檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)利用

郭喜萍

（鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

檔案數(shù)字化就是指將檔案的各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式建立信息與信息之間的聯(lián)系。跟傳統(tǒng)的檔案處理相比，在速度上面，檔案數(shù)字化的建設(shè)會(huì)顯得高效許多。以前檔案的處理基本上都是人工操作，人工操作的速度不及電腦運(yùn)行速度的萬(wàn)分之一，所以推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)可以節(jié)約很大一部分時(shí)間。在成本方面，傳統(tǒng)的檔案管理不僅需要消耗人力物力，還需要占用一定的空間位置，反觀檔案數(shù)字化建設(shè)，基本上不需要占用任何空間，并且可以騰出更多的人力去做其他事情，可謂是兩全其美。在原件保護(hù)方面，數(shù)字化檔案幾乎不可能造成文件的損傷以及丟失，更是能夠預(yù)防不法分子的篡改，可以保證文件的真實(shí)有效性。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的手段與對(duì)策

對(duì)單位各種活動(dòng)中形成的電子文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔保存、開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有效整合和管理各類(lèi)電子文件，搭建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的共享服務(wù)，促進(jìn)安全備份工作，使檔案工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化[1]。

1.電子文件歸檔實(shí)現(xiàn)一體化

實(shí)施“文檔一體化”機(jī)制改革建設(shè)，實(shí)現(xiàn)原始電子文件的歸檔過(guò)程?！稒n案管理系統(tǒng)》通過(guò)與OA系統(tǒng)等建立數(shù)據(jù)接口，完成電子文件的歸檔管理，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

2.構(gòu)建檔案資源總庫(kù)

通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案目錄庫(kù)、科研生產(chǎn)項(xiàng)目產(chǎn)品檔案庫(kù)、數(shù)字化核心檔案資源庫(kù)、聲像檔案庫(kù)等不同類(lèi)別、不同形態(tài)的檔案資源的整合，形成覆蓋全館集中和分布相結(jié)合的檔案資源總庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館藏核心信息資源的統(tǒng)一管理。

3.實(shí)現(xiàn)檔案資源的智能化服務(wù)

以檔案資源總庫(kù)為核心，實(shí)現(xiàn)對(duì)全部檔案資源的“一站式”聯(lián)查和數(shù)字檔案資源的全文在線利用，逐步實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案信息的智能化服務(wù)，提高檔案的利用率和服務(wù)效益。

4.實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的流程化管控

通過(guò)對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程的梳理，明確檔案的歸檔流程、利用流程、復(fù)制流程等，并通過(guò)系統(tǒng)提供的流程自定義功能編制各個(gè)流程步驟，達(dá)到按實(shí)際檔案業(yè)務(wù)流程管理的目的。

5.構(gòu)建檔案門(mén)戶網(wǎng)站

構(gòu)建檔案門(mén)戶網(wǎng)站，可將檔案部門(mén)的公告、制度、動(dòng)態(tài)、新聞等發(fā)布到網(wǎng)站中，同時(shí)，可將最新的檔案歸檔信息、檔案資源統(tǒng)計(jì)信息、多媒體檔案信息等館藏檔案信息發(fā)布到檔案門(mén)戶網(wǎng)站中，方便各級(jí)人員了解檔案動(dòng)態(tài)、利用檔案資源[2]。

6.實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全與保護(hù)

通過(guò)建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，逐步梳理數(shù)字資源的源頭，全面掌握檔案資源分布的情況，以便針對(duì)全部檔案資源數(shù)據(jù)建立安全、完善、可靠的數(shù)據(jù)加密、存儲(chǔ)和備份恢復(fù)機(jī)制解決方案，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)保護(hù)、災(zāi)難恢復(fù)和存儲(chǔ)虛擬平臺(tái)，從物理安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全、業(yè)務(wù)安全等多個(gè)層面，采取有針對(duì)性的措施，保證數(shù)字資源的安全性。

二、提高數(shù)字化檔案利用的相關(guān)措施

1.運(yùn)用技術(shù)手段保護(hù)數(shù)字化檔案的安全

檔案具有一定的保密性，而且由于電子文件具有信息易更改性與對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性等特點(diǎn)，所以，在檔案數(shù)字化提供利用的過(guò)程中，最重要的是保證電子文件的安全。《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》條文說(shuō)明中提到建設(shè)電子文件的安全技術(shù)措施主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識(shí)別方法等[3]。

2.提升檔案數(shù)字化工作水平

目前檔案管理部門(mén)對(duì)許多檔案完成了掃描工作，但是這些數(shù)字化的檔案在提供利用時(shí)存在一定的問(wèn)題。以某檔案管理部門(mén)為例，問(wèn)題主要有：首先，沒(méi)有對(duì)掃描參數(shù)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，在確保圖像能夠清晰完整地反映檔案原件內(nèi)容的前提下，圖像文件所占用的存儲(chǔ)空間較大，檔案資源管理系統(tǒng)打開(kāi)圖片的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)；其次，建設(shè)管理類(lèi)檔案的圖紙掃描件沒(méi)有標(biāo)明每一張圖紙的名稱(chēng)，而是以數(shù)字編碼的形式命名，不能確定哪張掃描件對(duì)應(yīng)哪張圖，在提供利用時(shí)需要在檔案資源管理系統(tǒng)中將掃描的圖片逐一打開(kāi)才能確定查檔人需要的具體檔案，耗時(shí)耗力。因此，在以后的數(shù)字化工作中，檔案管理部門(mén)要盡量避免上述問(wèn)題的發(fā)生，發(fā)揮數(shù)字化檔案真正的價(jià)值[4]。

3.簽訂用戶保密協(xié)議

在提供數(shù)字化檔案的過(guò)程中要處理好數(shù)字化檔案的利用與保密的關(guān)系。為了防止檔案信息泄露，檔案管理部門(mén)應(yīng)該在查檔人利用電子檔案之前與查檔人簽訂用戶保密協(xié)議，在協(xié)議中明確規(guī)定查檔人的使用權(quán)限以及泄露檔案信息的法律后果等，提高查檔人的自律性。

結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原則，一方面，實(shí)現(xiàn)單位檔案部門(mén)對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、垂直管控和監(jiān)督作用，實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的“三統(tǒng)一”，即標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理模式、數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一；另一方面，構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，有效整合各類(lèi)電子文件，滿足所有門(mén)類(lèi)、多種數(shù)據(jù)格式的檔案全生命周期的檔案管理，基本實(shí)現(xiàn)單位各種活動(dòng)中形成的電子文件和數(shù)據(jù)的管理、歸檔保存、開(kāi)發(fā)利用，做好電子文件的備份、安全防護(hù)和災(zāi)難恢復(fù)工作，促進(jìn)檔案工作逐步從傳統(tǒng)手工操作與管理，向自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，落實(shí)好檔案資源的服務(wù)和利用工作。