學(xué)術(shù)交流檔案管理工作

王艷婕，王艷秋

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022；2.吉化第一實(shí)驗(yàn)小學(xué)，吉林 吉林 132022)

學(xué)術(shù)交流是指具有一定學(xué)術(shù)背景，科研能力或者工作經(jīng)歷的人前往國內(nèi)外大學(xué)進(jìn)行專業(yè)領(lǐng)域的短期進(jìn)修和學(xué)習(xí)。旨在幫助交流訪問學(xué)者本人獲取新知識、拓展新視野，從而在相關(guān)領(lǐng)域(學(xué)術(shù)領(lǐng)域或者職業(yè)發(fā)展領(lǐng)域)取得新突破。近年來，隨著我國開放程度擴(kuò)大，教育國際化全球化成為必然[1]，教師到國外學(xué)術(shù)交流的數(shù)量不斷增加，依照檔案管理的相關(guān)要求，分析學(xué)術(shù)交流檔案管理的重要性，并提出對此類檔案整理的建議。

一、學(xué)術(shù)交流檔案的內(nèi)容

以高校為例，學(xué)術(shù)交流檔案是高校對學(xué)術(shù)交流活動的相關(guān)管理規(guī)范文件和學(xué)術(shù)交流人員在友好訪問、交流學(xué)習(xí)、聯(lián)合辦學(xué)、國際組織履職等因公出國活動中形成的相關(guān)資料[1-2]，是專業(yè)檔案的重要組成部分。內(nèi)容包括申報(bào)類別、申報(bào)條件、審核材料、審核結(jié)果、交流學(xué)習(xí)影音視頻和文檔材料、結(jié)業(yè)成果、成果價(jià)值、交流費(fèi)用等。我校公派訪學(xué)的申報(bào)類別有長白山青年骨干教師和國家留學(xué)基金委。以長白山青年骨干教師的申報(bào)為例，申報(bào)所需材料主要有畢業(yè)證、學(xué)位證，職稱證，英語能力證書，申報(bào)業(yè)績成果，面簽材料清單，派遣證明，房產(chǎn)資金證明，協(xié)議等。公派訪學(xué)交流課程，教師教學(xué)視頻，專業(yè)報(bào)告，調(diào)研學(xué)術(shù)報(bào)告，交流學(xué)校管理制度、管理模式展示，作業(yè)，交流學(xué)校結(jié)業(yè)成果，高校主管部門學(xué)術(shù)成果論文，學(xué)術(shù)成果匯報(bào)等重要學(xué)術(shù)資料。申報(bào)審核流程繁瑣，交流資料的多樣性[3]，不斷增加的交流人員，不斷更新的交流內(nèi)容和條件都對學(xué)術(shù)交流檔案整理工作提出新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

二、學(xué)術(shù)交流檔案管理的重要性

學(xué)術(shù)交流檔案全面記錄了個(gè)案在學(xué)術(shù)交流全過程中的管理流程、學(xué)術(shù)交流、參與活動、成果展示等重要環(huán)節(jié)，具有一定的指導(dǎo)意義。

(一) 學(xué)術(shù)交流檔案管理是國際化辦學(xué)的管理基礎(chǔ)

學(xué)術(shù)交流檔案管理工作是學(xué)術(shù)交流管理工作的必要環(huán)節(jié)。相關(guān)檔案資料的管理是因公出國活動管理的重要環(huán)節(jié)，也是學(xué)術(shù)交流政策完善改革的依據(jù)[3-4]。學(xué)術(shù)交流活動是高校國際化辦學(xué)的重要方式之一，對促進(jìn)教學(xué)交流國際化、促進(jìn)項(xiàng)目合作、增進(jìn)師生交流、開拓科研方法、成果交流等具有重要意義。因此，學(xué)術(shù)交流檔案管理是國際化辦學(xué)的管理基礎(chǔ)。

(二) 學(xué)術(shù)交流檔案是業(yè)績成果展示的重要材料、也是評價(jià)學(xué)術(shù)交流效用價(jià)值的資料

高校學(xué)術(shù)交流相關(guān)制度文件、交流計(jì)劃、審批流程、訪學(xué)過程、教學(xué)方法交流成果等數(shù)據(jù)全面反映了高校對國際交流的規(guī)范程度和重視程度，是高校主管部門對交流成果考核的依據(jù)之一。主管部門對學(xué)術(shù)交流的管理制度、學(xué)術(shù)交流申報(bào)類別、申報(bào)流程管理、訪學(xué)成效等管理流程進(jìn)行過程控制，對出訪情況進(jìn)行追蹤評估，是制定后續(xù)學(xué)術(shù)交流計(jì)劃的依據(jù)。

學(xué)術(shù)交流的個(gè)案資料，也是評估主體訪學(xué)能力、科研能力、教學(xué)方法能力和本人交流能力的學(xué)術(shù)依據(jù)。也是評估個(gè)人素質(zhì)的考核指標(biāo)。在申報(bào)到成果結(jié)業(yè)全過程中，監(jiān)控是否存在瞞報(bào)虛報(bào)的行為。對個(gè)人申報(bào)審批、學(xué)習(xí)路線日程、個(gè)人行為的監(jiān)控手段，是否存在違反訪學(xué)相關(guān)規(guī)定和國際法規(guī)的行為。

學(xué)術(shù)交流的學(xué)術(shù)成果，對于國際化學(xué)術(shù)交流具有重要意義。學(xué)術(shù)交流檔案中，對學(xué)術(shù)成果的反饋，不僅反映了個(gè)人在訪學(xué)過程中的學(xué)術(shù)能力提升、成果展示，也反映了交流學(xué)校在教學(xué)方法、學(xué)習(xí)管理、課程設(shè)置、師生交流、課程效果反饋、教學(xué)成果形式等與我校現(xiàn)有方式的差異和優(yōu)勢。而這些重要的影音文字資料，基本不會存儲在高校主管部門的成果庫中，主管部門一般只存儲文字資料(如學(xué)術(shù)成果論文)。交流過程影音文字資料，作為學(xué)術(shù)交流檔案的一部分，是國際交流成果的另一種展示。對教師教學(xué)能力提升、個(gè)人科研方式方法提升、教師隊(duì)伍整體能力的提升，具有重要的指導(dǎo)意義。

因此，學(xué)術(shù)交流檔案是業(yè)績成果展示的重要資料、也是評價(jià)學(xué)術(shù)交流效用價(jià)值的資料，有助于學(xué)術(shù)交流的成果交流。

三、學(xué)術(shù)交流檔案管理的建議

鑒于學(xué)術(shù)交流檔案管理的重要性，結(jié)合檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對此類專業(yè)檔案的管理提出如下建議。

(一) 建立并完善學(xué)術(shù)交流檔案管理體制，保證學(xué)術(shù)交流檔案歸檔內(nèi)容的完整性和時(shí)效性

隨著教學(xué)體系交流化地不斷推進(jìn)，學(xué)術(shù)交流帶給高校的國內(nèi)訪學(xué)國外訪學(xué)的教師數(shù)量大幅度增加。高校教職工學(xué)術(shù)交流學(xué)習(xí)、科研合作、國際參會的人次不斷增加，產(chǎn)生的學(xué)術(shù)交流檔案的數(shù)量隨之增加，學(xué)術(shù)交流人員涉及教師發(fā)展中心、國際交流處、人事處、教學(xué)院等相關(guān)部門。各部門根據(jù)分管業(yè)務(wù)協(xié)同進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的檔案整理。明確各部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人員的檔案管理職責(zé)，由專業(yè)檔案人員進(jìn)行最后匯總歸檔。明確學(xué)術(shù)交流檔案的歸檔內(nèi)容和時(shí)效性。

(二) 加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理專業(yè)知識，提高檔案管理水平

借鑒其他企事業(yè)單位的交流模式，也是學(xué)術(shù)交流發(fā)展的方式之一。學(xué)術(shù)交流檔案的管理規(guī)范，可以在高校中相互借鑒。多數(shù)專業(yè)檔案管理都是由相關(guān)部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員兼職處理。這類人員基本沒有檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)[5-6]。致使學(xué)術(shù)交流檔案整理，只是停留在簡單的文檔規(guī)整，便于查找，但是沒有系統(tǒng)性的比較和交流意義。在檔案內(nèi)容的收集過程，因?yàn)橹荒苁羌媛毺幚恚鶝]有考慮到學(xué)術(shù)交流的時(shí)效性。高?？梢酝ㄟ^集中培訓(xùn)、檔案專業(yè)知識交流、專業(yè)課題等方式，對檔案整理規(guī)范和方法進(jìn)行提升。這不僅可以提高檔案工作的效率，也是對業(yè)務(wù)人員辦公素質(zhì)和技能的提升。由于學(xué)術(shù)交流檔案屬于專業(yè)檔案，具有一定的特殊性和專業(yè)性，檔案工作人員需要通過相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，提升政治覺悟和敏感性。

(三) 加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流成果展示，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流發(fā)展

成果展示是評價(jià)機(jī)制的方式之一。學(xué)術(shù)交流成果展示可以更好地對學(xué)術(shù)交流成果進(jìn)行反饋，將個(gè)案學(xué)習(xí)的過程成果展示給更多的學(xué)習(xí)者，也是個(gè)案是否能夠畢業(yè)的重要衡量指標(biāo)。以長白山青年骨干教師為例，教育廳的結(jié)業(yè)結(jié)果要求是以論文的形式，論文有相應(yīng)的質(zhì)量和字?jǐn)?shù)限制，要求答辯。那么結(jié)業(yè)論文作為學(xué)術(shù)交流的一部分，在教育廳相關(guān)部門存儲。而高校對于成果展示，主要采用交流會的方式，各類學(xué)術(shù)交流成果在交流會上互相分享成果和經(jīng)驗(yàn)，這些交流經(jīng)驗(yàn)在高校相關(guān)部門存儲。有了學(xué)術(shù)交流檔案之后，和交流相關(guān)的有價(jià)值的資料都需要統(tǒng)一存儲。檔案整理的系統(tǒng)性，要求資料的完備性。學(xué)術(shù)交流檔案可以使學(xué)術(shù)交流從申報(bào)到審批，從交流準(zhǔn)備到交流考核，從文件規(guī)范到費(fèi)用審核，從個(gè)人資料到主管部門，檔案整理工作可以將整個(gè)流程中所涉及的所有內(nèi)容進(jìn)行信息整合。系統(tǒng)科學(xué)的檔案整理，能夠給所有學(xué)術(shù)交流的業(yè)務(wù)部門提供業(yè)務(wù)檢查數(shù)據(jù)，方便高層部門對學(xué)術(shù)交流活動的整體監(jiān)控，便于各部門的業(yè)務(wù)溝通，更便于在現(xiàn)有制度基礎(chǔ)上對學(xué)術(shù)交流的某些環(huán)節(jié)進(jìn)行深度改革。檔案整理更加便利于學(xué)術(shù)成果的交流[7]，交流的方式也從傳統(tǒng)的交流會延伸成信息化交流。

(四) 將信息化建設(shè)引入到學(xué)術(shù)交流檔案管理中，構(gòu)建高校大數(shù)據(jù)學(xué)術(shù)交流管理體系

信息化建設(shè)作為高校改革的重要手段之一，在高校發(fā)展的各個(gè)方面都發(fā)揮著舉足輕重的作用。將信息化引入到學(xué)術(shù)交流檔案建設(shè)中，可以極大提高檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。多數(shù)學(xué)術(shù)交流申報(bào)審批及交流成果為保證其真實(shí)有效，都是以紙質(zhì)存儲，交流基本信息按照電子文檔編寫，便于紙質(zhì)文件查閱。在學(xué)術(shù)交流過程中產(chǎn)生的影音文件按一定原則進(jìn)行存放。但是沒有真正實(shí)現(xiàn)信息化[7-8]，電子紙質(zhì)文件單獨(dú)存放，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理。沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理的弊端很多[9]，比如不便于查找，紙質(zhì)文件破損[10]，電子資源和紙質(zhì)資源需要通過相應(yīng)索引才能結(jié)合在一起，最大的弊端是不便于使用和交流學(xué)習(xí)。大數(shù)據(jù)條件下的學(xué)術(shù)交流體系，可以很好保護(hù)原始資源，便于資源的調(diào)用交流。

四、結(jié) 語

高校學(xué)術(shù)交流檔案整理已經(jīng)成為高校檔案管理的一部分，在人才培養(yǎng)中發(fā)揮著越來越重要的作用。項(xiàng)目的管理工作需要高校各相關(guān)部門協(xié)同合作，高校和主管部門配合才能完成的復(fù)雜工作。高校在完善相關(guān)規(guī)范制度的同時(shí)，做好交流成果展示能夠豐富交流經(jīng)驗(yàn)，做好經(jīng)驗(yàn)整理，能夠極大促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的發(fā)展。