檔案室如何開發(fā)特色地域文化檔案信息資源

劉成吉

（凌源市南街街道辦事處，遼寧 朝陽 122500）

檔案室是管理本單位形成的檔案與資料的專門機(jī)構(gòu)，是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。檔案室可分為機(jī)關(guān)檔案室、綜合檔案室和聯(lián)合檔案室。在改革開放的今天，檔案室要在開發(fā)地域文化檔案信息資源中發(fā)揮應(yīng)有作用。首先，緊緊圍繞地域內(nèi)的政治、經(jīng)濟(jì)、科研、文化等活動(dòng)，隨時(shí)根據(jù)特色地域文化檔案利用者在工作過程中提出的要求，以最快的速度加工處理特色地域文化檔案信息，提供高質(zhì)量的信息產(chǎn)品。其次，密切注視和分析社會(huì)動(dòng)態(tài)，通過會(huì)議、新聞媒體、上級(jí)文件等各種方式，把握社會(huì)熱點(diǎn)，地域內(nèi)黨政工作重點(diǎn)、工作要求，掌握和預(yù)測(cè)服務(wù)對(duì)象的情況，有針對(duì)性地開發(fā)社會(huì)需要的特色地域文化檔案信息產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值并提高社會(huì)影響力。

一、檔案室主動(dòng)參與地域文化檔案信息資源開發(fā)

1.轉(zhuǎn)變角色參與地域文化檔案信息資源開發(fā)

開發(fā)特色地域文化檔案信息資源，檔案室要突破檔案工作的傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)檔案室的角色轉(zhuǎn)型換。

1.1 檔案室實(shí)行從檔案查閱利用服務(wù)者向文化建設(shè)者轉(zhuǎn)型

檔案室在地域的文化建設(shè)中往往充當(dāng)“服務(wù)”的角色，無法達(dá)到開發(fā)特色地域文化檔案信息資源的水平，而在開發(fā)特色地域文化檔案信息資源的過程中，要求檔案室重新認(rèn)識(shí)和定位本身在文化建設(shè)中作用和使命，檔案室不僅要成為文化建設(shè)的服務(wù)人員，更要成為開發(fā)特色地域文化檔案信息資源主力軍，成為文化建設(shè)的一線工作者[1]。

1.2 實(shí)現(xiàn)從檔案文化資源管理者向文化傳播者的角色轉(zhuǎn)型

在地域文化建設(shè)中，檔案工作人員不但要成為檔案文化的建設(shè)者，更要成為檔案文化的傳播者，努力實(shí)現(xiàn)從檔案固定展廳向定期在社會(huì)上進(jìn)行巡展的機(jī)動(dòng)展覽深化。從檔案文化作品的編撰者向走入社會(huì)講述檔案故事的播講者轉(zhuǎn)變，從單純?cè)跈n案系統(tǒng)贈(zèng)發(fā)和評(píng)獎(jiǎng)的編研作品向面向社會(huì)大眾進(jìn)行出版發(fā)行的檔案文化精品提升。

1.3 實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)體貯存基地向文化展示場(chǎng)所的轉(zhuǎn)變

隨著館（室）藏優(yōu)質(zhì)地域檔案文化資源的不斷豐富，檔案室自身已經(jīng)具備了從文化存貯到文化展示的內(nèi)在條件。檔案室在切實(shí)做好地域文化資源存貯工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分發(fā)揮文化地域資源豐富這一特點(diǎn)，全方位挖掘開發(fā)地域檔案文化，通過展覽網(wǎng)絡(luò)作品、視頻等多平臺(tái)、多內(nèi)容、多媒體形式充分展示地域歷史文化，將檔案室建設(shè)成為富有地域文化特色和地域檔案文化元素的城市文化陣地。

2.突出重點(diǎn)開發(fā)地域文化檔案信息資源

開發(fā)特色地域文化檔案信息資源時(shí)，檔案室首先要對(duì)自己的室藏內(nèi)容和成分有全面的了解。根據(jù)社會(huì)的需要，根據(jù)自己的實(shí)力，制定切實(shí)可行的特色地域文化檔案信息開發(fā)計(jì)劃，按照輕重緩急，進(jìn)行分層次開發(fā)檔案室擁有眾多的特色地域文化檔案資源，全國各級(jí)各類檔案室擁有數(shù)萬卷（冊(cè)）至幾十萬卷（冊(cè)）的地域文化檔案，而且隨著特色地域文化檔案的接收和征集工作的開展，特色地域文化檔案的數(shù)量和類型還將不斷增加。在特色地域文化檔案信息開發(fā)的過程中，應(yīng)該兼顧各個(gè)門類，圍繞著為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重點(diǎn)，全面地開發(fā)室藏。但是不同性質(zhì)的檔案室，在不同的時(shí)期應(yīng)該根據(jù)社會(huì)的需要和服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)，確定各個(gè)時(shí)期特色地域文化檔案信息開發(fā)的方向和重點(diǎn)。

3.方式多樣地開發(fā)特色地域文化檔案信息資源

首先，是內(nèi)部系統(tǒng)開發(fā)。檔案室開發(fā)特色地域文化檔案信息，主要是為本單位的生產(chǎn)、科研和基本建設(shè)服務(wù)，因此，其開發(fā)應(yīng)該以內(nèi)部系統(tǒng)開發(fā)為主，而后結(jié)合對(duì)外開放。其次，是參與市場(chǎng)開發(fā)。檔案室將特色地域文化檔案信息直接投入技術(shù)市場(chǎng)，使其轉(zhuǎn)化為商品，取得一定的經(jīng)濟(jì)效益。檔案室在嚴(yán)守國家機(jī)密的前提下，可以將特色地域文化檔案資料中蘊(yùn)藏的可供轉(zhuǎn)讓的成果或先進(jìn)工藝挖掘出來，進(jìn)行編輯、加工、綜合之后，直接地投入市場(chǎng)，盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，以取得經(jīng)濟(jì)效益。再次，是制定合理的特色地域文化檔案信息開發(fā)政策。參與市場(chǎng)，積極組織成果轉(zhuǎn)讓，研究和制定一些相應(yīng)的政策，有效地開發(fā)和利用特色地域文化檔案信息并為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。要在國家有關(guān)政策的指導(dǎo)下，制定檔案信息進(jìn)入市場(chǎng)的范圍和要求，制定成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、中介收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，還要處理好科技保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與檔案信息開發(fā)利用的關(guān)系。

二、檔案室開發(fā)特色地域文化檔案資源的措施要得力

1.落實(shí)機(jī)關(guān)檔案室的開發(fā)措施

機(jī)關(guān)檔案室是黨政機(jī)關(guān)統(tǒng)一管理本單位檔案的專門機(jī)構(gòu)，主要為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作服務(wù)，也為國家檔案室積累重要檔案，并為國家各項(xiàng)工作服務(wù)的部門。機(jī)關(guān)檔案室的室藏，一般以文書檔案為主，而且具有過渡性和機(jī)要性的特點(diǎn)。為了充分地開發(fā)利用特色地域文化檔案信息資源，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)該采取的具體措施如下。

首先，增加檔案信息的存儲(chǔ)量，確保特色地域文化檔案信息的質(zhì)量，建設(shè)特色地域文化檔案信息庫。保障特色地域文化檔案信息資源的開發(fā)工作。為此，要做好幾項(xiàng)具體工作。一是要監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)關(guān)文書部門做好各種地域文件材料的歸檔工作，以確保特色地域文化檔案信息量，將本機(jī)關(guān)各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料全部完整地收集起來，不僅要把記述和反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)歷史面貌的文書檔案、檔案、專門檔案收集集中起來，而且要把那些與本機(jī)關(guān)檔案有關(guān)的特色地域文化資料作為檔案的補(bǔ)充內(nèi)容加以收集，做到機(jī)關(guān)檔案室的室藏檔案門類齊全、結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容豐富。二是要監(jiān)督和指導(dǎo)文書人員做好歸檔文件材料的整理立卷工作，以確保特色地域文化檔案信息的質(zhì)量。保障檔案室檔案質(zhì)量和檔案信息的開發(fā)，同時(shí)，對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行初步鑒定，科學(xué)分類，并按立卷的原則和方法進(jìn)行組卷，確保案卷的質(zhì)量，使整理的案卷既便于保管、移交，又便于開發(fā)利用[2]。

其次，抓文獻(xiàn)加工，直接或間接地開發(fā)特色地域文化檔案信息。機(jī)關(guān)檔案室的室藏檔案，基本上是一種原始的歷史文獻(xiàn)信息，同時(shí)，特色地域文化檔案信息資源是處于靜態(tài)之中的，要開發(fā)檔案信息資源，就必須使其處于動(dòng)態(tài)之中，才能發(fā)揮它的使用價(jià)值。為此，機(jī)關(guān)檔案室要對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行加工、分析、研究、綜合，達(dá)到直接或間接地開發(fā)特色地域文化檔案信息資源的目的。第一，是向利用者直接提供一次性文獻(xiàn)，即檔案原件。第二，是向利用者提供二次文獻(xiàn)。即特色地域文化檔案原始信息進(jìn)行分析、加工、整理之后，綜合而成的特色地域文化檔案信息的二次性文獻(xiàn)。通過它向利用者進(jìn)行報(bào)道，并為利用者及時(shí)準(zhǔn)確查找系統(tǒng)的一次文獻(xiàn)線索。第三，是向利用者直接地提供三次性文獻(xiàn)，即檔案參考資料。這是機(jī)關(guān)檔案室開發(fā)特色地域文化檔案信息資源的更高一級(jí)形式。機(jī)關(guān)檔案室編撰的檔案參考資料主要有：地域大事記、地域組織機(jī)構(gòu)沿革、地域基礎(chǔ)數(shù)字匯編、地域?qū)ｎ}概要、會(huì)議情況簡(jiǎn)介等。

最后，抓信息保密與解密，從有限開發(fā)到充分開發(fā)特色地域文化檔案信息資源。由于機(jī)關(guān)檔案室的室藏檔案的機(jī)要性和過渡性，機(jī)關(guān)檔案室在開發(fā)特色地域文化檔案信息資源時(shí)，通過抓保密與抓解密，正確處理保密與開發(fā)之間的關(guān)系，也是開發(fā)特色地域文化檔案信息資源的重要措施之一。

2.落實(shí)綜合檔案室的開發(fā)措施

綜合檔案室是企業(yè)、事業(yè)單位集中統(tǒng)一管理單位各類檔案的專門機(jī)構(gòu)，主要為本單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、行政管理、生產(chǎn)管理、經(jīng)營作樂、科研管理、技術(shù)管理各項(xiàng)工作提供服務(wù)。綜合檔案室的室藏檔案，具有綜合性與多功能性的特點(diǎn)，開發(fā)工作要注意一下問題。

2.1 轉(zhuǎn)變觀念、參與競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)。社會(huì)主義建設(shè)的全面發(fā)展，要求檔案室廣泛、大量?jī)?chǔ)備和迅速、系統(tǒng)地提供檔案信息為其服務(wù)。檔案人員要克服安于現(xiàn)狀，墨守成規(guī)，經(jīng)濟(jì)意識(shí)淡薄，競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏積極主動(dòng)精神，在開發(fā)上措施無力，在服務(wù)上總是處于被動(dòng)狀態(tài)的問題，因此，要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新觀念，如開放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、時(shí)間觀念、效益觀念等，結(jié)合開發(fā)特色地域文化檔案信息為生產(chǎn)、工作和科研服務(wù)。

2.2 建立集成系統(tǒng)，增強(qiáng)綜合開發(fā)功能。檔案是開發(fā)檔案信息的物質(zhì)基礎(chǔ)。綜合檔案室是一個(gè)現(xiàn)行機(jī)關(guān)或單位全部檔案的集中管理基地。因此，綜合檔案室一定要把本單位形成的各種門類、各種載體的檔案集中統(tǒng)一地管理起來，增強(qiáng)綜合開發(fā)功能，從本單位的各個(gè)領(lǐng)域、不同側(cè)面，全方位、多角度、多層次地收集檔案，建立完整的檔案信息集成系統(tǒng)，更有效地綜合開發(fā)檔案信息，為本單位的生產(chǎn)、工作、科研和管理服務(wù)。

2.3 綜合檔案室利用綜合優(yōu)勢(shì)，抓住綜合管理本單位全部檔案信息資源這個(gè)整體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行多層次開發(fā)，實(shí)行超前、多樣、高效地服務(wù)。根據(jù)本單位和社會(huì)各項(xiàng)工作的需要，進(jìn)行特色地域文化檔案信息的深層次開發(fā)。主要可以從三個(gè)方面來開展：一是根據(jù)客觀需要，編寫針對(duì)性強(qiáng)，具有綜合性、實(shí)用性的數(shù)據(jù)資料和企業(yè)、事業(yè)單位年鑒、專業(yè)史、科技發(fā)展史及其他專題資料；二是根據(jù)技術(shù)商品化和外向型經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，通過對(duì)室藏特色地域文化檔案信息進(jìn)行綜合分析研究，將本單位可供轉(zhuǎn)讓的技術(shù)成果和先進(jìn)工藝用見解、概要、摘編等二次文獻(xiàn)形式報(bào)道出去，促使技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓和推動(dòng)技術(shù)出口，使本單位取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益；三是根據(jù)需要和可能，參與經(jīng)濟(jì)和科研活動(dòng)，進(jìn)行內(nèi)外信息的綜合分析研究，寫出有現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值的論著資料，為本單位領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)方面的管理人員在進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營或科研決策時(shí)，提供參考依據(jù)。

2.4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和增加投入。綜合檔案室的工作涉及本單位的各個(gè)部門，尤其是要綜合開發(fā)特色地域文化檔案信息資源為本單位的工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)，除了要得到領(lǐng)導(dǎo)重視以及吸引高質(zhì)量的檔案人才之外，還必須逐步采用現(xiàn)代化手段管理、傳遞特色地域文化檔案信息。

除上述機(jī)關(guān)檔案室、綜合檔案室外，還有專門檔案室、聯(lián)合檔案室和一些小型企業(yè)事業(yè)單位監(jiān)管檔案的部門，將特色地域文化檔案信息資源的形成、積累和開發(fā)利用納入領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的議事日程，根據(jù)當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要，采取各種有效措施進(jìn)行各種形式的開發(fā)利用，使特色地域文化檔案信息資源在發(fā)展經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、域內(nèi)多方協(xié)同開發(fā)特色地域文化檔案信息資源

1.利用上級(jí)的支持與協(xié)調(diào)

在政府的統(tǒng)領(lǐng)下，各類檔案室要與文化館、圖書館、博物館、青少年宮、美術(shù)館、藝術(shù)館等公共文化服務(wù)平臺(tái)一起發(fā)揮各自的職能，并共同合力開發(fā)特色地域文化檔案信息資源。首先，制定和實(shí)施本地區(qū)開發(fā)特色地域文化檔案信息資源的規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)對(duì)特色地域檔案文化資源系統(tǒng)、完整、高層次的整理、開發(fā)、利用與傳播，加大檔案文化載體建設(shè)，探索開發(fā)的新路。其次，組織各個(gè)相關(guān)部門開展特色地域文化檔案的征集活動(dòng)，政府通過協(xié)調(diào)，多方合作，共同征集開發(fā)，將會(huì)達(dá)到事半功倍的功能。最后，建立特色地域文化檔案信息資源開發(fā)的機(jī)制，以歷史文化為題材，文化創(chuàng)意為手段，打造地區(qū)文化工程、開展文化惠民等重大活動(dòng)，政府引導(dǎo)與市場(chǎng)化推動(dòng)相結(jié)合，弘揚(yáng)人文精神并統(tǒng)領(lǐng)各部門積極參與特色地域文化檔案信息資源開發(fā)[3]。

2.挖掘高校社會(huì)科研團(tuán)體的潛在開發(fā)作用

檔案室可與高校建立聯(lián)系，可以在高校開展一系列與特色地域文化檔案信息資源開發(fā)相關(guān)的比賽活動(dòng)，讓更多的學(xué)生參與特色地域文化檔案信息資源開發(fā)的活動(dòng)；也可以將特色地域文化檔案信息資源開發(fā)的內(nèi)容納入教學(xué)內(nèi)容；還可以通過構(gòu)建宣傳和推廣平臺(tái)，要讓更多的人認(rèn)知特色地域文化檔案信息資源開發(fā)，擴(kuò)大檔案文化的認(rèn)知度。高校除了要借助校報(bào)、廣播、宣傳欄等常規(guī)宣傳陣地外，要充分利用檔案網(wǎng)站、手機(jī)、微博等媒介的傳播作用，有條件的高校還要通過不定期組織檔案主題展覽、開展檔案學(xué)術(shù)會(huì)議交流、開設(shè)檔案文化教育課程等形式，營造一個(gè)多維度、立體式的地域檔案文化傳播空間。

3.加強(qiáng)協(xié)調(diào)發(fā)揮檔案信息資源開發(fā)團(tuán)隊(duì)的作用

發(fā)揮綜合檔案室的文化功能，組建一支高素質(zhì)的檔案人才開發(fā)隊(duì)伍，并保證室內(nèi)的特色地域檔案信息資源開發(fā)人才選拔的公平與公正，多途徑地吸引和選拔人才，“優(yōu)中選優(yōu)”和“重業(yè)績(jī)、重潛力、重引領(lǐng)”的原則標(biāo)準(zhǔn)，選出真正為黨為民服務(wù)的檔案人才團(tuán)隊(duì)，更好地開發(fā)特色地域檔案信息資源，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治文化發(fā)展服務(wù)。