念，對文書檔案管理進行模式與框架的創(chuàng)新，提高文書檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1）對文書檔案管理工作認(rèn)知程度不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作認(rèn)知程度不足，認(rèn)為在此環(huán)節(jié)投入資金是一種浪費資源的行為，文書檔案管理在資金不充裕的情況下難以順利運行。大部分醫(yī)院關(guān)于文書檔案管理使用的設(shè)備異常陳舊，在信息技術(shù)大范圍普及的今天，醫(yī)院需要處理的資料逐漸增多，傳統(tǒng)的管理模式無法應(yīng)對時下狀況，為了盡可能的完成資料收集任務(wù)，文書檔案管理人員只是簡單的收集資料，存儲資料，資料調(diào)取會存在較大的難題[1]。2）文書檔案管理制度存在很多的漏洞。醫(yī)院在發(fā)展期間的關(guān)注點集中在醫(yī)療管理方面，對檔案管理工作重視程度不足，在發(fā)展過程中沒有完善、優(yōu)化檔案管理制度，建立滿足工作需求的文書檔案管理系統(tǒng)。對實際工作進行研究，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院因為缺乏責(zé)任制度，難以利用制度約束文書檔案管理人員的行為，很多工作人員會在此種情況下自行其是，沒有按照資料的內(nèi)容完成分類、歸檔等工作，文書整體的完整性遭到破壞，很多資料的價值無法被挖掘出來。3）文書檔案管理手段沿襲傳統(tǒng)的方法。我國很多行業(yè)在信息化時代陸續(xù)應(yīng)用信息技術(shù)改變工作模式，醫(yī)院也不例外，但是信息技術(shù)大部分應(yīng)用在醫(yī)療領(lǐng)域，沒有加強文書檔案管理工作信息技術(shù)的引入程度。檔案管理人員還是以傳統(tǒng)的工作方式為主，整理各類文書檔案資料，此種方式難以滿足現(xiàn)實需求，讓服務(wù)者獲得良好的體驗感[2]。4）文書檔案管理人員不具備綜合素養(yǎng)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作重視程度不足，在領(lǐng)導(dǎo)的行為干預(yù)下，潛移默化地影響到醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員對文書檔案管理的看法，文書檔案管理人員工作得不到重視，逐漸會對本職工作產(chǎn)生疲倦心理，在一定程度上影響到工作的執(zhí)行效果。另一方面，隨著醫(yī)院的發(fā)展相關(guān)資料越來越多，傳統(tǒng)的工作方式無法處理大量的檔案資料，由此出現(xiàn)資料積壓的情況。醫(yī)院對文書檔案管理工作重視程度不足，沒有按照工作內(nèi)容招聘工作人員，文書檔案管理部門的工作人員整體能力低下，不具備專業(yè)知識，缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng)，也沒有積極的學(xué)習(xí)信息化技術(shù)處理文書檔案管理工作，缺乏專業(yè)的工作團隊降低醫(yī)院檔案管理水平。

2 醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展途徑

1）提高對文書檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院應(yīng)該在現(xiàn)代化建設(shè)期間，關(guān)注內(nèi)部管理工作，發(fā)現(xiàn)文書檔案管理對醫(yī)院持續(xù)發(fā)展起到的作用。由于以往管理人員沒有意識到文書管理工作對醫(yī)院發(fā)展起到的作用，沒有給予文書檔案管理工作足夠的資源，致使醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量偏低，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)形成不小的影響。為我解決醫(yī)院傳統(tǒng)管理存在的缺陷，管理層首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)觀念，對內(nèi)部管理工作進行深入考量，重新認(rèn)識醫(yī)院文書檔案管理工作，在正確認(rèn)識文書檔案管理工作后，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理方法，為文書檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)提供基礎(chǔ)。管理者還應(yīng)該通過醫(yī)院微信公眾號，宣傳文書檔案管理方面的知識，改變內(nèi)部職員對待文書檔案管理工作的固有看法，為文書檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的條件，取得各部門工作人員的配合，高效地完成文書檔案管理任務(wù)[3]。2）編制完整、系統(tǒng)的文書檔案管理制度。醫(yī)院文書檔案管理工作的開展需要擁有健全、完善、系統(tǒng)的管理制度，這是文書檔案管理工作順利推進并達到管理任務(wù)的前提，醫(yī)院管理者應(yīng)該發(fā)現(xiàn)當(dāng)下醫(yī)院文化檔案管理制度存在的不足，對相關(guān)工作進行深入的探究，圍繞文書檔案管理需求編制管理制度，制度的編制考量工作需求與實際情況，提高制度內(nèi)容的合理性與科學(xué)性，為文書檔案管理工作的開展創(chuàng)建良好的工作環(huán)境。管理人員還應(yīng)該在文書管理制度落實過程中，動態(tài)追蹤制度的執(zhí)行情況，管理人員將制度作為工作開展的依據(jù)，為文書檔案管理工作的開展提供制度保障措施，由此提高醫(yī)院文書檔案的整體質(zhì)量。醫(yī)院管理者完善文書借閱制度，修改文書資源借閱的程序，明確違反借閱的懲罰條例，規(guī)范醫(yī)務(wù)人員行為，降低檔案資料損毀與遺失事件的發(fā)生概率。除此之外，導(dǎo)入文書檔案立卷和損毀制度，在檔案管理期間結(jié)合不同階段的任務(wù)要求，完成檔案資料的歸檔與分類工作，在銷毀制度下處理無用的檔案資源，提高文書檔案管理的全面性與合理性，為醫(yī)院人員查閱資料創(chuàng)造便利的條件。3）創(chuàng)新、優(yōu)化文書檔案管理工作的方法。我們身處在信息化時代中，醫(yī)院應(yīng)該借助信息技術(shù)提高文書檔案管理工作的效率與效果，如今各行各業(yè)均使用信息技術(shù)開展工作，促使工作可以高效地進行，將工作人員從海量的數(shù)據(jù)管理工作中解放出來。將信息化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理中，可以改變檔案資料整理與分析的方式，在信息技術(shù)加持下提高相關(guān)工作的處理效率，醫(yī)院管理人員應(yīng)該考慮到信息技術(shù)使用需要，完善醫(yī)院硬件與軟件的基礎(chǔ)設(shè)施，發(fā)揮信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的優(yōu)勢。醫(yī)院需要增加對相關(guān)工作的資金扶持力度，這是完善硬件與軟件設(shè)施的前提，為文書檔案管理信息化建設(shè)配備高端電子設(shè)備，這是文書檔案管理信息化作業(yè)的前提。醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)該從實際出發(fā)，考量文書檔案管理建設(shè)需要，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)收集醫(yī)院檔案資料，整理相關(guān)數(shù)據(jù)資源，方便醫(yī)務(wù)人員調(diào)取信息，為醫(yī)院各項工作的運行提供有力的支撐。4）建立現(xiàn)代化、專業(yè)型的檔案管理隊伍。文書檔案管理在信息化時代，應(yīng)該增加信息技術(shù)在其中的應(yīng)用程度，由此可以利用信息手段提高文書檔案管理效率。醫(yī)院管理人員需要快速發(fā)展文書檔案管理信息化建設(shè)后對工作人員能力的需求，工作人員應(yīng)該在掌握文書檔案管理專業(yè)知識的同時，可以熟練地操作管理系統(tǒng)，完成檔案資料的整理、分析、調(diào)取等工作。因此，醫(yī)院需要快速建立現(xiàn)代化、專業(yè)型的檔案管理隊伍，提高文書檔案管理部門的用人標(biāo)準(zhǔn)，確定招聘標(biāo)準(zhǔn)，選擇同時擁有檔案管理知識與上機操作能力的人才。除此之外，還需要定期對在職人員進行專業(yè)技能訓(xùn)練，促使文書檔案管理人員收集崗位工作，擁有可以靈活使用專業(yè)知識解決實際問題的能力，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)崗位工作需要不斷的提高醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范性與高效性，為了達到這個目的需要在積極開展培訓(xùn)活動的同時，完善內(nèi)部薪酬考評體系，確定薪資考評指標(biāo)，使用薪資規(guī)范工作人員的行為，參與培訓(xùn)活動提高自身專業(yè)能力，嚴(yán)格按照管控要求完成文書檔案管理任務(wù)，為醫(yī)院發(fā)展提供一份助力。

3 結(jié)語

文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，但是此項工作容易被醫(yī)院工作者所忽略，醫(yī)院應(yīng)該在轉(zhuǎn)型升級的過程中，改變傳統(tǒng)錯誤的管理觀念，對文書檔案管理進行改良與優(yōu)化，按照醫(yī)院發(fā)展需求建立系統(tǒng)、完整的管理制度，為文書檔案管理工作的進行提供基礎(chǔ)。醫(yī)院管理者還應(yīng)該建立人才團隊，創(chuàng)新管理方法，提高文書檔案管理工作的有效性，促使醫(yī)院實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。