醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略

王靜冰 隋佳昕

摘要：隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)特別是大型三甲公立醫(yī)院受到了前所未有的挑戰(zhàn)和沖擊。醫(yī)院檔案管理工作的好壞，不僅關(guān)系著醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展，而且對(duì)醫(yī)院是否能保持健康發(fā)展起著尤為重要的作用。面對(duì)新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院檔案管理工作怎樣發(fā)揮好為臨床、醫(yī)技、科研等服務(wù)的作用是當(dāng)前公立醫(yī)院所要解決和面臨的新問(wèn)題。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作還面臨著制度缺失，體系不夠完善等諸多問(wèn)題，我們只有不斷改進(jìn)和完善相關(guān)制度和體系，創(chuàng)新管理方法和模式，促進(jìn)檔案工作更加科學(xué)、系統(tǒng)。本文圍繞某三甲醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和應(yīng)對(duì)策略談一點(diǎn)體會(huì)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)對(duì)策略

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代大多數(shù)公立醫(yī)院對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)比較模糊和片面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工普遍存在“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想和意識(shí)，認(rèn)為醫(yī)院只要把醫(yī)療工作和業(yè)務(wù)收入搞上去，檔案工作可有可無(wú)。由于的檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致醫(yī)院許多發(fā)展時(shí)期重要的歷史資料未能有效的保存，阻礙了檔案工作的連續(xù)性和完整性。

由于醫(yī)院是業(yè)務(wù)單位，大多數(shù)職工忙于繁重的醫(yī)療救治工作，缺少對(duì)工作中產(chǎn)生的珍貴資料的記錄和保存意識(shí)，片面的認(rèn)為保存資料與自己沒(méi)有關(guān)系，檔案工作和臨床工作相比不重要，檔案管理工作配備專(zhuān)職人員就夠了。更有甚者，雖然有保存資料和檔案的習(xí)慣，但是未交有專(zhuān)職檔案管理人員保存，嚴(yán)重制約了檔案工作的連續(xù)性。

1.2醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清， 管理方式落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷的變化和發(fā)展，然而，醫(yī)院的檔案管理還是處于落后、封閉的狀態(tài)，跟不上時(shí)代發(fā)展的要求。醫(yī)院的檔案管理工作未能形成一套標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范和模式，主觀的根據(jù)人為理解，想當(dāng)然地進(jìn)行管理，致使許多應(yīng)該保存和歸檔的珍貴資料沒(méi)有保存兒丟失，不利于檔案工作的發(fā)展。其次，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理方法嚴(yán)重滯后，檔案利用率低下。第三，在醫(yī)療衛(wèi)生改革不斷深入發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案資料的管理方式上卻沒(méi)有根本改變，檔案管理的硬件、軟件等都跟不上新時(shí)期衛(wèi)生改革發(fā)展的需要，尤其是一些珍貴的文字、影像等資料，一旦造成損毀或遺失，其損失是難以估量和彌補(bǔ)的[1]。

1.3檔案管理制度不健全，管理缺乏現(xiàn)代化手段。

在醫(yī)院眾多的管理制度中，有關(guān)檔案管理的制度極需進(jìn)一步建立和完善。多年來(lái)，未出臺(tái)行之有效的檔案管理制度，導(dǎo)致很多需要保存的各類(lèi)資料未能移交檔案室，造成許多檔案資料的遺失或遺漏，未能給醫(yī)院發(fā)展提供證據(jù)支持。隨著近幾年現(xiàn)代科技和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，電子病歷和電子檔案越來(lái)越被人們所使用和接受。然而，醫(yī)院的檔案管理人員由于未能掌握必要的信息存儲(chǔ)安全和電腦病毒防御的相關(guān)技術(shù)，導(dǎo)致現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的利用率不高。當(dāng)前，檔案管理軟件的許多功能未能有效的利用，造成檔案管理工作效率不高。所以，要充分利用檔案管理軟件系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，提高電腦在檔案工作中的使用效率是當(dāng)務(wù)之急。

1.4檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高

檔案管理工作效率的高低主要取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，而我們現(xiàn)有的人才培養(yǎng)模式是一味的提高臨床科研人員的培養(yǎng)力度，忽視了對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員普遍業(yè)務(wù)能力不高，使檔案管理水平和方式嚴(yán)重滯后。醫(yī)院的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人多數(shù)存在“雙肩挑”，整天忙于臨床救治工作，行政事務(wù)疲于應(yīng)付，多少制約了檔案工作的順利發(fā)展。檔案管理人員有些是從臨床工作退居二線(xiàn)的老醫(yī)生老護(hù)士，有些是非檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，從而影響了檔案工作的發(fā)展。醫(yī)院科室內(nèi)部人員時(shí)有調(diào)動(dòng)，使得一些經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員流失，新來(lái)的工作人員需重新培養(yǎng)，對(duì)檔案工作的有效開(kāi)展增加了很大阻力。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

2.1 提高檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式

醫(yī)院管理包羅萬(wàn)象，其中檔案管理是最重要組成部分，公立醫(yī)院要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，把檔案管理工作作為醫(yī)院年度中心工作，全院上下要統(tǒng)籌兼顧，通力合作。另一方面，要加大檔案管理的宣傳力度，通過(guò)報(bào)紙、網(wǎng)站、微信等方式，讓全院職工充分知曉檔案工作的復(fù)雜性和重要性。全院職工要改變“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的管理思想，尤其是檔案工作從業(yè)人員更要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，為臨床一線(xiàn)人員提供檔案方面的服務(wù)。

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)及信息化時(shí)代必然對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，要時(shí)刻保持積極向上的精神面貌，把創(chuàng)新管理作為工作重心來(lái)抓，將專(zhuān)業(yè)知識(shí)和醫(yī)院實(shí)際情況有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，為醫(yī)院科學(xué)規(guī)劃未來(lái)發(fā)展提供檔案保障。同時(shí)，檔案管理人員要打破過(guò)去傳統(tǒng)的思想觀念和工作方式，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，進(jìn)一步拓寬檔案管理工作的輻射范圍，圍繞醫(yī)院中心工作，主動(dòng)作為，將檔案管理工作的效率發(fā)揮到極致，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2.2 建立健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵[2]。大多數(shù)公立醫(yī)院由于缺乏一整套比較科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重滯后，所以各公立醫(yī)院要根據(jù)自己實(shí)際情況，遵循《檔案法》以及醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)檔案管理?xiàng)l例等法律、法規(guī)，出臺(tái)一整套系統(tǒng)和可操作性強(qiáng)的檔案管理制度或條例。

規(guī)范的制度是所有管理工作的核心，上到國(guó)家，下到普通企事業(yè)單位，若沒(méi)有規(guī)范合理的管理制度約束大家，那整個(gè)國(guó)家和社會(huì)將會(huì)變得雜亂無(wú)章，失去生機(jī)。所以，我們要結(jié)合醫(yī)院的具體實(shí)際，將已經(jīng)適用的檔案管理制度進(jìn)行完善和修訂，使之更加符合醫(yī)院發(fā)展的需要。

此外，還應(yīng)開(kāi)發(fā)檔案管理信息化軟件，對(duì)檔案資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，提高檔案資料的存儲(chǔ)量，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率。某些檔案資料設(shè)計(jì)單位和個(gè)人隱私，因此，為提高檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性，要設(shè)置檔案室的防火、防盜、防病毒等自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，切實(shí)保障檔案資料的安全。為加強(qiáng)檔案管理，醫(yī)院還應(yīng)該成立由院領(lǐng)導(dǎo)掛帥的檔案管理監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，院長(zhǎng)和黨委書(shū)記是檔案管理監(jiān)督第一責(zé)任人，各科室負(fù)責(zé)人為本科室檔案管理監(jiān)督第一責(zé)任人，切實(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的完整性和統(tǒng)一性。

另外，檔案管理工作由檔案收集、采編、整理、保存、統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)內(nèi)容組成，醫(yī)院檔案內(nèi)容多，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，其中檔案收集最為重要，因此，建立健全檔案管理制度顯得至關(guān)重要。

檔案管理人員要依據(jù)醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，對(duì)收集到的材料是否真實(shí)，是否完整等方面應(yīng)嚴(yán)格篩查、甄別，然后再進(jìn)行歸檔。要建立健全檔案資料信息員制度，每個(gè)科室設(shè)置檔案資料信息員，隨時(shí)對(duì)可能存在價(jià)值的檔案資料與檔案管理部門(mén)進(jìn)行通報(bào)，確保醫(yī)院的每一份珍貴資料和信息的安全與完整。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響到檔案的管理水平[3]。所以，醫(yī)院要重視檔案管理人員素質(zhì)的提升，加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度?，F(xiàn)代醫(yī)院管理制度要求醫(yī)院管理人員既要懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要熟練掌握現(xiàn)代科學(xué)技能的綜合型人才，因此，檔案管理從業(yè)者不僅要有較高專(zhuān)業(yè)理論水平，還要具備吃苦耐勞、嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的精神面貌。醫(yī)院要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家來(lái)院講課或去北京、上海等大型三甲醫(yī)院進(jìn)行參觀訪問(wèn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理水平。

此外，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，要堅(jiān)持以人為本的原則，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，重視對(duì)專(zhuān)、兼職檔案員隊(duì)伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，最大限度地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高。

3.小結(jié)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院最寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，建立健全醫(yī)院檔案管理制度是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要手段，更方便了全院職工準(zhǔn)確無(wú)誤的調(diào)取檔案資料。雖然醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，但是未來(lái)醫(yī)院檔案管理工作離實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化、信息化等還有很長(zhǎng)的路要走，只有持續(xù)加強(qiáng)檔案管理工作開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合服務(wù)水平，嚴(yán)格按照檔案相關(guān)制度規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，最終為醫(yī)院發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張景華，徐柏林，厲紅霞.淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)病案，2004，36（11）：105-106.

[3]韓雪.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作[J].黑河學(xué)刊，2013，（3）.180.