醫(yī)院開展檔案信息化管理的途徑思考

史東萍

摘? 要：隨著各項(xiàng)科技技術(shù)的深度發(fā)展，醫(yī)院實(shí)施檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是必然趨勢。對檔案資源進(jìn)行信息化管理和共享，借助這些資源對社會(huì)發(fā)展提供有力的服務(wù)，有助于醫(yī)療服務(wù)能力的全面提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案信息化;信息共享;檔案管理;信息參考;

Abstract： With the in-depth development of various technologies， it is an inevitable trend for hospitals to implement the construction of informationized archives. Information management and sharing of archival resources can provide powerful services for social development and contribute to the overall improvement of medical service ability.

Keywords： The hospital; Archives informatization; Information sharing; Archives management; Information reference;

檔案管理是跟隨時(shí)代發(fā)展而發(fā)生變化，基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在傳統(tǒng)檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前信息化建設(shè)的需求下，各級單位必須改變檔案管理模式和思維，以信息化為載體強(qiáng)化檔案建設(shè)質(zhì)量。

1 醫(yī)院實(shí)施檔案信息化管理的意義

1.1 時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前各級單位進(jìn)行檔案管理能力和服務(wù)能力的途徑。醫(yī)院檔案所涉及的內(nèi)容較多，主要是對醫(yī)療活動(dòng)的歷史進(jìn)行記錄，這對醫(yī)院實(shí)行健康的系統(tǒng)運(yùn)行有著重要的意義。

通過信息化管理平臺，管理人員借助先進(jìn)的手段和標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行查詢，可以在保障信息管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上解決相應(yīng)的醫(yī)療服務(wù)問題。

1.2 強(qiáng)化醫(yī)院整體服務(wù)能力。檔案信息化建設(shè)可以提升醫(yī)院的整體管理水平，能強(qiáng)化醫(yī)療行業(yè)內(nèi)部檔案資源交流和信息共享的能力。

通過對檔案資源進(jìn)行信息化管理和共享，借助這些資源對社會(huì)發(fā)展提供有力的服務(wù)，有助于醫(yī)療服務(wù)能力的全面提升。

1.3 為管理決策提供信息參考。檔案信息對醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療管理有著重要作用，可以對醫(yī)療檔案進(jìn)行合理地管理，對其中信息進(jìn)行有效地挖掘利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

通過實(shí)施信息化可以讓醫(yī)院將各個(gè)檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化的保存，以數(shù)據(jù)形式在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中進(jìn)行儲(chǔ)存或在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行保存，可以對檔案資源進(jìn)行有效保管。[1]管理層可以通過數(shù)字化平臺對當(dāng)前的檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，也可以通過對檔案管理進(jìn)行情況梳理以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院整體運(yùn)營情況。

醫(yī)護(hù)人員也能在信息化平臺對檔案資料進(jìn)行查找和分析，可以了解患者在醫(yī)院就診之前所有的病例。通過實(shí)施檔案信息化管理不僅能強(qiáng)化醫(yī)院整體工作效率，也能對多種檔案信息進(jìn)行合理保存，通過檔案內(nèi)容分析為醫(yī)療服務(wù)決策工作提供更好的數(shù)據(jù)支持。

2 醫(yī)院開展檔案信息化管理的途徑思考

2.1 強(qiáng)化信息化管理，制定規(guī)范的管理制度。管理層應(yīng)關(guān)注開展檔案信息化建設(shè)和管理對整體醫(yī)療服務(wù)所起到的重要作用，要根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)情況投入資金到檔案建設(shè)中。

同時(shí)，醫(yī)院需要根據(jù)當(dāng)前國家的法律法規(guī)，根據(jù)本院實(shí)際情況創(chuàng)建科學(xué)的管理體系，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供管理保障。管理者需要根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院科室管理情況以及檔案信息化建設(shè)情況對管理方法進(jìn)行合理的落實(shí)，借助信息化管理平臺強(qiáng)化各部門或科室之間信息交流，保障檔案信息的準(zhǔn)確性。醫(yī)院也需要制定監(jiān)管制度，為日后檔案管理工作和信息服務(wù)決策提供支持。

2.2 重視人才培養(yǎng)，提升檔案信息化管理人員素質(zhì)。醫(yī)院強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)能力，必須要對檔案管理人員進(jìn)行引進(jìn)管理，通過組建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，提升檔案信息化的建設(shè)效果。

同時(shí)，醫(yī)院需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，強(qiáng)化他們進(jìn)行檔案信息化管理的能力，可以通過多種培訓(xùn)的方式將檔案管理和實(shí)際工作有效結(jié)合。

例如可以組織檔案管理人員到各個(gè)科室進(jìn)行交流或者是進(jìn)行現(xiàn)場問題的演示，提升檔案管理人員對檔案信息內(nèi)容的考核能力。醫(yī)院需要在檔案管理人員學(xué)習(xí)之后進(jìn)行考核，分析他們對相關(guān)技能培訓(xùn)的掌握情況，要根據(jù)考核情況對他們進(jìn)行針對性指導(dǎo)。

2.3 配套硬件建設(shè)，合理進(jìn)行信息共享。對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)有著重要作用，可以推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)能力的全面提升，也有助于醫(yī)療服務(wù)決策數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。[2]信息化建設(shè)需要改變之前手工檔案管理方式，要借助多種信息技術(shù)軟件等進(jìn)行檔案內(nèi)容管理和儲(chǔ)存。

例如可以通過數(shù)據(jù)庫或者是壓縮技術(shù)對各種檔案信息進(jìn)行壓縮保存，儲(chǔ)存在電子數(shù)據(jù)庫中，避免因?yàn)槭止け４娑霈F(xiàn)檔案信息丟失問題。實(shí)施檔案信息化管理，醫(yī)院應(yīng)增強(qiáng)檔案建設(shè)上的資金支持，通過保障信息化建設(shè)的硬件配套才能建立信息平臺。

以內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為載體創(chuàng)建檔案管理平臺或中心，可以將醫(yī)院內(nèi)部檔案信息在管理平臺上進(jìn)行錄入和保存，能夠讓醫(yī)生或患者了解醫(yī)院的整體醫(yī)療服務(wù)動(dòng)態(tài)，也可以強(qiáng)化檔案信息管理能力。

醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)中不僅要建設(shè)配套的硬件設(shè)施，也需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。同時(shí)很多檔案信息是涉及醫(yī)院內(nèi)部管理內(nèi)容的，有著很強(qiáng)的私密性，必須要對這些檔案內(nèi)容進(jìn)行保密管理。

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院需要進(jìn)行涉密權(quán)限的設(shè)置，對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)保密管理進(jìn)行有效的完善，避免因?yàn)槌霈F(xiàn)操作權(quán)限不清晰而導(dǎo)致的信息泄露問題。也可以通過設(shè)置權(quán)限避免一些其他人員的違規(guī)操作，通過對訪問權(quán)限進(jìn)行合理的控制能夠讓信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全的運(yùn)行。

此外，醫(yī)院需要根據(jù)醫(yī)療體制改革的要求做好醫(yī)療信息的共享工作，通過共享去提升檔案信息的整體管理能力。通過信息技術(shù)的應(yīng)用提升檔案信息的流通能力，立足這些信息進(jìn)行更好的醫(yī)療服務(wù)溝通。

2.4 電子檔案和紙質(zhì)檔案共同保存發(fā)揮作用，推動(dòng)醫(yī)療發(fā)展。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)必須要考慮到傳統(tǒng)檔案管理的一些優(yōu)勢，雖然傳統(tǒng)檔案管理模式存在觀念落后以及時(shí)效性比較低等問題，但是這些傳統(tǒng)檔案也有著它的推廣價(jià)值，不能否認(rèn)紙質(zhì)檔案的管理價(jià)值。

基于當(dāng)前醫(yī)療服務(wù)建設(shè)的發(fā)展趨勢，醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)可以讓紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)施共同應(yīng)用，通過二者優(yōu)勢互補(bǔ)來實(shí)現(xiàn)更高層面的檔案建設(shè)和信息服務(wù)。[3]紙質(zhì)檔案具備很強(qiáng)真實(shí)性和原始性的，是可以得到法律認(rèn)可的。

所以紙質(zhì)檔案具備憑證作用，它的內(nèi)容是不能輕易被修改或者是偽造的。但是紙質(zhì)檔案容易受到水解氧化的反應(yīng)導(dǎo)致紙張內(nèi)容受損，字跡也會(huì)出現(xiàn)模糊的問題，這樣就不能對檔案信息進(jìn)行有效的判斷。

而電子檔案則是將磁性物質(zhì)作為信息記錄和保存的載體。文件信息儲(chǔ)存的數(shù)量是十分巨大的，可以通過網(wǎng)絡(luò)媒介或者是移動(dòng)硬盤進(jìn)行保存和信息傳遞。在對電子檔案進(jìn)行保存時(shí)，需要選擇一些遠(yuǎn)離磁場和光線比較暗的位置。不能否認(rèn)的一點(diǎn)是在對檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)電子檔案容易受到黑客或者是病毒的侵?jǐn)_，而出現(xiàn)內(nèi)容受損或者是丟失的威脅。

所以根據(jù)兩種檔案體現(xiàn)的特性和管理需求，醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)需要紙質(zhì)和電子版檔案進(jìn)行共同輔助，通過二者優(yōu)勢互補(bǔ)可以強(qiáng)化管理能力，更好地讓醫(yī)療事業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張忠良.信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究[J].檔案管理，2019（02）： 94-95.

[2]張繼新.完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)水平[J].才智，2019（07）： 213.

[3]吳思華.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）： 46.

（作者單位：河南中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院? 來稿日期：2020-12-14）