大數(shù)據(jù)背景下關(guān)于檔案管理的探討

宋秋萱

(黑龍江大學(xué)，黑龍江 哈爾濱 150000)

在大數(shù)據(jù)的時代背景的影響下，網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展致使巨量且多樣化的數(shù)據(jù)不斷地出現(xiàn)，人們的生活、學(xué)習(xí)和日常社交隨處可見。如何有效率的管理和利用這些數(shù)據(jù)，成了各行各業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，對于檔案行業(yè)也不例外。在國內(nèi)，將“數(shù)字化”與“檔案館”聯(lián)系起來討論始于2000年，此后檔案資源數(shù)字化建設(shè)和檔案管理方式的變化便引起了檔案界內(nèi)持續(xù)的關(guān)注與討論。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)成為一種新型的檔案管理模式，讓檔案管理工作不斷的趨向于自動化管理階段。從近幾年國務(wù)院印發(fā)的相關(guān)文件也可以看到，檔案管理工作的開展離不開大數(shù)據(jù)時代環(huán)境的影響，需要加速檔案工作的轉(zhuǎn)型，即改變原有的傳統(tǒng)檔案管理，形成新的思維方式逐漸轉(zhuǎn)變成檔案數(shù)據(jù)管理，這也是檔案工作在發(fā)展道路上的必然結(jié)果。筆者從文獻(xiàn)計量的角度出發(fā)，意在通過對該領(lǐng)域已知的研究成果進(jìn)行總結(jié)，針對檔案管理工作的現(xiàn)狀提出建議，是目前檔案界需要關(guān)注的問題，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

1 文獻(xiàn)計量分析

文章選擇中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(CNKI)作為主要的數(shù)據(jù)來源，以主題“檔案管理”與“大數(shù)據(jù)背景”為檢索對象進(jìn)行高級檢索，對在2010年～2020年間發(fā)表的期刊論文進(jìn)行統(tǒng)計，選擇SCI、CSSCI、CSCD作為期刊類型進(jìn)行精確檢索，檢索時間截至2020年6月18日，最后檢索出與本文研究主題相關(guān)度較高的有效文獻(xiàn)共38篇。

1.1 檔案管理研究主題年代分布規(guī)律

對該領(lǐng)域內(nèi)研究文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計分析，可以有效反映該領(lǐng)域內(nèi)的研究文獻(xiàn)發(fā)文數(shù)量隨著時間產(chǎn)生的數(shù)量變化，也可以從整體上看出該領(lǐng)域發(fā)表的所有期刊研究的歷史進(jìn)程。由表1可以看出大數(shù)據(jù)背景下檔案管理建設(shè)領(lǐng)域相關(guān)的研究文獻(xiàn)數(shù)量變化情況，波動較大，平均年發(fā)文量為5.71篇；2019年發(fā)表數(shù)量為11篇，由于無法預(yù)計2020年的發(fā)文數(shù)量，所以暫時認(rèn)為2019年為發(fā)文數(shù)量最高的一年，面對巨量檔案數(shù)據(jù)，檔案工作者應(yīng)該如何有效管理，檔案管理方式如何成功轉(zhuǎn)型，都是亟待解決的問題，因此大數(shù)據(jù)時代檔案管理是檔案界目前所關(guān)注的重大課題之一。

表1 2010年～2020年領(lǐng)域內(nèi)論文的年度發(fā)文量

1.2 檔案管理研究主題被引頻次分析

以中國社會科學(xué)引文索引數(shù)據(jù)庫(CSSCI)為檢索來源，導(dǎo)出與主題相符的文獻(xiàn)按照被引頻次進(jìn)行排序可以得到文獻(xiàn)的被引情況如表2所示，在排名前4的文獻(xiàn)中，文獻(xiàn)篇平均被引次數(shù)為24.5次，篇平均被下載頻次為273.1次，可以看到排名靠前的文獻(xiàn)中，醫(yī)院和高校的檔案管理方向較多，其次是企業(yè)檔案管理。其中浦曉雯、夏開建、張軍朝合作發(fā)表的《基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應(yīng)用決策》被引頻次最高為37次，這篇文獻(xiàn)針對醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，通過探討得到了有效的解決策略，奠定了在醫(yī)院檔案管理方向的主導(dǎo)地位。

表2 文獻(xiàn)被引頻次排名前4的文獻(xiàn)

1.3 檔案管理研究主題研究現(xiàn)狀分析

經(jīng)過對檢索得到的文獻(xiàn)作者進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)沒有形成核心作者群，所以選取了部分發(fā)表在核心期刊的文獻(xiàn)進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作在不斷地發(fā)展和轉(zhuǎn)型。原有的檔案工作由單一學(xué)科轉(zhuǎn)向多學(xué)科發(fā)展，檔案工作者在擁有專業(yè)的檔案學(xué)科知識基礎(chǔ)上，也要掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)整理挖掘和分析等方面的技術(shù)；其次，檔案管理工作從原本的注重紙質(zhì)檔案的管理轉(zhuǎn)向了注重對用戶需求的服務(wù)，從檔案管理工作到檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的變化中，用戶可以主動檢索檔案數(shù)據(jù)，讓檔案工作逐漸形成以數(shù)據(jù)分析和挖掘的導(dǎo)向性服務(wù)的觀念。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作人員配備不足

大數(shù)據(jù)時代的到來導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)巨量增長，且涉及的數(shù)據(jù)多樣化，以多種形式存在，例如紙質(zhì)檔案、數(shù)據(jù)檔案、音頻等，使檔案管理人員的工作量成倍增長；當(dāng)前時代背景下要求檔案工作人員不但具有多年的專業(yè)知識積累，同樣需要計算機(jī)等多方面的綜合知識以及認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，而現(xiàn)有的檔案工作者人員數(shù)量過少、專業(yè)素質(zhì)差距大，無法應(yīng)對當(dāng)下的檔案管理工作。

2.2 檔案管理中的數(shù)據(jù)安全性低

網(wǎng)絡(luò)安全屬于檔案管理中較為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)流中的一個丟失,對于檔案數(shù)據(jù)化管理所造成的結(jié)果也是難以想象的。如果檔案信息遭到泄露，會對個人、社會乃至國家都會造成不可預(yù)估的傷害。

3 優(yōu)化檔案管理現(xiàn)存問題的措施

3.1 提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)

大數(shù)據(jù)時代，專業(yè)的人才是檔案管理順利開展的關(guān)鍵因素。針對檔案工作者人員配置不足、現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)管理工作與原有的檔案工作大相徑庭的現(xiàn)象，對現(xiàn)有的檔案工作者定期培訓(xùn)，加強(qiáng)收集開發(fā)檔案的意識，全面提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，且大力招進(jìn)檔案專業(yè)技術(shù)人員補(bǔ)充現(xiàn)有的檔案工作者隊伍，從而使之得以改善。

3.2 強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全防范意識

檔案工作者應(yīng)完善數(shù)據(jù)檔案的安全管理制度，對部分重要的檔案進(jìn)行加密處理，同時利用網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)提高安全性，做到及時升級網(wǎng)絡(luò)的防火墻設(shè)置，保護(hù)檔案館系統(tǒng)的安全防止惡意攻擊；為保證數(shù)字化檔案的安全性可以定期對檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)備份存放，防止因意外事故導(dǎo)致數(shù)據(jù)檔案信息的丟失和損壞。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響，它帶來了很好的發(fā)展機(jī)遇，將大數(shù)據(jù)和檔案管理工作結(jié)合起來，會促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展；與此同時也帶給檔案管理工作很大的挑戰(zhàn)，堅持原有的檔案管理方式是不可行的，需要檔案工作者注重創(chuàng)新，全面提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)，加大對檔案人才的培養(yǎng)力度，將檔案管理過程信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高檔案數(shù)據(jù)的安全防范意識。大數(shù)據(jù)時代賦予檔案工作新的內(nèi)容和方式，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作者不斷的努力，檔案事業(yè)會從容應(yīng)對這次挑戰(zhàn)，最大限度地實(shí)現(xiàn)價值。