事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理思路淺談

文/王艷芳

當(dāng)今世界已經(jīng)步入信息化時代，如何提高檔案信息化管理水平，無疑是檔案業(yè)界創(chuàng)新發(fā)展的重大課題，當(dāng)然也是人事檔案管理部門的重要任務(wù)。對干部人事檔案進(jìn)行整合，將其管理工作與計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理必要的途徑。本文從信息化管理在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢出發(fā)，對事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理思路進(jìn)行了分析與探討，提出了相應(yīng)的對策

干部人事檔案信息化管理是非常重要的，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化管理，力求跟上信息化時代的步伐。

一、事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的必然趨勢

近些年來，大數(shù)據(jù)、信息化科技發(fā)展迅猛，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重要作用越來越凸顯。檔案事業(yè)，其中包括事業(yè)單位的檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理是發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化管理的優(yōu)勢在于：

一是信息化管理能有效地提高工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠檔案管理人員手工操作。建立好干部人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，形成干部人事的電子檔案，檔案管理工作人員在進(jìn)行人事檔案錄入的時候，需要對大量的檔案進(jìn)行信息分類、篩選、建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理方式，把檔案信息科學(xué)合理地分類進(jìn)行管理。需要檔案時可以利用電腦技術(shù)進(jìn)行索引，就能方便快捷地獲取檔案信息，提高工作效率。使用信息化管理查找十分快速方便，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，凸顯信息化管理具有的獨(dú)特優(yōu)勢。

二是信息化管理能為檔案保存實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性

電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比壽命較長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體在保存過程中容易受各種因素的制約出現(xiàn)檔案損壞、丟失等現(xiàn)象。例如，紙張在高溫或者低溫下就容易損壞，但是電子信息就不會受這些因素干擾。電子檔案可以根據(jù)不同的需求選擇不同的存儲方式，而且閱讀方便快捷，保存時間長，穩(wěn)定性是檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然，這種保存需要有備份，以防文件信息丟失。

三是信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享

傳統(tǒng)的靠手工來記錄檔案信息再進(jìn)行保存的模式，技術(shù)較為落后，大量有用信息和資源被埋沒，但是利用計算機(jī)進(jìn)行管理以后，根據(jù)檔案信息保密性質(zhì)的要求，建立干部人事檔案管理局域網(wǎng)的時候也要分層建立，可以建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)高效管理和資源共享。

二、干部人事檔案信息管理的內(nèi)容

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理，有助于管理水平的提升，其管理方式方法主要有：

一是推廣現(xiàn)代化管理方法。利用計算機(jī)來管理人事檔案，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。人們利用計算機(jī)建立一些完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)動態(tài)化的信息管理。例如利用計算機(jī)和一些現(xiàn)代管理設(shè)備，把人事檔案資料整理以后輸入計算機(jī)，再利用一些軟件技術(shù)把文字、圖片、音像等資料轉(zhuǎn)換格式，變成數(shù)據(jù)資料，是紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式同時并存，需要資料的時候可以通過電腦來查詢相關(guān)內(nèi)容。

二是推廣開放式管理方法。在檔案信息化管理模式中，首先，可以建立干部業(yè)績檔案，以便于及時地將干部的日常工作情況、業(yè)績和重要工作中的實(shí)際表現(xiàn)和完成工作的一些情況記入檔案中，為干部的提拔和調(diào)動提供一些重要的依據(jù)。其次，可以建立干部綜合能力檔案，例如干部的文化程度、專業(yè)素養(yǎng)、資格考試等都能反映干部的真實(shí)才能，進(jìn)而有計劃地對干部進(jìn)行培養(yǎng)和提拔。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理非常重要，應(yīng)該采取以下策略予以實(shí)現(xiàn)：

一是高度重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首要條件是單位領(lǐng)導(dǎo)重視，全體人員，特別是檔案管理人員，都要提升檔案管理信息化理念。有了這個意識，就是有了思想基礎(chǔ)，這就是首先進(jìn)行的思想建設(shè)。此后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要迅速跟上。無論是軟件，還是硬件，都要購置齊備。這就是物力財力的積極投入。這些基本條件完備了，方能有效地開展工作。

二是確保干部人事檔案信息管理安全性。要保證電腦的安全，加強(qiáng)管理人員安全技術(shù)培訓(xùn)，包括電腦病毒管理，電腦黑客攻擊的防范，確定專人管理電腦，禁止非管理人員亂插U盤、硬盤，其次要把檔案管理信息數(shù)據(jù)做好備份，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)不慎丟失或者資料泄露等情況，建立電腦安全制度及安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系，提高安全保密意識，利用好現(xiàn)代科技的加密功能，切實(shí)保證檔案資料的安全。

三是增強(qiáng)干部人事檔案管理規(guī)范化程度。首先，事業(yè)單位要根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定來建立健全的管理制度，檔案的使用和查閱過程要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。其次，要加大檔案管理各項設(shè)施的投入力度，從硬件方面來保證檔案的存儲安全，檔案庫房、閱檔室和辦公室要分開，室內(nèi)的設(shè)備要齊全，例如空調(diào)、滅火器材、防盜等一些安全設(shè)備。最后，建立嚴(yán)格的保密制度，要不斷組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一些檔案管理的相關(guān)政策，具體工作要落實(shí)到位，把檔案管理意識深入每個工作人員心中。

不言而喻，信息化的管理模式是人事檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，對檔案工作者提出了新的更高的要求，要提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，在工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，為促使事業(yè)單位干部人事檔案管理提升到新水平、登上新臺階做出貢獻(xiàn)。