信息化時代檔案管理工作的方法及策略

李 莉

（齊齊哈爾市碾子山區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村局，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著信息技術(shù)進(jìn)入社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個層面，日常工作中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這些信息成為指導(dǎo)當(dāng)下和未來工作的重要資料。但是，我國檔案管理工作相對滯后，檔案資料保存的不完整，檔案資源整合能力低，給檔案服務(wù)工作帶來較大影響。還要從信息化時代的特征出發(fā)，對檔案管理工作的方式方法進(jìn)行改革，把握信息時代檔案管理工作的重點，提高檔案管理工作的整體水平。

1 信息時代檔案管理工作的變化

1）檔案傳輸方式的變化。信息時代檔案傳輸?shù)姆绞桨l(fā)生了較大的變化，各部門的文件、記錄與報表主要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境交換，網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生了大量的電子文件，這些文件增加了檔案管理工作的壓力，要求檔案員以更加智能的方式應(yīng)對海量檔案信息的日常管理。有些檔案員不掌握自動化的檔案處置方式，未能根據(jù)檔案類型采用特殊數(shù)據(jù)處理方式，導(dǎo)致檔案應(yīng)用的風(fēng)險增加，檔案管理不能滿足實際需求，檔案安全保障能力不強(qiáng)。信息傳輸?shù)谋尘跋逻€要提高檔案管理實效性，構(gòu)建完善的保障體系。

2）檔案使用需求的提升。隨著科技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)變革與個性化需求的提高，日常工作實踐中需要大量的檔案資料作為支撐。檔案事業(yè)的進(jìn)步，以及人們使用檔案需求的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不符合時代的需要，紙質(zhì)檔案給檔案服務(wù)帶來了較大障礙，需要花費(fèi)較大的時間與經(jīng)歷進(jìn)行檔案查找。檔案使用需求的增加要求提升一個實時、高效、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)系統(tǒng)，滿足用戶個性化的檔案使用需求，進(jìn)一步挖掘檔案信息的潛在價值。新時代檔案管理必須對檔案供給服務(wù)方式進(jìn)行改進(jìn)，構(gòu)建完整的檔案管理工作體系，對各種檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面整合。

3）檔案管理難度的升級。信息時代檔案數(shù)據(jù)信息加速生產(chǎn)，檔案數(shù)據(jù)類型較為多樣，不對需要海量的檔案存儲空間，而且需要高效的檔案數(shù)據(jù)檢索技術(shù)。首先，信息時代必須提高檔案管理的便利性，強(qiáng)調(diào)依托計算機(jī)輔助人工管理，能夠構(gòu)建實時與智能化的檔案管理機(jī)制。其次，檔案管理工作面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，檔案管理還要有效保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全，防止檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的各種風(fēng)險。第三，新時代的檔案管理必須有效降低成本，不僅要節(jié)省檔案存儲的物理空間，而且還要減少檔案數(shù)據(jù)維護(hù)的成本，防止檔案數(shù)據(jù)冗余，提高檔案的精準(zhǔn)性，積極引進(jìn)符合技術(shù)趨勢的檔案管理設(shè)備，合理控制檔案管理的資金支出。

2 信息時代對檔案管理基本要求

1）適應(yīng)時代發(fā)展需要。檔案是各種工作的重要組成部分，檔案管理應(yīng)當(dāng)符合時代發(fā)展需要，不斷提高信息化建設(shè)水平，能夠大力進(jìn)行智能化、實時化、共享化的設(shè)備，構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，依托技術(shù)進(jìn)步提高檔案管理效率。

2）提供決策管理依據(jù)。檔案是以往工作情況的記錄，是對重大歷史事件全過程的體現(xiàn)。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息研究，開展好檔案編研工作，可以有效分析以往工作得失，為當(dāng)下各項工作提供決策依據(jù)，從而幫助決策者更好的認(rèn)清現(xiàn)實，在檔案中找出有價值的信息，從而滿足各項工作健康發(fā)展的需要，達(dá)到提高檔案服務(wù)有效性的目標(biāo)。

3）提升檔案管理效率。檔案管理部門在事業(yè)單位屬于輔助部門，從事專職檔案管理崗位人員的數(shù)量有限，對檔案的使用需求不斷增加，要求檔案員借助信息技術(shù)全面提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要打破現(xiàn)有工作局限性，引進(jìn)數(shù)字化的技術(shù)，能夠在大數(shù)據(jù)、云存儲技術(shù)的支撐下提高檔案服務(wù)水平，促進(jìn)檔案高效整合。

3 信息時代檔案管理的優(yōu)化措施

1）加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)劃。為了全面提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案信息的實用價值，還要構(gòu)建完善的檔案管理工作規(guī)劃，依托先進(jìn)的管理體系與技術(shù)方法提高檔案收集與整理水平。例如，采用先進(jìn)的檔案管理方法，結(jié)合檔案管理中長期發(fā)展需要擬定工作規(guī)劃，重視通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等完成資料收集工作，基于互聯(lián)網(wǎng)對內(nèi)外部資料有效匯總分析，深入分析檔案資料使用需求，結(jié)合實際需要形成檔案管理工作規(guī)范，細(xì)化檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案數(shù)據(jù)信息收集與整理流程，保證每個工作人員均能嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理要求。充分發(fā)揮計算機(jī)對檔案資料的分類編號與保存作用，建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，為檔案應(yīng)用提供便利。

2）提高檔案資料處理水平。檔案信息化管理的重點應(yīng)當(dāng)放在提高檔案數(shù)據(jù)資料處理方面，重視構(gòu)建完善的檔案信息資料運(yùn)轉(zhuǎn)體系，以先進(jìn)的技術(shù)手段開展檔案管理實踐，滿足檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的需求。例如，提高已有檔案的梳理能力，加強(qiáng)檔案資料的后期管理，不僅重視做好檔案信息的校對工作，還要以有效方式提高檔案數(shù)據(jù)的提取效率。大力提高檔案歸類能夠，以不同的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，發(fā)揮圖片類、視頻類與音頻類資料的價值，積極保證檔案信息的真實性、完整性和全面性。還要根據(jù)用戶的需要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計處理，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計，積極挖掘檔案的潛在價值，從而為各項工作提供更加可靠的依據(jù)。

3）降低檔案存儲保管風(fēng)險。信息時代還要優(yōu)化檔案管理的模式，重點提高檔案管理的安全性，有效降低檔案管理與使用時的各種風(fēng)險隱患。首先，正確認(rèn)識檔案管理工作復(fù)雜的內(nèi)外部形式，能夠訂立檔案管理工作的制度，根據(jù)信息時代的特征出臺檔案管理工作制度，細(xì)化檔案管理流程，明確檔案應(yīng)用的基本要求。其次，深刻認(rèn)識檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，形成良好的檔案管理工作氛圍，促進(jìn)各方面主動加強(qiáng)檔案管理工作，從而有效避免因人工失誤造成的檔案管理損失。還要大力節(jié)省檔案存儲空間，降低檔案存儲與應(yīng)用時的消耗，在提高檔案應(yīng)用便利性的同時，有效防控來自互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險，保證適用性與安全性均衡。還要完善檔案數(shù)據(jù)信息的備份休息，依托新型檔案管理技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的備份，提高硬件與軟件管理能力，降低檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的風(fēng)險。

4）提高檔案服務(wù)整體質(zhì)量。信息時代檔案管理的重點不僅要放在前期管理上，還要從用戶的個性化需要出發(fā)進(jìn)行檔案開發(fā)。因此，應(yīng)當(dāng)大力提高檔案信息開發(fā)的能力，重視提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，形成各部門的緊密配合機(jī)制，從而提高檔案數(shù)據(jù)收集與整理的效率。正確認(rèn)識各類型檔案的差異特征，根據(jù)文字、圖片與視頻檔案的特點創(chuàng)新檔案檢索與應(yīng)用方式，進(jìn)一步降低檔案使用的難度，提高檔案開發(fā)的質(zhì)量。推動檔案開發(fā)渠道的多元化，必要時可引進(jìn)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助開展相關(guān)的服務(wù)工作，不斷更新檔案信息資源的編制方法，有效應(yīng)用其中的高價值檔案。完善檔案管理、收集與應(yīng)用方的聯(lián)系，加強(qiáng)各方面的及時溝通，了解檔案信息的產(chǎn)出狀況，并且提出優(yōu)化整改的建議，盡可能的消除檔案管理的問題。建立檔案共享服務(wù)平臺，及時發(fā)布檔案數(shù)據(jù)信息，確保檔案數(shù)據(jù)信息的及時共享，基于用戶檢索特征了解用戶需要，從而提供智能化服務(wù)。

4 結(jié)論

信息技術(shù)為檔案管理提供了強(qiáng)有力的支持，對各項事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的扶持。還要把握信息時代檔案管理的特征，明確檔案管理工作改革的要點，積極發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，促進(jìn)檔案管理技術(shù)、方法與管理體系的創(chuàng)新，不斷降低檔案管理的難度，轉(zhuǎn)變檔案信息傳輸?shù)姆绞?，提高檔案管理整體質(zhì)量。