新時(shí)代科研單位人事檔案信息化管理探析

孫 佳

（武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心，湖北 武漢 430014）

進(jìn)入新時(shí)代以后，各行各業(yè)紛紛推進(jìn)信息化建設(shè)，使得信息技術(shù)得到廣泛深入的應(yīng)用，效果顯著。檔案管理工作是科研單位日常管理的重要組成部分，人事檔案管理作為檔案工作的關(guān)鍵內(nèi)容，需要運(yùn)用信息技術(shù)提高效率與質(zhì)量，確保適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要。

一、新時(shí)代科研單位人事檔案的價(jià)值

針對(duì)科研單位人事檔案而言，其價(jià)值存在于：一方面，人事檔案是科研單位選拔人才、匹配人員與崗位的重要依據(jù)。隨著新時(shí)期事業(yè)單位改革的不斷深入，越來(lái)越重視引進(jìn)優(yōu)秀的人才，更關(guān)注人員發(fā)展，人事檔案不僅可以讓人員清晰地認(rèn)識(shí)自我，還有助于單位選拔合適的人才、提供恰當(dāng)?shù)膷徫?。鑒于此，人事檔案記錄更需要活化這些數(shù)據(jù)信息，有必要通過(guò)信息化管理提高人事檔案信息利用率。另一方面，人事檔案是科研單位考核人員、調(diào)整職級(jí)的依據(jù)?？蒲袉挝辉谛聲r(shí)代越來(lái)越重視引入多元主體考核、使用多種績(jī)效考核工具，人事檔案是考核人員績(jī)效的重要依據(jù)之一。所以人事檔案信息應(yīng)是動(dòng)態(tài)更新的，有必要基于信息化管理提高對(duì)人員職業(yè)規(guī)劃與成長(zhǎng)的關(guān)注度，在科研單位管理中實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的價(jià)值[1]。

二、新時(shí)代科研單位人事檔案信息化管理的強(qiáng)化措施

1.建立完善的制度，奠定信息化基礎(chǔ)

科研單位實(shí)施人事檔案信息化管理，首先要做的就是根據(jù)新《檔案法》的規(guī)定建立起完善的、切實(shí)可行的信息化管理制度。同時(shí)在執(zhí)行制度的過(guò)程中結(jié)合信息化建設(shè)實(shí)際調(diào)整完善管理制度，確保人事檔案信息化管理不斷趨于制度化、規(guī)范化[2]。一是在制定信息化管理制度時(shí)要遵循科學(xué)性、可行性的基本原則，特別是對(duì)于人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等各環(huán)節(jié)形成具有針對(duì)性的運(yùn)行機(jī)制[3]；二是在信息化管理環(huán)節(jié)嚴(yán)格依據(jù)既定制度、流程做好各項(xiàng)工作，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案信息的歸類、鑒別，落實(shí)查閱和調(diào)取等工作；三是每一次查閱、調(diào)取人事檔案信息都要有記錄和監(jiān)督，形成完善的查閱制度，確保人事檔案信息完整、真實(shí)。

2.提高保密意識(shí)，加大安全管理力度

除了構(gòu)建可靠的制度基礎(chǔ)，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)還需要有效的安全保密管理的支撐，減少甚至消除安全隱患。一是針對(duì)極易發(fā)生的信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，作為檔案人員要提高保密意識(shí)，加強(qiáng)安全管理，用信息技術(shù)科學(xué)處理人事檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)分層加密、合理備份，降低安全風(fēng)險(xiǎn)[4]；二是要完善人事檔案管理軟硬件設(shè)施，讓辦公室和檔案閱覽室、檔案庫(kù)房相互分離，在保存電子人事檔案時(shí)配備專用防護(hù)設(shè)備，落實(shí)防潮、防腐蝕、防輻射等工作，提供可靠的檔案信息安全保證；三是在檔案系統(tǒng)客戶端設(shè)置管理員和用戶的不同權(quán)限[5]，在確保檔案信息安全的同時(shí)，杜絕偽造、篡改，保護(hù)好人員隱私信息安全，使人事檔案始終處于安全完整的狀態(tài)；四是加大人事檔案信息的傳輸與共享力度，從收集、保管、利用三大環(huán)節(jié)著手，充分整合人事檔案信息資源，依托信息化建設(shè)支撐人事檔案信息的互動(dòng)、共享，滿足新時(shí)代人事檔案信息化管理要求，最大限度發(fā)揮科研單位人事檔案的價(jià)值，推動(dòng)科研單位管理信息化建設(shè)。

3.加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)

人事檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，并非只是檔案部門或者人事部門的任務(wù)，而是與單位全體人員息息相關(guān)。隨著信息化建設(shè)的不斷開展，引入的信息化技術(shù)也會(huì)日益增多，對(duì)于檔案從業(yè)人員的要求也將越來(lái)越高[6]。一方面，需要單位采取教育培訓(xùn)方式提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，保障人事檔案信息化管理的快速有序推進(jìn)。另一方面，要吸引更多專業(yè)信息化人才進(jìn)入檔案部門，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培養(yǎng)，使其豐富專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。此外，加強(qiáng)檔案人員的考核，對(duì)不滿足信息化管理要求的人員要開展針對(duì)性的培訓(xùn)，如果依舊不合格，應(yīng)及時(shí)調(diào)離或者解聘；定期舉辦檔案信息化管理講座，大力宣傳信息化建設(shè)的必要性、迫切性，介紹管理的方法、技巧等，提升科研單位人員的檔案信息化管理思維和素質(zhì)；重點(diǎn)培養(yǎng)優(yōu)秀人才，定期進(jìn)修，鼓勵(lì)他們多使用現(xiàn)有軟件技術(shù)、信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快人事檔案信息化管理進(jìn)程。

結(jié)語(yǔ)

從紙質(zhì)人事檔案到信息化人事檔案的轉(zhuǎn)變，讓人們體驗(yàn)到容易保存和利用的信息化管理方式的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，科研單位檔案人員通過(guò)以上措施切實(shí)提高人事檔案信息化管理水平，使人事檔案發(fā)揮更大價(jià)值，推動(dòng)科研單位檔案事業(yè)在新時(shí)代取得新突破。今后要繼續(xù)在改革和創(chuàng)新上大膽探索，進(jìn)一步提高人事檔案信息化管理理念，不斷積累信息化管理的方法和經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)科研單位人事檔案信息化工作的有序發(fā)展。