談電子檔案對(duì)疾控檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用

郭翠月

（湖北省枝江市疾病預(yù)防控制中心，湖北 宜昌 443200）

檔案資源管理對(duì)疾控中心的各項(xiàng)工作發(fā)揮著重要的參考價(jià)值，能夠有效地提升檔案資源的使用效率和利用價(jià)值，而怎樣更好地管理檔案資源成為現(xiàn)代檔案管理工作中的重點(diǎn)問(wèn)題。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)邁進(jìn)了信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式逐漸被線上辦公替代，越來(lái)越多的單位開始利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行資料的收集與整理，充分地發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理能力，傳輸能力以及儲(chǔ)存能力，很大程度上提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)電子檔案管理的建設(shè)工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，還可以有效地推動(dòng)檔案管理工作的開展。

一、疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

1.檔案管理觀念缺乏創(chuàng)新

疾控檔案資料為疾控中心的各項(xiàng)研究工作提供基礎(chǔ)條件，所以疾控中心的各項(xiàng)研究工作需要參考疾控檔案資料。但是目前，我國(guó)疾控檔案管理工作中還存在著許多的不足，主要的限制原因是受傳統(tǒng)管觀念的影響，許多檔案管理人員缺乏對(duì)于檔案管理重要作用的認(rèn)知，沒(méi)有樹立正確的檔案管理意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作的內(nèi)容認(rèn)知不清晰，重視程度不夠。檔案管理由于長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有進(jìn)行規(guī)劃性地整理和收集，呈現(xiàn)出復(fù)雜混亂的特點(diǎn)。另外，檔案管理人員缺乏專業(yè)性，缺少檔案管理技能和經(jīng)驗(yàn)，不能科學(xué)合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，影響管理工作的高效性和完整性，同時(shí)也會(huì)影響疾控中心的各項(xiàng)研究工作[1]。

2.檔案資料質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)

疾控中心以往的檔案管理都是采用紙質(zhì)材料，工作量較大，內(nèi)容也具有分散性，不整潔且紙張規(guī)格不統(tǒng)一，管理質(zhì)量一直得不到有效的提升，需要花費(fèi)大量的人力資源進(jìn)行檔案管理工作，這種方式嚴(yán)重限制了管理效率的提升，同時(shí)資料無(wú)規(guī)劃地存儲(chǔ)，無(wú)法發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值。除此之外，紙質(zhì)資料長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，會(huì)發(fā)生腐爛、破損、泛黃的現(xiàn)象，縮短了檔案使用壽命，給后續(xù)的查閱工作帶來(lái)困難。

二、疾控中心加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)工作的重要性

1.提高疾病檔案資料保存的便捷性

疾控中心收集的檔案主要是包括各種傳染病疾病、慢性非傳染病、計(jì)劃免疫、衛(wèi)生檢驗(yàn)等各類公共衛(wèi)生的檔案信息，能夠?yàn)榧膊☆A(yù)防和控制工作提供寶貴的參考價(jià)值。因此，需要完善檔案資料的保存，紙質(zhì)資料會(huì)隨著時(shí)間發(fā)霉變質(zhì)，并且在保存的過(guò)程中，避免不了使用現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料的破損或丟失，影響疾控中心工作人員的研究，縮短檔案資料的使用年限。過(guò)去的檔案管理工作，都是由工作人員進(jìn)行收集和整理的，在整理的過(guò)程中，避免不了會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)漏，給日后的檔案查詢工作留下隱患。同時(shí)，紙質(zhì)資料的增加，對(duì)于儲(chǔ)存空間的要求也逐漸提高，需要投入許多的人力和物力對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。而電子檔案管理的建設(shè)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和管理，將各種資料內(nèi)容保存在電腦硬盤中，并通過(guò)信息化的記錄和計(jì)算，有效地防止信息的差錯(cuò)，節(jié)約儲(chǔ)存空間，在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，直接利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，提高查詢工作的便捷性，很大程度上防止資料的破損和丟失，保證檔案資料的完整性。并且，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，可以減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率。

2.降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)和成本

加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)工作，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行收集，整理和查閱，提高了檔案管理的安全性和便捷性，避免數(shù)據(jù)資料的丟失和損壞，減少了紙張的應(yīng)用，節(jié)約環(huán)保，降低成本，減少對(duì)檔案管理的投入。

三、加強(qiáng)疾控中心電子檔案管理建設(shè)工作的相關(guān)措施

1.創(chuàng)新檔案管理理念

疾控中心要加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)，首先就要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的觀念，摒棄傳統(tǒng)觀念，深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義，不斷地提升檔案管理水平。同時(shí)，要結(jié)合實(shí)際情況，完善檔案管理制度，明確檔案管理的具體方法。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理手段，溝通和交流檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，加大力度建設(shè)電子檔案，保證檔案資料的完整性和有效性[2]。

2.加強(qiáng)檔案管理的信息反饋

在實(shí)施電子檔案建設(shè)工作中，需要高度重視檔案資料的使用率，并對(duì)檔案資料管理工作的開展情況以及成果進(jìn)行驗(yàn)收和總結(jié)，這樣才能發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題采取有效措施解決。首先，檔案管理人員要對(duì)檔案資料的查詢使用做好記錄工作，并統(tǒng)計(jì)使用后的積極效果。其次，檔案資料使用人員可以對(duì)使用感受進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)于電子檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議，促使管理人員改善管理工作中存在的問(wèn)題，提高檔案管理水平。

3.加強(qiáng)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

在電子檔案管理工作中，應(yīng)逐漸加大軟硬件設(shè)施的投資力度，構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，針對(duì)一些重要的檔案資料，要進(jìn)行備份處理，同時(shí)，要加強(qiáng)自動(dòng)化辦公建設(shè)工作，使信息傳輸共享真正發(fā)揮作用，充分利用疾控檔案資料，并且挖掘檔案管理資料的潛在價(jià)值，為疾控中心的研究工作提供準(zhǔn)確有效的參考信息。

結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，疾控檔案資料的管理對(duì)于我國(guó)疾控中心的研究工作發(fā)揮著重要的作用，可以為疾控研究中心提供重要的研究?jī)r(jià)值。因此，疾控中心要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案管理的建設(shè)力度，提高檔案管理的水平和效率，推動(dòng)我國(guó)疾控檔案管理工作更好地發(fā)展。