公立醫(yī)院干部人事檔案“三齡二歷”審核中的問題及對(duì)策

王欣斌

舟山市婦女兒童醫(yī)院，浙江舟山 316000

干部人事檔案管理是組織人事工作的基礎(chǔ)所在，需要相關(guān)部門提起足夠高的重視。人事檔案整合所有人的工作、生活等基礎(chǔ)、重要信息，其真實(shí)性關(guān)乎干部本人的切身利益；做好干部人事檔案管理工作，就是響應(yīng)中央“從嚴(yán)治黨”口號(hào)的重要途徑。唯有確保干部人事檔案管理工作科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效、廉明地開展，才能有效維護(hù)人事管理工作的公信力和嚴(yán)肅性。 就目前看來，干部人事檔案的造假問題依舊存在，部分屬于有意為之，但絕大多數(shù)事件被爆出，追根溯源，仍舊是檔案管理人員工作上的疏忽所致[1]。這一檔案管理問題，在干部“三齡二歷”的審核中十分常見，需要嚴(yán)肅重視。該文立足于“三齡二歷”審核工作，旨在分析公立醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀中存在的不足，并借此提出一些意見與建議，改善公立醫(yī)院干部人事檔案管理水平，提升“三齡二歷”信息的真實(shí)性， 增強(qiáng)公立醫(yī)院人事管理工作的嚴(yán)肅性與公信力。

1 重要性

1.1 “三齡二歷”管理依舊是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)與必要工作

雖然目前國(guó)內(nèi)公立醫(yī)院檔案管理研究開展已較深入，一些新對(duì)策、新思想的提出，有效提升國(guó)內(nèi)檔案管理環(huán)境；但新“發(fā)力點(diǎn)”的出現(xiàn)，如加大醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，不應(yīng)與現(xiàn)有的檔案管理核心工作“沖突”；新的改革內(nèi)容需要積極落實(shí)，但既往一直被強(qiáng)調(diào)的其他管理要點(diǎn)同樣需要被重視。 如公立醫(yī)院干部人事檔案“三齡二歷”的管理，需要始終放在檔案管理首位。只有緊抓干部人事檔案“三齡二歷”的管理，才能保障檔案信息的真實(shí)性；否則，一切檔案管理改革工作的開展，都將會(huì)是“無根浮萍”，無法提升檔案的實(shí)用性，檔案改革流于形式。

1.2 “三齡二歷”管理是醫(yī)院檔案管理水平進(jìn)步之必然

公立醫(yī)院想要擺脫以往干部人事檔案管理信息真實(shí)性欠佳、利用率不高等問題，就需要從根本出發(fā)，做好干部人事檔案中的“三齡二歷”管理。“三齡二歷”信息真實(shí)性得到保障，則院方能夠更精準(zhǔn)地掌握干部的履歷生涯，進(jìn)行更加準(zhǔn)確地進(jìn)行干部人事任免活動(dòng)，提升檔案管理中情報(bào)信息的真實(shí)性，使干部人事檔案真正具有高度的利用率， 最終推動(dòng)公立醫(yī)院內(nèi)部整體管理效能，為公立醫(yī)院未來發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

1.3 “三齡二歷”管理是公立醫(yī)院干部選拔與職稱評(píng)定的有效依據(jù)

干部作為公立醫(yī)院管理層，領(lǐng)導(dǎo)全院?jiǎn)T工，保持步調(diào)一致，統(tǒng)一朝著一個(gè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)不斷前進(jìn)。 醫(yī)院方面為保障干部所在崗位與其自身業(yè)務(wù)能力的相互契合，需要采取一系列人事任免活動(dòng)，秉持“能者居高位”的管理理念。如何準(zhǔn)確地進(jìn)行人才評(píng)估，從干部人事檔案“三齡二歷”方面入手，可為相關(guān)崗位工作人員提供良好參照。 若“三齡二歷”內(nèi)容真實(shí)性欠佳，那么關(guān)于檔案所有人的業(yè)務(wù)能力、社會(huì)閱歷等情況的評(píng)估，就顯得不具備真實(shí)性，任免工作就會(huì)存在更多的不確定性。因此，對(duì)公立醫(yī)院干部人事檔案“三齡二歷”管理的認(rèn)識(shí)，不應(yīng)僅局限于對(duì)檔案所有人的年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷學(xué)位與工作經(jīng)歷五類基本信息的簡(jiǎn)單登記與存檔，而是要正確認(rèn)識(shí)到“三齡二歷”管理與公立醫(yī)院未來人才資源調(diào)度二者的關(guān)系（前者為后者服務(wù)）。合理利用干部人事檔案“三齡二歷”信息，有利于組織更好地評(píng)價(jià)檔案所有者的個(gè)人業(yè)務(wù)能力，全方位反映檔案所有人的“德”與“才”。 同時(shí)，干部人事檔案“三齡二歷”管理，也可視為干部績(jī)效考核的可靠材料，若“三齡二歷”內(nèi)容管理欠缺規(guī)范性與客觀性，就會(huì)對(duì)上述各項(xiàng)工作的開展造成影響與誤導(dǎo)。

1.4 “三齡二歷”管理為領(lǐng)導(dǎo)決策提供指導(dǎo)

公立醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理部門的具體工作，在于幫助公立醫(yī)院更好地培養(yǎng)優(yōu)秀人才。 日常工作中，醫(yī)院檔案管理部門會(huì)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行周期性的梳理，統(tǒng)計(jì)醫(yī)院目前的人才儲(chǔ)備情況，進(jìn)而為后續(xù)人才吸納與培養(yǎng)戰(zhàn)略計(jì)劃的制定提供參照，響應(yīng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展需求。但若干部人事檔案中的“三齡二歷”信息登記不符合實(shí)際，將會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理部門上述工作的開展造成一定程度的影響，對(duì)醫(yī)院當(dāng)前人才儲(chǔ)備情況給出錯(cuò)誤的判斷，并影響后續(xù)一系列決策意見的提出，如人事任免欠合理、醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)方向與周期設(shè)置不符合實(shí)際情況、對(duì)外人才聘用指標(biāo)的設(shè)計(jì)與醫(yī)院實(shí)際需求脫節(jié)等問題。

2 問題

人事檔案中的“三齡二歷”“三齡”是指年齡、黨齡與工齡，分別指代出生日期、入黨時(shí)間與參加工作時(shí)間；“二歷”是指學(xué)歷學(xué)位與工作經(jīng)歷。 這些基本信息是衡量干部工作閱歷、辦事能力、工作成績(jī)的重要情報(bào)，故其真實(shí)性容不得半分失準(zhǔn)。為更好地篩查、排除“三齡二歷”信息失準(zhǔn)問題，公立醫(yī)院會(huì)定期開展審核工作，針對(duì)不實(shí)信息進(jìn)行追溯化管理，剔去不實(shí)信息，保留、補(bǔ)充真實(shí)信息，提升醫(yī)院干部人事檔案信息的真實(shí)性與公信力。 下面，總結(jié)干部人事檔案“三齡二歷”審核工作中長(zhǎng)期存在的主要問題。

2.1 出生日期

出生日期是“三齡二歷”審核工作的重點(diǎn)要素，也是最常見的質(zhì)量不過關(guān)環(huán)節(jié)。隨著公立醫(yī)院新老一代干部的交替，公立醫(yī)院管理班子逐漸“年輕化”，基本不會(huì)出現(xiàn)檔案與戶籍登記不規(guī)范的情況。但對(duì)于即將臨近退休的干部而言，仍舊存在出生日期與實(shí)際不符的情況。 分析原因，有些是為順利報(bào)考院?；騾⒓庸ぷ鞫e報(bào)年齡；有些是因失誤登記年齡，一直未予糾正等。總而言之，出生日期失準(zhǔn)，將為干部的職稱評(píng)聘、人事任免、退休辦理等帶去諸多不良影響，檔案管理與審核人員要重視并學(xué)會(huì)鑒別這一問題[2]。

2.2 參加工作時(shí)間

參加工作時(shí)間直接與干部的工資分配相關(guān)聯(lián)，因此偶有因個(gè)人利益隨意修改參加工作時(shí)間的現(xiàn)象發(fā)生，性質(zhì)十分惡劣。 當(dāng)然，參加工作佐證材料（下鄉(xiāng)登記表、招工登記表、應(yīng)征入伍登記表等）缺失，是造成參加工作時(shí)間失準(zhǔn)的主要原因，這與相關(guān)崗位管理人員工作認(rèn)識(shí)不清晰有關(guān)，需要引起重視[3]。

2.3 入黨時(shí)間

關(guān)于入黨時(shí)間，出現(xiàn)失準(zhǔn)的原因各異，但主要可分為以下幾點(diǎn)： ①檔案所有人對(duì)準(zhǔn)確入黨時(shí)間無從記憶，為盡快補(bǔ)全檔案，未經(jīng)多方查證，隨意填寫日期。這一原因多見于老干部人群。 ②不同時(shí)期下，入黨時(shí)間的計(jì)算方法存在差異，有的干部登記入黨時(shí)間時(shí)，以正式入黨時(shí)間為準(zhǔn)；而有的干部登記入黨時(shí)間時(shí)，則以成為預(yù)備黨員時(shí)間為準(zhǔn)。③組織人事部門關(guān)于檔案所有人的入黨時(shí)間采集有誤，導(dǎo)致入黨時(shí)間失準(zhǔn)；此類錯(cuò)誤入黨時(shí)間一般與實(shí)際入黨時(shí)間的差值較小[4]。

2.4 受教育情況

我黨第十一屆三中全會(huì)召開以來，高度重視高水平、年輕化的干部隊(duì)伍建設(shè)?，F(xiàn)有干部群體為響應(yīng)黨的號(hào)召，紛紛投身繼續(xù)求學(xué)深造中，這一現(xiàn)象在公立醫(yī)院這類高知型事業(yè)單位更加突出。公立醫(yī)院方面為人才提供了大量的繼續(xù)醫(yī)學(xué)或管理培訓(xùn)機(jī)會(huì)，這就導(dǎo)致學(xué)歷學(xué)位升級(jí)的情況更為普遍。而部分干部在拿到學(xué)歷學(xué)位證書后，并未第一時(shí)間提交人事檔案管理部門，檔案信息更新不及時(shí)，造成信息失準(zhǔn)的問題。 也有極少部分干部為晉升機(jī)會(huì)，在學(xué)歷學(xué)位證書方面造假，導(dǎo)致學(xué)歷學(xué)位信息失準(zhǔn)，造成不良風(fēng)氣[5]。

3 對(duì)策

3.1 建立健全審核制度

公立醫(yī)院追求干部人事檔案“三齡二歷”審核工作的規(guī)范化開展，建立健全相應(yīng)審核制度尤為必要。 制度內(nèi)容的基調(diào)在于，確保能夠組織到位、人員分工明確、后續(xù)責(zé)任到人。加強(qiáng)“三齡二歷”審核制度的建設(shè)，須明確規(guī)定：所有從事干部人事檔案“三齡二歷”審核工作的人員，必須對(duì)其所做工作負(fù)責(zé)，嚴(yán)格、認(rèn)真地核查檔案信息；針對(duì)工作中查出的缺少材料等問題，第一時(shí)間登記并上報(bào)有關(guān)職能部門，要求檔案當(dāng)事人擇期補(bǔ)全缺少材料，保障干部人事檔案完整，避免缺項(xiàng)少項(xiàng)問題；明確檢出“三齡二歷”信息前后登記不一致的干部人事檔案，進(jìn)行備案，并由主管部門基于相關(guān)政策制度規(guī)定，給出相應(yīng)整改意見，依照干部管理權(quán)限審批后，將最終確認(rèn)的“三齡二歷”信息歸入干部人事檔案。制度建設(shè)修訂到位，保證責(zé)任到人，將極大程度提升管理核查崗位人員的工作態(tài)度與認(rèn)識(shí)，把好核查工作的每一道關(guān)卡[6-7]。

3.2 規(guī)范信息填寫標(biāo)準(zhǔn)

干部人事檔案信息的填寫需要進(jìn)一步規(guī)范，要求檔案管理人員做好相應(yīng)宣教工作：①學(xué)歷填寫：若自身符合學(xué)習(xí)期間采取全脫產(chǎn)的方式、參加全國(guó)統(tǒng)一升學(xué)考試、畢業(yè)時(shí)獲得學(xué)歷、學(xué)位證書等要求，界定學(xué)歷一欄應(yīng)為全日制學(xué)歷；接受成人教育等形式高等教育者，界定學(xué)歷一欄為在職學(xué)歷。 ②入黨時(shí)間填寫：均以預(yù)備黨員之日為準(zhǔn)。但預(yù)備黨員的時(shí)間界定略有變動(dòng)。1977 年8 月12 日—1982 年9 月5 日，入黨時(shí)間為上級(jí)黨委批準(zhǔn)為預(yù)備黨員之日；1982 年9 月6 日起至今，入黨時(shí)間為黨員支部大會(huì)接收為預(yù)備黨員之日。 ③參加工作時(shí)間填寫：以人事管理部門認(rèn)定的時(shí)間為準(zhǔn)，特別是工作經(jīng)歷有中斷情況的干部，要扣減中斷時(shí)間計(jì)算參加工作時(shí)間。

3.3 嚴(yán)控歸檔質(zhì)量

干部人事檔案審核管理工作中，審核人員需要保持足夠的耐心與細(xì)心，針對(duì)檔案信息做到逐字逐句檢查。開展審核工作的過程中，做好對(duì)干部人事檔案相關(guān)信息的核查，重點(diǎn)關(guān)注接受繼續(xù)教育、人事任免變動(dòng)、政治面貌改變者，一旦個(gè)人狀態(tài)發(fā)生改變，第一時(shí)間進(jìn)行檔案信息更新，保障干部人事檔案信息全新、無誤。另外，審核人員需加強(qiáng)干部人事檔案材料的搜集工作，年初督促醫(yī)院各部門提交年度工資變動(dòng)表、干部任免審批表、考核登記表等，并將這些信息納入干部人事檔案中，進(jìn)一步提升檔案的健全性。 最后，審核人員需重視檔案缺件的補(bǔ)充與過程監(jiān)督，針對(duì)干部人事檔案中身份、任免審批、入黨審批等重要情報(bào)缺失者，予以相應(yīng)宣教，并給出補(bǔ)充途徑的意見與建議，始終將嚴(yán)控歸檔質(zhì)量作為干部人事檔案“三齡二歷”審核工作開展的首要前提[8]。

3.4 做好答疑工作

審核勢(shì)必會(huì)發(fā)現(xiàn)一些檔案問題，而檢出問題的干部主體，對(duì)審核結(jié)果一般會(huì)存在疑問或異議。 如何解答此類干部人群的疑惑，避免異議上升為爭(zhēng)議與暴力事件，就需要審核人員做好相應(yīng)的答疑工作。對(duì)因“三齡二歷”問題審核結(jié)果有異議的上訪對(duì)象，首先需要向其解釋“三齡二歷”五大指標(biāo)的審核標(biāo)準(zhǔn)，并出示錯(cuò)誤依據(jù)。若依舊存在質(zhì)疑者，立即將人事檔案移交責(zé)任鑒定小組，進(jìn)行最終的權(quán)威評(píng)估，避免審核人員隨意濫用職權(quán)，侵犯檔案所有人切身權(quán)益的問題出現(xiàn)。 針對(duì)審核結(jié)果無誤者，按照規(guī)定予以即刻更改、材料補(bǔ)充等后續(xù)檔案管理工作，并通知、進(jìn)一步權(quán)威解釋問題原因。 針對(duì)審核結(jié)果有誤者，依照相關(guān)法律制度追究審核人員責(zé)任，予以相應(yīng)懲處，并根據(jù)二次權(quán)威審核結(jié)果，執(zhí)行新的檔案糾錯(cuò)管理決定[9]。

3.5 規(guī)范檔案使用

公立醫(yī)院在著手干部任免、職稱評(píng)聘、人員交流調(diào)動(dòng)等人事管理工作時(shí)，首先需要對(duì)干部人事檔案進(jìn)行審核，尤其關(guān)注“三齡二歷”信息是否準(zhǔn)確，無誤則執(zhí)行相關(guān)手續(xù)辦理，有誤則中止辦理，并將情況及時(shí)與有關(guān)部門匯報(bào)?？紤]到干部人事檔案信息并非是一成不變的，在干部的個(gè)人狀態(tài)發(fā)生改變時(shí)，需及時(shí)提交檔案管理部門相關(guān)材料，人事檔案管理部門需對(duì)更新材料進(jìn)行仔細(xì)的真?zhèn)舞b定，預(yù)防如假冒證書、假冒文憑、假冒職稱等事件的發(fā)生，建立一道“難”墻，杜絕那些想要通過更改人事檔案信息謀取私利者的不端念頭，凈化公立醫(yī)院干部人事檔案的使用環(huán)境[10]。

4 展望

公立醫(yī)院干部人事檔案“三齡二歷”的管理，目前部分單位仍舊依托于純?nèi)斯さ墓芾砟Ｊ?，管理效能低下，且不利于檔案的高效利用。除上文所提及的“三齡二歷”專項(xiàng)管理對(duì)策外，檔案管理工作人員也需要以發(fā)展的眼光看待本職工作?；诠⑨t(yī)院干部人事檔案“三齡二歷”的管理現(xiàn)狀，提出以下3 條未來行業(yè)發(fā)展方向。

4.1 構(gòu)筑信息化平臺(tái)

公立醫(yī)院干部人事檔案的管理，需要積極朝信息化的方向發(fā)展，構(gòu)筑良好的信息化平臺(tái)，以利于檔案的高效化管理[11]：①將紙質(zhì)檔案向電子檔案的方向過渡，有利于信息的保存，存儲(chǔ)于云端的檔案信息將匯總為大數(shù)據(jù)，只要運(yùn)維得當(dāng)、備份合理，檔案信息基本不會(huì)出現(xiàn)丟失問題，有利于干部人事檔案信息的永久儲(chǔ)存[12]。 ②信息化管理將提升基層辦事人員的工作效能，使得檔案的存儲(chǔ)與調(diào)用更加快捷高效，優(yōu)化辦事人員的工作效能，讓信息多運(yùn)轉(zhuǎn)，讓人員少跑腿[13]。 ③由于干部人事檔案信息化管理平臺(tái)的智能性，將使檔案的調(diào)取與利用更加方便，有效深度挖掘干部人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，提升檔案利用率[14]。

4.2 轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作形態(tài)

干部的人事檔案管理要朝著信息化的方向發(fā)展，管理要朝著便捷化的方向發(fā)展，簡(jiǎn)化平臺(tái)使用流程就變得極為重要。 不論是在純?nèi)斯す芾砟Ｊ降倪^渡期，還是在半人工半自動(dòng)化的管理模式過渡期，關(guān)于干部人事檔案的調(diào)取與存檔，均應(yīng)該形成系統(tǒng)的指導(dǎo)體系，方便人員依照體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)與調(diào)用。期間通過整合人工智能模塊，對(duì)相關(guān)人員的檔案使用行為進(jìn)行審核，逐漸將檔案管理人員由以往的高強(qiáng)度檔案審核工作需求中剝離，釋放檔案管理人員的職業(yè)壓力，并合理支配檔案管理人員的時(shí)間成本，將其分散至信息化平臺(tái)的運(yùn)維、信息平臺(tái)使用宣教及人事檔案的服務(wù)窗口中去，提升大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理工作的多元化服務(wù)性，將以往的“為檔案服務(wù)”責(zé)任轉(zhuǎn)交給平臺(tái)，自身肩負(fù)起“為群眾服務(wù)”的責(zé)任，提升各科室部門對(duì)檔案管理部門的服務(wù)滿意度[15-16]。

4.3 關(guān)注信息安全

信息安全一直是大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的核心工作之一。醫(yī)院方面需要與外界權(quán)威信息安全管理團(tuán)隊(duì)合作，構(gòu)筑與信息化平臺(tái)相配套的信息安全防火墻，并將侵入性操作實(shí)時(shí)預(yù)防與監(jiān)控優(yōu)先級(jí)設(shè)為最高，避免干部人事檔案重要信息，尤其“三齡二歷”信息被篡改、竊取，造成信息安全隱患。對(duì)內(nèi)部檔案調(diào)用環(huán)節(jié)的信息安全管理，平臺(tái)內(nèi)部可生成檔案操作歷史記錄，檔案的改動(dòng)將留下歷史痕跡，有助于檔案管理人員在歸檔審核時(shí)進(jìn)行全程追溯化管理，避免“三齡二歷”等基本信息被違規(guī)篡改[17-18]。

5 小結(jié)

公立醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀仍舊不明朗，檔案信息失準(zhǔn)現(xiàn)象仍舊無法徹底根治。一方面是受利益的驅(qū)策，造假主體鋌而走險(xiǎn)；另一方面，也反映出公立醫(yī)院在干部人事檔案的審核方面還存在缺陷，“三齡二歷”方面尤為突出，故意造假與無意造假現(xiàn)象并存。 要解決公立醫(yī)院這一干部人事檔案審核現(xiàn)狀中暴露出的不足，還需要檔案管理部門主導(dǎo)，建立健全審核制度，并規(guī)范檔案信息的填寫標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格管控干部人事檔案的歸檔質(zhì)量；針對(duì)審核結(jié)果有爭(zhēng)議者做好答疑工作， 規(guī)范檔案的使用。未來還需不斷探索檔案管理的信息化建設(shè)。只有不斷在管理中回顧不足，探討經(jīng)驗(yàn)，提出應(yīng)對(duì)之策并付諸實(shí)踐，公立醫(yī)院干部人事檔案的整體管理水平才會(huì)得到長(zhǎng)足進(jìn)步。