新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的問題及對策

劉作鑫

（輝南縣輝發(fā)城鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心，吉林 通化 135125）

為了達(dá)成上級提出的《關(guān)于加強與改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中的提出的改革標(biāo)準(zhǔn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門作為基層機關(guān)，在公共行政管理活動中必須做好對具有保存價值信息的記錄建檔，這對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府后續(xù)行政工作都是重要的參考依據(jù)。同時還要做好對公民重要信息的保存，檔案管理必須樹立服務(wù)民生與服務(wù)業(yè)務(wù)并重的觀念，所有涉及民生與人民群眾自身利益的信息都要做好記錄保存，進(jìn)而為廣大人民群眾提供更好的民生服務(wù)。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的基本概念

1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門?；鶎幼鳛閲艺?quán)組織中的底部基礎(chǔ)，國家政權(quán)組織的基層部門主要是在縣級市以及城市區(qū)級以下的鄉(xiāng)、鎮(zhèn)行使國家權(quán)力，同時為當(dāng)?shù)鼐用裉峁┫嚓P(guān)的公共行政服務(wù)。為了貫徹國家檔案政策，更好地為廣大群眾提供檔案公共服務(wù)，目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)級的行政管理體系中已經(jīng)加入了檔案部門，通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門完成對基層行政活動相關(guān)信息、公民信息的檔案管理。

2）公共服務(wù)能力。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門作為檔案管理體系中的基層檔案部門，也具備了相應(yīng)的公共服務(wù)能力，基層檔案部門要了解公共服務(wù)客體的真實需求，同時提供相應(yīng)的公共服務(wù)，這考驗著基層檔案部門工作人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的公共服務(wù)能力，首先要考察的就是部門是否能夠積極主動參與到政府開展的公共服務(wù)之中，是否能夠關(guān)注公民的服務(wù)需求；其次是要考察是否具備充足的公共服務(wù)資源，是否能夠為民眾提供充足的公共產(chǎn)品供給；最后就是考察鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府是否有一套完善的公共服務(wù)體系與標(biāo)準(zhǔn)，要確保服務(wù)方式、手段的多樣性，要確?；鶎訖n案公共服務(wù)有一個良好的服務(wù)平臺，同時要保證較高的公共服務(wù)效率。

3）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的主要職能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的檔案管理工作必須依照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定開展，檔案管理人員的業(yè)務(wù)行為必須貫徹執(zhí)行國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展情況編制具體的檔案管理規(guī)章制度，保證相關(guān)制度的有效落實。另外，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案行政工作必須給予監(jiān)督與指導(dǎo)，避免出現(xiàn)檔案違法行為，結(jié)合相關(guān)的懲處制度對具體違法行為給予相應(yīng)的懲處。為了更好地提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門管理人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，保證檔案管理人員能夠掌握相應(yīng)的信息化技術(shù)知識，以此滿足信息化檔案管理的基本要求。檔案管理人員必須履行有關(guān)的檔案管理職能，工作人員必須在檔案部門管理范圍內(nèi)，做好對具有保存價值的檔案的收集、整理工作，按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定做好對檔案的整理與保管，嚴(yán)格遵守檔案管理的工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案信息資源的實際情況，要選擇更適合保存的形式加以保存，進(jìn)而滿足檔案公共服務(wù)的實際需求。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案管理工作中的現(xiàn)存問題

1）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備落后。在對多個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的走訪調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門沒有專門用于存放檔案資料的庫房，即便為檔案資料分配了庫房，庫房內(nèi)環(huán)境也不利于存放檔案資料。檔案庫房缺乏保障室內(nèi)干燥的通風(fēng)系統(tǒng)，安裝的溫濕度記錄儀、火災(zāi)報警設(shè)備、消防設(shè)備都存在失靈問題，檔案資料沒有配置專用的檔案柜，檔案柜缺乏防潮保護(hù)，一些檔案庫房還存放有大量雜物。這些設(shè)施設(shè)備問題都給檔案資料的存放帶來了較大安全隱患，如果不盡快做出改進(jìn)調(diào)整，很容易導(dǎo)致檔案資料的損壞，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務(wù)帶來不利影響。

2）檔案資料收集不完整。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的管理工作中發(fā)現(xiàn)，許多具有保存價值的檔案資料并沒有得到及時的保存，所保存的行政檔案多以上級單位下發(fā)的紅頭文件為主，但是卻沒有對基層單位行政工作中形成的文件做好收集、保存，例如黨委會議記錄、單位內(nèi)部黨員干部的人員信息、會議材料以及領(lǐng)導(dǎo)人員重要發(fā)言記錄等資料，這些資料都對基層單位后續(xù)的公共行政服務(wù)活動有重要指導(dǎo)意義，檔案保存價值較高，如果不能保存好這些檔案資料，就會導(dǎo)致這些行政工作失去意義。另外，在檔案資料的管理工作中，許多借出的檔案資料沒有做好詳細(xì)記錄，檔案資料歸還不及時，借出后的檔案沒有得到妥善保護(hù)，也造成了檔案資料的遺失、損壞等問題。

3）檔案資料記錄格式不統(tǒng)一。在一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門之中還存在檔案資料記錄格式不統(tǒng)一的問題，檔案管理不夠規(guī)范，管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這都導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。例如檔案標(biāo)注的日期標(biāo)號沒有按照標(biāo)準(zhǔn)編號標(biāo)注，檔案中涉及的數(shù)據(jù)參數(shù)記錄不夠準(zhǔn)確，一些重要信息沒有給予詳細(xì)記錄，這都不利于對檔案資料的高效管理。而在信息化檔案管理的發(fā)展趨勢下，檔案資料沒有形成統(tǒng)一的格式以及規(guī)范的整理標(biāo)準(zhǔn)，這都不利于信息化技術(shù)的引入，會阻礙基層檔案管理信息化建設(shè)的推動進(jìn)程。

4）管理人員流動性較高。受到體制問題的影響，目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門在專業(yè)人才上還十分匱乏，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門都缺少專職的檔案管理人員，檔案管理工作也多由其他部門的工作人員兼職，兼職人員不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識，同時兼顧多個科室的工作也導(dǎo)致工作人員精力投入上的不足，沒有過多精力顧及檔案管理工作，自然會導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較差，許多工作都是應(yīng)付了事。由于檔案管理工作的工作量較大，工作內(nèi)容枯燥繁瑣，如果檔案管理人員缺乏較高職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)的技能知識，就會嚴(yán)重影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的開展效果，導(dǎo)致工作效率、質(zhì)量并不能達(dá)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的工作目標(biāo)。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門公共服務(wù)能力提升的制約因素

1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門運行體制機制的制約。在實際工作中發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門公共服務(wù)能力難以提升的主要制約因素在于部門運行體制與機制的影響。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門不是經(jīng)濟(jì)部門，對檔案資料的利用也存在滯后性，所以在基層單位內(nèi)部檔案部門并不被重視，檔案部門在整個體制中處于弱勢地位，另外在檔案管理中許多專業(yè)檔案都有各自的上級主管機關(guān)管理，基層檔案部門與專業(yè)主管部門之間存在雙重管理與指導(dǎo)的問題，受到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門弱勢地位的影響，在實際工作中對這些專業(yè)、民生檔案的管理就明顯取得令人滿意的成效，很難達(dá)到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一利用的檔案管理目標(biāo)。

2）服務(wù)機制的制約。由于我國檔案管理長期處于“局館合一”的行政管理體制下，檔案管理的服務(wù)理念具有較強的行政色彩，還沒有實現(xiàn)服務(wù)理念的轉(zhuǎn)型。從事檔案管理工作的人員缺少對服務(wù)本質(zhì)的深刻認(rèn)識，僅將檔案管理視為政績輸出，這也導(dǎo)致檔案管理模糊了公共服務(wù)的本質(zhì)。另外，我國的檔案管理工作發(fā)展較晚，對檔案信息的利用效率較低，所能提供的服務(wù)手段也過于單一，因此當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作必須加強對服務(wù)領(lǐng)域方面的探索，注重實現(xiàn)服務(wù)方式上的創(chuàng)新，這樣才能為基層檔案部門創(chuàng)造更大的發(fā)展空間。

3）人才因素的制約。目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門從事檔案管理的專業(yè)人才數(shù)量嚴(yán)重不足，難以滿足基層檔案管理工作的實際需求，制約著我國檔案事業(yè)的發(fā)展。由于檔案部門工作人員屬于公務(wù)員待遇，不需要依靠發(fā)表論文來評定職稱，所以也導(dǎo)致檔案管理人員不存在崗位競爭壓力，對檔案管理工作也缺乏較高的專業(yè)精神與責(zé)任意識，這對提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的公共服務(wù)能力是嚴(yán)重的阻礙。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門也缺少有效的激勵機制激發(fā)工作人員的積極性，激勵機制沒有與績效考核相互掛鉤，這就導(dǎo)致基層檔案部門整體活力較低，工作人員的工作態(tài)度較差，沒有良好的工作作風(fēng)，這都不利于檔案管理工作效率與管理水平的提升。

4 提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案管理水平的具體策略

1）提高對檔案管理的認(rèn)識。鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位要重視起檔案管理工作，要認(rèn)識到檔案管理工作對鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要作用，只有提高對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重視度，在行政工作中將檔案管理工作放在較主要的位置，加大對檔案部門人力、財力以及物力的投入，這樣就能顯著提升檔案管理的整體工作水平，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門能夠持續(xù)穩(wěn)定的提供優(yōu)質(zhì)檔案公共服務(wù)。檔案管理工作必須在檔案法律法規(guī)的約束下開展，工作要以法律為依據(jù)，根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展實際情況，做好檔案法律、法規(guī)的宣傳教育工作，通過多樣化的宣傳手段讓更多的公民認(rèn)識到檔案信息的價值與作用，例如通過宣傳欄、標(biāo)語以及短視頻等宣傳手段，做好宣傳工作就能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)打好更扎實的基礎(chǔ)。通過加強宣傳教育讓農(nóng)民懂得如何利用法律手段以及檔案資料來解決土地糾紛，維護(hù)穩(wěn)定的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)秩序，保護(hù)自身合法權(quán)益，這樣就能形成一套更加規(guī)范的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式，提高檔案資料的利用效率，進(jìn)而更好地發(fā)揮出檔案資料的價值。

2）加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入。為了更好地提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門的檔案管理水平，我們還應(yīng)進(jìn)一步加大對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的經(jīng)費投入，為檔案資料安排專用的庫房予以妥善保存，檔案室內(nèi)不得堆放除檔案資料之外的物品、雜物，同時做好對防火系統(tǒng)各儀器設(shè)備的檢查，確保防火警報裝置、滅火器都能處于正常的運行使用狀態(tài)，在檔案室內(nèi)加設(shè)溫濕度記錄儀，做好對檔案室?guī)旆康亩ㄆ跈z查，當(dāng)室內(nèi)濕度過高時要及時通風(fēng)干燥，另外檔案資料必須放置在專用的檔案柜中，檔案柜下方必須有加高的防潮、防水保護(hù)，定期進(jìn)行檔案室的清潔工作，這樣有利于為檔案資料創(chuàng)造更好的保存環(huán)境，避免檔案資料受到環(huán)境因素影響發(fā)生損壞。

3）完善檔案管理制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的規(guī)章制度必須加以完善，只有在健全完善的檔案管理制度下開展工作，才能保護(hù)好檔案資料，在規(guī)范的管理章程下進(jìn)行檔案的記錄、歸檔等操作。在行政工作中產(chǎn)生具有保存價值的文件或上級下發(fā)重要政策文件后，應(yīng)及時做好建檔工作，檔案資料要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)注。當(dāng)需要調(diào)取使用檔案資料時，檔案管理人員必須做好檔案的出庫記錄，記錄中要清楚標(biāo)明檔案出庫時間、借取組織或人員等信息，檔案的借取必須有明確的歸還時間，超出檔案借取時間的資料必須及時追回，如借取方?jīng)]有妥善保護(hù)檔案也要有明確的追責(zé)與懲處標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能逐漸形成一套規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案使用、保存標(biāo)準(zhǔn)。

4）加強信息化建設(shè)。為了進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門內(nèi)還應(yīng)加強信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)信息化檔案管理。檔案管理工作人員所要管理的檔案資料數(shù)量龐大，工作量大、管理難度高，隨著國家對基層檔案管理工作越來越重視，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的檔案管理要求。借助信息化技術(shù)實現(xiàn)信息化檔案管理，就能通過計算機來提高對信息數(shù)據(jù)的管理效率，利用相應(yīng)的檔案管理軟件系統(tǒng)，就能夠為檔案資料的記錄、調(diào)取提供相應(yīng)的檔案信息錄入功能與檔案資料檢索功能，進(jìn)而大幅提升檔案資料建檔效率以及取用管理效率。將不利于保存的紙質(zhì)檔案錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化，這樣就能避免紙質(zhì)檔案保存不當(dāng)引起的檔案損壞或丟失問題。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，我們還需要關(guān)注重要檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過架設(shè)防火墻服務(wù)器安裝殺毒軟件加強檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防御水平，避免檔案管理系統(tǒng)受到黑客攻擊或病毒破壞。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作作為經(jīng)濟(jì)社會事業(yè)建設(shè)中的重要基礎(chǔ)工作，對公民檔案的管理是政府檔案部門所提供公共服務(wù)，保護(hù)好公民的檔案信息也是政府檔案部門所要肩負(fù)起的主要職責(zé)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案部門作為服務(wù)群眾的一線部門，其公共服務(wù)能力的高低直接關(guān)系著鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府改革發(fā)展的動力，檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，做好服務(wù)機制的創(chuàng)新，在實際工作中要通過大膽的探索與實踐來實現(xiàn)檔案部門公共服務(wù)能力的提升。