互聯(lián)網(wǎng)背景下黨政機關檔案管理策略

文/羅小玲

隨著黨政機關事業(yè)的不斷發(fā)展，各類檔案資料數(shù)量不斷增加。要加強對其檔案的管理，才能為后續(xù)工作提供有效的參考依據(jù)。由于檔案類型眾多，數(shù)量龐大，不僅管理人員在開展檔案管理工作時會面臨許多問題，檔案利用者也有諸多不便。因此，面對大數(shù)據(jù)信息化的科技發(fā)展的大趨勢，必須充分利用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案管理，提高檔案管理信息化水平，方能適應工作發(fā)展的需要

當今，人類社會已經(jīng)正式步入信息化時代。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展與科技進步，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)改變了人們的生活與工作方式。大數(shù)據(jù)信息化與人們的工作和生活息息相關，同時，信息化對檔案管理工作亦帶來了巨大的影響。為了提高黨政機關工作質(zhì)量和辦事效率，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢是其必然，而加強檔案管理信息化建設就是重要的一環(huán)。

一、黨政機關檔案信息化建設的主要內(nèi)容

綜觀黨政機關檔案信息化建設內(nèi)容，主要有以下幾點：第一，要加強基礎設施建設。黨政機關要加大檔案工作投入力度，建設專門檔案庫房，為檔案管理人員配備專業(yè)設備。第二，要加強信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)和利用。為了滿足黨政機關的日常工作需求，要建立完善的信息化管理系統(tǒng)，提高工作效率，確保檔案隨時獲得存儲與查詢。要增加電子檔案的比例，實現(xiàn)資源共享。第三，建立辦公局域網(wǎng)?？衫镁钟蚓W(wǎng)發(fā)布重要的信息，還能實現(xiàn)檔案傳輸，確保相關部門人員隨時使用和查閱檔案。

二、黨政機關檔案管理存在的問題

近些年整體來看，各級黨政機關檔案管理工作取得了很大的成績，但是綜合分析，還存在一些必須注意與需要解決的問題，諸如：

一是檔案管理工作還有疏漏。由于黨政機關的各類檔案資料眾多，若不能對檔案進行有效的管理，就會影響后續(xù)工作正常開展。在黨政機關檔案中，除了文字記錄的檔案類型之外，還有圖片和視頻等檔案類型，需根據(jù)不同類型的檔案對其進行分類和歸檔，才能提高檔案的利用率。部分檔案管理人員并沒有合理劃分檔案的內(nèi)容，也無法進一步滿足相關人員的查詢需求。管理工作的疏漏，勢必影響檔案工作的發(fā)展與利用。

二是檔案管理信息化水平有待提升。時下，有些黨政機關領導干部對檔案管理工作并不重視，沒有充分將互聯(lián)網(wǎng)技術與檔案管理工作相結(jié)合。由于機關各科室的數(shù)字化文件資料數(shù)量日益增加，許多檔案具有一定的機密性，因此，必須要采取先進的技術對其進行保護。目前，與互聯(lián)網(wǎng)相關的檔案基礎設施并不完善，檔案的安全性和可靠性缺乏保障。由此可見，提升檔案管理工作的信息化水平，實為檔案管理水平提升的重要環(huán)節(jié)，切不可小視。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下黨政機關檔案管理的原則

面對大數(shù)據(jù)信息化時代，真正做到檔案管理工作有章可循，黨政機關檔案管理的原則的確立更加突出與重要，集中反映在以下幾點：

一是規(guī)范性原則。近幾年來，由于黨政機關的檔案數(shù)量不斷增加，檔案類型日益多樣化，因此，檔案管理人員需處理數(shù)量龐大的檔案。將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理工作相結(jié)合，不僅可以提高檔案管理信息化水平，還能規(guī)范操作行為。要制定完善的管理制度和相應的規(guī)范，使工作人員能夠嚴格按照制度的要求進行有序操作。

二是安全性原則。由于黨政機關工作具有一定的特殊性，與之相關的檔案內(nèi)容需要高度保密。檔案管理人員要提高安全管理意識，一方面要充分應用網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢開展檔案管理，另一方面還要熟知網(wǎng)絡中存在的安全隱患，充分應用網(wǎng)絡安全防護技術，提高檔案的安全性和可靠性。

三是效益性原則。由于檔案管理信息化建設是一項非常復雜的工作，為了有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，黨政機關要加大資金投入力度，不斷完善檔案管理信息化基礎設施，對現(xiàn)有的運行機制和運行體系進行改進、更新與完善，提高檔案管理的效率與效益。通過引進先進的技術和優(yōu)秀的人才，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理水平。要保證投入與產(chǎn)出成正比，努力實現(xiàn)效益的穩(wěn)步增長。

四、互聯(lián)網(wǎng)背景下黨政機關檔案管理的對策

針對存在的問題和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，面對大數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展大趨勢，黨政機關檔案管理應該采取以下對策：

對策一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維。管理人員要充分汲取互聯(lián)網(wǎng)的精華，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念和工作方法，拓展創(chuàng)新管理思維，確保檔案管理工作得到進一步創(chuàng)新發(fā)展。要充分意識到檔案管理信息化建設的必要性，掌握先進的計算機技術，對各類檔案進行高效整理，并根據(jù)檔案的類型對檔案進行錄入和存儲。需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，對各項檔案資料進行統(tǒng)一的管理，提高檔案的安全性和可靠性，方便相關人員隨時查閱和使用檔案，提高檔案信息的價值，為相關決策提供參考依據(jù)。要進一步完善檔案信息的檢索功能，提高檔案管理效率。要進一步挖掘檔案數(shù)據(jù)的價值，還要定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行更新。加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠掌握更加扎實的計算機互聯(lián)網(wǎng)技術，提高服務意識。檔案管理人員要定期與各部門進行溝通，了解現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，根據(jù)各部門的反饋意見，對現(xiàn)有的工作進行調(diào)整，滿足各部門的檔案需求，確保檔案資源得到充分的共享。

對策二，完善檔案管理制度。黨政機關要根據(jù)檔案管理的實際情況，制定與之相關的管理制度，并充分融入互聯(lián)網(wǎng)技術優(yōu)勢和檔案信息化建設的理念，豐富制度的內(nèi)容，確保各項管理得到進一步落實，嚴格按照制度的要求進行操作。檔案管理人員需規(guī)范自身行為，避免出現(xiàn)違規(guī)操作的情況，不斷提高檔案信息化管理水平。要根據(jù)國家檔案數(shù)字化管理的相關標準與法律法規(guī)，對檔案進行標準化管理。要制定統(tǒng)一的管理標準和管理體系，確保檔案均能得到規(guī)范管理。

對策三，完善檔案管理網(wǎng)絡設施。要不斷完善檔案管理相關設施，這樣才能進一步發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)技術的作用。要加大投入力度，引進先進的網(wǎng)絡設施，對現(xiàn)有的陳舊設備進行維修或更換，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設。要確保檔案管理信息化建設所需的硬件功能完善，設置相應的檔案管理室和檔案庫房，配備必要的掃描機和檔案儲柜，需保證檔案管理人員的計算機系統(tǒng)功能完善，有效提高檔案管理效率和質(zhì)量。要根據(jù)黨政機關的實際情況，建立專門的檔案管理系統(tǒng)，或購買、開發(fā)專門的管理軟件，提高檔案管理的軟件水平。

對策四，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫。要對現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫功能進行改進和優(yōu)化，保證數(shù)據(jù)庫的安全，完善數(shù)據(jù)庫的功能。要根據(jù)黨政機關工作的實際情況，對數(shù)據(jù)庫的功能進行優(yōu)化。要明確檔案管理的目的，將檔案管理工作與數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，引進先進的信息技術，生成綜合數(shù)據(jù)和檔案目錄庫，積極開發(fā)和建設分布式數(shù)據(jù)庫，使檔案管理信息化水平更上一層樓。

對策五，提高檔案安全管理水平。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，黨政機關要確保檔案管理安全性。要制定完善的安全管理制度，確保安全管理工作得到進一步落實。諸如：根據(jù)檔案管理的需求，對現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，制定完善的安全防護措施，不斷改進安全管理技術，對信息處理方式和方法進行優(yōu)化；需要加大監(jiān)督力度，確保各項工作有序開展；合理利用計算機系統(tǒng)對各項工作進行統(tǒng)籌處理，減少網(wǎng)絡中存在的安全隱患，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡中存在的安全漏洞，采取有效的修復措施；要及時對檔案資源進行備份，即使遇到突發(fā)狀況，也可保證檔案不會遺失以及需定期對機關內(nèi)部的設備和網(wǎng)絡進行檢查，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。

對策六，加強歸檔與強化管理。為了保證黨政機關檔案的內(nèi)容更加完整，提高檔案的使用價值，要及時將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案?？刹捎枚喾N檔案記錄方式。比如，可通過錄音、錄像等方式形成電子檔案，也可對檔案進行掃描。要積極推動檔案管理邁向數(shù)字化方向，應用先進的儀器設備及時掃描紙質(zhì)檔案，對檔案進行編號，提高檔案數(shù)字化水平。要具備多元化的管理思維，既要對電子檔案進行有效的管理，又要加強對紙質(zhì)檔案的管理，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損傷。可根據(jù)不同人員的需求，為其提供相應的檔案信息?？偠灾?，加強歸檔與強化管理是搞好檔案工作，提升檔案管理水平的重要前提與切實保障。

綜上所述，黨政機關強化檔案管理，必須充分融入互聯(lián)網(wǎng)的理念和相關技術，方能加大檔案管理信息化建設速度，真正做到檔案管理工作與時俱進。由此可見，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想觀念，對檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展，加大人力以及資金投入力度，加快信息化建設，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，才能確保黨政機關檔案管理工作跟上信息化發(fā)展的大趨勢，為搞好黨政機關的檔案管理工作增添新動力。