江蘇省高校檔案館微信公眾平臺(tái)服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查研究

王玲

摘要：文章對(duì)江蘇省167所高校檔案館微信公眾號(hào)開通情況進(jìn)行分析，并對(duì)已開通的公眾號(hào)建設(shè)情況和運(yùn)營情況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研，從基本設(shè)置信息、自定義菜單、WCI指數(shù)、粉絲數(shù)、推文頻次和內(nèi)容等維度詳細(xì)比對(duì)和分析，歸納優(yōu)勢(shì)和不足，提出優(yōu)化和改進(jìn)策略，為高校檔案館微信公眾號(hào)建設(shè)提供參考，以便提高利用微信公眾平臺(tái)提供檔案服務(wù)的水平。

關(guān)鍵詞：高校檔案館；微信公眾號(hào)；新媒體；檔案服務(wù)

微信公眾平臺(tái)現(xiàn)已成為人們生活、學(xué)習(xí)、工作等社會(huì)活動(dòng)信任和依賴的平臺(tái)。據(jù)“2019微信年度數(shù)據(jù)報(bào)告”統(tǒng)計(jì)，微信月活躍賬戶已超過11億[1]。微信擁有如此巨量的受眾群體，吸引了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，如何利用微信公眾平臺(tái)進(jìn)行檔案服務(wù)也成為檔案界學(xué)者紛紛探討的話題，周林興[2]、葉楚健[3]、李茂茂[4]、宋雪雁[5]等人對(duì)檔案館微信公眾平臺(tái)進(jìn)行研究，結(jié)果表明利用微信公眾平臺(tái)進(jìn)行檔案服務(wù)既有理論基礎(chǔ)，也有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。而高校作為學(xué)術(shù)前沿地帶，其實(shí)踐水平是否與理論脫節(jié)，在實(shí)踐中存在哪些不足，應(yīng)該如何改進(jìn)和優(yōu)化？筆者以江蘇省167所高等院校為樣本，詳細(xì)分析檔案館微信公眾平臺(tái)的建設(shè)運(yùn)營情況，通過大量數(shù)據(jù)反映微信公眾號(hào)應(yīng)用于檔案工作實(shí)踐的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)方向和優(yōu)化策略，希望為高校利用微信公眾平臺(tái)進(jìn)行檔案服務(wù)提供參考與啟發(fā)。

一、公眾號(hào)開通情況

依據(jù)教育部2020年公布的全國普通高等學(xué)校名單[6]，結(jié)合“雙一流”建設(shè)高校名單[7]，江蘇省共有167所高校，其中“雙一流”高校15所，其他本科院校63所、?？圃盒?9所。筆者于2020年11月10日至11日，通過用手機(jī)在微信搜索欄輸入“高校全稱（或簡(jiǎn)稱）+檔案館（或檔案）”的方式進(jìn)行逐個(gè)搜索并關(guān)注，對(duì)于未搜索到的檔案館進(jìn)行電話咨詢，經(jīng)核實(shí)最終確認(rèn)江蘇省共有19所高校開通了檔案館微信公眾號(hào)，詳細(xì)開通情況見表1，開通時(shí)間匯總情況見表2。同時(shí)，在搜索過程中筆者基于微信的模糊搜索功能發(fā)現(xiàn)相當(dāng)數(shù)量未開通檔案館微信公眾號(hào)的高校都開通了圖書館微信公眾號(hào)，于是筆者以同樣的方法對(duì)全省167所高校圖書館微信公眾號(hào)開通情況進(jìn)行了摸底，以便對(duì)相近行業(yè)微信公眾平臺(tái)利用程度直觀對(duì)比，最終統(tǒng)計(jì)到全省共有102所高校開通了圖書館微信公眾號(hào)。

從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，微信公眾號(hào)作為當(dāng)下最熱門的信息傳播載體，在江蘇省高校檔案工作領(lǐng)域還沒有受到足夠重視，開通率很低。?？圃盒Ｖ袃H蘇州職業(yè)大學(xué)1所學(xué)校開通，本科院校共有18所學(xué)校開通，占比23%，其中15所“雙一流”高校中有11所開通，也未達(dá)100%。可以看出，檔案館微信公眾號(hào)的開通情況不容樂觀，與各高校辦學(xué)條件和規(guī)模大體呈現(xiàn)正相關(guān)，“雙一流”高校優(yōu)于其他本科院校優(yōu)于專科院校。

開通時(shí)間上，從2015年東南大學(xué)開通首個(gè)檔案館微信公眾號(hào)，截至2020年，開通數(shù)量未呈現(xiàn)明顯的逐年提升，2018年和2019年稍有增多，但也沒有井噴態(tài)勢(shì)，說明在江蘇省高校檔案工作領(lǐng)域，通過微信公眾號(hào)提供檔案服務(wù)的意識(shí)還有很大的發(fā)展空間。

對(duì)比江蘇省高校圖書館微信公眾號(hào)開通情況，“雙一流”高校開通率達(dá)到100%，總體開通率達(dá)到61.1%，說明高校圖書館界在利用微信公眾號(hào)提供服務(wù)領(lǐng)域遠(yuǎn)遠(yuǎn)走在了檔案界前面，值得高校檔案界同仁學(xué)習(xí)和思考。

二、公眾號(hào)建設(shè)情況

微信公眾號(hào)可以通過各類信息的聚合，搭建一個(gè)“微型官網(wǎng)”，給訪問者提供信息服務(wù)。以19個(gè)已開通的檔案館微信公眾號(hào)為研究對(duì)象，本文從名稱、類型、頭像、簡(jiǎn)介，以及通過自定義菜單實(shí)現(xiàn)的服務(wù)內(nèi)容等方面，對(duì)其建設(shè)情況進(jìn)行探討。

1.公眾號(hào)設(shè)置信息

筆者將從公眾號(hào)頁面獲取的諸如名稱、類型、頭像等基本信息進(jìn)行了匯總（見表3）。

（1）命名

從表3可以看出，江蘇省高校檔案館公眾號(hào)命名較規(guī)范，絕大多數(shù)采用了“學(xué)校全稱/簡(jiǎn)稱+檔案館”的命名方式，此方式簡(jiǎn)單明了、便于查找；有3所高校采用了“學(xué)校全稱+檔案館校史館”的形式，強(qiáng)調(diào)了校史館的地位，說明高校檔案界愈加重視其文化屬性，將校史館育人功能和檔案館存檔管檔放到同等重要的位置，也是一種命名趨勢(shì)。

公眾號(hào)名稱設(shè)置則略顯混亂，有13所高校采用“學(xué)校全稱或簡(jiǎn)稱的首字母/英文簡(jiǎn)稱+archives/ dag/xsg”的方式；其他6所未做更改，使用的是微信平臺(tái)默認(rèn)代碼。

（2）類型和認(rèn)證

微信公眾號(hào)分為服務(wù)號(hào)和訂閱號(hào)（企業(yè)號(hào)旨在為企業(yè)提供對(duì)內(nèi)協(xié)同和對(duì)外服務(wù)，與高校檔案館的定位存在明顯差異，故不在討論范圍之內(nèi)），其功能和特點(diǎn)略有不同。服務(wù)號(hào)側(cè)重服務(wù)，可以免費(fèi)申請(qǐng)自定義菜單，每個(gè)月可群發(fā)4條推文，群發(fā)的消息會(huì)直接出現(xiàn)在對(duì)方的聊天列表中，認(rèn)證后的服務(wù)號(hào)還可以通過高級(jí)接口獲取用戶基本信息和開通支付功能。訂閱號(hào)則側(cè)重信息傳播，每天可群發(fā)1條推文，群發(fā)消息出現(xiàn)在訂閱號(hào)的文件夾中，認(rèn)證后的訂閱號(hào)可以獲得自定義菜單功能。東南大學(xué)、中國礦業(yè)大學(xué)等7所學(xué)校選擇了服務(wù)號(hào)，其他12所學(xué)校選擇了訂閱號(hào)；蘇州大學(xué)和鹽城師范學(xué)院目前處于非認(rèn)證狀態(tài)，其他所有學(xué)校均完成了本年度的認(rèn)證。

（3）頭像

根據(jù)統(tǒng)計(jì)，江蘇省高校檔案館公眾號(hào)的頭像大致可以分為4類：南京大學(xué)、東南大學(xué)等14所學(xué)校采用校徽作為檔案館的公眾號(hào)頭像；中國礦業(yè)大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)等3所學(xué)校號(hào)采用館徽作為頭像；鹽城師范學(xué)院采用校史館的照片作為頭像；徐州醫(yī)科大學(xué)未設(shè)置頭像。

3.粉絲數(shù)和互動(dòng)分析

（1）活躍粉絲預(yù)估分析

微信公眾號(hào)粉絲預(yù)估，是清博團(tuán)隊(duì)通過模型擬合用戶的打開和閱讀習(xí)慣，進(jìn)行測(cè)算的數(shù)據(jù)，預(yù)估的是微信公眾號(hào)的活躍粉絲，排除了僵尸粉，不一定和公眾號(hào)的真實(shí)粉絲數(shù)完全一致，但有一定的參考價(jià)值。[10]粉絲預(yù)估指數(shù)一定程度上反映了檔案館微信公眾號(hào)的自我營銷能力和宣傳能力。通過微信公眾號(hào)粉絲預(yù)估工具預(yù)估活躍粉絲，發(fā)現(xiàn)中國礦業(yè)大學(xué)等10個(gè)公眾號(hào)無數(shù)據(jù)顯示，粉絲預(yù)估數(shù)最高的是東南大學(xué)9090人，其次南京航空航天大學(xué)2390人，河海大學(xué)2000人，南京中醫(yī)藥大學(xué)1900人，其余包括南京大學(xué)在內(nèi)有5個(gè)公眾號(hào)粉絲預(yù)估數(shù)在1000人以下。

數(shù)據(jù)顯示江蘇高校檔案館微信公眾號(hào)的推廣度比較低，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，少數(shù)高校曾借新生入學(xué)、校慶等時(shí)機(jī)做過推廣，其他時(shí)期則很少宣傳，在此方面還有很大的發(fā)展空間。

（2）互動(dòng)情況

微信公眾號(hào)作為一個(gè)公眾號(hào)的同時(shí)，也是一個(gè)微信賬號(hào)，可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)一交流。筆者在對(duì)話框內(nèi)輸入“查檔”發(fā)送至19個(gè)公眾號(hào)，其中南京大學(xué)、東南大學(xué)、中國礦業(yè)大學(xué)和南京工程學(xué)院4個(gè)公眾號(hào)有相應(yīng)的自動(dòng)回復(fù)；南京航空航天大學(xué)和河海大學(xué)2個(gè)公眾號(hào)有人工回復(fù)，但時(shí)效性不高；其他13個(gè)公眾號(hào)無回應(yīng)。

四、現(xiàn)狀總結(jié)

總體來說，江蘇省高校檔案館微信公眾號(hào)開通率低，起步較晚，發(fā)展緩慢。已開通的公眾號(hào)基本建設(shè)情況尚可，尤其在命名、認(rèn)證方面較規(guī)范，自定義菜單呈現(xiàn)方式尚可，融媒體方面表現(xiàn)欠佳，對(duì)于微信公眾平臺(tái)的其他功能缺乏有效探索，仍有很大的進(jìn)步空間。運(yùn)營質(zhì)量則整體不高，僅有個(gè)別高校對(duì)推文的發(fā)布進(jìn)行了有體系的規(guī)劃，其他多是無序狀態(tài)。粉絲數(shù)、傳播力和影響力偏低，2019年度高校檔案館微信排行榜[11]中江蘇高校未有一家上榜，與江蘇省領(lǐng)先的經(jīng)濟(jì)、文化、教育、信息化發(fā)展水平不相符，應(yīng)當(dāng)引起更多的重視和關(guān)注。

五、改進(jìn)和優(yōu)化策略

高校檔案館利用微信公眾平臺(tái)，無論是進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接還是信息發(fā)布，最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)用戶滿意的檔案信息服務(wù)?；诂F(xiàn)狀分析，筆者認(rèn)為高校檔案館應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本的原則，立足館藏、挖掘資源，用好信息技術(shù)工具和微信公眾號(hào)平臺(tái)，做好檔案服務(wù)，為此提出以下五個(gè)方面的改進(jìn)和優(yōu)化策略，以供參考。

1.開通策略

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，檔案館作為高校服務(wù)型機(jī)構(gòu)，對(duì)于新生事物要勇于嘗試，積極探索。微信公眾號(hào)作為高校檔案館的一張新名片，創(chuàng)新了檔案服務(wù)形式，拓寬了檔案服務(wù)領(lǐng)域，且成本和門檻雙低，館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮核心推動(dòng)作用，提供人力財(cái)力物力的支持，積極推動(dòng)微信公眾號(hào)的開通，加大實(shí)踐和探索。

2.定位策略

高校檔案館作為學(xué)校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，服務(wù)主體一般來說是該校的師生和校友，微信公眾號(hào)作為其在社會(huì)平臺(tái)上的創(chuàng)新服務(wù)，受眾面有所擴(kuò)大，但主體仍然是師生校友。因此，高校檔案館微信公眾號(hào)的定位應(yīng)與其本身定位一致，即兼具“業(yè)務(wù)辦理”和“文化育人”兩種屬性，其建設(shè)和運(yùn)營也應(yīng)充分圍繞這兩點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)功效的最大化。

對(duì)于前者，需要加強(qiáng)信息技術(shù)融合，規(guī)范各項(xiàng)基本信息的設(shè)置，努力挖掘微信公眾平臺(tái)潛在的功能，將自定義菜單與檔案系統(tǒng)進(jìn)行深度、有效對(duì)接，最大限度地將服務(wù)內(nèi)容在有限的菜單欄目中展示出來，并做到分類清晰、重點(diǎn)突出，讓用戶可以通過手機(jī)端實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、查閱、下載等自助服務(wù)功能，打造“移動(dòng)檔案館”。

對(duì)于后者，需要運(yùn)營者立足館藏，從浩瀚的檔案資源中充分挖掘有效信息，有組織、有體系地進(jìn)行整合和發(fā)布，并在對(duì)日常檔案編研成果進(jìn)行展示的同時(shí)，抓住和追隨熱點(diǎn)，形成良好的傳播效應(yīng)。

3.組織策略

微信公眾號(hào)作為新媒體，其審批流程、內(nèi)容發(fā)布、輿情控制等應(yīng)符合新媒體管理規(guī)范。高校檔案館應(yīng)結(jié)合學(xué)校新媒體信息發(fā)布制度，制定檔案館微信公眾號(hào)信息管理辦法，設(shè)立專職崗位并組建團(tuán)隊(duì)，定期召開選題會(huì)議，對(duì)一定周期內(nèi)發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行有組織、有計(jì)劃、有體系的探討，嚴(yán)把內(nèi)容質(zhì)量關(guān)，保證內(nèi)容的可靠性、實(shí)用性和趣味性[12]，并形成專題、形成特色、形成品牌，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)的“名片效應(yīng)”，實(shí)現(xiàn)檔案文化育人。

4.宣傳策略

提升微信公眾號(hào)的影響力，一方面要注重內(nèi)容質(zhì)量的提升，另一方面要對(duì)公眾號(hào)進(jìn)行推廣和宣傳。高校檔案館可以借助大型活動(dòng)和節(jié)日，如“6·9”國際檔案日、校慶日、新生入學(xué)活動(dòng)等，進(jìn)行有目的的策劃，以此達(dá)到知識(shí)傳播和推廣宣傳的雙重功效。同時(shí)，檔案館可借助微信平臺(tái)組建各類用戶群，即時(shí)傳送推文消息，形成交流互動(dòng)的氛圍，提升用戶粘性。

5.創(chuàng)新策略

對(duì)于有條件的高校檔案館，可以在專業(yè)展示、個(gè)性化定制、用戶交互等方面進(jìn)一步探索，使微信公眾平臺(tái)發(fā)揮更大的作用。一是與專業(yè)的制作公司合作，將本館的編研成果進(jìn)行合理布局和集中展示。二是將用戶進(jìn)行細(xì)分，針對(duì)不同的群體進(jìn)行不同的個(gè)性化定制，滿足他們的獨(dú)特需求。三是設(shè)置互動(dòng)交流欄目、有獎(jiǎng)問答等，傾聽用戶的需求和建議，以便更好地完成服務(wù)。

*本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研課題“新媒體時(shí)代高校檔案服務(wù)策略研究”（批準(zhǔn)號(hào)：jsgdz2020-12）階段性研究成果。

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