大數(shù)據(jù)環(huán)境下單位檔案收集工作的多維度轉(zhuǎn)變

丁潤峰

摘? 要：大數(shù)據(jù)檔案管理相比于傳統(tǒng)形式檔案管理機(jī)制具有諸多優(yōu)勢，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)內(nèi)容做好檔案管理改革實(shí)踐，是單位檔案管理服務(wù)工作適應(yīng)時代發(fā)展新環(huán)境的前提條件，也是彌補(bǔ)當(dāng)前階段單位大數(shù)據(jù)檔案收集與管理工作內(nèi)容不足的重要路徑，使單位檔案收集與管理工作，得以利用技術(shù)內(nèi)核實(shí)現(xiàn)對管理思維模式有效轉(zhuǎn)變，推動大數(shù)據(jù)環(huán)境下單位檔案收集管理工作多元化開展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)? 單位? 檔案? 多維度

Abstract： Compared with the traditional form of file management mechanism， big data file management has many advantages. It is a prerequisite for the unit's archives management service to adapt to the new environment of the era and an important path to make up for the lack of single big data file collection and management at the current stage so as to make up for the unit archives collection and management. The management work can effectively change the management thinking mode by using the technology core and promote the diversified development of the unit archives collection and management under the big data environment.

Key Words： Big data; Unit; File; Multi dimension

1? 傳統(tǒng)模式下單位檔案收集管理問題及弊端

1.1 收集管理效率不足

傳統(tǒng)模式下單位檔案收集管理，大部分采用人工收集管理方式，不僅在管理成本方面人工費(fèi)用支出較高，同時，在檔案收集效率方面也有所不足。尤其單位性質(zhì)、企業(yè)性質(zhì)差異，部分單位檔案信息變更、收集頻次相對較高。傳統(tǒng)模式檔案收集機(jī)制，由于缺乏外部設(shè)備及人力資源輔助，綜合效率相對不足，人工收集、采集工作量過高，容易在收集過程中出現(xiàn)人為性內(nèi)容錯誤，對后續(xù)檔案管理、內(nèi)容檢索形成阻礙，使檔案收集管理效率再次下降。如此往復(fù)，單位檔案收集管理可以陷入一定程度惡性循環(huán)，使其無法更為科學(xué)地開展高效化檔案收集、管理工作，影響單位檔案收集、管理高質(zhì)量推進(jìn)。

1.2 檔案信息檢索困難

傳統(tǒng)機(jī)制下檔案信息檢索需要依據(jù)數(shù)列排序進(jìn)行查找，其中包括數(shù)字排序、字母排序及日期排序等多種方面。對于相對詳細(xì)的檔案信息檢索而言，通過數(shù)列排序進(jìn)行查找其效率相對較高，而若檢索信息較為模糊，但檔案信息檢索則相對困難，不利于單位檔案部門及其余有關(guān)部門相關(guān)工作開展。除此之外，由于部分單位檔案收集階段對檔案信息處理能力不足，未能采取規(guī)范排序?qū)n案進(jìn)行有效歸類，使后續(xù)階段對檔案信息檢索難度再次加大，進(jìn)一步對檔案管理工作形成阻礙，一定程度影響單位組織機(jī)構(gòu)工作時效性，使檔案收集與管理難以為單位工作日常開展提供合理管理服務(wù)。

1.3 檔案數(shù)據(jù)收集安全性不足

檔案數(shù)據(jù)安全存儲對于檔案收集、管理而言至關(guān)重要。單位檔案信息部分內(nèi)容涉及保密信息，其中所涉及個人信息數(shù)據(jù)，包括對個人隱私問題保護(hù)。傳統(tǒng)模式檔案收集、管理，由于缺乏有效信息管理加密機(jī)制，檔案管理人員、非檔案管理人員均有可能對檔案信息收集、管理安全性造成影響，使檔案收集與管理無法在安全環(huán)境下有序進(jìn)行，影響檔案收集、管理質(zhì)量。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式在管理機(jī)制上相對滯后，紙質(zhì)文件的保存與管理具有一定年限，一旦達(dá)到使用期限而未能及時做好修補(bǔ)，極有可能對檔案信息造成損壞，從而使檔案信息內(nèi)容丟失，促使單位檔案收集、管理水平大打折扣。

2? 基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用單位檔案收集特點(diǎn)

2.1 管理高效化

管理高效化是大數(shù)據(jù)時代檔案信息收集管理基本特征。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用是基于計算機(jī)存儲技術(shù)演化而來。早期階段，計算機(jī)存儲依賴于軟盤、硬盤等硬件設(shè)備，通過數(shù)據(jù)內(nèi)容信息化傳輸，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)內(nèi)容保存。現(xiàn)代計算機(jī)數(shù)據(jù)存儲，更多基于電子元素在1與0之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換加以實(shí)現(xiàn)，最大限度地提高數(shù)據(jù)儲存基本速率，通過對硬盤內(nèi)注入電子實(shí)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)交互。而數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，則是以服務(wù)器終端為基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)傳輸至服務(wù)器端口，再由服務(wù)器端口將數(shù)據(jù)信息采用碎片化形式存儲于不同服務(wù)器硬盤。從而實(shí)現(xiàn)云計算信息儲存服務(wù)應(yīng)用。相比傳統(tǒng)模式紙質(zhì)材料對數(shù)據(jù)存儲管理而言，大數(shù)據(jù)存儲管理安全性、數(shù)據(jù)管理便捷性相對更高，對于數(shù)據(jù)的收集無須過度依賴人工干預(yù)，通過單位檔案管理終端與云計算儲存服務(wù)終端連接，即可實(shí)現(xiàn)對單位數(shù)據(jù)檔案信息化收集，避免繁瑣單位檔案收集流程，充分降低單位檔案收集人力資源、管理資源成本，提高檔案收集的綜合效率。

2.2 采集集中化

傳統(tǒng)模式檔案信息收集，根據(jù)所在單位的不同采用分化管理模式，大部分檔案信息管理權(quán)責(zé)由所在單位進(jìn)行負(fù)責(zé)。雖然后續(xù)階段發(fā)展改革，改變以單一單位及企業(yè)主體負(fù)責(zé)檔案收集、管理基本形式，但檔案收集、管理本質(zhì)并未發(fā)展根本性變化，單位檔案收集中存在錯誤性內(nèi)容、人為導(dǎo)致檔案丟失問題仍有存在?；诖髷?shù)據(jù)平臺信息化技術(shù)應(yīng)用檔案采集，則可有效規(guī)避以上問題。大數(shù)據(jù)平臺可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容差異，對檔案內(nèi)容排列進(jìn)行梳理，根據(jù)不同單位檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用需求，對檔案信息做統(tǒng)一的加密、收集與管理，以數(shù)據(jù)共享為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程收集與傳遞，最大限度地避免檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容丟失及檔案管理信息錯誤問題，使單位數(shù)據(jù)檔案采集能根據(jù)適用需求更好地進(jìn)行集中化收集處理，提高檔案數(shù)據(jù)信息收集、整合能力。

2.3 內(nèi)容可視化

基于大數(shù)據(jù)平臺的單位檔案收集其內(nèi)容具有可視化特征，能根據(jù)相對模糊關(guān)鍵詞精準(zhǔn)檢索部分檔案內(nèi)容。在現(xiàn)有大數(shù)據(jù)平臺技術(shù)應(yīng)用條件下，支持對檢索部分進(jìn)行閱讀，同時，對非檢索部分進(jìn)行內(nèi)容加密檔案閱讀處理方式，使檔案調(diào)閱及收集信息歸納，可以盡可能降低檔案信息內(nèi)容泄露基本概率。一方面，提高單位檔案收集處理效率，另一方面，彌補(bǔ)單位檔案收集細(xì)節(jié)性管理不足，強(qiáng)化單位檔案收集對檔案信息管理能力。另外，由于大數(shù)據(jù)平臺對數(shù)據(jù)內(nèi)容能進(jìn)行精細(xì)化打磨，使檔案信息收集不再依托于對單方面檔案數(shù)據(jù)歸類，而是可以基于檔案收集時間、保存時間及使用頻次等，對檔案數(shù)據(jù)做可視化內(nèi)容處理，極大地提高了檔案收集、管理使用的便捷性，為單位檔案管理工作高水平開展夯實(shí)信息技術(shù)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

2.4 存儲安全化

數(shù)據(jù)存儲安全化是大數(shù)據(jù)檔案收集及管理最基本特征。大數(shù)據(jù)檔案收集與安全管理由兩個層級構(gòu)成。第一層級是軟件層面數(shù)據(jù)加密，根據(jù)檔案信息安全等級的不同，所采取的加密策略各不相同，目前，較為主流的檔案數(shù)據(jù)加密方式包括MD5、對稱加密及非對稱加密3種。通過軟件數(shù)據(jù)加密，提高檔案數(shù)據(jù)使用安全性，避免檔案信息收集出現(xiàn)盜取、盜用的情況。第二層級是硬件加密處理，由終端服務(wù)器及硬盤設(shè)備對檔案信息進(jìn)行加密，使用者需要通過面部識別、序列號識別、驗(yàn)證識別及軟件識別等多種方式對使用者身份進(jìn)行確認(rèn)，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)檔案收集管理安全性，使單位數(shù)據(jù)收集管理安全水平得到顯著提高。此外，大數(shù)據(jù)檔案信息存儲大部分采用Redundant Arrays of Independent Disks磁盤列陣存儲技術(shù)，在服務(wù)器硬件損壞時，能檔案數(shù)據(jù)信息采用硬盤轉(zhuǎn)存的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)移，避免檔案信息損毀的可能性，使單位檔案收集與管理安全水平得到顯著提高。

3? 大數(shù)據(jù)環(huán)境下單位檔案收集策略及多維轉(zhuǎn)變

3.1 加強(qiáng)檔案收集、管理人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用于檔案收集、管理雖然具有諸多優(yōu)勢，但技術(shù)應(yīng)用門檻相對較高。目前，我國單位檔案管理人員，在對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面其技術(shù)能力相對不足，對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用原理的了解不夠深入，對于服務(wù)器及終端設(shè)備故障處理能力也有待提升。由于對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力掌握不足，導(dǎo)致一旦數(shù)據(jù)儲存產(chǎn)生機(jī)械性、軟件故障，無法及時地對設(shè)備進(jìn)行故障處理，影響檔案收集管理工作效率。面對這一現(xiàn)狀，有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理人員專業(yè)技術(shù)水平，定期開展有效的技術(shù)培訓(xùn)，并將績效考核機(jī)制運(yùn)用于檔案管理人員有效規(guī)范，不定期地對檔案管理人員技術(shù)能力進(jìn)行查驗(yàn)，從根本上提高檔案管理人員技術(shù)能力，為其更好地基于大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用做好檔案收集與管理、處理奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 完善檔案信息大數(shù)據(jù)應(yīng)用處理管理體系

完善檔案管理應(yīng)用處理體系，對于大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作至關(guān)重要。紙質(zhì)檔案管理時代，由于人為管理干預(yù)不足，對檔案管理人員行為規(guī)范的限制大部分技術(shù)管理制度進(jìn)行制約，未能從根本上做好對檔案管理人員有效監(jiān)督。未來階段大數(shù)據(jù)檔案管理實(shí)踐工作開展，必須要建立完善人員管理監(jiān)督體系，基于第三方機(jī)構(gòu)及組織單位監(jiān)察管理，提高檔案管理工作規(guī)范化水平，從人為因素的角度提高檔案管理綜合能力，使檔案管理工作在良好監(jiān)督管理?xiàng)l件下能向高質(zhì)量檔案管理服務(wù)進(jìn)行邁進(jìn)，進(jìn)一步為后續(xù)階段檔案管理工作更好地融入單位管理工作體系夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 強(qiáng)化大數(shù)據(jù)檔案信息收集與管理安全風(fēng)險防控

大數(shù)據(jù)檔案管理在安全性方面優(yōu)于傳統(tǒng)模式紙質(zhì)檔案管理機(jī)制，但受限于基礎(chǔ)技術(shù)條件，部分單位大數(shù)據(jù)檔案管理安全風(fēng)險防控能力不足，對其應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全問題處理方面，相關(guān)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)有所不足。針對這一問題，單位檔案管理工作組織開展，應(yīng)當(dāng)與部分國際或國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)安全企業(yè)做好系統(tǒng)化協(xié)作，采用技術(shù)合作的方式做好檔案管理安全介入，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)安全管理安全化水平，從根本上杜絕大數(shù)據(jù)安全管理風(fēng)險。在此過程中，單位檔案管理可以采取以下兩種安全管理方案：第一，是由國內(nèi)或國際安全企業(yè)，為單位提供定制版本的數(shù)據(jù)管理安全服務(wù)，根據(jù)單位檔案管理基本需求，制定管理規(guī)范及有效策略。第二，是由單位自行開展管理規(guī)劃，通過聘請有關(guān)專家團(tuán)隊(duì)對大數(shù)據(jù)檔案安全管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，做好科學(xué)的大數(shù)據(jù)檔案管理風(fēng)險防控干預(yù)，最大限度地做好風(fēng)險預(yù)防與控制工作，為大數(shù)據(jù)時代單位檔案收集與管理服務(wù)安全開展保駕護(hù)航。

3.4 創(chuàng)新多元化大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)管理應(yīng)用機(jī)制

發(fā)展創(chuàng)新是檔案管理工作必要內(nèi)容。隨著近年來大數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)的不斷更迭，單位檔案管理服務(wù)應(yīng)基于技術(shù)應(yīng)用基本需求，做好對服務(wù)管理工作內(nèi)容創(chuàng)新，提高檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量，強(qiáng)化檔案服務(wù)管理工作服務(wù)能力，為大數(shù)據(jù)時代檔案收集與管理服務(wù)多元化推進(jìn)創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。在此過程中，單位檔案管理部門，需要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作要求，對細(xì)節(jié)性工作內(nèi)容做出細(xì)致規(guī)劃，進(jìn)一步圍繞滿足單位檔案使用要求做好管理創(chuàng)新。例如，在對單位檔案進(jìn)行調(diào)閱、查看方面，單位檔案管理可以采取統(tǒng)一調(diào)閱、查看規(guī)范條例，對檔案采集、查閱服務(wù)進(jìn)行合并。一方面，實(shí)現(xiàn)對人力資源成本控制，另一方面，也便于在收集過程中開展檔案歸檔處理，為后續(xù)階段檔案查閱提供便利條件。

4? 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案收集、管理工作多維度轉(zhuǎn)變，要基于傳統(tǒng)模式檔案管理汲取內(nèi)容經(jīng)驗(yàn)，提高大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作服務(wù)水平，強(qiáng)化對大數(shù)據(jù)時代檔案管理有效監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高水平、高質(zhì)量邁進(jìn)，為檔案管理工作更好地在管理服務(wù)中發(fā)揮信息化管理導(dǎo)向優(yōu)勢奠定良好的根基。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙繼梅.大數(shù)據(jù)環(huán)境下公眾參與檔案收集工作模式研究[J].科學(xué)與財富，2017（20）：30.

[2] 劉澤珊.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的公眾參與檔案收集工作模式研究[J].蘭臺內(nèi)外，2017（6）：14-15.

[3] 靳啟穎.大數(shù)據(jù)環(huán)境下公眾參與檔案收集工作模式研究[J].蘭臺世界，2016（2）：34-36.

[4] 吳鳳羽.大數(shù)據(jù)環(huán)境下公眾參與檔案收集工作模式研究[J].中國科技投資，2018（16）：200.

[5] 魏茂泉.大數(shù)據(jù)平臺用戶日志采集與實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[D].山東大學(xué)，2020.

[6] 王麗英.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的事業(yè)單位檔案信息保密研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：35，44.