集團(tuán)企業(yè)線上辦公背景下財務(wù)共享模式的構(gòu)建

魏克婕

[摘 要]新冠肺炎疫情暴發(fā)后，為避免人群聚集，出行受限，企業(yè)經(jīng)營受到影響，線上辦公開始受到廣泛關(guān)注，尤其集團(tuán)企業(yè)開始基于互聯(lián)網(wǎng)及云計算，發(fā)展財務(wù)共享中心，構(gòu)建全新財務(wù)共享模式。財務(wù)共享模式的構(gòu)建能有效降低企業(yè)經(jīng)營成本，規(guī)范財務(wù)流程，解決集團(tuán)企業(yè)財務(wù)部門機(jī)構(gòu)冗雜問題，突破辦公距離限制。因此，文章將針對集團(tuán)企業(yè)線上辦公背景下財務(wù)共享模式的構(gòu)建展開探討。

[關(guān)鍵詞]線上辦公;財務(wù)共享;集團(tuán)企業(yè);共享中心

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.05.191

財務(wù)管理關(guān)乎企業(yè)運營能力及財務(wù)風(fēng)險控制，對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展有極大影響。集團(tuán)企業(yè)規(guī)模大，涉及產(chǎn)業(yè)多，處于多元化經(jīng)營狀態(tài)，經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容多，管理環(huán)境復(fù)雜性，對財務(wù)管理有較高要求，傳統(tǒng)財務(wù)管理模式已逐步不能滿足需求。財務(wù)共享模式的構(gòu)建為集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理走向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化創(chuàng)造了條件，采取財務(wù)共享服務(wù)中心方式進(jìn)行財務(wù)業(yè)務(wù)管理，更符合集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理需求。

1 集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享的概念和特點

1.1 財務(wù)共享的概念

財務(wù)共享是依托信息技術(shù)以市場化視角，以業(yè)務(wù)流程核心為標(biāo)準(zhǔn)，基于企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，向企業(yè)內(nèi)外提供服務(wù)的分布式財務(wù)管理模式，主要用于集團(tuán)企業(yè)財務(wù)和報告業(yè)務(wù)管理[1]。根據(jù)歐洲埃森哲（Accenture）公司的調(diào)查，建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，財務(wù)運作成本平均降低30%左右，運營能力和財務(wù)管理能力得到了有效強(qiáng)化。由于財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)處理基于信息技術(shù)實現(xiàn)，能降低數(shù)據(jù)處理難度，集中線上操作更簡化了中間流程，廢除了多余的業(yè)務(wù)處理步驟，提高了財務(wù)管理水平，在一定程度上解決了財務(wù)管理中的溝通不暢問題，消除了由于地域分散、集團(tuán)部門獨立造成的信息死角問題，為企業(yè)資源的優(yōu)化配置創(chuàng)造了有利條件。

1.2 集團(tuán)企業(yè)的特點

企業(yè)集團(tuán)是現(xiàn)代企業(yè)的高級組織形式，是以一個或多個實力強(qiáng)大的大型企業(yè)為核心母公司，以若干個在資產(chǎn)、資本、技術(shù)上有密切聯(lián)系的企業(yè)為子公司，通過產(chǎn)權(quán)安排、人事控制、商務(wù)協(xié)作等紐帶所形成的一個穩(wěn)定的多層次經(jīng)濟(jì)組織[2]。集團(tuán)企業(yè)能強(qiáng)化自身風(fēng)險抵御能力，形成強(qiáng)而有力的競爭優(yōu)勢，獲得更大的利益。從集團(tuán)企業(yè)特點來看，成員企業(yè)在一定程度是保持相對獨立，但通常實施統(tǒng)一管理政策和人事體系，通常由母公司控股，但母公司與子公司通常是獨立法人，兩者經(jīng)營范圍不一定一致[3]。另外，集團(tuán)企業(yè)多處于多元化經(jīng)營狀態(tài)，經(jīng)營規(guī)模大，涉及領(lǐng)域多，有大量跨行業(yè)、跨地區(qū)，甚至跨國投資項目。因此，集團(tuán)企業(yè)財務(wù)活動涉及利益相關(guān)方非常多，會產(chǎn)生海量財務(wù)數(shù)據(jù)，信息管理與處理難度大。

2 集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享模式的意義

2.1 降低經(jīng)營成本

通過對集團(tuán)企業(yè)的了解可知道，集團(tuán)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動涉及諸多跨行業(yè)、跨區(qū)域業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下，需要在不同分支機(jī)構(gòu)、不同區(qū)域進(jìn)行財務(wù)部門基礎(chǔ)建設(shè)，配置財務(wù)人員，財務(wù)運作成本高，數(shù)據(jù)處理與傳輸效率低，難以滿足集團(tuán)企業(yè)發(fā)展需求。而財務(wù)共享模式的構(gòu)建，應(yīng)用財務(wù)服務(wù)中心進(jìn)行財務(wù)信息處理，在線上進(jìn)行信息傳輸，辦公過程不受地域限制，節(jié)約了相關(guān)部門基礎(chǔ)建設(shè)成本，擴(kuò)大了規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益，可獲得更大的成本優(yōu)勢。當(dāng)前市場競爭激烈，經(jīng)營成本在不斷提高，而利潤空間在縮小，開源節(jié)流，降低財務(wù)運作成本非常有必要。

2.2 規(guī)范財務(wù)流程

部分子公司在管理上具有一定獨立性，子母公司管理環(huán)境存在些許差異[4]。若管理上缺乏統(tǒng)一政策和流程或子公司財務(wù)政策執(zhí)行力度不足，就會對財務(wù)管理質(zhì)量造成影響，甚至影響合并報告完整性和有效性，無疑會帶來財務(wù)風(fēng)險，影響集團(tuán)企業(yè)戰(zhàn)略決策實施。而構(gòu)建財務(wù)共享模式，基于財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行財務(wù)活動，是在統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一體系下進(jìn)行集約化財務(wù)管理，對企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行了整合，對經(jīng)辦人的要求統(tǒng)一，財務(wù)處理口徑和尺度統(tǒng)一，大幅度提高了財務(wù)管理規(guī)范性，有利于財務(wù)風(fēng)險控制，有利于集團(tuán)企業(yè)戰(zhàn)略決策。

2.3 提升財務(wù)效率

傳統(tǒng)財務(wù)管理模式中合并報告編制難度大、耗時長，且信息傳遞滯后，財務(wù)管理效率低。財務(wù)共享模式通過信息技術(shù)完成財務(wù)業(yè)務(wù)操作，核算過程自動化和智能化，通過信息共享平臺傳輸分支機(jī)構(gòu)與總公司間的財務(wù)信息數(shù)據(jù)，信息傳輸數(shù)據(jù)化，溝通效率更高。這種信息化管理模式減少了人工核算步驟，降低了管理難度，提高了財務(wù)信息的及時性，可使基礎(chǔ)作業(yè)人員得到釋放，這些人員可以將更多精力投入到財務(wù)分析與管理中，解決經(jīng)營中的實際問題，提升企業(yè)市場響應(yīng)速度，提高財務(wù)運作效率，為企業(yè)決策提供更大幫助。

3 集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享模式構(gòu)建中面臨的問題

3.1 監(jiān)管難度大

財務(wù)共享模式的構(gòu)建通常需要建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，要依托信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)以及計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，屬于典型的信息化辦公方式[5]。雖然加速了企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，提升了財務(wù)運作效率，降低了財務(wù)運作成本，但也給監(jiān)管帶來了挑戰(zhàn)。軟件系統(tǒng)操作過程具有隱蔽性，且操作痕跡易消除，為營私舞弊創(chuàng)造了條件。部分操作人員不嚴(yán)格遵守操作規(guī)章，為盜取財務(wù)信息或商業(yè)機(jī)密，不僅會插入非法外置硬件設(shè)備，且可能會串改程序代碼，瀏覽未授權(quán)內(nèi)容，截取財務(wù)數(shù)據(jù)，偽造財務(wù)信息。而這些違規(guī)行為都具備隱蔽性，很難被直接發(fā)現(xiàn)，監(jiān)管難度較大。

3.2 財務(wù)風(fēng)險大

財務(wù)共享服務(wù)中心離不開軟硬件系統(tǒng)支持，軟硬件系統(tǒng)故障將直接對財務(wù)運作造成負(fù)面影響，甚至影響財務(wù)信息完整性。首先，網(wǎng)絡(luò)具有開發(fā)性和復(fù)雜性，網(wǎng)絡(luò)攻擊無處不在，網(wǎng)絡(luò)攻擊會威脅財務(wù)數(shù)據(jù)安全，帶來財務(wù)風(fēng)險問題。其次，財務(wù)共享模式中財務(wù)管理流程與方式發(fā)生變化，必然要對企業(yè)管理流程、利益分配、財務(wù)決策造成不同程度的影響，可能會造成相關(guān)部門難以適應(yīng)，工作配合度低，無疑會引起一系列財務(wù)風(fēng)險問題。最后，基于財務(wù)共享中心的財務(wù)工作內(nèi)容也與以往不同，若相關(guān)操作人員或信息錄入操作失誤，將影響數(shù)據(jù)真實性。顯然，這些問題的存在都可能帶來財務(wù)風(fēng)險問題，使企業(yè)遭受不必要的損失。

3.3 構(gòu)建成本高

構(gòu)建財務(wù)共享模式能提高財務(wù)運作效率，降低財務(wù)管理成本，規(guī)范財務(wù)業(yè)務(wù)流程。但財務(wù)共享服務(wù)中心基礎(chǔ)建設(shè)初期需要一部分的資金投入和人力投入，尤其是硬件建設(shè)成本較高。基礎(chǔ)建設(shè)方面，需要購買相關(guān)硬件機(jī)器設(shè)備、辦公系統(tǒng)、授權(quán)軟件，且這些軟硬件系統(tǒng)日常維護(hù)和管理都會產(chǎn)生相應(yīng)費用。若缺乏有效運維管理，將影響系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性，直接威脅到整個財務(wù)共享服務(wù)中心的運作。在人力資源方面，對相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力提出了更多要求，不僅要具備傳統(tǒng)財務(wù)知識，還要熟練操作計算機(jī)，具備電算化專業(yè)知識，新人的培訓(xùn)會產(chǎn)生人力成本。

4 對集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享模式的建議

4.1 建立完善制度

進(jìn)行有效內(nèi)部控制，提升監(jiān)管水平是構(gòu)建財務(wù)共享模式的關(guān)鍵。要想提高監(jiān)管水平就要建立配套制度，強(qiáng)化監(jiān)管針對性和有效性。具體來講，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財務(wù)共享中心的特征和管理需要，制定完善的財務(wù)管理流程監(jiān)管制度和機(jī)制。例如，對軟硬件系統(tǒng)的操作進(jìn)行規(guī)范，建立具有實時性的操作日志，做到有據(jù)可查，同時要求相關(guān)人員必須嚴(yán)格遵循操作流程，避免重復(fù)操作、遺漏操作、錯誤操作、越權(quán)操作。此外，為解決操作隱蔽的問題，要對相關(guān)系統(tǒng)安裝監(jiān)控軟件、對相關(guān)操作進(jìn)行定期錄屏、對相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行適時備份等，從而避免數(shù)據(jù)漏洞、丟失等問題發(fā)生。發(fā)生數(shù)據(jù)差異問題時，通過備份數(shù)據(jù)便可追溯原始數(shù)據(jù)，提高財務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和安全性，降低監(jiān)管難度。

4.2 加強(qiáng)風(fēng)險管控

新模式、新制度的實施通常需要一定的時間來適應(yīng)，而適應(yīng)期間就會存在諸多不確定性，甚至帶來財務(wù)風(fēng)險問題。因此，在財務(wù)共享模式的構(gòu)建過程中必須要考慮到可能發(fā)生的財務(wù)風(fēng)險問題，加強(qiáng)財務(wù)風(fēng)險管控，避免財務(wù)風(fēng)險問題的發(fā)生影響信貸信譽(yù)。

具體來講，在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心之前，要針對企業(yè)推行財務(wù)共享模式可能帶來的問題以及相關(guān)影響因素進(jìn)行預(yù)測，應(yīng)設(shè)置相關(guān)風(fēng)險預(yù)案，確定構(gòu)建方案的可行性。在系統(tǒng)建設(shè)后，為確保信息安全，降低人為財務(wù)風(fēng)險，必須對重要財務(wù)信息進(jìn)行加密，對系統(tǒng)設(shè)置訪問與操作權(quán)限。另外，為確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，要定期對信息平臺、操作系統(tǒng)進(jìn)行安全措施，消除潛在安全隱患問題，規(guī)避信息安全問題引起的財務(wù)風(fēng)險問題。

4.3 租用云服務(wù)器

集團(tuán)企業(yè)要想實施財務(wù)共享模式，構(gòu)建完善的財務(wù)共享中心，必然要有一定的成本。因此，要想獲得預(yù)期的建設(shè)效益，就必須將初期建設(shè)的成本控制在合理范圍內(nèi)，基于成本效益原則進(jìn)行資金投入。在建設(shè)成本中軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)成本占比最大，且軟硬件系統(tǒng)的后期維護(hù)也要產(chǎn)生費用。若缺乏相關(guān)專業(yè)人才，會造成系統(tǒng)運維的滯后。為減少基礎(chǔ)建設(shè)中的資金投入，可加強(qiáng)對云技術(shù)的運用，根據(jù)管理需求，結(jié)合財務(wù)活動實際情況，通過租用云服務(wù)器的方式來進(jìn)行財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建。云服務(wù)器的運維由運營商提供支持，節(jié)約了運維費用，而云平臺的運行對硬件性能要求較低，能節(jié)約設(shè)備購置費用。在人力成本方面，可實施“傳帶幫，老帶新”的政策，通過現(xiàn)有的專業(yè)人員在工作中幫助新人，降低培訓(xùn)成本。

5 結(jié)語

集團(tuán)企業(yè)規(guī)模大，涉及產(chǎn)業(yè)多元化，經(jīng)濟(jì)活動多，產(chǎn)生的財務(wù)數(shù)據(jù)信息量龐大，傳統(tǒng)管理模式難以滿足需求，構(gòu)建財務(wù)共享模式符合集團(tuán)企業(yè)發(fā)展需要，符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境，能滿足集團(tuán)企業(yè)線上辦公需求。但構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心需要面臨監(jiān)管問題、風(fēng)險問題和成本問題。因此，為解決這些問題，集團(tuán)企業(yè)在構(gòu)建過程中，要完善配套的監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)風(fēng)險控制，運營新技術(shù)，降低建設(shè)成本。

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