新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

江響世

（青島市即墨區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，山東 青島 266200）

1 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于傳承單位文化，發(fā)揮檔案資源的價(jià)值

檔案資源中詳細(xì)記載了單位改革過(guò)程、發(fā)展進(jìn)程、各項(xiàng)工作成果等重要內(nèi)容，是單位重要的信息資源。推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)、依法治檔水平、檔案服務(wù)能力、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)全面提升，能夠保管好、利用好檔案資源，為后期的檔案編研工作提供強(qiáng)有力支撐，傳承單位文化。除此之外，檔案資源作為一種信息憑證，在上級(jí)單位檢查以及本單位審計(jì)、財(cái)務(wù)、決策咨詢中具有重要的價(jià)值[1]。推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展，完善檔案管理機(jī)制，逐步建立精細(xì)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的檔案管理體系，能夠減少檔案丟失、損壞現(xiàn)象，全面發(fā)揮檔案價(jià)值。

1.2 有利于節(jié)約檔案管理成本，避免檔案管理工作邊緣化

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理人員的重視程度不高。之所以存在這種現(xiàn)象，既有管理者自身思想觀念的原因，也有檔案管理部門(mén)管理實(shí)效不強(qiáng)等原因[2]。為此，必須要推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展，形成現(xiàn)代化、精細(xì)化、科學(xué)化的檔案管理新格局，節(jié)約檔案管理成本。除此之外，為了更好地讓事業(yè)單位管理人員充分重視檔案管理工作，就必須要彰顯檔案管理成效。推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展，將“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”“知識(shí)庫(kù)”“思想庫(kù)”，為管理人員決策提供相應(yīng)的支持，可以避免檔案管理工作邊緣化。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

2.1 建立健全檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

作為一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容并非割裂關(guān)系，而是具有緊密地聯(lián)系。為此，事業(yè)單位必須要建立健全檔案管理制度，打通檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。一是要強(qiáng)化事前質(zhì)量控制，從制度層面明確檔案資料收集工作的內(nèi)容和要求。事業(yè)單位要明確檔案資料收集的范圍、歸檔部門(mén)，及時(shí)對(duì)相應(yīng)的資料進(jìn)行收集、整理。同時(shí)，要明確檔案形成部門(mén)的移交責(zé)任，確保形成部門(mén)的工作人員能夠及時(shí)將相應(yīng)的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)，真正實(shí)現(xiàn)資料齊全、應(yīng)歸盡歸的管理目標(biāo)，減少遺漏、丟失現(xiàn)象。二是要從制度層面明確檔案日常管理的內(nèi)容[3]。一方面，要明確“檔案臺(tái)賬”機(jī)制，要求檔案管理人員建立相應(yīng)的管理臺(tái)賬，并編制檔案管理目錄，便于后期集中檢索與查詢。另一方面，要明確不同種類檔案的保管期限、保管要求，及時(shí)清退、銷毀已經(jīng)失效的檔案資源，避免檔案資源長(zhǎng)時(shí)間堆積。三是要加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理制度建設(shè)，明確檔案查詢、檢索、復(fù)制、查閱、轉(zhuǎn)出等內(nèi)容，并將相關(guān)制度公布上墻，提升檔案管理工作的透明度。

2.2 加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)賦能目標(biāo)

為有效節(jié)約檔案管理成本，事業(yè)單位要圍繞信息技術(shù)這一重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與檔案管理的融合。一是要按照檔案行業(yè)規(guī)范《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2017）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T62-2017）或者其他規(guī)范性文件的要求對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案進(jìn)行信息化處理，確保信息化工作的規(guī)范性。二是要深化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用。一方面，要依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案資源深度檢索模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化檢索、深度字節(jié)檢索。另一方面，要依托云儲(chǔ)存技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)存儲(chǔ)與備份，有效保障檔案資源的完整性，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存的目標(biāo)。

2.3 建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一是要按照檔案的類別，明確檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的種類，確保數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)具有整體性。通常而言，可以將檔案資源劃分為人事、財(cái)務(wù)審計(jì)、文書(shū)等類別。二是要明確檔案數(shù)字著錄的相關(guān)規(guī)則，確定檔案資源的交換格式、檔案屬性、檔案目錄基本結(jié)構(gòu)、檔案錄入明細(xì)等內(nèi)容。三是要標(biāo)引、著錄的信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)長(zhǎng)時(shí)間保存。同時(shí)，對(duì)于后期形成的電子文件資料，則可以直接錄入到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)檔案中。四是要依托檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)展檔案編研工作，切實(shí)將數(shù)據(jù)庫(kù)打造成“知識(shí)庫(kù)”和“智庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)利用工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著檔案事業(yè)不斷發(fā)展以及檔案管理理論不斷創(chuàng)新，檔案管理工作改革進(jìn)程繼續(xù)加快。在這種背景下，事業(yè)單位只有將檔案管理作為長(zhǎng)期性、全局性、基礎(chǔ)性的工作來(lái)抓，才能真正確保檔案資源齊全、規(guī)范、完整、安全、有效、真實(shí)。具體而言，一是要建立健全檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)；二是要加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)賦能目標(biāo)；三是要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。除此之外，檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以銳意進(jìn)取、創(chuàng)新發(fā)展、責(zé)任高效的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。