重點工程建設項目檔案管理工作的有效措施探究

楊 赫

（中國鐵路哈爾濱局集團有限公司檔案史志室，黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案管理是重點工程項目建設全過程中的一項重要工作，加強檔案管理不僅可減少或避免法律糾紛，而且也有利于提升工程進度與質(zhì)量，提高項目建設效益。但經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在重點工程項目施工建設過程中，檔案管理還不夠健全完善。部分單位不重視檔案管理，因此，未能建立健全完善的檔案管理體系與實施細則，導致工程檔案資料的真實性、完整性丟失[1]。立足這一背景，下面就重點工程建設項目檔案管理措施做具體分析。

一、落實確認制管理制度

重點工程建設項目往往施工量、施工時間緊、建設周期長且參建單位多，工程建設期間會產(chǎn)生大量的文字、數(shù)據(jù)、圖標以及視頻聲像等資料，檔案管理任務重、難度大。在此情況下，任何一個節(jié)點出現(xiàn)問題都有可能造成項目文件不全、不真等問題，從而給項目、企業(yè)以及社會、國家?guī)頁p失。為確保工程檔案的形成、收錄、整理等每個環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)差錯與問題，就需在檔案管理過程中制定落實確認制度。收錄、整合以及歸檔檔案前，都與相關的責任部門進行確認，確定檔案內(nèi)容，確保檔案真實完整。在對工程項目檔案進行確認時，要嚴格按照國家有關法律規(guī)定與文件要求（如《集團公司建設項目檔案管理辦法》）對項目檔案的內(nèi)容、歸檔范圍、歸檔時間、保管期限表等進行確認，并由有關部門簽署相應的責任書，確保每個檔案管理環(huán)節(jié)都足夠規(guī)范完整。為確保檔案內(nèi)容真實完整，需要對項目檔案進行二次確認工作。二次確認是在重點建設工程各施工階段（如設計、施工、竣工驗收）等完成后一個月內(nèi)，檔案管理部門與工程項目主管對項目檔案歸檔事項進行二次確認。詳細確定歸檔時間等，確認結(jié)束后雙方簽字并存檔備查。在對項目檔案進行管理的過程中，利用確認制度對各檔案各個管理階段進行規(guī)范化管控，確保項目檔案能及時、準確地歸檔。

二、依據(jù)檔案管理條款完善檔案管理細節(jié)

在重點工程建設項目中，檔案是反映工程建設質(zhì)量的重要文件，也是在后期進行追責時需要參考的重要依據(jù)，是一種強有力的法律手段。因此，在開展重點工程建設項目檔案管理工作時，要能嚴格按照國家法律規(guī)定與文件要求，根據(jù)檔案條款對各項細節(jié)進行把控，全面實現(xiàn)對工程檔案的規(guī)范化管理與有效控制?！都瘓F公司建設項目檔案管理辦法》中明確指出：“項目文件是否齊全、完整、準確等要求納入合同考核約束條款”。在對重點工程建設項目檔案進行管理時，需根據(jù)工程性質(zhì)、工程建設內(nèi)容以及檔案管理要求等設立專門的檔案管理條款，準確確定項目檔案保證金事宜，使各項管理工作規(guī)范有序開展。在對工程項目檔案進行管理時，管理部門要根據(jù)檔案管理協(xié)議將所提交的各項目文件進行仔細檢查與詳細確認，確保準確無誤后再進行簽字并進入下一管理環(huán)節(jié)。

三、踐行“文檔一體化”檔案管理理念

重點工程建設項目的檔案管理有一定難度，為此，在開展檔案管理工作時，要嚴格按照“檔案一體化”管理理念，結(jié)合規(guī)范標準與實踐經(jīng)驗對各項工程檔案做規(guī)范管理。具體如，有關部門要超前介入項目前期的文件管理工作，從源頭處管控各項檔案資料，防止出現(xiàn)任何差錯。在重點工程項目籌備前期，檔案管理部門就組織檔案人員參與前期的準備工作，對工程概況進行了解，對檔案管理工作進行規(guī)劃統(tǒng)籌。根據(jù)檔案管理要求在前期就對項目文檔管理制度、管理標準以及管理規(guī)范等進行確定，構(gòu)建出大體的檔案管理框架，以便后續(xù)各項工作能順利完成。另外，為避免檔案管理過程中出現(xiàn)混亂，在前期就應按照有關要求與標準構(gòu)建文檔登記分發(fā)系統(tǒng)，運用先進的信息技術加快項目文件登記分發(fā)與流轉(zhuǎn)速度，從根本上提升檔案管理的規(guī)范化與標準化水平。除此之外，檔案管理人員也可構(gòu)建與應用矩陣式的檔案管理模式，對各參建單位提供的檔案資料做詳細檢查與嚴格管理，確保檔案資料真實完整。在重點工程項目施工建設過程中，組織檔案人員調(diào)研工程進度，收集工程信息，了解工程檔案資料的形成與管理情況，避免檔案資料丟失或受損。

四、引進信息化管理手段

在當前背景下，傳統(tǒng)的檔案管理手段已很難適應當前工作，有關部門要及時根據(jù)重點工程項目檔案管理要求更新檔案管理理念與管理手段，于檔案管理工作中引進信息化技術手段，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計算機、大數(shù)據(jù)等技術手段對復雜龐大的檔案資料進行收集、歸納整理與存檔管理，使檔案管理目標順利實現(xiàn)。具體如，在檔案管理的過程中，可將現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計算機、移動通信等技術手段引入其中，運用現(xiàn)代化科學技術搭建信息化的溝通交流與管理平臺，以推動檔案資料采集、資料確認、資料傳輸?shù)裙ぷ鞯捻樌_展。另外，是要基于現(xiàn)代信息化技術構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，將工程檔案資料錄入到計算機系統(tǒng)中形成數(shù)字化的檔案，并對檔案進行保存與備份，從根本上解決檔案丟失等問題。在檔案管理工作中，可借助先進的網(wǎng)絡技術和相關的網(wǎng)絡管理平臺，利用計算機、電子信息技術等完成檔案查檔、掃描以及歸檔整理等工作，使工程檔案得到規(guī)范化管理。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理是重點工程項目建設活動中的重中之重。在項目開展期間，有關單位與部門要高度樹立檔案管理意識，并嚴格依據(jù)國家有關規(guī)定與工程具體情況建立健全檔案管理制度，及時更新檔案管理理念，把控檔案管理各項細節(jié)并創(chuàng)新豐富的檔案管理技術手段，進而有效提升工程檔案管理工作的規(guī)范化、標準化水平，讓工程檔案得到科學有效的管理與保護。