探索中央企業(yè)干部人事檔案區(qū)域共享管理

中國能源建設集團有限公司李琳琳

黨的十八大以來，黨中央提出全面從嚴治黨，從嚴管理監(jiān)督干部的要求，中央組織部把整治檔案造假問題列為整治選人用人不正之風的6項重點任務之一，同時中紀委在新修訂的《中國共產(chǎn)黨紀律處分條例》中專門增加了對不如實填報、篡改、偽造個人檔案資料等行為的處分規(guī)定。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)行資源，屬于黨和國家所有。2018年12月，《干部人事檔案工作條例》出臺，更加明確了貫徹新時代黨的組織路線，要全面落實從嚴管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設高素質(zhì)專業(yè)干部隊伍中的重要作用。

中央企業(yè)認真貫徹落實習近平總書記關(guān)于干部人事檔案工作的重要指示批示，始終把干部人事檔案作為我們黨創(chuàng)造的獨特財富，作為建設高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍的重要基礎(chǔ)。始終堅持落實規(guī)范建檔、科學管檔、從嚴審檔、有效用檔，堅持加強政策宣貫、建章立制、團隊建設、選樹典型，堅持一手抓基礎(chǔ)管理，一手抓數(shù)字化建設，逐步實現(xiàn)了干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。堅持在探索干部人事檔案管理創(chuàng)新上下功夫，試點先行建立干部人事檔案區(qū)域共享管理中心，即依托當?shù)匾粋€干部人事檔案數(shù)量較多的集團所屬單位，統(tǒng)一管理集團所在當?shù)氐钠渌鶎賳挝坏臋n案，實現(xiàn)共享管理。

堅持系統(tǒng)謀劃加強檔案共享中心的試點選址建設

（一）加強試點工作組織領(lǐng)導。集團公司主要負責人親自組織研究制定建設方案，對檔案共享中心建設試點工作進行詳細布置。及時印發(fā)成立文件、明確機構(gòu)定位、機構(gòu)設置、機構(gòu)職責，設立7個專項工作組（制度流程組、檔案轉(zhuǎn)遞組、庫房改造組、物資采購組、檔案審核組、新聞宣傳組、專家支援組）。同時組織選定區(qū)域內(nèi)企業(yè)相關(guān)人員召開推動協(xié)調(diào)動員會，對上級要求部署進行宣貫，明確工作任務書、路線圖、時間表。并召開試運行啟動會議，設立檔案區(qū)域共享中心試運行工作組，管檔工作者駐場正式開始工作。暢通總部到試點單位的宣貫時效，通力協(xié)作，快速完成機構(gòu)組建、制度建設、三室建設、檔案集中和人員到位。

（二）精準選擇試點建設單位。集團公司對所屬企業(yè)的區(qū)域分布、軟硬件設施等進行全面摸排，選擇企業(yè)數(shù)量多、城市面積小的地區(qū)作為試點區(qū)域，依托其中一家體量最大的企業(yè)建立共享中心。主要考慮是，選擇區(qū)域所屬單位要具備五個先決條件。一是企業(yè)規(guī)模小、新組建企業(yè)較多。有利于以大帶小、以老帶新；二是地理位置相對集中。企業(yè)距離近，集中在市區(qū)辦公，方便檔案轉(zhuǎn)遞工作；三是檔案總量適中，區(qū)域總量在6000～1000卷左右，檔案轉(zhuǎn)遞工作量較?。凰氖怯布A(chǔ)較好。體量較大的企業(yè)自有辦公環(huán)境硬件要求高，符合干部人事檔案硬件配備要求和檔案庫房的承重要求，具備辦公室、借閱室、整理室“三室分開”和人事檔案數(shù)字化存儲管理條件；五是距離集團總部較近，在試點建設期間便于總部及時開展指導檢查。

（三）精心設計試點建設方案。以建設“集團人事檔案管理業(yè)務標桿、區(qū)域企業(yè)組工干部培養(yǎng)基地、區(qū)域共享模式宣傳推廣樣本”為目標，堅持“三共享、三提升、兩拓寬”開展試點。“三共享”即能力共享，通過專職檔案管理人員集中使用，有效解決部分單位檔案專業(yè)人才缺乏、配置不足和檔案管理水平參差不齊的問題；資源共享，通過檔案管理場地、硬件的集約使用，減少重復建設，降低單卷保管成本，提升資源使用價值；經(jīng)驗共享，通過共享中心的試點運行，探索出一套共享管理制度流程、經(jīng)驗，為共享管理模式的推廣提供可借鑒的方案?！叭嵘奔刺嵘軝n質(zhì)量，基礎(chǔ)管理專業(yè)化、流程化、標準化，管檔能力比較優(yōu)勢明顯；提升利用效率，使用管理表單化、數(shù)字化、信息化，檔案線上利用高效便捷；提升監(jiān)督水平，監(jiān)督管理常態(tài)化、具體化、責任化，以選人用人工作紀實材料“入檔五張表”為抓手，監(jiān)督各企業(yè)黨委“凡提必審”落實情況?！皟赏貙挕奔丛诼男泻脵n案管理職責的同時，拓寬組工干部培養(yǎng)模式。把共享中心作為組工干部培訓基地、檔案管理人員業(yè)務培養(yǎng)基地，提高看、查、審、歸檔的實操能力。拓寬檔案管理人員職業(yè)通道。暢通專業(yè)技術(shù)職務通道，研究區(qū)域共享中心考核晉升標準。

堅持邊試點邊總結(jié)確保共享中心建設試點取得實效

（一）實現(xiàn)共享中心平穩(wěn)起步。穩(wěn)步推進試點工作，各項工作有序開展。一是體系“初搭建”，編制共享中心干部人事檔案管理暫行辦法、內(nèi)部管理細則，為試點工作奠定制度基礎(chǔ)。二是運行“雙軌制”，以試運行工作組形式開展工作，以“日常勤碰頭+月例會”推進工作，專兼職結(jié)合，雙組長負責，業(yè)務管理和檔案移交同時抓，既是“教練員”，又是“運動員”。三是人員“雙重管”，從區(qū)域內(nèi)所屬企業(yè)抽調(diào)6名檔案工作人員，專職從事共享中心相關(guān)工作，勞動關(guān)系、薪酬福利暫保留在原單位，共享中心進行日常管理。四是費用“列預算”，編制檔案區(qū)域共享中心運行費用預算，基本確定檔案區(qū)域共享中心正式運營后的費用列支渠道。

（二）建立規(guī)范順暢的對接流程。移交上，分批、分階段有序推進，檔案材料完整和專審整理滿足要求的先行移交。利用上，制定接收、查借閱、轉(zhuǎn)遞等流程圖和表單，建立完善“一對多”的辦事指南，確保檔案流轉(zhuǎn)有序高效規(guī)范。專審上，建立分工協(xié)作機制，存量檔案由所在企業(yè)負責，新增檔案由共享中心負責。

（三）及時總結(jié)梳理試點經(jīng)驗。共享中心建設試點平穩(wěn)起步是各方面共同努力的結(jié)果，一是上級部門推動有力，上級領(lǐng)導對共享中心試點建設給予大力支持幫助，對區(qū)域選擇、目標制定、組織規(guī)劃、建設方案等各項工作給予了有力指導。二是集團黨委高度重視，公司黨委大力支持試點工作，黨委主要負責人和分管領(lǐng)導親自部署、親自安排，所在區(qū)域企業(yè)黨委對試點工作的重大意義也形成共識，開展了富有成效的工作。三是集團層面納總籌劃。共享中心作為一項管理創(chuàng)新，涉及企業(yè)多、工作銜接多、資源協(xié)調(diào)多，由集團總部牽頭建設，能夠確保目標高質(zhì)量達成。四是做好地區(qū)和企業(yè)的選擇。地區(qū)上，考慮日常對實物檔案的使用需求，共享中心距離各企業(yè)不宜太遠，可選址有多個企業(yè)的城市或者交通便利的城市。企業(yè)上，要對同城企業(yè)進行綜合評估，選擇人事檔案管理基礎(chǔ)好、軟硬件配置符合要求的企業(yè)作為駐地，利于檔案管理、日常物資協(xié)調(diào)和生活保障支持。距離上，試點階段可選擇距離集團總部稍近的城市，更易于管理和試點推動。五是明晰三個層面的職能。集團公司側(cè)重于中心的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織建設和干部選用、制度流程規(guī)范審核，對中心的指導監(jiān)督和考核等工作。共享中心負責檔案的全過程管理、為企業(yè)提供專業(yè)化服務、為組工干部培養(yǎng)提供支撐、中心建設經(jīng)驗的傳幫帶和宣傳等工作。所屬企業(yè)主要承擔中心建設需要的資源保障、檔案的日常材料收集和利用、配合中心做好支撐等工作。

堅持精準施策穩(wěn)妥有序推動運行工作

總體工作思路是“四個進一步到位”和檔案管理“四化”：

（一）抓好“四個進一步到位”。機構(gòu)組建進一步到位，完成機要點設置和印章刻制工作；職能交接進一步到位，對照功能定位、職責分工，共享中心和區(qū)域企業(yè)厘清權(quán)責，對設備、印章等進行正式交接；設施配置進一步到位，按照辦公室、查檔室、會議室、數(shù)字化工作室、檔案存儲室和中轉(zhuǎn)室的總體布局進行升級建設，滿足干部檔案存放、查閱、展示、培訓等多功能需求；人員管理進一步到位，根據(jù)試點運行需要，專職人員與原單位工作完全交接后到崗工作，找準定位，轉(zhuǎn)換角色，推動共享中心有序高效運行。

（二）落實檔案管理“四化”要求。以共享中心啟用為契機，推進檔案管理信息化、數(shù)字化、集成化、便利化。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施、有序推進，安全高效”原則，加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)、管理和使用，推進信息化建設和大數(shù)據(jù)應用，推動企業(yè)間檔案資源整合、數(shù)據(jù)聯(lián)通，真正讓檔案資源“聚起來、活起來、用起來”。

建立干部人事檔案區(qū)域共享中心是一項重要創(chuàng)新舉措，分析不足、總結(jié)經(jīng)驗，努力形成可借鑒可復制的管理模式，著力構(gòu)建新時代干部人事檔案工作新格局。■