試論高校照片檔案的收集管理和利用*

趙曉紅

（西藏民族大學(xué)圖書館，陜西 咸陽(yáng) 712000）

1 高校照片檔案的特點(diǎn)和意義

照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。新聞?wù)掌瑱n案是將生活的瞬間成像為永恒證據(jù)。它具有重要的憑證作用和歷史價(jià)值。［1］照片檔案是以記錄影像為主要形式的載體檔案，它以直觀、真實(shí)等特點(diǎn)記錄著高等院校的發(fā)展歷程，可以再現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)和科研活動(dòng)等歷史場(chǎng)面，是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史見證，也是新時(shí)期高校開展思想文化教育的最好材料，是校園文化的有力傳承。［2］

1.1 照片檔案的特點(diǎn)在于它的“直觀性”和“真實(shí)性”

照片是通過特定的化學(xué)和光學(xué)原理，人們使用某種專門設(shè)備和器材進(jìn)行影像記錄，保存和再現(xiàn)現(xiàn)實(shí)生活的中一些事件情景視覺圖像，所以它最更貴的地方就是它的“真實(shí)性”。它具有真實(shí)、生動(dòng)、直觀的信息特征。高校照片檔案是以獨(dú)特的存在形式反映高校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。照片檔案在校史研究、思想政治教育以及對(duì)外交流與合作，擴(kuò)大學(xué)校宣傳都有重要的價(jià)值。［3］

1.2 高校照片檔案對(duì)學(xué)校精神文化的傳承功能

通過照片檔案可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校最初真實(shí)風(fēng)貌再現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展變化歷程。比如，我們整理的民大照片檔案中，我校西藏公學(xué)時(shí)期、西藏民院時(shí)期都有幾次校門的變化，老師給學(xué)生理發(fā)的照片，過春節(jié)時(shí)老師帶領(lǐng)不能回西藏過年的學(xué)生游覽西安革命公園的照片，西藏公學(xué)給學(xué)生家長(zhǎng)的信，學(xué)生報(bào)名參軍，積極投身以西藏反革命叛亂的革命隊(duì)伍中的等等照片，對(duì)當(dāng)今的師生都有著深遠(yuǎn)的校園文化教育意義。

1.3 可以通過照片檔案研究學(xué)校宗旨、辦學(xué)模式和教學(xué)理念以及發(fā)展方向

我們可以看到學(xué)校老照片中有大量的預(yù)科班、衛(wèi)生科、機(jī)電隊(duì)、政治科等等的不同系科學(xué)生生活和學(xué)習(xí)的照片，從這一點(diǎn)也是可以看出，西藏民族大學(xué)60年的崢嶸歲月，她是在黨中央親切關(guān)懷下創(chuàng)建于特殊歷史年代，擔(dān)負(fù)著特殊歷史使命，做出了特殊歷史貢獻(xiàn)的。學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃是結(jié)合西藏和具體情況制定的，課程設(shè)置是貫徹黨的教育方針并適應(yīng)為西藏進(jìn)行社會(huì)改革及社會(huì)主義建設(shè)的需要的。各畢業(yè)班的照片可以證明我校已經(jīng)為西藏培養(yǎng)了一大批干部和各類專業(yè)技術(shù)人才，這些學(xué)生在西藏革命和建設(shè)的不同歷史階段發(fā)揮了獨(dú)特的不可代替的作用。從會(huì)計(jì)科、藏語(yǔ)文系、師范科到預(yù)科，等這些系科的設(shè)置體現(xiàn)了民族學(xué)院的辦學(xué)精神、辦學(xué)傳統(tǒng)和辦學(xué)特色。

1.4 展示學(xué)校的發(fā)展歷程，激發(fā)教職工和學(xué)生的愛校熱情

例如，圖書館徐明書記于2017年寫的《民大往事》回憶了學(xué)校艱苦卓絕的辦學(xué)歷史和老民院人擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)的英雄氣概和頑強(qiáng)精神，文中大量的老照片以樸素而溫情的獨(dú)特方式定格學(xué)校發(fā)展歷史，表達(dá)了他對(duì)學(xué)校的炙熱情感。《民大往事》就像給平靜的湖面投入一塊石子一樣，在許多“民大人”的心中泛起層層漣漪。在那艱苦歲月中，民大人的堅(jiān)持、勇于擔(dān)當(dāng)、無私奉獻(xiàn)的革命精神。

圖書館制作“檔案：我們共同的記憶——西藏民族大學(xué)建校60 年圖片展”在“6·9 檔案日”展出，展示了學(xué)校西藏公學(xué)、西藏民族學(xué)院和西藏民族大學(xué)三個(gè)時(shí)期，有關(guān)教學(xué)、科研和學(xué)生管理的各方面的照片，共展出三百一十五張照片，圖片展受到了全校師生的一致好評(píng)。之后又為學(xué)校60年校慶做了“光陰·記憶·眷戀”圖片展，共展出四十塊展板四百五十五張照片。展板展出期間，每天有大量的師生參觀瀏覽，特別是許多退休職工在看了圖片后都很激動(dòng)，紛紛把自己收藏的老照片拿給圖書館。展板圖文并茂，它是民大歷史中重要?dú)q月的精彩回顧。一張張修復(fù)清晰的、珍貴的照片，配以簡(jiǎn)潔精煉的文字，承載著民大人在艱苦歲月中拼搏奮斗的經(jīng)歷。展版就像全民大人的照相簿，每個(gè)人都會(huì)在其中找到既屬于同學(xué)、同事、朋友，又屬于西藏民族大學(xué)的記憶，找到自己青春的記憶。

1.5 照片檔案是學(xué)校思想宣傳工作的直觀媒介

照片檔案以其特有的載體形式，獨(dú)特地反映了學(xué)校的歷史、重大變革、重要人物和事件的面貌。校志的編寫、學(xué)校教學(xué)、科研、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果展示和校史展都需要大量的照片檔案為依托。圖書館依托收集的檔案照片建立了西藏民族大學(xué)檔案信息發(fā)布平臺(tái)，設(shè)有民大記憶、合影留念、榮譽(yù)集錦、校史春秋、校友風(fēng)采、留影存照、檔案編研等欄目，分類在平臺(tái)展示2956張電子檔案照片，這樣充分發(fā)揮提高了照片檔案的價(jià)值，又起到了檔案資源信息共建共享的宣傳效果。

檔案資料在高校作為一種記錄性、借鑒性的信息資源，是高校發(fā)展歷程的見證。一定意義上講，檔案資源為西藏高校培養(yǎng)師生貫徹黨的教育方針，堅(jiān)持正確辦學(xué)方向，貫徹黨的民族政策和宗教政策，加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步教育，傳承中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，自覺維護(hù)民族團(tuán)結(jié)，全面推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作，努力培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)者和接班人，提供了可借鑒的依據(jù)。為給高校的思想政治教育工作提供更好的服務(wù)資源。因此，高校必須提高對(duì)檔案開發(fā)和管理創(chuàng)新的重視程度。

2 照片檔案現(xiàn)狀及存在的問題

由于制度的不完善，缺乏必要的約束機(jī)制，加上工作人員對(duì)檔案照片的重要性認(rèn)識(shí)為足，照片檔案整理不及時(shí)或不整理，導(dǎo)致照片檔案存在嚴(yán)重缺失現(xiàn)象。

2.1 照片檔案管理制度不完善

我國(guó)在2003 年5 月1 日實(shí)施《照片檔案管理規(guī)范》，國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，一些學(xué)校根據(jù)這些法規(guī)制定了本校的電子文件歸檔與管理辦法，但有些學(xué)校和單位還沒有制定具體的適合我校的《西藏民族大學(xué)電子電子文件歸檔與管理辦法》，沒有對(duì)電子文件的職責(zé)分工、歸檔和整理制定具體的規(guī)章制度。指導(dǎo)、約束機(jī)制的不健全、不完善，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理部門對(duì)照片檔案的收集、保管和利用不夠規(guī)范，工作困難重重，直接影響的檔案管理人員的照片檔案收集管理工作。

2.2 照片檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

許多部分工作人員照片檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，加上檔案照片涉及到學(xué)校各個(gè)部門、各種活動(dòng)，部門人員的變動(dòng)，導(dǎo)致不重視照片檔案的積累，沒有設(shè)立專人保管，攝影師不及時(shí)上交工作照片，有的管理人員崗位變動(dòng)時(shí)也不交接照片，原來的紙質(zhì)照片不按要求歸檔保存，數(shù)碼照片不及時(shí)備份。

2.3 照片收集整理不及時(shí)，存在嚴(yán)重缺失遺漏現(xiàn)象

我校檔案照片截止2017年為止，主要存有的照片都是建校到1994 年期間的照片，1994 年至2016 年近20年的檔案照片嚴(yán)重缺失，具說檔案部門的管理人員也是在積極的收集照片，但由于制度的不完善、部門工作人員的檔案照片重要性的認(rèn)識(shí)不足等原因，收集起來也是處處受阻。

3 完善老照片的收集和整理工作

在圖書館領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案館于2017年開始了對(duì)學(xué)校老舊照片的搶救性整理工作，經(jīng)過幾年的收集，取得了一定的效果，這些照片為學(xué)校的宣傳工作起到了重要的作用。

3.1 通過多種渠道收集照片檔案

檔案工作人員通過多種渠道與照片形成部門和個(gè)人溝通、了解，征集照片檔案。在學(xué)校各部門、離退休老同志及圖書館老師們支持、關(guān)心與共同努力下，目前收集、整理、掃描了3000多張照片，這些照片檔案極大地充實(shí)了館藏，但是有些年代的照片很少，比如1994年至2002年的照片只有幾張，因此老照片的收集和整理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作進(jìn)行是很有必要的。

3.2 老照片搶救性收集和整理的技術(shù)工作

搶救、修復(fù)、數(shù)字化工程是需要逐步進(jìn)行的，要更好的保存老照片與提高老照片的利用價(jià)值就要對(duì)老照片掃描進(jìn)行數(shù)字化處理，歸類和標(biāo)注，需要做好以下幾項(xiàng)工作。

首先是老照片的掃描，老照片都需要進(jìn)行數(shù)字化處理，用專業(yè)的掃描儀掃描或用數(shù)碼相機(jī)翻拍，再經(jīng)過圖像處理軟件修復(fù)，提高老照片的品質(zhì)和使用價(jià)值。

老照片檔案的數(shù)字化、規(guī)范化管理可以方便使用檔案照片。大大加快了照片檔案的檢索速度，簡(jiǎn)化利用照片檔案的程序。掃描過程是照片檔案數(shù)字信息轉(zhuǎn)換不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，分辨率的設(shè)置是最主要的參數(shù)設(shè)置。［4］需要注意的是，在掃描中，并不是分辨率設(shè)置的越大越好，否則掃描后的文件在修復(fù)時(shí)會(huì)出現(xiàn)打不開的問題，老照片主要是黑白照片，一般來講，選用300-600dpi 的分辨率，掃描圖像存成TIFF或JPG 格式。對(duì)于特別長(zhǎng)的照片，不能一次掃描完成，就需要多次、分段掃描，還需要考慮修復(fù)合并圖像時(shí)的拼接需要，所以分段掃描時(shí)需要部分重疊。

其次是老照片的修復(fù)工作，由于時(shí)間、溫度、保存方法等原因，造成許多照片影像均有不同程度地存在衰減、霉變、泛黃變色、褪色、粘連、褶痕以及可能部分殘缺不全等損壞現(xiàn)象。所以掃描的照片圖像會(huì)有許多瑕疵，需要技術(shù)人員進(jìn)行修復(fù)瑕疵，還原本體的工作。

3.3 做好老照片的詳細(xì)鑒定與注解文字

老照片整理工作中一個(gè)重要內(nèi)容就是注解說明文字。一張好的檔案照片不僅要有完整清晰的圖像，同時(shí)還要有與之相匹配的文字說明。這樣才能全面的反映照片，方便瀏覽者讀懂照片，是歷史見證作用的一個(gè)重要之處，也是體現(xiàn)存檔價(jià)值，正確分類著錄后的檔案照片也更方便查找利用。對(duì)照片登記的文字及當(dāng)事人、知情人的回憶寫出詳盡的文字說明。說明應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等“六要素”。文字要簡(jiǎn)潔明了，表述的內(nèi)容要清楚。［6］我館在收集老照片時(shí)存在許多檔案年份、事件、人物不準(zhǔn)確等問題，工作人員就主動(dòng)尋找民大老同志認(rèn)證確定，力求準(zhǔn)確、細(xì)致。

3.4 進(jìn)行老照片的分類歸檔

我校之前的老照片并沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，所以需要根據(jù)《檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我校的具體情況，制定適合本校的照片分類方法，更好地做好紙質(zhì)照片和電子照片的歸檔工作。

4 加強(qiáng)數(shù)碼檔案照片的檔案管理

4.1 制定規(guī)范細(xì)則，保證數(shù)據(jù)檔案照片的歸檔和管理

為了指導(dǎo)信息化環(huán)境下數(shù)碼照片檔案的管理，明確數(shù)碼照片的歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷毀的管理要求，國(guó)家檔案局在2014 年12 月31 日發(fā)布了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》。它對(duì)有效指導(dǎo)和規(guī)范我國(guó)數(shù)碼照片的歸檔工作和數(shù)碼照片檔案的管理工作，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史意義。［4］高校應(yīng)該依據(jù)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本校的具體情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則，明確本校數(shù)碼照片的歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)、整理和著錄方式、存儲(chǔ)載體，備份方式及利用方式。［5］

4.2 做好數(shù)碼檔案照片收藏和利用的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

在這里，筆者認(rèn)為主要注意兩個(gè)權(quán)利，一是職務(wù)檔案作品著作權(quán)問題，一個(gè)是職務(wù)檔案作品的歸屬權(quán)問題，《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》對(duì)職務(wù)作品著作權(quán)問題有明確規(guī)定。解決好檔案照片的署名權(quán)和歸屬權(quán)，避免在利用和保存環(huán)節(jié)出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛，有利于檔案照片的收集和理事，也能調(diào)動(dòng)和提高攝影者配合檔案工作的積極性。同時(shí)也要規(guī)定檔案照片的再利用問題過程注意攝影者的署名問題。

4.3 數(shù)碼照片的收集整理中應(yīng)該注意的一些事項(xiàng)

首先要求學(xué)校在各種活動(dòng)中用專業(yè)相機(jī)拍照，當(dāng)今社會(huì)人手一部手機(jī)，手機(jī)照相功能越來越強(qiáng)大，但手機(jī)與單反相機(jī)相比的，單反相機(jī)在畫質(zhì)、色彩解析力、寬容度上相比于手機(jī)，還是有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)的，它拍的圖像在很暗的情況下，可以通過PS 軟件調(diào)整還原大部分的暗部細(xì)節(jié)，手機(jī)在同樣情況下就無法還原同樣的圖像。其次，拍攝的檔案數(shù)碼照片，一般都要經(jīng)過后期處理，才能滿足使用的要求，比如網(wǎng)絡(luò)新聞、報(bào)紙等都需要照片，照片的大小和像素以滿足使用的要求。檔案收藏必須收藏備份原始照片。

5 實(shí)現(xiàn)高校照片檔案的規(guī)范化管理的有效途徑

5.1 完善檔案照片的歸檔制度建設(shè)，制定照片檔案歸檔實(shí)施細(xì)則

高校的檔案管理工作需要有制度、細(xì)則來約束。為規(guī)范電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定適合本校情況的電子文件歸檔與管理辦法。對(duì)電子照片歸檔、管理、分類等有明確的規(guī)定，確保各部門的電子照片都能歸檔。

5.2 建立檔案收集工作監(jiān)督機(jī)制，保證檔案工作規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展

建立和完善檔案管理制度。在有關(guān)法規(guī)規(guī)章中對(duì)各單位形成的重大活動(dòng)聲像檔案歸檔和移交責(zé)任予以細(xì)化規(guī)定，明確在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)交本單位檔案部門歸檔，并在規(guī)定期限內(nèi)按照法定程序移交學(xué)校檔案館。檔案管理部門對(duì)學(xué)校各單位的聲像檔案歸檔和編目指導(dǎo)和監(jiān)督。教育和引導(dǎo)那些把職務(wù)作品據(jù)為己有、拒絕歸檔的工作人員能夠積極的上報(bào)應(yīng)歸檔攝影作品和照片。檔案監(jiān)督體制建設(shè)可以將校屬各單位全部納入其中，建立起一整套全面的檔案工作管理體系，對(duì)校屬各單位檔案工作形成制度約束機(jī)制。［6］

5.3 加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，強(qiáng)化民族高校照片檔案收集意識(shí)

沒有收集，檔案的管理和利用就無從談起。通過多種方式向師生宣傳照片檔案價(jià)值，爭(zhēng)取得到全校師生的積極參與和支持。提高檔案工作人員的多媒體檔案管理意識(shí)。高校要全方位宣傳多媒體檔案管理重要性和意義，樹立為廣大師生和社會(huì)提供及時(shí)準(zhǔn)確的服務(wù)信念。關(guān)注學(xué)校的重大事件、重要人物、重大教學(xué)科研成果，收集各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的文字報(bào)道、圖片、視頻及反饋信息資料，形成完整系統(tǒng)的檔案資料。及時(shí)關(guān)注校園網(wǎng)站主頁(yè)，關(guān)注學(xué)校各職能部門、教學(xué)單位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案部門每年編輯出版學(xué)校畫冊(cè)，展示學(xué)校重要人物和重大事件。

5.4 加強(qiáng)高校檔案館機(jī)構(gòu)改革

2018年，經(jīng)黨中央、國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)《西藏自治區(qū)機(jī)構(gòu)改革方案》和中國(guó)共產(chǎn)黨西藏自治區(qū)第九屆委員會(huì)第四次全體會(huì)議審議通過《關(guān)于西藏自治區(qū)機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施意見》［7］，對(duì)全區(qū)機(jī)構(gòu)改革工作和組織落實(shí)機(jī)構(gòu)改革方案進(jìn)行動(dòng)員部署，自治區(qū)檔案館改為黨委辦公廳管理的事業(yè)單位，檔案管理職能作為辦公的一個(gè)環(huán)節(jié)被合并。針對(duì)高校一些重大事件形成的照片，檔案館應(yīng)該參與到重大事件過程當(dāng)中去，有利于檔案管理人員清楚照片形成的背景，正確編目照片檔案，要制定完善的管理制度。

5.5 加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育以適應(yīng)日新月異的信息化社會(huì)的變化

信息化社會(huì)對(duì)檔案管理人員的信息素質(zhì)要求也不斷提高，要作好檔案照片的收集、管理和利用工作，高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)是非常必要的。檔案人員要加強(qiáng)新聞理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，要掌握一定的攝影知識(shí)，更要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)。另一方面，也要加強(qiáng)攝影者的檔案意識(shí)的培養(yǎng)。檔案人與攝影人應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，相互學(xué)習(xí)，團(tuán)隊(duì)協(xié)作，做好學(xué)校檔案照片的收集、管理和利用工作。