建設(shè)工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化研究

孫雅媛

（遼寧省朝陽縣凌河保護(hù)區(qū)管理局，遼寧 朝陽 122629）

建筑工程檔案資料是建筑工程建設(shè)中所有數(shù)據(jù)資料的記錄和匯總，是詳細(xì)展現(xiàn)建筑工程具體情況的依據(jù)。做好建筑工程檔案管理工作，不僅可以保證各環(huán)節(jié)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、齊全性，還能加大分析探討力度，找出存在的問題并加以解決，為工程質(zhì)量提高及建設(shè)價(jià)值的深化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文就對(duì)建筑工程檔案管理實(shí)現(xiàn)分析探討，希望給從業(yè)人員一定的參考。

1 新形勢(shì)下建設(shè)工程檔案管理的重要性

建設(shè)工程檔案指的是建筑工程建設(shè)活動(dòng)落實(shí)中產(chǎn)生的能夠直觀反映工程具體情況、具有一定價(jià)值的資料數(shù)據(jù)，其中包括文字、圖表、聲像、歷史記錄等多方面內(nèi)容。建設(shè)工程檔案是建筑工程的直觀展現(xiàn)，是為建筑工程建設(shè)作業(yè)服務(wù)的。在新形勢(shì)下，建筑工程數(shù)量逐漸增多，建筑規(guī)模不斷擴(kuò)大，存在的資料數(shù)據(jù)及文件種類也在不斷增加，做好建設(shè)工程檔案管理，對(duì)于實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)，提升總體建設(shè)水平有著重要意義。

另外，建設(shè)工程檔案是建筑工程項(xiàng)目文件的匯總，能夠?qū)⒚總€(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)情況直觀反映出來，向管理及施工人員展現(xiàn)各階段取得的成果和成效，并為問題發(fā)現(xiàn)和解決提供可靠的依據(jù)和支持。同時(shí)，建設(shè)工程檔案還是建筑企業(yè)管理工作得以落實(shí)的基礎(chǔ)保障，是進(jìn)行技術(shù)交流、開展維修養(yǎng)護(hù)作業(yè)的重要依據(jù)。為此，有必要加大建設(shè)工程檔案管理的重視力度，合理規(guī)劃管理內(nèi)容，轉(zhuǎn)變管理理念，保證檔案資料完整性、真實(shí)性。同樣重要的是，建設(shè)工程檔案管理水平的提高，還能為城鄉(xiāng)建設(shè)及工程中矛盾的解決提供支持，保證各項(xiàng)工作的質(zhì)量。

2 建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

建設(shè)工程檔案對(duì)于建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行、管理工作開展及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到非常重要的作用。只有做好建設(shè)工程檔案管理工作，確保其規(guī)范化，才能更好地發(fā)揮檔案作用優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化工程建設(shè)效果，為建筑行業(yè)及城市發(fā)展貢獻(xiàn)力量。在建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化上，應(yīng)做到以下要求：

2.1 明確執(zhí)行依據(jù)，加大建設(shè)工程檔案管理重視力度

現(xiàn)階段，針對(duì)建設(shè)工程檔案管理，我國(guó)已經(jīng)制定一系列政策措施及管理文件，如《建設(shè)項(xiàng)目類檔案管理辦法》、《檔案法》、《聲像檔案管理辦法》及《檔案保管工作規(guī)定》等，希望通過這些規(guī)范政策的有效落實(shí)，為建設(shè)工程檔案管理提供可靠的依據(jù)和支持，實(shí)現(xiàn)從前期檔案資料收集到最終歸檔環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管控，保障管理工作落實(shí)的有效性和科學(xué)性，使管理工作有據(jù)可依、有章可循。

2.2 加大指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查力度

建筑企業(yè)應(yīng)建立專業(yè)的檔案管理部門，安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并為資料收集、部門協(xié)調(diào)和資料后期維護(hù)給予專業(yè)指導(dǎo)和監(jiān)督管理，保障檔案質(zhì)量，減少破損、丟失等問題的產(chǎn)生。同時(shí)，在建設(shè)工程檔案管理中，還應(yīng)對(duì)檔案管理人員加以嚴(yán)格審核，確保其專業(yè)能力和素質(zhì)水平能夠有效適應(yīng)各種突發(fā)狀況，快速解決檔案管理中存在的各類問題，改進(jìn)檔案管理質(zhì)量。

此外，組織相關(guān)人員定期進(jìn)行檢查和管理，掌握檔案管理工作的落實(shí)情況，核對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)的齊全性與完整性，并對(duì)存在的問題給出專業(yè)解決措施和方案，促使檔案作用的發(fā)揮。工作人員可通過線上線下相結(jié)合或者現(xiàn)場(chǎng)講解的方式，完成檔案管理的宣傳和培訓(xùn)工作，主要針對(duì)規(guī)范制度、知識(shí)技術(shù)、法律法規(guī)等與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行推廣，從而為建設(shè)單位相關(guān)部門以及其他單位在檔案裝訂、整理、歸檔等方面提供更加清晰的思路，提升檔案管理的整體水平。

2.3 完善管理體制及工序流程

在建設(shè)工程檔案管理中，應(yīng)高度落實(shí)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，合理規(guī)劃管理內(nèi)容及作業(yè)流程，推進(jìn)相關(guān)工作的順利進(jìn)行，促使檔案作用得以充分發(fā)揮。具體來說：

一是要建立完善的檔案管理體系。進(jìn)入信息時(shí)代后，很多工作的開展都是借助互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。在建設(shè)工程檔案管理中，為提高管理水平，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化集中管理與變頻化、網(wǎng)絡(luò)化分級(jí)管理，改善管理水平。同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況，完善管理結(jié)構(gòu)體系，做好層級(jí)劃分，以確保工作職責(zé)及任務(wù)的有效落實(shí)。在管理結(jié)構(gòu)體系構(gòu)建中可設(shè)置管理組、監(jiān)督組、檢查組、網(wǎng)絡(luò)組等幾部分，通過科學(xué)配合，加強(qiáng)管理的效果。

二是落實(shí)監(jiān)理部門職責(zé)，增強(qiáng)管理有效性。由監(jiān)理工程師帶頭，協(xié)調(diào)與各部門間的關(guān)系，使各部門人員均參與到檔案管理工作中來，借助部門間的努力，完善檔案資料，加強(qiáng)資料齊全性和真實(shí)性。要求在監(jiān)理工程師的帶領(lǐng)下，對(duì)檔案資料予以實(shí)時(shí)監(jiān)督和處理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，加強(qiáng)檔案資料的有效性。

三是深化建筑企業(yè)的責(zé)任意識(shí)，正確看待檔案管理。為增強(qiáng)檔案資料的齊全性、準(zhǔn)確性和有效性，建筑企業(yè)應(yīng)落實(shí)五部一室原則，包括項(xiàng)目經(jīng)理部及其下設(shè)的技術(shù)質(zhì)量部、工程部、計(jì)劃部、物資部、財(cái)務(wù)部、檔案室，這些部門全程收集和整理施工過程中形成的檔案資料，并借助“五部一室”來對(duì)工程項(xiàng)目資料展開全方位質(zhì)量控制，確保收集的檔案資料的準(zhǔn)確性、齊全性。

2.4 合同與結(jié)算管控

在合同或協(xié)議簽訂過程中，需要做好相關(guān)文檔資料的收集、整理、移交及變更等事項(xiàng)的管理和把控，根據(jù)這些資料數(shù)據(jù)對(duì)合同內(nèi)容展開分析探討，保證合同或協(xié)議的有效性。在結(jié)算管控中，要求作業(yè)人員提交相關(guān)資料文件，在審核無誤且確認(rèn)簽字后，再開展結(jié)算作業(yè)，保證資金支出的有效性。

2.5 有效落實(shí)規(guī)范措施

檔案管理部門、職能部門、參見建單位需要共同作業(yè)，組建專業(yè)考核小組，對(duì)建設(shè)工程檔案管理規(guī)范化落實(shí)情況予以定期檢查和分析，且注重檔案資料及文件的檢查，參照工期進(jìn)度，對(duì)所需檔案種類、數(shù)量實(shí)行嚴(yán)格審查，查看是否符合規(guī)范要求，確定管理工作的落實(shí)情況。在檔案資料整理完成后，需要對(duì)檢查結(jié)果加以記錄和上報(bào)，根據(jù)結(jié)果內(nèi)容給予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，規(guī)范人員的工作行為。

3 關(guān)于建設(shè)工程檔案的實(shí)際應(yīng)用

3.1 施工管理中的應(yīng)用

建筑工程建設(shè)中，檔案資料能夠真實(shí)反映工程建設(shè)具體情況，了解工程進(jìn)度特征及存在的問題，并對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量加以檢查驗(yàn)收和評(píng)定，為工程的高質(zhì)量進(jìn)行提供可靠的依據(jù)和支持。建筑工程施工中，因存在的影響因素較多，如果未知隱患不斷累積，則可能會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的工程事故，而負(fù)責(zé)事故調(diào)查的人員則必須根據(jù)相關(guān)檔案對(duì)事故發(fā)生的原因加以分析，從而及時(shí)找到解決辦法。因此，檔案的真實(shí)性、客觀性、完整性對(duì)于工程的監(jiān)督判斷有著非常重要的作用。

3.2 竣工管理中的應(yīng)用

在建筑工程竣工環(huán)節(jié)內(nèi)，建筑企業(yè)除要維護(hù)施工質(zhì)量外，還需做好檢修維護(hù)、改建擴(kuò)建等作業(yè)。其中后期維護(hù)的有效依據(jù)主要有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更圖紙、竣工圖紙等，同時(shí)項(xiàng)目檔案資料也是工程評(píng)優(yōu)、審計(jì)稽查、后期評(píng)價(jià)、責(zé)任追究的基礎(chǔ)依據(jù)。所以，有必要開展建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理工作，以期為上述工作的高效落實(shí)提供可靠依據(jù)和支持，減少問題的產(chǎn)生。

4 建設(shè)工程檔案管理工作存在的問題及相應(yīng)措施

4.1 現(xiàn)存問題

建筑工程項(xiàng)目具有周期長(zhǎng)、復(fù)雜性強(qiáng)等特點(diǎn)，施工作業(yè)中會(huì)存在較多變動(dòng)情況，這時(shí)的文件資料也會(huì)相應(yīng)的有所修改，從而為相關(guān)檔案管理人員作業(yè)的落實(shí)帶來較大難度，增加工作壓力，再加上檔案管理人員無法深入到施工現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，施工資料與現(xiàn)場(chǎng)施工不能同步。比如一些項(xiàng)目不能在工程結(jié)束后及時(shí)整理與收集資料，而是通過“回憶錄”的形式完成收集整理工作，這會(huì)使得工程資料與現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度完全脫節(jié)。

4.2 解決對(duì)策

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)開展檔案管理體系的構(gòu)建和完善工作，明確檔案管理目標(biāo)要求，并結(jié)合實(shí)際情況，做好管理工作的劃分和落實(shí)，加強(qiáng)檔案管理效果。另外，對(duì)于收集的檔案資料，要實(shí)行細(xì)致檢查和驗(yàn)收，確保其齊全性和準(zhǔn)確性，為工作開展或檢查工作的落實(shí)提供可靠依據(jù)。對(duì)于竣工所需的各項(xiàng)資料文件，要進(jìn)行分類收集和存管，同時(shí)做到細(xì)致檢查和分析，以此保證檔案的真實(shí)性、有效性，提高竣工驗(yàn)收工作質(zhì)量，強(qiáng)化工程建設(shè)效果，維護(hù)最終的經(jīng)濟(jì)效益。

在檔案管理中一旦發(fā)現(xiàn)問題，需要立即上報(bào)并與相關(guān)部門取得聯(lián)系，注重文件資料的補(bǔ)充、修正和完善，為質(zhì)量驗(yàn)收工作的開展提供依據(jù)支持。檔案歸檔時(shí)要準(zhǔn)確進(jìn)行時(shí)間日期的標(biāo)注及編號(hào)，便于后續(xù)查詢和定期檢查工作的開展，避免因長(zhǎng)時(shí)間存管檔案出現(xiàn)破損或丟失現(xiàn)象。

5 結(jié)束語

建設(shè)工程檔案管理規(guī)范化的落實(shí)，對(duì)于提高工程管理水平，優(yōu)化工程質(zhì)量，推動(dòng)行業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要作用。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)該項(xiàng)管理的重視力度，完善體系制度，合理規(guī)劃管理人員，促使檔案管理工作的有效落實(shí)，從而提升檔案管理水平，加強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，為后續(xù)工作的開展提供支持，最終為行業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力。