基于檔案服務(wù)SOP在新形勢(shì)下審計(jì)工作中的搭建與實(shí)踐探究

文/宋茜 蔡立雯

本文通過利用標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序SOP（Standard Operation Procedure）結(jié)合新形勢(shì)下審計(jì)工作對(duì)檔案服務(wù)的需求，并實(shí)施關(guān)鍵工序質(zhì)量控制機(jī)制，從而使任務(wù)自始至終都有章可循、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，實(shí)現(xiàn)檔案工作與審計(jì)工作相互促進(jìn)、共同提升的良好局面

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司組織制定服務(wù)審計(jì)工作的檔案服務(wù)SOP，促使檔案與審計(jì)工作高度配合、深度融合。通過總流程搭建、業(yè)務(wù)需求清單梳理、程序測(cè)試、試運(yùn)行等階段，檔案服務(wù)SOP正式執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，實(shí)施關(guān)鍵工序質(zhì)量控制和動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，確保各環(huán)節(jié)程序均操作嚴(yán)格，適應(yīng)發(fā)展。檔案服務(wù)SOP在審計(jì)工作中的高效應(yīng)用，不僅提升了檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，也為企業(yè)依法治企和廉政建設(shè)工作開辟了新路子。

一、審計(jì)工作下的檔案管理

檔案以其原始記錄性和歷史再現(xiàn)性在審計(jì)工作中發(fā)揮著不可替代的憑證作用，是審計(jì)工作順利開展的基礎(chǔ)。習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中提出了“改革審計(jì)管理體制”的新要求，國有企業(yè)審計(jì)工作進(jìn)一步加大范圍和力度。這樣的新形勢(shì)對(duì)檔案服務(wù)審計(jì)工作的質(zhì)量和效率提出了更新、更高的要求。主要在于：

一是檔案服務(wù)工作需要有前瞻性。在審計(jì)管理體制改革的局勢(shì)下，國有企業(yè)內(nèi)、外部審計(jì)工作力度和頻次增加，財(cái)政財(cái)務(wù)審計(jì)、物資專項(xiàng)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和工程項(xiàng)目審計(jì)等各類型審計(jì)工作頻繁開展，調(diào)閱檔案的需求和數(shù)量急劇增長(zhǎng)。需要通過參考在以往審計(jì)工作中檔案服務(wù)的情況，找出并補(bǔ)齊短板，未雨綢繆地制定出一套能夠順應(yīng)新形勢(shì)的檔案服務(wù)方式。避免各項(xiàng)工作集中開展時(shí)，出現(xiàn)檔案資源不足、人力缺少、服務(wù)水平下降等現(xiàn)象，保障審計(jì)配合工作和檔案專業(yè)其他各項(xiàng)任務(wù)并行不悖地順利進(jìn)行。

二是檔案利用工作需要有保密性。檔案作為企業(yè)的保密要害部位，其保管安全與企業(yè)和個(gè)人的利益息息相關(guān)，而審計(jì)工作會(huì)涉及到查、借閱涉密檔案的內(nèi)容。如何在檔案信息資源合理利用的同時(shí)，做到不失密、泄密，維護(hù)企業(yè)的安全和利益，是檔案工作的重中之重。這就需要有一套可靠的審計(jì)工作涉密檔案利用管理流程，營造保密與利用工作的契合點(diǎn)，避免出現(xiàn)保密工作漏洞。

三是檔案專業(yè)工作需要有傳承性。隨著檔案工作與審計(jì)工作配合力度的加大，企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位對(duì)檔案人員提供服務(wù)的需求也逐漸增多。為保障檔案專業(yè)人力資源滿足檔案工作發(fā)展要求，公司各基層單位兼職檔案員的配置增加，檔案培訓(xùn)工作需要有簡(jiǎn)明扼要、形象具體的操作流程指導(dǎo)說明，協(xié)助檔案人員“老帶新”“師帶徒”。開展針對(duì)性、碎片化培訓(xùn)，幫助新的檔案人員快速掌握工作要點(diǎn)，勝任崗位工作，加快檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。

四是檔案管理工作需要有發(fā)展性。檔案作為提高審計(jì)監(jiān)督效能和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)保障，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作均有著監(jiān)管特性。健全審計(jì)工作中的檔案管理體系，強(qiáng)化過程管控，使檔案與審計(jì)工作高度配合、深度融合，促使企業(yè)各類工作流程透明、程序合法，是防控廉潔風(fēng)險(xiǎn)和隱患、依法治企、企業(yè)信用體系建設(shè)的重要手段。面臨新形勢(shì)，檔案工作需要制定出一套具備條理化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)明化的檔案服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)流程，降低操作難度，提高使用速度，并及時(shí)根據(jù)相關(guān)制度、規(guī)范的變化進(jìn)行修訂和更新，保障審計(jì)工作有條不紊地開展，助推企業(yè)高質(zhì)量的發(fā)展。

二、檔案服務(wù)SOP模式

SOP，Standard Operation Procedure，即標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，就是將某一項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求，以統(tǒng)一的格式描述出來，用來指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。審計(jì)工作類目多樣，利用的檔案門類也各有不同，但是檔案服務(wù)工作流程是基本穩(wěn)定不變的。依照各類審計(jì)工作要求，從檔案服務(wù)工作總流程中，逐個(gè)環(huán)節(jié)地拆解流程，找出并補(bǔ)足短板，不斷優(yōu)化和完善過程，制定出標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，能夠使之自始至終都有章可循、秩序井然、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、成績(jī)凸顯。

1.SOP搭建

（1）編寫工作總流程

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司根據(jù)歷年來各項(xiàng)審計(jì)工作中的檔案業(yè)務(wù)開展情況，進(jìn)行檔案服務(wù)總流程梳理。在事前計(jì)劃、事中控制、事后檢查的總框架中，詳細(xì)地提列出所有檔案工作的具體內(nèi)容，并區(qū)分電子檔案利用、實(shí)體檔案利用和涉密檔案利用的不同情況。逐步討論分析，確定該項(xiàng)內(nèi)容實(shí)施的必要性。先將不必要的工作環(huán)節(jié)刪減，類似的工作內(nèi)容合并；再將所有程序按照合理的邏輯重新調(diào)整排序；然后排查和補(bǔ)充疏漏環(huán)節(jié)，對(duì)剩下的工作內(nèi)容及其處理方式進(jìn)行簡(jiǎn)化；最后通過分析流程的可行性和通暢性，編寫工作總流程圖。

檔案服務(wù)SOP建構(gòu)流程圖

（2）梳理業(yè)務(wù)需求清單

根據(jù)總流程圖，確定出需要梳理的工作業(yè)務(wù)和需求清單。

一是梳理各門類檔案《庫藏清單》。國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司按照檔案門類-年度-歸檔部門的順序編制庫藏檔案清單。根據(jù)檔案數(shù)量來估算最大利用數(shù)，再依據(jù)歷次同類審計(jì)工作利用檔案的數(shù)量比對(duì)相關(guān)門類檔案的總數(shù)，算出平均值，即平均利用率，求得平均利用數(shù)量。然后對(duì)檔案工作量及強(qiáng)度進(jìn)行分析，配置適當(dāng)?shù)臋n案工作人員數(shù)量。

二是梳理《審計(jì)工作計(jì)劃清單》。要做好檔案服務(wù)，必不可少的任務(wù)就是及時(shí)了解公司的工作計(jì)劃。根據(jù)月度計(jì)劃和周計(jì)劃，對(duì)即將開展的審計(jì)工作進(jìn)行預(yù)警管控。對(duì)接審計(jì)管理人員，明確審計(jì)的具體內(nèi)容、時(shí)間期限和所需查閱的檔案門類，安排兩名或多名相關(guān)檔案管理人員，全程“一主N備”配合。

三是梳理《檔案工作計(jì)劃清單》。在優(yōu)化檔案服務(wù)工作的同時(shí)，也需要強(qiáng)抓檔案專業(yè)工作，不能顧此失彼。梳理檔案工作計(jì)劃，將每月、每周的檔案重點(diǎn)工作詳細(xì)記錄，便于檔案工作負(fù)責(zé)人明晰各檔案人員的工作量和時(shí)間節(jié)點(diǎn)分布，合理分配任務(wù)。在審計(jì)工作與檔案工作時(shí)間、人員沖突的情況下，提前制定出解決方案，平衡人力、時(shí)間和工作量，保障檔案服務(wù)與專業(yè)工作同步、穩(wěn)步開展。

（3）確定SOP初稿

將總流程圖中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行拆解，按順序?qū)γ恳粋€(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行可行性檢查，類似將一臺(tái)機(jī)器拆分成零部件，逐件排查故障。檔案人員與審計(jì)管理人員共同討論，逐個(gè)環(huán)節(jié)找短板、補(bǔ)短板，對(duì)過程進(jìn)行優(yōu)化，確定并編寫SOP初稿。

2.SOP測(cè)試與試運(yùn)行

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司采用“自測(cè)+他測(cè)”的方式對(duì)檔案服務(wù)SOP初稿進(jìn)行模擬測(cè)試，跟蹤記錄運(yùn)行過程中的問題點(diǎn)。

先是組織檔案專業(yè)人員嚴(yán)格按照SOP初稿的順序逐步進(jìn)行操作，針對(duì)有疑問的步驟展開討論，重新組織語句。再由審計(jì)管理人員進(jìn)行操作，找出難以快速理解的環(huán)節(jié)，與檔案人員一同修改語句。然后請(qǐng)非檔案和審計(jì)專業(yè)的人員進(jìn)行操作，再次查找問題，解決問題。確保語句簡(jiǎn)明精準(zhǔn)，流程清晰暢通，各專業(yè)人員均可快速上手。最后對(duì)檔案人員進(jìn)行實(shí)操培訓(xùn)，使其熟悉操作標(biāo)準(zhǔn)和流程，打好專業(yè)基礎(chǔ)。

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司在2018年9月開展的技改項(xiàng)目竣工決算審計(jì)工作中，將檔案服務(wù)SOP啟動(dòng)試運(yùn)行，實(shí)踐檢驗(yàn)合理性和可操作性，并再次找短板，進(jìn)行討論分析，提出解決方案，優(yōu)化操作程序。

3.SOP定稿

通過為期半年的試運(yùn)行，檔案服務(wù)SOP完成定稿，制作成手冊(cè)發(fā)放給檔案人員。手冊(cè)中詳細(xì)寫明服務(wù)工作的總流程，電子檔案、實(shí)體檔案及涉密檔案查借閱方法和流程。在開展檔案人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)后，檔案服務(wù)SOP正式運(yùn)行，并建立與其相應(yīng)的查核機(jī)制。檔案人員嚴(yán)格按照SOP流程進(jìn)行操作，檔案專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)操作情況進(jìn)行考核。確保在檔案配合審計(jì)工作中，不發(fā)生檔案失泄密、丟失、損毀等安全事故和人力、時(shí)間不足導(dǎo)致的檔案服務(wù)質(zhì)量下降的現(xiàn)象。

4.SOP定檢與更新

檔案工作各項(xiàng)要求不斷提高，SOP也需要根據(jù)檔案工作水平的提升而開展定期檢查。國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司建立關(guān)鍵工序質(zhì)量控制點(diǎn)回顧機(jī)制,將檔案管理系統(tǒng)權(quán)限管理，實(shí)體檔案和涉密檔案的利用，檔案服務(wù)綜合情況等重點(diǎn)環(huán)節(jié)納入關(guān)鍵工序，實(shí)施嚴(yán)格的過程管控。定期對(duì)關(guān)鍵工序的操作質(zhì)量進(jìn)行檢查，防止出現(xiàn)疏忽和漏洞，提升審計(jì)工作開展過程中檔案資源的安全管理和利用服務(wù)水平。

根據(jù)檔案工作和保密工作新制度、新規(guī)范印發(fā)，操作方法和利用手續(xù)改進(jìn)等情況，國網(wǎng)陜西省電力公司檢 修公司及時(shí)對(duì)檔案服務(wù)SOP進(jìn)行評(píng)審和更新，以滿足新要求，適應(yīng)新條件。

三、新模式應(yīng)用與實(shí)踐

檔案服務(wù)SOP正式運(yùn)行后，自2019年3月開始，國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司先后開展經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、成本項(xiàng)目審查，技改工程審計(jì)等多項(xiàng)審計(jì)檢查工作，檔案人員全程高效配合，檔案服務(wù)無“空窗期”。檔案組卷、宣傳、編研、數(shù)字化和考核評(píng)價(jià)等各項(xiàng)專業(yè)工作也同步高質(zhì)量開展，無一項(xiàng)工作受到影響。作為檔案工作起步晚的年輕企業(yè)，從國網(wǎng)陜西電力檔案工作考核評(píng)價(jià)排名中間位置迅速躋身前列。在檔案服務(wù)審計(jì)工作集中開展期間，仍高質(zhì)量地編寫了檔案工作的信用電力案例、開發(fā)利用案例和管理創(chuàng)新案例，獲得了中國電力企業(yè)聯(lián)合會(huì)，陜西省檔案局和國網(wǎng)陜西電力的獎(jiǎng)項(xiàng)和好評(píng)。

綜合上述，檔案工作SOP的實(shí)施，使得檔案利用程序和要求得到細(xì)化，在過程管控的同時(shí)也潛移默化地增強(qiáng)了依法治檔的意識(shí)。在審計(jì)工作中，規(guī)范化、條理化檔案利用程序，能夠提升各專業(yè)人員對(duì)檔案的重視程度。尤其是在實(shí)體檔案、涉密檔案查閱的時(shí)候，能夠監(jiān)督檔案人員對(duì)利用人員進(jìn)行全程監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)“雙層監(jiān)督”，保護(hù)檔案不被篡改、涂抹、損毀和偷竊。檔案服務(wù)高效提供有效法律憑證，促進(jìn)審計(jì)工作朝著健康有序的方向發(fā)展，幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除廉潔和信用風(fēng)險(xiǎn)，保障電力工程建設(shè)安全穩(wěn)定發(fā)展，有效推進(jìn)黨風(fēng)廉政和誠信體系建設(shè)，樹立企業(yè)依法治企的良好形象。