高等醫(yī)學院校教學檔案管理存在的問題及改革措施

武 琳 王愛華

（山東醫(yī)學高等?？茖W校，山東 臨沂 276000）

目前高等醫(yī)學院校教學檔案管理存在的問題，主要表現(xiàn)在：檔案管理水平跟不上信息社會的發(fā)展，各系和教學檔案管理混亂，圖書館擴大信息覆蓋面，建立檔案管理責任制，加大經(jīng)費投入，等等，這是目前高等醫(yī)學院校教學檔案管理工作必須采取的改革措施。

一、高等醫(yī)學院校教學檔案管理存在的問題

1.高等醫(yī)學院校教學檔案管理水平跟不上形勢發(fā)展的需要

隨著信息社會的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，5G技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)學院校教學檔案管理已經(jīng)越來越多呈現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的姿態(tài)。當前高等醫(yī)學院校教學檔案管理在信息化改革中并沒有滿足信息化管理的需要。大多數(shù)檔案管理工作還只是停留在簡單地以信息記錄作為主要的方式，對于傳統(tǒng)的檔案所進行的工作，并不能真正體現(xiàn)出高等醫(yī)學院校教學的真實情況。當前高等醫(yī)學院校的檔案信息化管理模式主要的還是用檔案管理系統(tǒng)對案卷的目錄及部分的文件進行錄入，缺乏對全文數(shù)據(jù)庫的搜索以及應(yīng)用[1]。

2.檔案管理人員的意識不強

在高等醫(yī)學院校教學檔案管理人員中，他們對教學檔案管理意識的強與弱，注定了教學檔案在收集、移交、利用方面的規(guī)范化與否，而在現(xiàn)實中，教學檔案管理人員對檔案的管理意識相當薄弱，這是由許多因素造成的，而最主要的是，在大多數(shù)的檔案管理人員并非是專職人員，他們大多是由教師兼職，而這些教師的主要任務(wù)是教學，所以就沒有太多的精力放在教學檔案管理方面，對檔案的管理重要性也沒有深入地研究，從而造成許多教學檔案不能夠在第一時間進行整理歸檔，或是對某些教學檔案在管理上松弛，容易造成檔案丟失的現(xiàn)象。其次，這些教師即使有教學檔案管理的意識，但是由于其不是專業(yè)的檔案管理者，有時時間不允許他們從事更多的教學檔案的管理工作，尤其是在收集資料時，會需要消耗大量的時間與精力，這就使這些教師在從事檔案管理時有了一定的限制。

二、高等醫(yī)學院校教學檔案管理的改革措施

1.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理水平

相比于紙質(zhì)檔案的管理，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來提高檔案的管理也是當下被越來越多的高校采用的手段，這是一種創(chuàng)新的管理方法，首先，它突破了檔案管理的技術(shù)，使電子檔案成為檔案管理的必經(jīng)之路，由于高校的規(guī)模越來越大，檔案越來越多，而通過電子存檔的方法，可以很好地解決這個問題，同時，互聯(lián)網(wǎng)的興起，使他人在查閱檔案時也更加方便，可以隨時隨地查閱到自己想要的檔案，從而大大提高了檔案的利用效率。

2.提高管理人員的檔案管理意識

提高教學檔案的管理意識，不僅僅是要求教學檔案管理人員，還要求學校的管理者也要有這個意識，對教學檔案的管理工作要充分地認識到它的重要性，并要正確理解教學檔案管理的意義所在，使學校的管理者真正明白，只有投入到教學檔案管理中的人力、物力、財力更多時，才會顯現(xiàn)教學檔案管理的價值出來。對于學校的管理者來說，要想提高教學檔案的管理，要從以下幾個方面來突破，首先，要建立一支專業(yè)化的教學檔案管理隊伍，從源頭上重視起來，專業(yè)檔案人員在檔案管理的意識上、專業(yè)上都會優(yōu)于兼職的教職工。其次，對檔案管理人員要求有良好的個人品質(zhì)，在高等醫(yī)學院校的教學檔案中，涉及教師的教學資料、學生的學籍以及高校的發(fā)展規(guī)劃和管理方案，這些都有一些保密的性質(zhì)，只有良好的品德修養(yǎng)，強硬的個人素質(zhì)，才能擔當此工作，這就要求高等醫(yī)學院校領(lǐng)導(dǎo)在選用檔案管理人員時要謹慎并高度重視。最后，高等醫(yī)學院校要重視檔案設(shè)備的引進，對于一些現(xiàn)代檔案管理的設(shè)備與工具要及時引進，這樣不但提高了教學檔案工作的效率，同時，也便于對教學檔案更加科學化地管理。對教學檔案管理給予更多的扶持與幫助，無論是從政策還是資金以及專業(yè)化人員上都要給予照顧，這樣才能使教學檔案管理更加規(guī)范化[2]。

3.對檔案管理人員培訓

隨著信息時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)新時代的要求，即使是再專業(yè)的檔案管理人員，如果長期得不到培訓，就會與時代脫軌，從而影響到教學檔案的管理，尤其像現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達以及對信息的利用都已經(jīng)有了很大的利用空間，這些對教學檔案管理都提出了更高的要求。教學檔案管理人員要在專業(yè)化上面、規(guī)范化方面加強培訓，才能更好地去適應(yīng)這個時代的發(fā)展，面對這些嚴峻的挑戰(zhàn)，只有不停地提升管理人員的專業(yè)水平，使檔案管理人員的工作能力進一步地提高，掌握更多的新知識、新技能，適應(yīng)社會，使教學檔案為高等教育以及教學服務(wù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

結(jié)語

高等醫(yī)學院校教學檔案管理存在的問題有許多，其中最主要的問題就是檔案管理沒有跟上社會發(fā)展的需要，在信息化網(wǎng)絡(luò)化方面的發(fā)展，沒有及時運用，以及對檔案管理的混亂，造成檔案的損失和毀壞，同時檔案管理人員的管理意識也不強。要進行高等醫(yī)學院校教育檔案管理的改革措施，就必須要提高檔案管理人員的管理水平，要對檔案管理制定相應(yīng)的制度與規(guī)范，這樣才能幫助高等醫(yī)學院校提升教學效率，有利于高等醫(yī)學院校的長期發(fā)展。