機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和有效解決

李春茹

（法庫(kù)縣社會(huì)事務(wù)服務(wù)與行政執(zhí)法中心（公證處、法律援助中心），遼寧 沈陽(yáng) 110400）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位所管理的檔案包括人事檔案以及項(xiàng)目檔案等，體現(xiàn)出數(shù)量多、內(nèi)容重要的特點(diǎn)。信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中作用獨(dú)特，能夠?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造更好的條件，促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行，為各項(xiàng)工作提供方便的服務(wù)，加快檔案資料的查詢速度，并簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程，進(jìn)而發(fā)揮出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要價(jià)值。但是從當(dāng)前來(lái)看，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的不足之處仍然比較多，導(dǎo)致檔案管理的效能始終難以得到最大化的體現(xiàn)，因此需要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)對(duì)其中的問(wèn)題提出合理的解決措施，加大管理力度，希望可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè) 水平。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化模式的優(yōu)勢(shì)分析

1.檔案信息查詢以及檢索的過(guò)程更加方便

檔案信息化管理系統(tǒng)在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理時(shí)，可以自己編制檢索的工具，如果要查閱一些特定檔案，只需要輸入檔案的關(guān)鍵詞以及分類，采取模糊查詢方式或者精準(zhǔn)查詢方式，就可以達(dá)到查詢的要求，獲取檔案的結(jié)果，為工作人員帶來(lái)方便。這種方式可以明顯減少工作人員的工作量，緩解工作人員的壓力，達(dá)到資源共享的要求和目標(biāo)，并提高檔案資料查詢的實(shí)際水平。管理資料時(shí)只需要一次錄入數(shù)據(jù)，就可以實(shí)現(xiàn)多次的循環(huán)使用，使檔案資料信息數(shù)據(jù)的獲取速度進(jìn)一步加快，也保證了檔案信息資料搜索的準(zhǔn)確性。但是傳統(tǒng)的檔案管理檢索方式在對(duì)檔案進(jìn)行查閱的過(guò)程中，則需要經(jīng)歷一個(gè)相對(duì)更加繁瑣的程序，才能夠查閱到具體的檔案信息內(nèi)容，這種方式下，工作人員負(fù)擔(dān)的工作量相對(duì)更大，檔案的分類過(guò)程也極其復(fù)雜，甚至有一些檔案會(huì)丟失，造成檔案保管不理想的問(wèn)題。

2.檔案管理信息化模式開(kāi)放性更高

傳統(tǒng)的檔案管理形勢(shì)下，檔案的開(kāi)放度極低，所有的檔案在保管的過(guò)程中，最終的目的都是為了發(fā)揮檔案的價(jià)值，使其在一定條件下得到順利的使用。而通過(guò)信息化的手段對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，檔案的使用者并不需要在到檔案管理部門查詢檔案，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式就可以快速找到自己所需要的檔案資料。這種方式很有效地節(jié)省了檔案資料查詢者的等待時(shí)間，同時(shí)，也節(jié)省了人力資源，也使檔案的利用率得到了明顯的提高。

3.檔案管理信息化模式中資源共享更加順利

傳統(tǒng)的檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)信息的共享要求，同時(shí)，檔案管理也不能完全復(fù)制。在信息的共享過(guò)程中，往往需要相關(guān)部門對(duì)信息進(jìn)行調(diào)閱以及查詢，了解檔案實(shí)際情況。檔案信息化管理已經(jīng)使檔案管理的資源共享更加快捷和方便，基于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，各個(gè)部門掌握其他部門以及單位的工作重點(diǎn)內(nèi)容，了解各項(xiàng)動(dòng)態(tài)化信息，使檔案資源得到及時(shí)的共享，也可以使各個(gè)部門相互之間交流經(jīng)驗(yàn)。和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，現(xiàn)代信息化檔案管理的資源共享過(guò)程中更具有便利性，這種便利性顯著提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料應(yīng)用率[1]。

4.檔案管理信息化模式中檔案的存儲(chǔ)會(huì)更加安全

傳統(tǒng)的檔案是一種紙質(zhì)的文檔，這種紙質(zhì)的文檔在存儲(chǔ)的過(guò)程中很容易受到所處環(huán)境的影響。比如反復(fù)查閱這些紙質(zhì)檔案導(dǎo)致紙質(zhì)材料本身的性質(zhì)產(chǎn)生變化，以及同時(shí)存在的火災(zāi)隱患，這就需要在紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存過(guò)程中對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，后續(xù)使用檔案會(huì)消耗大量的時(shí)間資源以及人力資源成本，在紙質(zhì)檔案丟失之后無(wú)法復(fù)原，還會(huì)消耗大量的資料保管經(jīng)費(fèi)。相比較之下，信息化的檔案管理模式在各種信息數(shù)據(jù)的處理過(guò)程中更加簡(jiǎn)單和方便，同時(shí)，信息數(shù)據(jù)的使用也更加靈活。通過(guò)隨時(shí)錄入信息和增減信息節(jié)省信息的存儲(chǔ)空間，能夠防止由于環(huán)境方面的問(wèn)題導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)工作受到影響。另外，通過(guò)信息化的方式來(lái)避免信息失竊或者泄露，也可以通過(guò)先進(jìn)的信息存儲(chǔ)系統(tǒng)來(lái)提高信息的存儲(chǔ)容量，真正意義上保證信息化檔案存儲(chǔ)的安全性。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代下的必然選擇

如今信息化的時(shí)代為人們的生活提供了更多的方便，也對(duì)信息化的檔案資料提出了更加嚴(yán)格的要求，檔案管理工作也需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。在檔案管理方面，要融入信息化技術(shù)，使檔案檢索和存儲(chǔ)過(guò)程更加快速，存儲(chǔ)和查找的準(zhǔn)確性更高，為工作人員開(kāi)展正確、有效的檔案管理工作提供更好的便利條件，使檔案資料的獲取擁有更多的選擇以及途徑，這也是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下的必然 選擇[2]。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化是促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)的有效方式

我國(guó)進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化水平相對(duì)來(lái)說(shuō)仍然比較低，為了更好地解決當(dāng)前的問(wèn)題，滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位提出的各項(xiàng)需求，需要重視現(xiàn)代化檔案管理工作，采取更加科學(xué)、合理的方式，保障檔案資源的使用順利，提高整體管理水平。在檔案管理的工作中，需要各個(gè)部門都可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、落后的思想觀念，加快建設(shè)以及管理進(jìn)度，認(rèn)真推進(jìn)數(shù)字化的檔案管理工作的進(jìn)程，最終達(dá)到信息化檔案管理的目標(biāo)。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理能夠滿足檔案使用者的需求

人民群眾日益增長(zhǎng)的需求和當(dāng)前社會(huì)資源不平衡之間的矛盾已經(jīng)越來(lái)越明顯，在信息化時(shí)代檔案管理流程以及模式更需要體現(xiàn)出信息化效果。不管是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)還是社會(huì)群體，對(duì)于建設(shè)信息化檔案的要求已經(jīng)越來(lái)越高，因此，需要加快檔案信息化建設(shè)以及管理的進(jìn)程，使檔案資料的社會(huì)價(jià)值得到充分的體現(xiàn)以及發(fā)揮，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供方便[3]。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題分析

近些年來(lái)信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)促進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步，他們開(kāi)始重視信息化的建設(shè)工作，但是通過(guò)相關(guān)的研究和了解，仍然發(fā)現(xiàn)在不同的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中存在的差異性是比較明顯的，信息化建設(shè)的水平也各不相同，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作受到了較大的影響，主要是包括以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位專業(yè)檔案管理人才不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要性，相關(guān)管理工作要安排專業(yè)的管理人員來(lái)承擔(dān)責(zé)任，但是由于缺乏技術(shù)方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平嚴(yán)重不足。基于我國(guó)的發(fā)展情況，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，要安排經(jīng)驗(yàn)豐富的員工，并在高素質(zhì)專業(yè)人才的帶領(lǐng)下，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)發(fā)揮實(shí)際作用，這是當(dāng)前信息化檔案管理工作中重要的工作 內(nèi)容[4]。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化檔案建設(shè)管理需要基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行相應(yīng)的管理內(nèi)容，但是實(shí)際中相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)并不完全統(tǒng)一，管理也不是十分規(guī)范。即便我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一些法律制度體系來(lái)對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行明確，但是在實(shí)際工作中，卻并沒(méi)有嚴(yán)格按照法律方面的標(biāo)準(zhǔn)，也缺乏有針對(duì)性的信息化檔案管理制度體系。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有形成具體流程，導(dǎo)致整體管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的應(yīng)用[5]。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)缺乏重視

紙質(zhì)檔案管理方式向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變的過(guò)程是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，但是在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，很多檔案管理部門并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)工作的重要性，或者對(duì)檔案信息化建設(shè)存在一定的誤解，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)比較隨意，甚至可有可無(wú)。實(shí)際上，檔案管理工作會(huì)在一定程度上影響到黨和國(guó)家發(fā)展的過(guò)程中留下了怎樣的財(cái)富，但是當(dāng)前很多部門的檔案管理工作人員自身并不專業(yè)，在檔案管理的工作中存在眾多的不足之處，配備的專業(yè)人員數(shù)量不足，人員的工作任務(wù)繁重，對(duì)于檔案管理工作又沒(méi)有產(chǎn)生正確的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的保存以及使用工作，只需要將檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４婕纯伞９ぷ魅藛T在實(shí)際工作過(guò)程中懈怠并且不認(rèn)真，這就會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，難以發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。另外，傳統(tǒng)的檔案資料在借閱的過(guò)程中，要求借閱者手工填寫(xiě)借閱登記表，并安排檔案管理工作人員將其進(jìn)行核對(duì)之后，再調(diào)取相對(duì)應(yīng)的檔案，完成檔案的借閱。整個(gè)借閱工作中消耗的時(shí)間比較長(zhǎng)，流程比較復(fù)雜，同時(shí)，工作的效果也無(wú)法得到保障，甚至?xí)?dǎo)致一些紙質(zhì)檔案資料的磨損，嚴(yán)重影響到紙質(zhì)檔案管理狀態(tài)[6]。

4.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)資金不足

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在這個(gè)過(guò)程中必然離不開(kāi)資金方面的支持，因此，在檔案信息化建設(shè)工作中，必然要加大硬件方面的投入，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。當(dāng)前信息技術(shù)的更新?lián)Q代對(duì)于軟硬件設(shè)施提出了更多的要求，同時(shí)，信息安全防護(hù)系統(tǒng)的構(gòu)建往往需要消耗大量的資金，但是在很多部門中，對(duì)于檔案管理工作本身缺乏重視，建設(shè)資金又不足，無(wú)法發(fā)揮信息化檔案建設(shè)的作用，直接導(dǎo)致信息化檔案建設(shè)管理的發(fā)展速度極為緩慢。

5.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化存在安全隱患

檔案資料是重要的信息資源，通過(guò)資源的共享建立形成獨(dú)特的信息管理體系，讓使用檔案信息資料的人們減少在檔案使用中消耗的時(shí)間，這會(huì)為使用者提供極大的便利條件，但是當(dāng)前我們?cè)谙硎鼙憷?wù)的同時(shí)，也會(huì)存在眾多的安全隱患問(wèn)題。比如檔案信息化建設(shè)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)的體系，如果遭遇到了黑客攻擊，或者是存在系統(tǒng)故障，就會(huì)導(dǎo)致信息很容易被泄露，尤其是一些硬件基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件系統(tǒng)的建設(shè)工作，和當(dāng)前信息化的安全需求難以充分融合，使用的各種設(shè)備比較陳舊落后，這就要求檔案信息安全技術(shù)得到進(jìn)一步的完善和規(guī)范[7]。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的有效解決方式

1.構(gòu)建更加完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中對(duì)檔案管理模式進(jìn)行信息化建設(shè)要應(yīng)用各種現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息技術(shù)，使相關(guān)技術(shù)在檔案管理的過(guò)程中體現(xiàn)出相應(yīng)的效果，與此同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，通過(guò)提高信息化水平，能夠減少檔案管理的成本，緩解人員的工作壓力，并且提高檔案管理水平[8]。通過(guò)完善信息化檔案管理體系，構(gòu)建形成更加健全的檔案管理模式，讓相關(guān)工作的開(kāi)展更加順利，得到更好的成果，通過(guò)這樣的信息化管理體系的實(shí)踐來(lái)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)式管理方式。比如信息化檔案管理人員將更新檔案之后將信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的消息提醒功能，來(lái)讓內(nèi)部的員工收到相關(guān)通知，正確瀏覽各種信息資料。通過(guò)信息化檔案管理工作，應(yīng)用信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，使紙質(zhì)資料的需求得到減少，防止產(chǎn)生紙質(zhì)資源的浪費(fèi)問(wèn)題，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造了良好的條件。

2.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案是極其常見(jiàn)的檔案資料，但是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的產(chǎn)生以及應(yīng)用，已經(jīng)使紙質(zhì)檔案資料的應(yīng)用體現(xiàn)出了極大的局限性，紙質(zhì)資料在存放的過(guò)程中，會(huì)受到環(huán)境方面的重大影響，另外，紙質(zhì)檔案在破壞之后也極難復(fù)原。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理更要體現(xiàn)現(xiàn)代化，要提高整體工作的信息化水平，就要求檔案管理工作嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度體系，積極推行并落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，尤其是針對(duì)檔案管理工作中檔案資料的收集、整理及錄入等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)完成信息資料的錄入以及登記。比如推進(jìn)事業(yè)單位的信息化檔案管理工作時(shí)，管理人員要根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)建立企業(yè)檔案搜索引擎，在引擎中只需要輸入一些關(guān)鍵詞就可以及時(shí)查找到檔案的相關(guān)信息內(nèi)容。通過(guò)檔案登記以及搜索工作的順利完成，節(jié)省檔案查找的時(shí)間，快速找到指定的檔案，還能夠在單位內(nèi)部構(gòu)建形成信息化管理系統(tǒng)，發(fā)揮相應(yīng)的價(jià)值，完成檔案的快速上傳、存儲(chǔ)以及查找等工作，為相關(guān)工作提供便利條件。

3.要培養(yǎng)更高水平的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理人才

首先是要為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員創(chuàng)造一個(gè)良好的培養(yǎng)氛圍，使工作人員在工作的過(guò)程中具有正確的信息化檔案管理思想意識(shí)，具有更高的綜合素質(zhì)能力，掌握現(xiàn)代化的技術(shù)，更好地開(kāi)展檔案管理工作。其次是要求檔案管理工作人員在工作中主動(dòng)地學(xué)習(xí)一些專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身的工作技能，使工作人員精通檔案知識(shí)，還要了解現(xiàn)代信息化技術(shù)的使用。除此之外，還要聘請(qǐng)一些專家來(lái)為檔案管理工作人員培訓(xùn)檔案的收集、整理和歸檔知識(shí)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)性，努力構(gòu)建一支更高素質(zhì)水平的檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)以及管理工作的順利開(kāi)展。

4.要在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中投入更多的資金

檔案管理信息化建設(shè)本身就是復(fù)雜的工作，需要軟硬件基礎(chǔ)來(lái)為其提供必要的支持，并且要加大人才培養(yǎng)的力度。這些問(wèn)題都需要依靠資金基礎(chǔ)來(lái)提供保障。但是實(shí)際中，由于資金的缺乏，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程受到了影響。如果要解決這個(gè)問(wèn)題，就需要各級(jí)政府積極地完善檔案工作的投入體系，將檔案事業(yè)的信息化發(fā)展環(huán)節(jié)所需要使用的經(jīng)費(fèi)劃歸到一個(gè)合理的范圍，通過(guò)保障專項(xiàng)資金使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作得以順利開(kāi)展。要積極引進(jìn)先進(jìn)的軟件，對(duì)落后的數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，并且采取安全、保密處理措施，才能夠不斷地提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理工作本身是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重要的作用。本文對(duì)此進(jìn)行分析，探討能夠顯著提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的有效解決方式，希望可以為相關(guān)工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。