論裝備制造企業(yè)物資采購管理

□ 茅龔丹

上海電氣集團(tuán)股份有限公司中央研究院 上海 200070

1 物資采購管理概述

物資采購是企業(yè)運(yùn)行過程中的基本活動之一,貫穿企業(yè)生產(chǎn)的全過程,因此進(jìn)行物資采購管理對于企業(yè)而言是至關(guān)重要的。物資采購管理的內(nèi)容有采購計(jì)劃制定、采購訂單生成、詢比價管理、采購合同簽訂、采購驗(yàn)收入庫、采購發(fā)票收集、采購結(jié)算、供應(yīng)商評價管理等。物資采購管理對采購過程中供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督,實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動的科學(xué)管理[1-8]。

國內(nèi)針對物資采購管理工作,在政府管理層面和行業(yè)管理層面頒布了一系列法律、法規(guī)、制度。

2010年,國家財(cái)政部和證監(jiān)會等五部門根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》,指導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制,規(guī)范請購與審批、采購與驗(yàn)收、付款等行為,防止在采購過程中出現(xiàn)差錯和舞弊。

2015年,國務(wù)院發(fā)布了《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》。這一條例強(qiáng)化了政府采購的源頭管理和結(jié)果管理,防止暗箱操作,遏制尋租腐敗,保證政府采購公開、公平、公正。

2020年,由中國物流與采購聯(lián)合會組織編制的《國有企業(yè)采購管理規(guī)范》團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)在北京發(fā)布,這是我國首個國有企業(yè)采購管理規(guī)范團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn),主要對國有企業(yè)管理架構(gòu)、采購實(shí)施、績效評價、監(jiān)督管理等方面進(jìn)行規(guī)范,是企業(yè)采購管理、監(jiān)督體系建設(shè)的指導(dǎo)文件。2019年,中國物流與采購聯(lián)合會編制了《國有企業(yè)采購操作規(guī)范》,側(cè)重操作層面,對國有企業(yè)采購的組織形式、采購方式及流程進(jìn)行了規(guī)定,是采購執(zhí)行人員的操作指南。《國有企業(yè)采購管理規(guī)范》和《國有企業(yè)采購操作規(guī)范》兩者互為補(bǔ)充,配套使用,共同構(gòu)成國有企業(yè)采購管理和操作的制度指引。

國外對采購管理工作有很深的研究。邁克爾·波特在《競爭優(yōu)勢》中提到,供應(yīng)商的侃價能力會對企業(yè)贏利與否產(chǎn)生至關(guān)重要的作用[9]。彼德·德魯克在《德魯克論管理》中提到,采購活動可以為企業(yè)創(chuàng)造高利潤[10],由此顛覆了人們認(rèn)為采購不能增加價值的根深蒂固的觀念。德魯克同時提出應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理,降低供應(yīng)成本來實(shí)現(xiàn)利潤的增加。

筆者通過對供應(yīng)商分類管理數(shù)據(jù)、采購周期數(shù)據(jù)、詢比價數(shù)據(jù)等進(jìn)行分析,總結(jié)在裝備制造企業(yè)物資采購中可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素,并提出降低采購風(fēng)險的措施。

2 采購數(shù)據(jù)分析

2.1 供應(yīng)商分類管理

采購模式可以分為集中采購、委托采購、協(xié)議采購等。集中采購指在企業(yè)的合格供應(yīng)商目錄內(nèi)進(jìn)行物資采購。委托采購指不在企業(yè)的合格供應(yīng)商目錄內(nèi)進(jìn)行物資采購,但可委托企業(yè)認(rèn)可的合格供應(yīng)商來進(jìn)行采購。協(xié)議采購指預(yù)計(jì)某主要物資的采購在未來一段期間內(nèi)將多次重復(fù)發(fā)生,采取與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議的方式進(jìn)行采購。

對合格供應(yīng)商分類有利于企業(yè)采購需求部門對供應(yīng)商進(jìn)行尋源。分類時,一般從供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、最近供應(yīng)過的產(chǎn)品、產(chǎn)品領(lǐng)域、產(chǎn)品品牌、是否定制加工等方面進(jìn)行考慮,并制定對供應(yīng)商的評價指標(biāo),以便對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理。供應(yīng)商的評價指標(biāo)主要包括合同條款、付款比例、響應(yīng)速度、備貨條件、開票情況、報價單規(guī)范與否、發(fā)貨通知情況、是否延期交貨、質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。通過對供應(yīng)商進(jìn)行評價,使供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰,可以提升企業(yè)的采購管理水平。

2.2 采購周期

采購周期是物資采購的核心問題,應(yīng)把縮短采購周期作為采購工作的重中之重。一般將采購周期劃分為四個階段,即計(jì)劃階段、審批階段、采購階段、備貨階段。

計(jì)劃階段作為整個采購工作的第一階段,無疑是至關(guān)重要的。通過對每月訂單數(shù)及訂單金額的趨勢進(jìn)行分析,盡量不集中在第四季度進(jìn)行較大幅度采購,并且在前三季度平均分配訂單,以避免年底因出現(xiàn)發(fā)貨周期延誤等情況而影響項(xiàng)目結(jié)題或項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出。

審批階段指提交采購申請到采購申請審批通過的時間段,可以通過規(guī)范采購流程中提交的材料和加強(qiáng)對申請人員的培訓(xùn),來降低采購申請流程的駁回率,縮短采購申請審批時間。由此可見,統(tǒng)計(jì)每月的采購申請駁回率,分析駁回的原因,是縮短采購申請審批時間的有效方法。

采購階段由采購合同簽訂與支付預(yù)付款兩個節(jié)點(diǎn)構(gòu)成,一般可將供應(yīng)商認(rèn)同的采購合同模板和付款條件加入詢價文件,同時將供應(yīng)商的配合度列入對供應(yīng)商評價的內(nèi)容,這樣可以有效縮短采購合同簽訂與付款的時間。

備貨階段的起點(diǎn)是供應(yīng)商備貨開始,主要分為收到訂單開始備貨、簽訂合同開始備貨、收到預(yù)付款開始備貨。通過數(shù)據(jù)分析,將供應(yīng)商備貨開始的時間列為對供應(yīng)商評價的一個重要指標(biāo),這樣可以有效縮短供應(yīng)商的發(fā)貨周期。

2.3 采購詢價比價

采購詢價比價的合規(guī)性直接影響采購物資的質(zhì)量,采購詢價比價是有效降低采購成本的手段。通過對參與詢價比價供應(yīng)商來源比例的統(tǒng)計(jì)分析,優(yōu)先推薦合格供應(yīng)商。搭建合格供應(yīng)商的信息檢索庫,方便在詢價比價前參考并推薦符合相關(guān)采購要求的合格供應(yīng)商。在實(shí)踐過程中,通過對供應(yīng)商報價文件與詢價文件進(jìn)行對比,發(fā)現(xiàn)主要存在詢價文件技術(shù)要求缺失或描述不詳細(xì)、機(jī)械定制加工詢價文件技術(shù)要求中未列出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件或機(jī)械圖紙等問題。這些問題影響了對是否滿足采購物資技術(shù)要求的判斷,因此應(yīng)針對詢價比價文件制定相應(yīng)的規(guī)范,編制詢價文件模板及競價供應(yīng)商推薦表,對詢價文件的填寫要求、供應(yīng)商的推薦來源等要進(jìn)行說明。

3 采購風(fēng)險分析

對采購策略、采購詢價比價、供應(yīng)商管理、采購談判、采購計(jì)劃等采購節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全面的風(fēng)險分析,可以有效找出采購管理中的不足。在此基礎(chǔ)上,需要制定采購管理改進(jìn)計(jì)劃,落實(shí)采購管理的改進(jìn)措施。

在采購策略中,如不能明確采購的質(zhì)量、成本、交期、服務(wù)要求,則會影響制定的采購策略、選擇的采購模式和比價模式。在采購詢價比價中,如不對競價供應(yīng)商的來源進(jìn)行審核和把控,則不利于降低采購成本。在對供應(yīng)商的管理中,如不經(jīng)過嚴(yán)格的規(guī)范流程對初選供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入,不對核心供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察,不對供應(yīng)商信息變更和資質(zhì)證書時效性進(jìn)行查驗(yàn),則會出現(xiàn)因供應(yīng)商違規(guī)操作等帶來的風(fēng)險。在采購談判中,應(yīng)注意競爭性談判和非競爭性談判,以避免采購物資價格出現(xiàn)超出市場價或歷史價格的風(fēng)險。在采購計(jì)劃中,要注意采購審請駁回率、采購進(jìn)度反饋及時性、供應(yīng)商延期交貨等情況,這些都會影響采購周期。

通過以上采購節(jié)點(diǎn)風(fēng)險分析可知,采購風(fēng)險點(diǎn)主要集中在競價供應(yīng)商尋源、供應(yīng)商管理、商務(wù)談判等方面,在這些方面應(yīng)制定相應(yīng)的管理改進(jìn)措施。

3.1 競價供應(yīng)商尋源

競價供應(yīng)商的來源一般建議為合格供應(yīng)商,以防止采購價格高出市場價的情況。擴(kuò)大合格供應(yīng)商范圍,應(yīng)該要有選擇量化指標(biāo),如密封比價中推薦供應(yīng)商與合格供應(yīng)商的比例,通過提高合格供應(yīng)商的推薦比例,規(guī)避密封比價的不合規(guī)風(fēng)險,同時降低采購成本,縮短采購周期。

3.2 供應(yīng)商管理

供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)常見的供應(yīng)商管理平臺,這一系統(tǒng)涵蓋了企業(yè)對供應(yīng)商展開全方位閉環(huán)管理的完整流程,企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)地進(jìn)行運(yùn)用。在初選供應(yīng)商準(zhǔn)入時,查驗(yàn)供應(yīng)商的基本信息是否與工商信息登記保持一致,確保信息的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性。面對不同類型的供應(yīng)商,建議分級準(zhǔn)入,以便更好地與各類供應(yīng)商展開合作。如針對業(yè)內(nèi)長期配套供應(yīng)商,不需要進(jìn)行體系認(rèn)證,可以直接發(fā)起準(zhǔn)入并進(jìn)行產(chǎn)品認(rèn)證。對于已準(zhǔn)入的供應(yīng)商,應(yīng)開展供應(yīng)商信息的動態(tài)管理,全方位對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評價,實(shí)時獲取供應(yīng)商的工商信息登記動態(tài)更新,提前規(guī)避合作風(fēng)險,并建立供應(yīng)商黑名單機(jī)制,對供應(yīng)商加強(qiáng)管控。

3.3 商務(wù)談判

競爭性談判的初次談判主要以比價的前期溝通形式進(jìn)行,通過三方比價確定最終供應(yīng)商和報價后,如果需求部門認(rèn)為報價與市場價偏離較大,那么采購部可要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報價。若不能完全同意報價的內(nèi)容,為了進(jìn)一步磋商交易,則應(yīng)對報價提出修改意見,用口頭或書面形式提出,構(gòu)成還盤。對于非競爭性談判,在前期準(zhǔn)備階段與需求部門對談判目標(biāo)、底線、交換籌碼達(dá)成共識,然后采用開局談判、中途談判、終局談判等技巧,依據(jù)雙贏談判法則,開展相應(yīng)的談判。

4 結(jié)束語

筆者通過對供應(yīng)商分類管理數(shù)據(jù)、采購周期數(shù)據(jù)、詢比價數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,得出供應(yīng)商評價指標(biāo)制定、采購周期壓縮、采購詢價比價規(guī)范是提高裝備制造企業(yè)物資采購管理水平的有效水段。同時,筆者對采購全過程中的采購策略、采購詢價比價、供應(yīng)商管理、采購談判、采購計(jì)劃等采購節(jié)點(diǎn)及逆行風(fēng)險進(jìn)行分析,得出采購風(fēng)險點(diǎn)主要集中于競價供應(yīng)商尋源、供應(yīng)商管理、商務(wù)談判等方面。通過制定改進(jìn)措施,可以進(jìn)一步完善裝備制造企業(yè)物資采購管理工作,并提高采購效率。