普通高?？萍疾樾绿岣叻召|(zhì)量初探

衛(wèi)榮娟

（河南科技大學圖書館，河南 洛陽 471023）

科技查新，簡稱查新，是指查新機構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》（國科發(fā)計字[2000]544 號）操作，經(jīng)過文獻檢索與對比分析，并做出結(jié)論（查新報告）[1]。其目的在于：通過檢索與委托項目查新點相關(guān)的文獻，來查證委托項目的技術(shù)內(nèi)容是否具有創(chuàng)新性。通過科技查新，可以避免研究內(nèi)容與他人課題重復，也可避免研究課題的盲目申報，還可以了解所屬行業(yè)國內(nèi)外的前沿研究動向[2]。目前，在課題立項、成果鑒定、科研獎勵、研究生開題以及專利申請時，科技查新已成為一個不可或缺的環(huán)節(jié)，也是我國科學技術(shù)創(chuàng)新的重要組成部分，它對高校、科研院所和中小企業(yè)的科學研究、技術(shù)創(chuàng)新以及社會的經(jīng)濟發(fā)展都產(chǎn)生了重要作用。

自1992 年教育部首次在直屬高校設(shè)立 “高等學?？萍柬椖孔稍兗俺晒樾轮行墓ぷ髡尽?以來，截至到2014 年底，教育部在全國高校共批準設(shè)立7 批102 所科技查新工作站。但這些查新站主要分布在“985”和“211”等重點高校，普通高校只有30所，不到總數(shù)的30%。而且這些普通高校查新站無論是數(shù)據(jù)庫文獻資源，還是查新人員的專業(yè)素質(zhì)，以及查新客戶源等方面，都不能與重點高校相比[3]。這些因素，都會影響到查新服務的質(zhì)量。

質(zhì)量是科技查新工作的生命線[4]。因此，提高科技查新工作的服務質(zhì)量，是普通高?？萍疾樾鹿ぷ骺滩蝗菥彽闹匾蝿铡Ｎ恼聫奶嵘樾氯藛T素質(zhì)，提高查新報告質(zhì)量，以及拓展服務內(nèi)容和深度三方面，來淺談普通高校如何提高科技查新的服務質(zhì)量。

1 提升查新人員素質(zhì)，提高服務水平

查新人員是查新工作的主體，查新人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，在很大程度上決定了查新服務的質(zhì)量。

1.1 提升查新人員專業(yè)能力

查新人員的學科專業(yè)結(jié)構(gòu)配置，對科技查新工作非常重要。查新工作的性質(zhì)表明，一所查新機構(gòu)的最佳配置是由圖書情報專業(yè)、外語專業(yè)和各相關(guān)專業(yè)的查新人員組成。但所有專業(yè)的查新員都配齊其難度可想而知[5]，特別是普通高校的查新站更是達不到這一點兒。這就需要查新人員在工作的同時不斷地加強業(yè)務學習，包括查新專業(yè)知識、數(shù)據(jù)庫檢索能力、外語能力、計算機能力以及與查新項目相關(guān)的專業(yè)知識等?？梢酝ㄟ^加強查新站內(nèi)部人員之間或查新人員交流群與同行人員來進行業(yè)務知識的學習交流；或安排人員到兄弟查新站參觀、學習和交流；還可以邀請查新咨詢專家或數(shù)據(jù)庫專家以及重點單位的科研工作人員來查新站有針對性的指導；在遇到自己不熟悉的專業(yè)或領(lǐng)域時，虛心向委托人請教學習等。除此之外，還要重視查新人員的培訓工作，派出人員參加教育部舉辦的各種相關(guān)培訓和業(yè)務研討會，以提高查新人員的業(yè)務能力。同時，也要鼓勵查新人員通過學歷提升和職稱晉升來促進查新人員更加積極地學習，從而促進查新服務質(zhì)量的提高。

1.2 提升查新人員職業(yè)素養(yǎng)

查新人員要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，熱愛本職工作，愛崗敬業(yè)，遵守工作制度，熱情服務用戶。接待用戶時要做到語言文明，態(tài)度和藹，行為恰當?shù)皿w；耐心解答用戶提出的問題，力求有問必答，回答明確；針對查新過程中出現(xiàn)的問題，要及時、耐心地與用戶交流磋商，交換意見，恰當解決。掌握良好的溝通交流技巧，增強與客戶的溝通協(xié)調(diào)能力，維護與客戶之間的良好關(guān)系，能增加用戶參與查新的積極性，提高查新服務的效率和質(zhì)量。高校查新站的工作人員隸屬于高校，工資待遇基本是一種旱澇保收的狀態(tài)，工作時間也大多為坐班制，這難免會使查新人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠。管理部門也應該通過制定合理的激勵機制，提高查新人員的工作積極性。

2 提高查新報告質(zhì)量

查新報告是查新機構(gòu)根據(jù)查新委托人的要求，依據(jù)查新項目的技術(shù)要點、查新點等內(nèi)容，與所查文獻范圍內(nèi)的文獻信息進行比較分析，對查新點做出新穎性判別，以書面形式撰寫的客觀、公正的技術(shù)文件[6]。提高查新報告的質(zhì)量，要嚴格按照《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》，按照查新的工作流程，從接受查新委托與用戶的交流溝通開始，到報告的撰寫和審核，認真把握每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)?，F(xiàn)從查新點的提煉、數(shù)據(jù)庫資源的使用、檢索關(guān)鍵詞的選擇、檢索策略式的制定四個技術(shù)含量較高的環(huán)節(jié)來闡述。

2.1 查新點的提煉

查新點一般從技術(shù)要點中提煉，指委托項目技術(shù)要點中的創(chuàng)新點，但不包括項目的一般性技術(shù)特征。查新點由委托人提出后，查新員要利用其專業(yè)知識，判斷查新點是否恰當。有時，一些查新委托人，因缺乏查新經(jīng)驗，“查新點”不知如何填寫，簡單以項目名稱作為查新點；或以為查新點越多越好，把項目的技術(shù)要點當作查新點一一列出，以證明其創(chuàng)新能力強；或?qū)ρ芯勘尘斑M行了大量描述，對研究重點卻一筆帶過；或利用“最早”“新型”“國內(nèi)首創(chuàng)”“世界領(lǐng)先”“較高”“較好”等沒有具體技術(shù)指標的、不確定性的修飾詞來描述；或查新委托人認為項目的關(guān)鍵技術(shù)不能泄露，隱瞞具體技術(shù)方法和數(shù)據(jù)指標[7]。這種情況下，就需要查新員具有較高的綜合素質(zhì)，既要利用專業(yè)知識幫助委托人歸納出恰當?shù)牟樾曼c，又要善于與委托人進行溝通，使雙方對查新點達成一致的認識。為提高查新質(zhì)量和效率，也可不定期組織部分有查新需求的中小企業(yè)負責人或技術(shù)人員，對查新委托書的填寫做簡單的培訓。

2.2 數(shù)據(jù)庫資源的利用

數(shù)據(jù)庫資源，是查新工作重要的一部分。目前，具有教育部查新資質(zhì)的查新站，依托高校圖書館這個強而有力的后盾，數(shù)據(jù)庫資源基本能滿足查新工作的需要，但仍需在經(jīng)費允許的情況下根據(jù)自身需要增加一些特色數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的具體利用，在很大程度上，也因查新人員的素質(zhì)和習慣而異。根據(jù)查新規(guī)范要求，查新檢索方法應以機檢為主，手檢為輔。查新檢索所用數(shù)據(jù)庫必須是與查新項目的學科領(lǐng)域相關(guān)的國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫，包括綜合數(shù)據(jù)庫和專業(yè)數(shù)據(jù)庫，而且中、外文必查數(shù)據(jù)庫都不少于10 個[5]。例如：國內(nèi)數(shù)據(jù)庫有CNKI、萬方、維普、超星、國家知識產(chǎn)權(quán)局專利檢索數(shù)據(jù)庫以及百度學術(shù)等，國外數(shù)據(jù)庫有Web of Science、EI 以及美國專利數(shù)據(jù)庫、歐洲專利數(shù)據(jù)庫、日本專利數(shù)據(jù)庫等。如果可用的必查數(shù)據(jù)庫有所欠缺，還須采用Dialog 國際聯(lián)機系統(tǒng)進行補充檢索[5]。教育部把Dialog 國際聯(lián)機系統(tǒng)作為查新檢索必要手段，查新人員也普遍認為Dialog 國際聯(lián)機系統(tǒng)對于國內(nèi)外查新來說是最好的系統(tǒng)。但Dialog 系統(tǒng)擁有600 多個數(shù)據(jù)庫，在選擇所需數(shù)據(jù)庫時，要根據(jù)查新項目的學科需要，篩選出檢索需要的綜合數(shù)據(jù)庫和專業(yè)數(shù)據(jù)庫，多個數(shù)據(jù)庫的檢索結(jié)果互相補充，才能保證查全；根據(jù)項目所屬的學科需要，選擇適合的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，才能保證查準。

2.3 檢索關(guān)鍵詞的選擇

檢索關(guān)鍵詞包括規(guī)范詞及其中外文同義詞和縮寫詞，有時根據(jù)檢索結(jié)果需要還包括其上位詞、下位詞或相關(guān)詞，涉及專利的還包括國際專利分類號等。檢索關(guān)鍵詞的選擇，可以根據(jù)委托人提出的關(guān)鍵詞作為參考，分析其是否能夠體現(xiàn)查新點，并根據(jù)需要對檢索關(guān)鍵詞重新進行復核、篩選、補充和精煉。包括：選定的關(guān)鍵詞是否規(guī)范，是否列出其常用的中外文同義詞和縮寫詞，或根據(jù)檢索結(jié)果考慮是否涉及其上下位詞等。還應充分利用工具書、百度百科，或從已檢出的相關(guān)文獻中，擴展所需要的檢索用詞。要規(guī)范使用各個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用的截詞符號，如在Dialog 系統(tǒng)中，用“？”作為截詞符，并且包括前截、中截、后截等，對檢索關(guān)鍵詞進行必要的擴展[8]。

2.4 檢索策略式的制定

檢索策略式是查新的靈魂，其制定對檢索結(jié)果具有直接影響，對查新報告的質(zhì)量也起著至關(guān)重要的作用。查新報告質(zhì)量的高低，最重要的環(huán)節(jié)就是選擇恰當?shù)臋z索詞，并制定出合理的檢索策略式。查新檢索的對比文獻，既要查準，又要查全。查全與查準是相互辯證的，查全是前提，查全才能如實地反映出課題是否具有新穎性，防止研究重復；在此基礎(chǔ)上，努力查準，才能最大限度地提高查新的檢索質(zhì)量[9]。

《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》規(guī)定，所列檢索策略式的檢出結(jié)果不得為0。但在使用數(shù)據(jù)庫進行文獻檢索時，有時會遇到檢索結(jié)果為“0”的現(xiàn)象。這時，用戶往往特別高興，認為自己的技術(shù)沒有先例，肯定具有新穎性，這顯然不符合實際情況。任何一項科技創(chuàng)新，都不能“橫空出世”，都是在一定的研究基礎(chǔ)上進行的。對制定的檢索式在數(shù)據(jù)庫檢索不到相關(guān)的文獻時，要查明其原因。是檢索詞選擇不恰當，還是其組配不合適，或是數(shù)據(jù)庫選擇不適當?shù)?。調(diào)整檢索策略式一般采用先擴大檢索范圍，然后再不斷調(diào)整檢索詞組配，縮小檢索范圍，逐漸接近檢索結(jié)果的方法；還要巧妙地利用檢索位置算符和邏輯算符，調(diào)整制定檢索策略式，直至達到滿意的結(jié)果[10]。

3 拓展服務內(nèi)容和深度

高校的科技查新工作屬于有償?shù)姆招袠I(yè)，服務對象不僅包括高校師生，還包括校外科研院所、中小企業(yè)等。除常規(guī)的科技查新業(yè)務服務外，還可拓展的服務內(nèi)容有:ESI 學科分析服務、知識產(chǎn)權(quán)信息服務等。另外，也可開展定題跟蹤服務，個性化定制服務等，拓展服務深度。查新機構(gòu)要不斷了解用戶需求，定期對服務進行更新、升級，保持查新服務旺盛的生命力。

3.1 ESI 學科分析服務

利用ESI 數(shù)據(jù)庫，開展系列ESI 學科分析服務，幫助高校分析某學科ESI 學科現(xiàn)狀及其進入ESI 前1%潛力值，并對重點學科定期推出學科現(xiàn)狀及潛力值分析服務，為學校學科評估和發(fā)展提供最新的動態(tài)信息服務。

3.2 知識產(chǎn)權(quán)信息服務

以科技查新業(yè)務為依托，充分挖掘數(shù)據(jù)庫文獻資源和人力資源優(yōu)勢，面向企業(yè)開展知識產(chǎn)權(quán)信息服務，如：專利咨詢、專利檢索、專利分析和行業(yè)技術(shù)調(diào)研等知識產(chǎn)權(quán)信息服務。

3.3 定題跟蹤服務

定題跟蹤服務要針對科研定題服務的內(nèi)容，根據(jù)課題的研究需要，持續(xù)性地、系統(tǒng)性地向科研人員提供研究所需的文獻資料。在服務過程中，一要了解跟蹤課題所涉及的學科專業(yè)知識；二要經(jīng)常與課題負責人進行交流溝通，了解課題的研究進展以及對文獻信息的需求；三要向科研人員介紹研究所需的中外文數(shù)據(jù)庫和專業(yè)網(wǎng)站，以及檢索策略方面的知識[11]。

3.4 個性化定制服務

個性化定制服務主要是指根據(jù)用戶的需求形成個性化信息檢索服務功能，針對用戶所需進行信息檢索，最大限度地滿足用戶的個性化需求。以個性化服務為基礎(chǔ)，發(fā)展多元化的服務方式，針對用戶的信息需求有針對性地提高信息服務的效率和質(zhì)量，讓用戶真正體會到個性化定制服務帶來的優(yōu)勢[12]。

4 結(jié)語

綜上所述，文章通過對普通高?？萍疾樾鹿ぷ鞯臓顩r進行分析，從提升查新人員素質(zhì)，提高查新報告質(zhì)量，以及拓展服務內(nèi)容和深度三方面，探索了如何提高普通高?？萍疾樾路召|(zhì)量。隨著我國科技創(chuàng)新工作的大力發(fā)展，高校、科研院所和企業(yè)合作步伐的快速推進,作為其中重要一環(huán)的科技查新工作必將發(fā)揮更大的作用，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟效益和社會效益。