信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

李曉紅

（濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心 山東 濱州 256600）

1 引言

在社會(huì)快速發(fā)展背景下，我國已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)以及單位在檔案管理工作中面臨一定壓力。檔案管理工作對于單位發(fā)展與行業(yè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生直接影響。信息化時(shí)代使得傳統(tǒng)檔案管理工作方式無法跟上社會(huì)發(fā)展步伐，而且會(huì)在一定程度上影響后續(xù)行業(yè)、單位的更好發(fā)展。為避免這一情況的出現(xiàn)，需要及時(shí)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與完善，提升檔案資料利用率的同時(shí)，不斷提高檔案管理水平。

2 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新必要性分析

在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，社會(huì)對于檔案管理工作提出很多要求，使得檔案管理工作已經(jīng)不是以往對信息的簡單收集與整理，更多的是需要對信息進(jìn)行全面審核與分析。檔案管理工作人員也需要從根本上意識到，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作方式以及信息存儲(chǔ)方式存在一定局限性，會(huì)影響檔案管理工作的更好落實(shí)，在此背景下，要將電子檔案應(yīng)用在檔案管理工作中。在檔案信息分類以及存儲(chǔ)期間，加強(qiáng)對先進(jìn)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，減輕檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)可以節(jié)約更多空間與時(shí)間。檔案管理部門可以對檔案設(shè)置更為專業(yè)的查詢系統(tǒng)，群眾想要了解某項(xiàng)內(nèi)容，直接到系統(tǒng)中查詢，節(jié)約更多的信息查詢時(shí)間，而且信息傳輸效率得到提升，并保證信息準(zhǔn)確性。信息化的檔案管理工作，促使檔案管理工作能夠朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。在這一過程中，可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，使得人們對檔案的需求得到滿足，為人們工作提供更多便利。在信息時(shí)代中，檔案管理工作也可以實(shí)現(xiàn)自身的自動(dòng)化發(fā)展與智能化發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)軟件對檔案信息進(jìn)行管理與收集，提升工作質(zhì)量。先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案收集工作以及管理工作提供更多便利，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)用性與時(shí)效性得到保障。由此可以看出，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新與完善，這樣才能為社會(huì)更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新具體要求分析

信息時(shí)代下，人們對于檔案管理工作創(chuàng)新提出更高要求，本文主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述與分析。

3.1 高效性要求

在對以往檔案管理工作的分析中可以了解到，存在工作量較多的問題，在實(shí)際管理工作開展中會(huì)出現(xiàn)檔案積壓情況，檔案管理工作效率與工作質(zhì)量無法有效提升等一系列問題。針對此類問題，在檔案管理工作創(chuàng)新期間，要確保該項(xiàng)工作的高效性，在面對復(fù)雜、繁多的檔案信息資料時(shí)，要進(jìn)行有效且及時(shí)的處理，這樣才能防止積壓情況產(chǎn)生[1]。為實(shí)現(xiàn)這一目的，在檔案管理工作中要合理應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，這樣不僅可以減少人員工作量，而且整個(gè)管理工作也將會(huì)得到簡化。

3.2 全面性要求

現(xiàn)如今檔案管理工作需要面臨更多對象與內(nèi)容，因此，在檔案信息獲取中，會(huì)產(chǎn)生大量信息素材，怎樣更好地實(shí)現(xiàn)對信息素材的收集與應(yīng)用，這對于檔案管理工作而言是一項(xiàng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為使得檔案管理工作價(jià)值得到凸顯，針對檔案管理工作全面性要求要給予更多重視，通俗來說就是要保證檔案資料的全面性、完善性，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的有效應(yīng)用，從而凸顯檔案資料價(jià)值，防止檔案資料缺失，對相應(yīng)工作造成的影響。在此背景下，不僅要從技術(shù)層面上做好檔案管理工作創(chuàng)新，同時(shí)還要對規(guī)章制度進(jìn)行完善與優(yōu)化，使得檔案管理工作的全面性與有序性得到保障。對不同資料信息進(jìn)行全面搜集與全面整理，提升資料信息利用率。

3.3 及時(shí)性要求

信息時(shí)代下社會(huì)的快速發(fā)展，在檔案管理工作中也能夠體現(xiàn)出來，為確保檔案管理工作能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐，要保證檔案管理工作的及時(shí)性?；诖耍谖磥頃r(shí)代發(fā)展中，要做好檔案管理工作的全面優(yōu)化與完善，在最短時(shí)間內(nèi)完成檔案信息資料收集工作，并對收集到的檔案信息進(jìn)行有效保存與管理[2]。除此之外，對于即時(shí)獲取到的檔案資料要做好歸檔工作，為后續(xù)檔案查閱以及資料分析提供保障。

4 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新措施

4.1 加強(qiáng)管理人員意識創(chuàng)新

在檔案管理工作創(chuàng)新中，檔案管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果管理人員具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識，同時(shí)對于自身檔案管理工作重要性能夠有正確認(rèn)識，那么檔案管理創(chuàng)新工作也將會(huì)順利展開。反之，如果工作人員不具備創(chuàng)新意識與較為先進(jìn)工作理念，那么會(huì)制約檔案管理創(chuàng)新工作的全面落實(shí)。在此背景下，要將創(chuàng)新管理人員意識作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，保證每一位檔案管理工作人員都能夠?qū)n案管理創(chuàng)新工作有正確認(rèn)識，在后續(xù)工作開展中，能主動(dòng)對自身工作行為進(jìn)行約束與規(guī)范。在管理人員意識創(chuàng)新中，要注意以下幾點(diǎn)問題：（1）從管理人員意識創(chuàng)新角度出發(fā)，對于管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)要有全面把握，促使管理人員能夠認(rèn)識到，檔案管理工作并不是簡單的對檔案文件資料進(jìn)行整理。在信息時(shí)代下檔案管理工作有著更高要求，需要做好檔案資料審核與分析。要做好管理人員的資質(zhì)審查工作，了解檔案管理人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)，是否能夠與檔案管理工作相匹配。在招聘檔案管理工作人員過程中，要將認(rèn)知水平審核、專業(yè)技能審核等作為重點(diǎn)內(nèi)容，確保招聘到的工作人員能夠更好勝任崗位工作，具備一定創(chuàng)新意識，推動(dòng)檔案管理工作的更好落實(shí)。（2）在意識創(chuàng)新期間，還要對新時(shí)代發(fā)展背景下新技術(shù)、新模式有正確的認(rèn)識與了解[3]。在檔案管理工作中，要合理應(yīng)用先進(jìn)信息化技術(shù)，意識到信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，與傳統(tǒng)檔案管理方式存在的不同，這樣才能提高管理人員的思想認(rèn)知，在根本上轉(zhuǎn)變工作理念，將先進(jìn)理念以及先進(jìn)技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理工作中。（3）檔案管理人員還要具備一定的職業(yè)道德素質(zhì)，在工作中能夠認(rèn)真對待各環(huán)節(jié)工作，主動(dòng)學(xué)習(xí)不同專業(yè)知識以及相關(guān)政策等。在工作期間樹立終身學(xué)習(xí)理念，不斷提高自身綜合素質(zhì)。

4.2 拓展檔案管理范圍

如今人們對于檔案管理工作的要求正在不斷提升，也只有這樣才能保證檔案管理工作能夠跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。在實(shí)際檔案管理工作創(chuàng)新中，為使得檔案管理工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策等工作提供更為有效的參考依據(jù)，要對檔案管理范圍進(jìn)行拓展。在以往檔案管理工作中，存在一定局限性問題，管理人員通常情況下都是圍繞檔案資料收集開展相應(yīng)工作，過于注重不同業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù)相關(guān)問題，對關(guān)聯(lián)信息收集與應(yīng)用造成忽視。這一情況的出現(xiàn)，使得檔案資料信息無法將自身價(jià)值全面發(fā)揮出來。基于此，在未來檔案管理工作中，需要對檔案管理工作范圍作出進(jìn)一步明確與完善，使得檔案信息資料收集完善性可以得到保證。管理人員能夠具備大數(shù)據(jù)管理理念，將全部有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，針對收集到的數(shù)據(jù)信息要做好分類保存工作[4]。如果人們想要了解某項(xiàng)信息，那么可以直接到平臺(tái)或者系統(tǒng)中進(jìn)行查詢應(yīng)用，提高數(shù)據(jù)信息利用率，將檔案信息價(jià)值發(fā)揮到最大。

4.3 強(qiáng)化檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

在檔案管理工作創(chuàng)新期間，針對檔案管理服務(wù)也需要相關(guān)工作人員能夠給予更多關(guān)注與重視，將檔案資料服務(wù)功能發(fā)揮出來，體現(xiàn)其價(jià)值，這也是目前檔案管理工作創(chuàng)新中面臨的一個(gè)重要問題。在這一過程中，檔案管理工作創(chuàng)新，要保證檔案資料信息的豐富性，這樣才能為更多人員提供服務(wù)，滿足不同行業(yè)以及人員的需求。從單位內(nèi)部信息進(jìn)行分析，在檔案資料管理期間，往往需要應(yīng)用數(shù)據(jù)中心以及管理平臺(tái)，針對不同級別員工設(shè)置檔案信息訪問權(quán)限，通過該種方式提升檔案資料價(jià)值，而且能夠防止檔案資料浪費(fèi)，以及檔案資料被濫用情況出現(xiàn)[5]。除此之外，在服務(wù)創(chuàng)新期間，還要對單位外部服務(wù)創(chuàng)新給予更多重視，為更多不同人群提供服務(wù)。除此之外，在管理服務(wù)創(chuàng)新過程中，還需要各個(gè)部門之間能夠相互配合。實(shí)際上檔案管理工作，與不同部門之間的工作存在交叉，因此，檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)更好落實(shí)，那么需要更多部門參與到其中，給予檔案管理工作更多支持。在這一過程中，領(lǐng)導(dǎo)層人員要協(xié)助管理部門管理工作，當(dāng)涉及到需要其他部門參與的工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)方面要下達(dá)工作任務(wù)或者命令，促使檔案管理服務(wù)能夠得到提升。一旦在工作中出現(xiàn)沖突等其他問題，領(lǐng)導(dǎo)人員要做好協(xié)調(diào)工作，這樣檔案管理工作的順利展開也會(huì)得到保障。比如，單位在人事檔案的核實(shí)中，需要人事部門、檔案管理部門工作人員參與其中，彼此之間相互配合，針對檔案管理工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，使得上交檔案信息的真實(shí)性、可靠性得到保障。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代發(fā)展中，檔案管理人員對于檔案管理工作創(chuàng)新要有正確認(rèn)識，加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用。提升檔案信息收集效率，為檔案事業(yè)更好發(fā)展提供保障。