檔案開放與信息安全

徐 蔚

（山東省濰坊職業(yè)學院，山東 濰坊 261041）

隨著時代不斷發(fā)展，檔案信息資源逐漸被各行業(yè)領域重視和應用，高職院校也不例外，高職院校承擔著培養(yǎng)專業(yè)技能型人才的重要責任，檔案開放的同時，也要注重信息安全管理，是高職院校發(fā)揮自身教育職能作用的關鍵要素。如何加強檔案開放與信息安全，是目前各相關人員需要考慮的問題。

一、檔案開放與信息安全必要性及二者的關系分析

1.必要性

通過對檔案開發(fā)相關情況的調(diào)研和分析，檔案開放是政府實施“信息公開”制度及順應時代發(fā)展的必然要求，檔案開放不僅有利于推動高職院校各項工作的順利開展，也能為高職院校進一步提高教育工作水平提供基礎保障。高職院校作為培養(yǎng)高新技術人才的重要基地，同時，也肩負科研工作開展的重要責任，檔案信息安全就高職院校而言，既關系著高職院現(xiàn)代信息化發(fā)展，對檔案信息資源利用率提升也有一定的影響。隨著時代不斷發(fā)展，電子檔案逐漸普及，鑒于網(wǎng)絡開放性，對檔案信息安全使用形成威脅。因此，檔案開放的同時，也要注重檔案信息安全，從而更好地服務高職院校各項工作的開展[1]。

2.關系分析

基于檔案開放是檔案管理工作的重要組成部分，在實際操作的過程中，必須嚴格按照規(guī)定流程及工作標準來完成檔案開放工作。檔案包含著多方面的信息數(shù)據(jù)，選擇合理的手段對檔案信息進行保存，可防止檔案信息丟失；面向社會及群眾的檔案基本屬于非保密性檔案，在一定程度上能為大眾提供參與相關活動的機會，充分行使自身的合法權益。信息安全保護的同時也是檔案開放過程中關鍵的一環(huán)，檔案依法且合理開放，實現(xiàn)信息共享的同時，也能達到資源利用最大化的目的。就高職院校而言，加強檔案開放過程中的信息安全保護，可以避免重要資料丟失而造成嚴重的損失。因此，如何確保檔案安全開放是檔案工作有效性關鍵。

二、加強檔案開放與信息安全的有效措施

1.健全與完善檔案信息管理制度

從目前高職院校檔案信息安全及保密管理情況來看，一套系統(tǒng)且完善的檔案信息管理制度，更加有利于院校檔案開放工作的順利開展，但由于相應的管理制度缺失，導致高職院校針對檔案信息安全建設方面的等級保護、風險評估以及應急響應等內(nèi)容不夠細致，無法形成強有力的監(jiān)管，不僅對高職院校檔案信息安全系統(tǒng)建立帶來阻礙，也降低了檔案信息保護效果。因此，健全與完善檔案信息管理制度十分必要，同時，增強院校檔案部門管理人員法律意識以及保護檔案信息安全責任感，結合國家在此方面現(xiàn)行的法律法規(guī)，進一步豐富與補償管理制度內(nèi)容，擴展管理制度覆蓋范圍，為高職院校檔案開放與信息安全相關工作的開展提供規(guī)范性指導，從根本上保障檔案信息使用安全[2]。

2.提升安全技術應用水平

為強化檔案信息安全保障措施落實實效性，提升安全技術應用水平，做好有關安全技術能力建設的相關工作，確保高職院校檔案開放與信息安全工作順利進行。具體操作可從以下幾個方面著手。第一，加強實體檔案信息安全技術保障。其中保存技術主要應用于檔案庫房環(huán)境建設和裝幀技術兩方面；修復技術在實體檔案保存及利用過程中發(fā)揮著解決不可抗力等問題的作用，如紙張老化、光盤磨損等問題，針對電子檔案，鑒于高職院校檔案信息的重要性，需要將安全技術貫穿于系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡等環(huán)節(jié)中，最大程度上保護電子檔案信息安全。加強數(shù)據(jù)加密技術、備份技術以及防火墻等相關技術的應用，在此基礎上建立檔案信息安全保障體系，保證信息數(shù)據(jù)安全，防止檔案信息泄露，為高職院校教育及科研等工作安全開展提供保障。此外，結合現(xiàn)下高職院校檔案開放與信息安全需要，進一步完善檔案信息安全保障舉措，同時，加強對檔案管理人員的安全教育，增強信息安全意識，規(guī)范其日常工作行為，并在檔案服務器上裝置殺毒軟件，防止病毒入侵，構建防毒安全防線。做好重要資料備份保存，避免資料丟失而影響院校的其他工作。

3.加快檔案安全管理體系建設推進

保障檔案信息安全是高職院校實施檔案管理工作的核心內(nèi)容，健全與完善的檔案安全管理制度是檔案開放與信息安全相關工作順利進行的基礎，發(fā)揮檔案管理人員的職能作用，從根本上保障高職院校檔案信息安全。為提升檔案信息安全管理質量，結合現(xiàn)階段高職院校的實際情況，加快檔案安全管理體系建設推進，建立檔案信息安全管理監(jiān)督部門，優(yōu)化內(nèi)部組織結構，明確劃分各崗位職責，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，全身心投入檔案安全管理工作中。制定長效性檔案信息安全保證工作計劃，擴大檔案管理人員的職權范圍，提升管理制度執(zhí)行力，定期開展針對檔案安全管理體系建設情況的檢查工作，確認是否嚴格按照規(guī)章制度來落實檔案安全管理各項工作等，為高職院校檔案開發(fā)打好基礎，并確保檔案信息安全使用。

4.加大電子檔案推廣力度

站在檔案信息安全角度上分析，相較于傳統(tǒng)紙質檔案，在安全方面電子檔案更具應用優(yōu)勢，環(huán)境條件、氣候條件等同性質因素對電子檔案影響較小，不易出現(xiàn)損害問題，加上在文件保護過程中融入現(xiàn)代先進技術，對檔案信息進行保護，不僅能夠有效防止重要的信息數(shù)據(jù)丟失，也能提升檔案信息資源利用率。加大電子檔案推廣力度，通過應用電子檔案，并持續(xù)研發(fā)配套保障技術，從根源上降低檔案信息泄露的可能性。

結語

綜上所述，檔案開放，雖然在某種程度上提升了檔案信息資源利用率，但仍存在諸多信息安全問題，結合高職院校的具體要求，根據(jù)國家現(xiàn)行法律法規(guī)內(nèi)容，在此基礎上對原有管理制度加以完善，為檔案信息安全使用提供基礎保障，從而實現(xiàn)檔案信息資源利用最大化。