現(xiàn)代信息技術(shù)語境下的事業(yè)單位檔案管理研究

江 帆

（鐵嶺縣人力資源和社會保障事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

事業(yè)單位涉及多個行業(yè)，工作人員形形色色，也鑒于此，每個事業(yè)單位都會有一個專門的檔案室來存放本單位的檔案。本文正是從現(xiàn)代化信息技術(shù)的語境下，分析了關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的有關(guān)事項。將有助于事業(yè)單位檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.對電子檔案的管理缺乏規(guī)范性

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子存檔已經(jīng)成了每個事業(yè)單位檔案管理必備的過程，但現(xiàn)在電子存檔還是存在一些的問題，電子存檔的目的是為了檔案信息得到更好的存儲，除此之外，還有更重要的一個原因則是作為國家行政機(jī)關(guān)直屬的事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)跟上時代的潮流，但電子存檔現(xiàn)今仍然存在非常大的問題，首先，非常明顯的便是電子存檔具有不規(guī)范性，即并沒有將存檔結(jié)果進(jìn)行匯總，無法得到正確的檔案數(shù)據(jù)庫；其次，對于進(jìn)行檔案登記的各位事業(yè)人員來說，他們經(jīng)常會發(fā)生借調(diào)，或者是直接調(diào)離原籍的事情，因此，避免不了新接任的檔案管理人員將檔案信息重復(fù)入檔等情況發(fā)生，這種不健全的檔案機(jī)制給事業(yè)單位的檔案管理帶來了很大的阻礙，也造成了事業(yè)單位中檔案管理的滯后的問題。

2.管理檔案的工作人員工作素質(zhì)偏低，尤其是中小城市檔案管理安全意識差

事業(yè)單位的檔案管理，除了檔案管理機(jī)制不完善，另外一個造成檔案管理問題的原因就是工作人員的綜合素質(zhì)偏低，流動性較大，所以不同程度地存在安全意識差的問題。信息化時代中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)達(dá)到了可以用來作為攻擊的武器，因此，在涉及高新技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的過程中，極有可能因為操作不當(dāng)、安全意識太低而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)被病毒攻擊，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中的檔案丟失，損毀或添加新的病毒，這不但會給事業(yè)單位帶來極大的損害，也給本單位帶來了一定的政治、經(jīng)濟(jì)損失。比如：因為事業(yè)單位中的工作人員人數(shù)龐大，信息量也非常大，如果事業(yè)單位中的人員檔案流失到不法分子手中，很有可能他們的個人信息會被加以利用，這不但侵害了他們個人的隱私權(quán)，更使自己的安全無法得到保障。檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)低體現(xiàn)在另一個方面則是他們不會熟練地運用檔案管理系統(tǒng)，仍然采用以前的想法進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理，這就阻礙了事業(yè)單位現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，也給電子檔案管理帶來了一定的困難。

二、現(xiàn)代化信息技術(shù)語境下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

1.對管理檔案的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)

首先，他們要熟練地掌握新興科技和網(wǎng)絡(luò)的使用，這種使用不但要淺顯地了解，更應(yīng)該進(jìn)行熟練地掌握，因為檔案管理不僅是一份工作，更是保管了事業(yè)單位中的隱私和個人信息。除此之外，一定要提高檔案管理工作人員的安全意識，更具有甄別的能力。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使人們用網(wǎng)的環(huán)境并不十分安全，許多的軟件和網(wǎng)頁都被惡意地插入了病毒，病毒的危害是眾所周知的，因此，在進(jìn)行檔案管理時，管理檔案的工作人員應(yīng)及時辨別不屬于自己管理的范疇出現(xiàn)的東西，提高安全意識，將無法辨別是否安全的網(wǎng)頁或軟件進(jìn)行及時清理。只有提高檔案工作人員的安全意識以及綜合素質(zhì)，事業(yè)單位的電子檔案存儲才能繼續(xù)推行下去。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備

雖然紙質(zhì)檔案存儲仍然占有大部分，但紙質(zhì)存儲檔案也存在許多缺點，首先，紙質(zhì)檔案占地面積大，因為數(shù)量眾多，影響利用，在進(jìn)行檔案的輸入與管理時，也存在許多時間及人力、物力上的問題，但電子存儲檔案只是需要在電子存儲檔案的系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)字的輸入即可。除此之外，一臺電腦并不足以支撐整個事業(yè)單位的人員檔案輸入，因此，事業(yè)單位中的電子檔案存儲基礎(chǔ)設(shè)施要進(jìn)行完善和改進(jìn)，這樣做的目的就是進(jìn)一步提升電子檔案管理的安全性及周密性，便于利用。

3.建立完善的檔案管理機(jī)制，提高規(guī)范性

電子檔案存儲系統(tǒng)的出現(xiàn)就是為了使信息進(jìn)行更好的存儲，也方便檔案的異地備份，只有完善電子檔案的存儲機(jī)制，才能及早避免重復(fù)錄入檔案及檔案丟失的問題。重復(fù)錄入檔案可能會使個人的檔案出現(xiàn)問題，也大大增加了數(shù)據(jù)庫的負(fù)擔(dān)。首先應(yīng)該將它的紙質(zhì)存儲檔案進(jìn)行編號，然后放入檔案室中，緊接著應(yīng)該根據(jù)他的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子檔案信息的輸入。在平常應(yīng)用到個人檔案的情境中，應(yīng)先使用電子檔案，在健全了檔案管理機(jī)制后，應(yīng)當(dāng)在整個數(shù)據(jù)庫中簡單容易地查詢到每個人的個人檔案。這種做法不但可以使檔案數(shù)據(jù)庫減少不必要的容量，還可以提高電子檔案管理的規(guī)范性，真正將高新技術(shù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中。

4.加強(qiáng)檔案管理資源共享

為保護(hù)事業(yè)單位中工作人員的個人信息及隱私，個人檔案一般不允許被查看，但隨著科技的發(fā)展，各種辦事途徑中可能會需要用到其他人的個人信息，在往常的事例中，需要向上一層打報告進(jìn)行批準(zhǔn)才能拿到其他人的個人檔案；現(xiàn)在電子檔案管理系統(tǒng)的普及，在管理系統(tǒng)中便可以很容易地查詢到其他人的個人信息。但對于電子個人檔案的查詢，應(yīng)當(dāng)有一定的規(guī)范性，管理檔案的工作人員可以設(shè)置只有此事業(yè)單位的工作人員才可以進(jìn)行此事業(yè)單位工作人員的個人檔案的信息的查詢，這樣的設(shè)置不但避免了個人信息的外泄，更是加大了檔案管理資源的共享，其他工作人員在檔案管理時更加便捷。

結(jié)語

事業(yè)單位檔案涉及行業(yè)眾多，其信息技術(shù)手段應(yīng)用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根于人類社會”以其載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時，電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此，電子文件不會在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者的將長期共存?，F(xiàn)實與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應(yīng)新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現(xiàn)狀，事業(yè)單位檔案管理迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。從傳統(tǒng)的管理方法到現(xiàn)代化檔案管理是一場歷史性的轉(zhuǎn)變，是事業(yè)單位檔案發(fā)展的必由之路。