論如何加強公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理關(guān)鍵要素探究＊

鐘群興

（江門市第二人民醫(yī)院，廣東 江門 529000）

一、醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的作用意義

醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案主要指的是醫(yī)院在長期發(fā)展和經(jīng)營管理過程中預(yù)防、應(yīng)對、抵抗、處置和解決各類突發(fā)事件過程中所形成的具有保存價值的資料信息和歷史記錄，是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，加強這方面檔案的管理對于醫(yī)院的健康發(fā)展有著重要的影響[1]。主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，可以作為醫(yī)院未來解決和處理突發(fā)事件的重要參考和依據(jù)，從這些檔案資料文件當中可以全面地了解以往醫(yī)院在解決和處理突發(fā)事件過程中采取了一些措施和取得的成效，從中把握突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點，并不斷地總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，提高后續(xù)預(yù)防、應(yīng)對、抵抗、處置和解決各類突發(fā)事件的能力水平。第二，這是公立醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，維護和保障醫(yī)院檔案信息的安全完整性，則要求做好相關(guān)檔案管理工作。第三，需要進一步的創(chuàng)新和優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的模式和方式，以便為未來醫(yī)院防控工作的實施，以及獲取和查閱、借鑒和利用相關(guān)檔案資料信息提供支撐和保障。

二、公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的性質(zhì)和特點

第一，突發(fā)性。這是醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案最突發(fā)的一個特點，一定程度上增加了檔案資料信息收集和整理的難度，一般都沒有給檔案管理人員留出足夠的收集檔案資料的時間，容易出現(xiàn)檔案資料信息不全面、不系統(tǒng)等問題。而且，很多情況下在新的問題和事件發(fā)生的時候，以往采用的檔案資料收集、整理、存儲、歸檔和利用的模式和方法可能出現(xiàn)不合理、不完全適用的情況，檔案管理的體制機制等也可能需要重新改進和優(yōu)化完善，嚴重影響了檔案管理的效率與檔案資料信息的安全性。第二，復(fù)雜性。醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案所涉及的內(nèi)容比較多，管理起來也比較的復(fù)雜，如在預(yù)防、應(yīng)對、抵抗、處置和解決各類突發(fā)事件過程中所形成的監(jiān)測報告、應(yīng)對預(yù)案和解決對策等，且檔案資料的存儲類型和載體也比較多，如照片、聲像、紙質(zhì)檔案、數(shù)據(jù)資料和電子文件等。此外，在檔案管理中除了要做好檔案資料的收集、整理工作，還需要采取科學(xué)的手段，提高檔案資料的共享和利用效率，這給檔案資料管理提出了更高的要求。第三，專業(yè)性。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，要求由專業(yè)化的人員全面負責(zé)做好檔案資料的記錄反映工作，收集和整理歸檔的檔案信息要能夠從專業(yè)化的角度去系統(tǒng)、準確地反映突發(fā)公共衛(wèi)生事件的類型、內(nèi)容以及采取的解決和處置的方案和措施、程序等，真實記錄全過程的內(nèi)容，并分類進行管理，建立防治救治公共衛(wèi)生事件防控專題檔案。第四，利用范圍的規(guī)定性。因為這些檔案資料信息當中包含的有很多機密性的文件資料，在利用這些檔案的過程中我國的相關(guān)法律規(guī)范對不同利用者的利用范圍、級別等有比較明確的規(guī)定，未經(jīng)允許不能輕易地披露，這對于檔案安全管理、保密和利用等提出了更高的要求。

三、加強公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理關(guān)鍵要素

1.夯實檔案管理基礎(chǔ)

加強公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，首先需要確保各項基礎(chǔ)性工作的規(guī)范有序性和高效性，認真地做好檔案資料信息的收集、管理、規(guī)范和利用等環(huán)節(jié)的工作，以提高檔案管理的整體水平和效率[2]。一是，做好檔案收集工作。在檔案管理中需要轉(zhuǎn)變以往在突發(fā)衛(wèi)生事件發(fā)生之后被動管理的模式和方式，要與醫(yī)院的發(fā)展與管理等同步進行，堅持做到積極主動參與檔案管理、同步跟進、深度介入，檔案管理人員需要全程參與預(yù)防、應(yīng)對、抵抗、處置和解決各類突發(fā)事件，以便全面真實地記錄事項和相關(guān)的資料信息，確保檔案資料的真實性、及時性、客觀性和完整性。這方面檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，要求相關(guān)人員規(guī)范化的收集紙質(zhì)檔案、電子文件材料、數(shù)字化媒體檔案資料等，并做好這些檔案資料的規(guī)范化管理和存儲工作。此外，要實施追蹤收集，隨時收集、更新和完善檔案資料信息，并針對不同檔案的特性和特定等，針對性地采取檔案收集的方法，確保各項方法的靈活性和有效性，以有效規(guī)避檔案資料漏錯事項和問題。二是，做好檔案保管工作。具體實施中強調(diào)檔案管理人員強化安全防范意識，高度重視保密管理和檔案安全管理方面的工作，如設(shè)置關(guān)門的檔案資料柜，并最好庫房的防災(zāi)、防潮、防盜等工作，針對電子檔案和數(shù)字化檔案則需要科學(xué)的設(shè)置權(quán)限和防火墻，并做好檔案資料的備份管理工作，必要的情況下還可以實施異地備份，以有效地規(guī)避檔案信息失密、丟失、泄露等造成的影響和損失。還需要對所有的檔案資料信息進行分類歸檔管理，對重點檔案、珍貴檔案實施追蹤管理和監(jiān)督控制，確保檔案資料的存儲、獲取、利用等規(guī)范有序。此外，檔案管理工作需要嚴格依照國家的標準和規(guī)定進行，并在規(guī)定的時間內(nèi)做好檔案的移交等工作，盡可能地規(guī)范檔案管理工作，降低檔案保管過程中的一系列問題和偏差。

2.實施標準化的檔案管理

公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開展和實施需要有效地服務(wù)于未來公共衛(wèi)生事件防控工作的開展，根據(jù)現(xiàn)實工作的需要，設(shè)立健全的防治救治公共衛(wèi)生事件防控專題，并實現(xiàn)突發(fā)衛(wèi)生事件專題檔案的綜合利用，方便檔案資料信息的查閱、借鑒和利用。這要求檔案管理人員科學(xué)地創(chuàng)新檔案管理的方式，實施標準化的檔案管理。首先，需要對公共衛(wèi)生檔案管理進行整體謀劃，構(gòu)建完善的檔案資料管理體系，明確檔案收集范圍及歸檔要求，并有效地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和整體能力水平。其次，要重視加強頂層設(shè)計，醫(yī)院內(nèi)部需要進一步地夯實突發(fā)衛(wèi)生事件檔案管理的基礎(chǔ)，優(yōu)化和完善內(nèi)部職能部門的設(shè)置，并積極引導(dǎo)其他相關(guān)單位和部分配合檔案管理工作的開展和實施，通過構(gòu)建協(xié)同管理機制、健全溝通和交流機制等，提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。加強頂層設(shè)計，還強調(diào)做好預(yù)防和防范工作，對收集到的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進行系統(tǒng)化的分析，從中了解和獲取醫(yī)院在解決和處理突發(fā)事件過程中采取的策略、方案和措施，把握突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，以作為醫(yī)院未來解決和處理突發(fā)事件的重要參考和依據(jù)，提高后續(xù)預(yù)防、應(yīng)對、抵抗、處置和解決各類突發(fā)事件的能力水平。在檔案管理工作中還需要從專業(yè)化的角度去系統(tǒng)、準確地反映突發(fā)公共衛(wèi)生事件的類型、內(nèi)容、方案、措施、程序等，如物資后勤隊、醫(yī)療隊、工作組、援建隊、接收社會捐贈和志愿者等組織中形成的珍貴資料，全方位了解和展示醫(yī)院的戰(zhàn)“疫”全過程，并分類進行管理，建立防治救治公共衛(wèi)生事件防控專題檔案。最后，在檔案管理工作中需要做到分級、分層、分流管理突發(fā)衛(wèi)生事件檔案資料信息，并將其與重大疾病醫(yī)療保險和救助、綜合應(yīng)急機構(gòu)工作、監(jiān)測工作的開展和實施等有效結(jié)合起來。

3.發(fā)揮重視對檔案的開發(fā)和利用

加強突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理還需要有效地提高檔案資源信息開發(fā)和利用的水平，進一步拓寬檔案的利用渠道和途徑。在信息化時代背景下，醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開展和實施還需要強化信息化、數(shù)字化建設(shè)，依托現(xiàn)代信息技術(shù)和工具，構(gòu)建一個更加系統(tǒng)完善的檔案資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)這些資料信息的及時收集、分類管理、快速歸檔、統(tǒng)一集中管理和綜合化利用，方便檔案資料信息的查閱、借鑒和利用。信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的科學(xué)運用，極大地提高了檔案信息開發(fā)利用的水平，進而更好地服務(wù)于社會和突發(fā)衛(wèi)生事件的防范和預(yù)警等。具體工作的開展和實施需要在檔案管理工作中保障檔案信息安全，做好保密工作以及符合國家利用范圍及相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，主動地放寬服務(wù)對象和范圍，進一步拓寬檔案資料信息查閱、借鑒和利用的途徑和形式，方便不同類型、層次檔案信息需求者獲取和咨詢相關(guān)服務(wù)。加強檔案的開發(fā)和利用，對典型先進事跡等進行深挖，對催人淚下的“請戰(zhàn)書”進行及時匯總及宣傳報道，起到鼓舞士氣，發(fā)揮檔案資政的引路人作用。公立醫(yī)院在宣傳效應(yīng)中，還可以通過電視廣播、網(wǎng)站、微信公眾號等渠道進行宣教和推廣，尤其對先鋒隊宣講團、事跡報告會、火線入黨、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷等內(nèi)容及時報道宣傳，留下翔實可靠的影響檔案和文字檔案資料，推動和鼓舞全院醫(yī)護人員投入其中。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是重要組成部分，需要加大這方面的重視程度和投入力度，有效提高檔案管理和開發(fā)利用的水平，更好地為社會和大眾服務(wù)。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作具有突發(fā)性、復(fù)雜性、專業(yè)性等特點，要求將其作為一項常態(tài)化的工作推進和實施，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系，實施標準化、信息化的管理，從而提高檔案管理和利用水平。此外，在管理工作中還需要創(chuàng)新檔案管理的理念和模式，采取適合的舉措拓寬檔案資料信息查閱、借鑒和利用的途徑和形式，確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理取得更理想的效果，功能和價值作用得以最大化發(fā)揮和體現(xiàn)。