淺析審計(jì)檔案管理在審計(jì)質(zhì)量工作中的作用

韓 雪

（通榆縣審計(jì)中心，吉林 白城 137200）

對(duì)中國現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)工作的不斷深入和發(fā)展，審計(jì)機(jī)構(gòu)的建立和運(yùn)行工作不斷發(fā)揮著關(guān)鍵和不能忽視的約束作用，能夠保證現(xiàn)代基礎(chǔ)審計(jì)工作實(shí)踐活動(dòng)的科學(xué)組織部署，使我國經(jīng)濟(jì)快速、持續(xù)、健康和穩(wěn)定的發(fā)展，具有廣泛和長期的實(shí)踐影響作用。在特定組織的發(fā)展過程中，當(dāng)代審計(jì)事務(wù)活動(dòng)要通過各種渠道進(jìn)行，需要及時(shí)面對(duì)和處理。因此，做好現(xiàn)代審計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展中的檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)保證審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)踐的綜合質(zhì)量水平具有關(guān)鍵意義。

1 審計(jì)檔案管理在審計(jì)工作中的作用

審計(jì)檔案是國家檔案的關(guān)鍵組成部分，管理和建立審計(jì)檔案是各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的重要任務(wù)，也是審計(jì)工作中不可缺少的環(huán)節(jié)之一。審計(jì)檔案來源于審計(jì)實(shí)踐，它反映了審計(jì)工作的全部過程，是考察審計(jì)歷史和審計(jì)工作的重要根據(jù)，它完整地記錄了活動(dòng)，監(jiān)督活動(dòng)的真實(shí)性，是對(duì)審計(jì)工作成果和效率的反應(yīng)。伴隨審計(jì)工作的地位日益提高，對(duì)審計(jì)工作質(zhì)量的要求也越來越嚴(yán)格，審計(jì)檔案使用的機(jī)會(huì)越來越多，它的重要性也日益提高。審計(jì)檔案是審計(jì)工作最真實(shí)的記錄，從1983年國家審計(jì)署成立之后，審計(jì)工作已經(jīng)發(fā)展了30年，工作由弱到強(qiáng)，由小到大，慢慢形成了一套比較完善的工作體系，審計(jì)檔案記載著審計(jì)工作的精神文明和物質(zhì)文明以及審計(jì)工作的方方面面，尤其是伴隨著政府投資規(guī)模的加大，對(duì)固定資產(chǎn)工程審計(jì)的工作量也逐步提高，相關(guān)審計(jì)檔案資料日益增多，反映和記錄了工程項(xiàng)目的投資重點(diǎn)、規(guī)模和工程形成的經(jīng)濟(jì)效果和社會(huì)效果，也反映了國家節(jié)省建設(shè)投資和降低工程成本的工作效果。伴隨領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的開展，明顯增加了領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的案例檔案，記錄著審計(jì)機(jī)關(guān)在推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍建設(shè)的實(shí)際成果和增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部科學(xué)化建設(shè)水平的實(shí)際效率。

2 審計(jì)檔案管理工作的問題

在審計(jì)工作中也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，比如說在檔案管理中檔案管理方法和制度沒能夠得到落實(shí)，工作人員不熟悉檔案管理的規(guī)則制度，許多部門在進(jìn)行文檔規(guī)劃時(shí)都不重視歸檔制度，按照自己的習(xí)慣來操作，導(dǎo)致歸檔文檔出現(xiàn)分類和時(shí)間混亂等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，在審計(jì)過程中文件收集不全或者是案卷排列不規(guī)范，單元?jiǎng)澐植粯?biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，都是審計(jì)文檔質(zhì)量不合格的體現(xiàn)。在回收檔案的時(shí)候，由于檔案人員對(duì)不熟悉工作和人情世故等，導(dǎo)致檔案檢查不合理和不規(guī)范。在審計(jì)工作中由于各種各樣的原因，例如人員的流失，或者是工作人員素質(zhì)不平衡，使得檔案管理工作和檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。

3 審計(jì)檔案管理在審計(jì)質(zhì)量工作中的地位

第一，在現(xiàn)代審計(jì)質(zhì)量機(jī)制的業(yè)務(wù)中，審計(jì)檔案資料可以對(duì)各種特定類型的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定和審計(jì)意見項(xiàng)目提供穩(wěn)妥而充足的證據(jù)支持條件。權(quán)威性和嚴(yán)肅性是當(dāng)代審計(jì)工作活動(dòng)在特定組織開展中最基本的特征，所以在特定組織執(zhí)行審計(jì)工作的過程中，要把主要精力放在基礎(chǔ)審計(jì)證據(jù)的作用上，在各個(gè)特定組織開展業(yè)務(wù)時(shí)，都要嚴(yán)格遵守基礎(chǔ)事實(shí)展開工作[1]。在實(shí)際的組織審計(jì)業(yè)務(wù)中，一定要嚴(yán)格的做好基礎(chǔ)檔案資料保存和收集工作，保證一切特定組織的開展業(yè)務(wù)在具體的實(shí)踐中都能夠做到有證據(jù)可調(diào)查。

第二，建立的審計(jì)檔案資料體系，是實(shí)現(xiàn)審計(jì)數(shù)據(jù)資料信息大規(guī)模存儲(chǔ)的有效方法。審計(jì)檔案數(shù)據(jù)資料信息，是一種具有特大規(guī)模特征的綜合特殊形態(tài)，在審計(jì)工作活動(dòng)的歷史發(fā)展變化中，它同時(shí)承載了設(shè)計(jì)和出現(xiàn)的全部數(shù)據(jù)資料，具體的文獻(xiàn)價(jià)值有著真實(shí)性和原始性的特點(diǎn)。從特定的審計(jì)檔案資料管理業(yè)務(wù)的組織發(fā)展道路層面分析，做好審計(jì)業(yè)務(wù)的集中整理，能夠保證中國審計(jì)檔案信息的完整性和真實(shí)性，具有遠(yuǎn)大而又深遠(yuǎn)的重要意義[2]。

第三，審計(jì)資料是充分記錄過去審計(jì)活動(dòng)歷史發(fā)展過程和現(xiàn)代審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)性，并加以反映的有效工具，可以完整記錄審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展過程。在對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)的歷史進(jìn)程充分研究分析，可以全面總結(jié)以往工作活動(dòng)中的失敗和成功經(jīng)驗(yàn)，幫助中國現(xiàn)代審計(jì)業(yè)務(wù)的管理人員，形成科學(xué)合理的審計(jì)基礎(chǔ)事業(yè)工作規(guī)劃和決策，在科學(xué)合理的規(guī)劃未來審計(jì)工作的基礎(chǔ)上，確保和支持我國現(xiàn)代審計(jì)業(yè)務(wù)的高效組織發(fā)展。

第四，因?yàn)閷徲?jì)檔案保存審計(jì)開展中的全部證據(jù)資料，在每次審計(jì)推廣時(shí)能夠當(dāng)做一項(xiàng)極其可信的宣傳資料，與此同時(shí)，還能夠向國家干部和人民大眾進(jìn)行國家政策的普及宣傳，能夠方便人們了解國家財(cái)政項(xiàng)目，審計(jì)檔案中包括關(guān)于國家經(jīng)濟(jì)效益、經(jīng)濟(jì)規(guī)律和財(cái)務(wù)開支的很多詳細(xì)信息，這些資料有著強(qiáng)大的說服力，給政府工作的公開和透明提供了支持。透明的財(cái)政工作能夠更好地幫助經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高，所以，審計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)可以更好地宣傳教育深化改革和經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作。

4 如何提高審計(jì)檔案管理在審計(jì)質(zhì)量工作中的作用

4.1 健全檔案工作制度

補(bǔ)充完善檔案管理工作體系，強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)的法治建設(shè)，使審計(jì)程序規(guī)范化、審計(jì)定性準(zhǔn)確化、證據(jù)資料可靠、整理文件具有完整性，以及記錄員對(duì)檔案的形成、收集、檢測和考核嚴(yán)格控制保管，使資料更加完善，推進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范化、科學(xué)化和法治化[3]。

4.2 強(qiáng)化管理中的數(shù)據(jù)化和信息化

審計(jì)工作中的精準(zhǔn)性和嚴(yán)肅性要求審計(jì)工作發(fā)展中必然需要引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)時(shí)代的需要不斷提升檔案管理技能，更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理小組的綜合工作質(zhì)量，定期加強(qiáng)工作培訓(xùn)。通過提高檔案管理的準(zhǔn)確性和正規(guī)化水平，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理工作的數(shù)據(jù)化和信息化。

4.3 加強(qiáng)工作人員素質(zhì)

為了有效地完成檔案管理工作，檔案管理人員需要不斷提高專業(yè)素質(zhì)，相關(guān)部門需要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)教育[4]。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)要求對(duì)各項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行裝訂和整理。另外，檔案管理及整合是檔案管理人員評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容，應(yīng)該包含在考核評(píng)價(jià)體系中，因此管理人員的責(zé)任意識(shí)將會(huì)進(jìn)一步增強(qiáng)。

5 結(jié)束語

在中國的金融經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)健康發(fā)展的道路上，審計(jì)機(jī)構(gòu)肩負(fù)著重要的地位和作用。審計(jì)檔案和檔案業(yè)務(wù)是審計(jì)機(jī)構(gòu)工作中的重要部分。審計(jì)檔案能夠反映監(jiān)督的實(shí)際過程，給審計(jì)監(jiān)督提供有效的法律資料，審計(jì)檔案和審計(jì)監(jiān)察彼此互相聯(lián)系，密不可分。同時(shí)，審計(jì)檔案可以為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)政策提供宣傳空間。隨著時(shí)代的進(jìn)步，審計(jì)機(jī)構(gòu)的組織和業(yè)務(wù)也需要補(bǔ)充和改革。只有這樣，才能擔(dān)負(fù)起維護(hù)新時(shí)期國家經(jīng)濟(jì)秩序、保障經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的重要責(zé)任。