辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化策略

王慧霞

（山西省汾陽市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心，山西 汾陽 032200）

事業(yè)單位文書檔案收集與歸檔是事業(yè)單位文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)重要的管理環(huán)節(jié)。事業(yè)單位文書檔案資料收集的完整性、歸檔的準(zhǔn)確性等等，都是直接影響事業(yè)單位文書檔案管理整體水平的重要因素。

1 文書檔案收集與歸檔特點(diǎn)

1）收集與歸檔對象的多樣性。隨著辦公系統(tǒng)在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位管理中的普遍性應(yīng)用，傳統(tǒng)以紙質(zhì)文書為主逐漸被以電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔所取代，文書檔案資料由傳統(tǒng)單一的文字形式朝著多媒體形式轉(zhuǎn)變，使得文書檔案資料收集與歸檔所面對的對象呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。在工作中既要收集紙質(zhì)文檔，也要做好“單軌制”下電子文書檔案收集與歸檔。文書檔案電子化的到來一方面提高了工作效率，另一方面也給檔案工作者提出了更高的要求，要求從業(yè)者擁有更高的專業(yè)化水平和更強(qiáng)的責(zé)任心，切實(shí)做好文書檔案收集與歸檔，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

2）收集與歸檔要求的規(guī)范化。信息時(shí)代背景下，文書資料的制作、成文、發(fā)文等有著明確的規(guī)定和要求，《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》等文件都對文書檔案收集與歸檔做出了明確而具體的規(guī)定和要求，也使得文書檔案收集與歸檔更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2 文書檔案收集與歸檔工作的特殊性

辦公室文書檔案管理存在一定的特殊性，具體體現(xiàn)在以下幾方面：一是辦公室文書檔案管理以資料收集和保存為主，辦公室文書檔案搜集內(nèi)容非常廣泛，不僅包含辦公室內(nèi)部召開各種會議文件材料，也包含人事檔案、工作通報(bào)、大事件記錄等等，因此在文書檔案收集過程中必須面面俱到，對于辦公室形成的一系列有價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集，對于一些重要檔案還需要轉(zhuǎn)化成為電子形式登記在冊。二是文書檔案載體多樣。辦公室文書檔案載體，既包含傳統(tǒng)形成的紙質(zhì)檔案和電子檔案，也包含以錄音、錄像為載體的各類檔案，而且檔案的涵蓋內(nèi)容也非常廣泛。三是文書檔案與文書工作結(jié)合比較緊密，很多文書檔案是在文書工作過程中形成的檔案資料，這些檔案資料與文書工作開展具有緊密聯(lián)系，而且對文書工作也會產(chǎn)生明顯影響。

3 文書檔案收集與歸檔原則

1）專業(yè)性。文書檔案收集與歸檔有其專業(yè)性要求，即，在文書檔案的收集、分類、編碼、裝訂、排序、著錄、裝盒，以及信息錄入、檢索編制等，都應(yīng)嚴(yán)格遵循《檔案法》、國家檔案局8號令和10號令的具體要求?！笆占币_保內(nèi)容及形式的完整性；“歸檔”應(yīng)確保范圍及程序的合規(guī)性；“分類”應(yīng)保證相對穩(wěn)定性。

2）完整性。文書檔案的收集重在完整性，要做到應(yīng)歸盡歸。在日常工作中，隨著文件材料電子化的普及，很多單位和部門發(fā)布通知、收集材料都通過電子形式進(jìn)行，如果工作人員對文書檔案的歸檔范圍理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往來文件不能按要求歸檔，將對以后的查找和使用造成被動。這就要求檔案從業(yè)者在認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)文件的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)做好各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，切實(shí)把好部門關(guān)。

4 提升文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的策略

1）強(qiáng)化規(guī)范化管理觀念。一是辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理理念。這就需要辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)在不同場合、不同地點(diǎn)對辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的重要性進(jìn)行宣傳和講解，讓辦公室其他部門對文書檔案管理工作規(guī)范化的重要性全面了解，進(jìn)而支持辦公室開展文書檔案收集與歸檔工作。二是辦公室檔案管理工作人員要強(qiáng)化規(guī)范化管理理念，辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，還需要具體的檔案管理人員來落實(shí)和完成，只有辦公室檔案管理工作人員具備了規(guī)范化的管理理念，才能夠在檔案收集與歸檔工作開展過程中嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)，才能夠在工作中不斷優(yōu)化工作方式方法，提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。

2）提升文書檔案管理人員素質(zhì)。辦公室文書檔案管理人員素質(zhì)高低直接影響文書檔案收集與歸檔工作的規(guī)范化，因此單位有必要加強(qiáng)對文書檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的能力和素質(zhì)。在培訓(xùn)過程中，一定要明確培訓(xùn)重點(diǎn)，既要提升文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也要增強(qiáng)文書檔案的計(jì)算機(jī)操作能力和保密意識，這樣才能夠確保辦公室文書檔案收集與歸檔工作規(guī)范有序。對于一些兼職的文書檔案管理人員，應(yīng)該加大培訓(xùn)次數(shù)和教育力度，同時(shí)要提升兼職文書檔案管理人員培訓(xùn)教育的針對性，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職的文書檔案管理人員具備基本能力。

3）健全文書檔案收集與歸檔制度。根據(jù)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等規(guī)定，結(jié)合單位自身實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化文書檔案收集與歸檔各項(xiàng)規(guī)章制度，明確收集與歸檔范圍、期限、標(biāo)準(zhǔn)、要求、方式，增強(qiáng)收集與歸檔工作的制度化水平。

4）使用符合時(shí)代發(fā)展要求的工作方式?，F(xiàn)今社會正在不斷進(jìn)步和發(fā)展，事業(yè)單位的運(yùn)營趨于多元化，工作人員的數(shù)量也在持續(xù)增加，文書檔案管理工作變得愈加復(fù)雜，倘若事業(yè)單位依然使用從前的管理方式進(jìn)行文書檔案管理，無法取得良好的工作成效。文書檔案傳統(tǒng)的收集與歸檔依然存在于表面上，只是把文書與檔案內(nèi)容進(jìn)行簡單地整理，并沒有明確的目標(biāo)性管理，所以，才導(dǎo)致這項(xiàng)工作一直沒有辦法發(fā)揮其應(yīng)有的作用與價(jià)值。同時(shí)，會有非常多且重要的信息內(nèi)容在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼磉^程中遺失，事業(yè)單位在未來發(fā)展中無法更好地對文書檔案內(nèi)容進(jìn)行利用。也就是說，作為現(xiàn)代事業(yè)單位，一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的文書檔案管理工作方式，要使用符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的工作方式對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效收集與歸檔。要轉(zhuǎn)變收集與歸檔 時(shí)的意識，將以前被動收集文書檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?，化被動為主動。現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，不是需要什么樣的資源內(nèi)容才去收集什么樣的資料內(nèi)容，要針對那些具備潛在價(jià)值的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行收集與歸檔。并且，在實(shí)際工作當(dāng)中，還要有意識地強(qiáng)化文書檔案管理部門以及其他各個(gè)部門之間的聯(lián)系，以強(qiáng)化文書檔案資料內(nèi)容的連續(xù)性以及完整性，只有將基礎(chǔ)性工作做得更加全面而具體，才能規(guī)避檔案資料搜集不全面和欠精準(zhǔn)的現(xiàn)象。

5 結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理在現(xiàn)代事業(yè)單位的管理工作中是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，所以，為了促進(jìn)事業(yè)單位在激烈的市場競爭中獲得良好的發(fā)展，一定要強(qiáng)化文書檔案內(nèi)容的收集與歸檔，創(chuàng)建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實(shí)到位。要對工作方式進(jìn)行合理有效的創(chuàng)新與改革，并且強(qiáng)化對事業(yè)單位文書檔案管理工作者的教育與培訓(xùn)，讓其具有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力，有更認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據(jù)單位當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，對工作中存在的問題進(jìn)行認(rèn)真解決。及時(shí)改進(jìn)檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質(zhì)量和效果，為單位的未來發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。