不動產(chǎn)檔案信息化管理芻議

連杰

摘? 要：本文針對不動產(chǎn)檔案的特點，分析了檔案信息資源整合與共享、個性管理和業(yè)務(wù)對接等方面的問題和實施信息化管理的必要性，提出了不動產(chǎn)檔案信息資源線上整合、安全共享和模式轉(zhuǎn)型等管理策略。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記;檔案管理;信息化;管理模式;線上整合;安全共享;數(shù)字轉(zhuǎn)型

Abstract： Based on the characteristics of real estate archives， this article analyzes problems about the integration and sharing of archive information resources， character based management and business docking， as well as the necessity of implementing information management， and then proposes management strategy such as online integration， safe sharing and model transformation of real estate archives information resources etc.

Keywords： Real estate registration; Archives management; Informatization; Management mode; Online integration; Safe sharing; Digital transformation

1 引言

不動產(chǎn)檔案是與人民群眾零距離的重要民生檔案之一。隨著信息技術(shù)的不斷進步、《不動產(chǎn)登記暫行條例》的實施和城鄉(xiāng)一體化登記的推動，不動產(chǎn)檔案數(shù)量急劇增長，檔案信息化勢在必行。實現(xiàn)對本轄區(qū)不動產(chǎn)檔案信息智能化管理，需要更新檔案管理和檔案服務(wù)理念，加強技術(shù)手段的應(yīng)用。

《不動產(chǎn)登記暫行條例》第二條指出，不動產(chǎn)是指土地、海域、以及房屋、林地等定著物。[1]國家通過設(shè)立各個轄區(qū)的管理點，對群眾的不動產(chǎn)資料、文件進行統(tǒng)一管理，進一步拉近了政府與群眾的距離，在保證高質(zhì)量服務(wù)的前提下，對檔案的重要內(nèi)容管理也提供了更安全的保障?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實施綱要》中明確指出了檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標準，安全保密等幾項原則，對于推進不動產(chǎn)檔案管理走向數(shù)字化和信息化管理提供了基本遵循。

本文針對不動產(chǎn)檔案管理存在的問題，探討實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和實施建議。

2 不動產(chǎn)檔案管理的問題和信息化管理的必要性

2.1 實體檔案整合難。不動產(chǎn)業(yè)務(wù)分類繁多，業(yè)務(wù)整合費時費力。從原先的分散登記過渡到更符合現(xiàn)狀的統(tǒng)一登記，涉及的內(nèi)容非常廣泛，影響較大，甚至面臨多個崗位和職位的更新和調(diào)整問題，檔案管理的業(yè)務(wù)銜接的難度大。[2]

2.2 部門信息共享難。目前，檔案信息大部分以紙質(zhì)檔案的形式進行存檔。部門間的文件共享，需要經(jīng)過溝通、授權(quán)等程序和手續(xù)，跨部門甚至跨省區(qū)的還要根據(jù)檔案的存放地址到當?shù)氐臋n案館進行調(diào)取查詢。此外，檔案材料的海量性和分散性，進一步增加了檔案信息共享的難度。

2.3 個性信息處理難。隨著時間推移，不動產(chǎn)權(quán)利會存在設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等過程，產(chǎn)生的檔案信息也會隨之不斷更新，具有動態(tài)性質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理模式對于這些不斷更新的信息存在管理上的困難。

同時，不動產(chǎn)檔案還有唯一性、憑證性、法定性、規(guī)范性、強制公開性和私密保護性等特點。[3]這些特點與其他類型的檔案既有共性，也存在差異，難以采用統(tǒng)一的檔案管理模式進行管理。

2.4 業(yè)務(wù)處理對接難。實體檔案一般存在物理和化學因素導致的材質(zhì)老化和記錄缺失等載體安全保管和保護問題。同時，實體檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)業(yè)務(wù)信息化管理模式帶來的新要求。

2.5 服務(wù)滿足需求難。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的效率低，共享查詢難以及出錯率高等問題，已經(jīng)遠遠不能滿足日趨標準化、個性化、多樣化、高效化發(fā)展的現(xiàn)實需要。

本文認為，不動產(chǎn)檔案信息化管理是解決上述問題的有效途徑，通過技術(shù)應(yīng)用和管理模式的創(chuàng)新，滿足社會各界日益增長的檔案信息需求。

3 不動產(chǎn)檔案信息化管理策略

互聯(lián)網(wǎng)是社會資源管理的主要手段，它不僅可保障資源應(yīng)用的準確性，還可以提高工作效率。而不動產(chǎn)檔案信息管理，也是互聯(lián)網(wǎng)信息整合管理的主要領(lǐng)域之一，它迎合了城市發(fā)展的實際需求，實現(xiàn)了資源有序管理與科學性調(diào)配。[4]

3.1 線上檔案數(shù)字化整合。傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案都是以紙質(zhì)的形式進行保存，引入互聯(lián)網(wǎng)，就需要加快相關(guān)數(shù)據(jù)的整合工作，確保檔案資料安全性和完整性，并將這些檔案按照某些特征進行整合，再逐步錄入到系統(tǒng)當中，從而盡快實現(xiàn)運用互聯(lián)網(wǎng)進行社會資源管理。

同時，建立更全面的信息化工作系統(tǒng)，將線下的工作流程逐步轉(zhuǎn)換為以互聯(lián)網(wǎng)為中心的線上工作流程，為各行各業(yè)提供更有力的信息支撐，為不動產(chǎn)檔案進行二次數(shù)據(jù)保存。

3.2 網(wǎng)上信息安全化共享。當下，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的融合已經(jīng)深入到各行各業(yè)，如人臉識別，掃碼交易等技術(shù)。因此，可以運用互聯(lián)網(wǎng)強大的優(yōu)勢，開展線上不動產(chǎn)檔案管理，實現(xiàn)信息共享。通過網(wǎng)絡(luò)信息的安全共享，為群眾提供更便捷的生活服務(wù)。

一是在信息的安全上進行定義，科學區(qū)分哪些是可直接公開的信息，哪些是需要授權(quán)提供的信息，哪些是不可互通的信息。二是打破部門間的信息壁壘，選定監(jiān)督主導與參與的相關(guān)部門，與房產(chǎn)、民政、公安、稅務(wù)、銀行等機構(gòu)建立提供實時的信息互通查詢機制。三是完善互通系統(tǒng)，以滿足不同行業(yè)對檔案不同內(nèi)容的聯(lián)網(wǎng)查詢需求。對需要授權(quán)的檔案內(nèi)容，建立授權(quán)機制，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性;對于被調(diào)取查看的檔案內(nèi)容，賦予實時系統(tǒng)調(diào)取記錄功能以進行安全控制。

3.3 管理模式數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字檔案信息化管理有更廣闊的發(fā)展空間。[5]數(shù)字管理不但解決了實體檔案材質(zhì)安全保管與保護問題，也賦予了加密、解密、備份、恢復等傳統(tǒng)檔案管理不具備的優(yōu)勢。

數(shù)字檔案信息化管理不但具有管理上的便利性，也可以不受時間和空間限制地提供更強大的查閱功能，用戶服務(wù)更為便捷，用戶體驗不斷增強。

不動產(chǎn)檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)型，一是嚴格按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)定;二是針對不動產(chǎn)檔案特點建立一套方便、簡捷、統(tǒng)一的信息平臺;三是建立安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)服務(wù)中心。

不動產(chǎn)檔案數(shù)字管理模式轉(zhuǎn)型過程中也要重視綜合型人才培養(yǎng)。秉承先進、智能、多元化的理念，培養(yǎng)更多的綜合型人才，更好地支撐數(shù)字檔案管理模式的實施。

4 結(jié)束語

實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息化管理是數(shù)字時代的必然要求和必然趨勢。不動產(chǎn)登記部門要根據(jù)不動產(chǎn)檔案自身特點，明確在管理和技術(shù)層面存在的問題，樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理理念，加強信息化建設(shè)。同時，努力提升管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，推進檔案資源的線上整合管理與開發(fā)利用，最大限度發(fā)揮不動產(chǎn)檔案的作用，促進不動產(chǎn)行業(yè)的有序發(fā)展。

參考文獻：

[1]梁書玉.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺探索[J].檔案管理.2015（216）： 89-90.

[2]莫曉蘭.對不動產(chǎn)登記檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2014（06）： 55-56.

[3]杜俊靜.不動產(chǎn)登記檔案管理的特點與作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）： 28.

[4]韋宇珉.基于“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”的檔案管理探析[J].城建檔案，2019（06）： 54-57.

[5]張玉君.加強不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，推動不動產(chǎn)檔案管理發(fā)展[J].現(xiàn)代企業(yè)文化.2019（020）： 122.

（作者單位：河南省安陽市殷都區(qū)自然資源局? 來稿日期：2020-12-20）