高校辦公室行政管理精細(xì)化措施研究

佘杰寧

（湛江科技學(xué)院，廣東 湛江 524000）

高校的內(nèi)部管理主要分為教學(xué)管理和行政管理兩大部分，其中所涉及的管理內(nèi)容復(fù)雜多樣，而辦公室行政管理是高校內(nèi)部管理最為重要且基礎(chǔ)的工作之一。在新的歷史時(shí)期，高校要重視辦公室行政管理工作的改革與創(chuàng)新，提升辦公室行政管理的效率，將精細(xì)化管理的理念運(yùn)用于辦公室行政管理之中，制定科學(xué)的精細(xì)化管理制度，完善精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)高校辦公室行政管理水平的提升[1]。要實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化，就要從精和細(xì)上下功夫，“精”就是重在行政管理工作的精準(zhǔn)化與精簡化，減少不必要的管理流程，“細(xì)”就是重在行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化與量化管理，提高行政管理的可操作性。

一、高校辦公室實(shí)行精細(xì)化行政管理的意義

1.強(qiáng)化行政管理的內(nèi)部溝通與交流

高校辦公室實(shí)行精細(xì)化的行政管理，能夠進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部的溝通與交流。在進(jìn)行辦公室行政管理的過程中，需要充分地發(fā)揮信息樞紐的作用，實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)與內(nèi)外溝通，可以說溝通與信息傳遞的效率就直接影響行政管理各項(xiàng)工作的開展效率。在以往的辦公室行政管理中，受到層級限制，影響了內(nèi)部的溝通和交流，信息傳遞需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的流程，使得行政管理效率低下[2]。而通過采取精細(xì)化的管理模式，能夠進(jìn)一步精簡工作流程，同時(shí)優(yōu)化內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，采取扁平化的架構(gòu)方式，極大地提升內(nèi)部溝通的便利性，從而推動各項(xiàng)行政管理工作的高質(zhì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.提升行政管理的規(guī)范化水平

高校辦公室加快推動行政管理的精細(xì)化發(fā)展，還能夠提升行政管理的規(guī)范化水平。在以往的辦公室行政管理過程中，由于行政管理工作涉及方方面面的內(nèi)容，在具體執(zhí)行操作的過程中難免會出現(xiàn)職權(quán)上的交叉，行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平有待提升。在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，辦公室行政管理工作對各崗位的職責(zé)加以界定和明確，同時(shí)嚴(yán)格落實(shí)人員的管理責(zé)任，明確各項(xiàng)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化分工，使得辦公室行政管理工作能夠有章可循，推動辦公室行政管理各項(xiàng)工作的有序開展。

二、高校辦公室行政管理精細(xì)化的措施研究

1.深化精細(xì)化管理的意識

要提升高校辦公室行政管理的精細(xì)化水平，基礎(chǔ)就在于深化精細(xì)化管理的意識。精細(xì)化管理是高校辦公室管理改革與創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢，因此，必須要強(qiáng)化對精細(xì)化管理的重要性認(rèn)知，用精細(xì)化管理的理念來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公室管理觀念，以思想指揮行動，確保各項(xiàng)精細(xì)化管理舉措的有效落實(shí)[3]。要深化辦公室，行政管理各部門及其人員的精細(xì)化管理意識，首先，高校要擴(kuò)大宣傳，結(jié)合國內(nèi)外優(yōu)秀的精細(xì)化管理案例來肯定精細(xì)化管理的作用與價(jià)值。其次，高校要結(jié)合當(dāng)前辦公室行政管理中存在的一些問題來進(jìn)行精細(xì)化管理的宣傳，重在如何利用精細(xì)化管理舉措來解決實(shí)際的問題，提升行政管理部門及其工作人員的認(rèn)同感，從而為精細(xì)化管理模式的應(yīng)用奠定重要的思想基礎(chǔ)。

2.完善精細(xì)化管理的制度

高校辦公室在推行精細(xì)化行政管理的過程中，要加快健全和完善精細(xì)化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，充分發(fā)揮制度的規(guī)范和約束作用，有效提升精細(xì)化管理的實(shí)施效果。首先，要制定行政管理精細(xì)化流程，根據(jù)行政管理各項(xiàng)工作的不同特點(diǎn)，都制定對應(yīng)的工作環(huán)節(jié)和執(zhí)行程序，盡可能減少不必要的中間環(huán)節(jié)，實(shí)行即辦即批，提升行政管理的效率。其次，再制定精細(xì)化流程的基礎(chǔ)上，還要基于每個(gè)工作環(huán)節(jié)來制定相應(yīng)的行為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，尤其是要明確任務(wù)目標(biāo)，對于一些可量化的工作要制定相應(yīng)的量化標(biāo)準(zhǔn)，比如，辦公室財(cái)務(wù)管理等[4]。這樣有利于行政管理工作的監(jiān)督和執(zhí)行。最后，要建立配套的崗位責(zé)任管理制度和考核制度，在進(jìn)行精細(xì)化管理的過程中，要細(xì)化責(zé)任分工，明確不同崗位的職責(zé)，并且結(jié)合崗位工作特點(diǎn)來制定層次性的考核指標(biāo)，并且將考核結(jié)果與行政績效管理相掛鉤，調(diào)動各崗位工作人員的積極性，有助于推進(jìn)辦公室行政工作的精細(xì)化管理。

3.培養(yǎng)精細(xì)化管理的人才

高校要提升辦公室精細(xì)化管理質(zhì)量和水平，還要從人才培養(yǎng)的角度入手，組建一支精細(xì)化管理團(tuán)隊(duì)，切實(shí)提升行政管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。首先，精細(xì)化的行政管理對行政管理工作人員提出了更高的要求，行政管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解精細(xì)化管理的理念，適應(yīng)精細(xì)化管理模式，提高自身的執(zhí)行力和協(xié)調(diào)配合能力[5]。其次，高校要重視對辦公室行政管理人員的綜合培訓(xùn)，除了定期地開展精細(xì)化管理培訓(xùn)之外，還要著重地提升行政管理人員的信息素養(yǎng)、溝通能力、應(yīng)變能力等等，讓工作人員掌握更多的技能與方法，全方位地提高行政管理能力。

結(jié)語

綜上，高校要重視辦公室行政管理精細(xì)化改革，從思想認(rèn)識、制度建設(shè)以及人才培養(yǎng)等多個(gè)方面入手，深入探索辦公室行政管理精細(xì)化的路徑，切實(shí)提升行政管理水平，開創(chuàng)高校辦公室管理的新局面。