淺談事業(yè)單位財務會計檔案如何融入檔案管理體系

徐典

摘要：隨著事業(yè)單位經(jīng)濟活動的不斷擴大，單位管理要與時俱進，不斷創(chuàng)新。財務檔案與經(jīng)濟活動密切相關，是事業(yè)單位管理的重要起點。加強財務檔案管理是提高事業(yè)單位經(jīng)濟管理能力的重要途徑。本文以事業(yè)單位為例，根據(jù)事業(yè)單位的管理特點，結合國家政策法規(guī)，詳細介紹了財務檔案管理的必要性和現(xiàn)狀，并通過管理實踐，展示了財務檔案管理的流程和方法。它是理論與實踐的有機結合，對事業(yè)單位加強財務檔案管理，提高整體管理水平具有重要的借鑒意義。

關鍵詞：事業(yè)單位;財務檔案管理;經(jīng)濟管理

1.事業(yè)單位財務會計檔案的構成

財務會計檔案管理是公司檔案管理中的一項重要工作，是對能夠記錄和分析公司財務活動的會計賬簿、會計憑證、財務報告等重要資料進行分類整理。財務會計檔案管理分為會計核算、費用管理和財務數(shù)據(jù)管理。其中，“會計”分為憑證、賬簿、報表、合同、物資管理和預算;“費用管理”分為費用報告、費用數(shù)據(jù)、租賃合同等;“財務數(shù)據(jù)”分為各部門下發(fā)的財務指導業(yè)務文件。

2.事業(yè)單位財務會計工作問題解決措施

（1）建立健全財務會計管理制度

在財務會計過程中，完善財務管理制度十分重要，相關管理部門應積極制定完善的財務管理制度，以保證財務會計的堅實基礎。完善事業(yè)單位財務會計管理制度，必須明確目標，積極落實，不能紙上談兵。由于財務會計工作流程復雜，在全面完善財務會計管理體系時，需要了解財務會計的基本流程，掌握財務會計涉及的內容。

（2）完善財務會計檔案內容

在開展財務會計工作時，必須及時解決財務會計檔案內容不完整的問題。財務會計檔案不完整，極不利于財務工作的順利進行。會計人員一旦需要檔案資料，就會出現(xiàn)很多問題。因此，會計人員在整理財務會計檔案時，必須認真閱讀檔案內容，根據(jù)內容進行整理，以備日后參考。同時，要保證檔案內容的全面，完整，盡可能提高檔案內容。

（3）提高會計人員的工作能力

在事業(yè)單位財務會計工作中，會計人員是極其重要的組成部分。財務會計人員只有具備較強的工作能力，才能保證會計工作的健康順利進行。隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個行業(yè)的水平都有了很大的提高。然而，目前我國事業(yè)單位財務會計人員的形式并不樂觀。因此，事業(yè)單位領導干部要積極組織財務會計人員參加專業(yè)知識培訓和自身素質培養(yǎng)，抽查培訓結果，積極了解財務會計人員的學習情況，表揚業(yè)績優(yōu)秀的財務會計人員，激發(fā)會計人員的學習積極性，及時更新專業(yè)知識，提高業(yè)務素質，對財務會計工作充滿信心和激情。

（4）完善事業(yè)單位財務會計報告制度

在事業(yè)單位日常財務核算工作中，財政收支預算是最基本、最重要的環(huán)節(jié)。許多機構通過財務報表提供資金的流動和使用情況。在改革和發(fā)展的推動下，新世紀的社會市場經(jīng)濟發(fā)生了巨大變化。企事業(yè)單位也從傳統(tǒng)的單一投資轉向多元化投資。在當前的社會經(jīng)濟市場體系下，有關部門要求企事業(yè)單位只能以財務報表的形式反映自身的發(fā)展。因此，許多事業(yè)單位要想更好地發(fā)展，就必須對財務會計工作進行全面合理的安排，找出問題，改進不足。

3.事業(yè)單位財務檔案管理體系建設

（1）加強制度建設創(chuàng)新管理手段

為充分發(fā)揮事業(yè)單位財務檔案管理職能，要按照國家政策方向和本單位內部管理要求，從思想上重視財務檔案管理，轉變管理觀念，規(guī)范財務檔案管理，建立健全收集、整理、儲存、利用、鑒定、銷毀等管理制度，提高金融檔案規(guī)范化管理水平。事業(yè)單位財務檔案規(guī)范化管理首先要明確財務檔案管理的范圍，隨著本單位經(jīng)濟發(fā)展及時調整，重點規(guī)范管理會計形成的檔案管理，提高電子信息檔案管理水平。

管理的規(guī)范化要求和經(jīng)濟管理專業(yè)的細分，使得預算、績效、國有資產(chǎn)、成本等管理會計手段得到廣泛應用。它與會計一起，已成為經(jīng)濟管理的重要內容。其管理標準、要求和功能不僅形成了各自的體系，而且相互補充、相互關聯(lián)，全面反映了管理的精度和管理質量。信息化管理手段已成為實施管理的基本條件。電子檔案的數(shù)量和價值迅速增長，已成為檔案管理的重要內容。

其次，要實現(xiàn)管理手段的創(chuàng)新。在傳統(tǒng)手工收集的基礎上，充分利用信息技術，將財務檔案管理系統(tǒng)嵌入檔案管理信息系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的同步管理，而且可以大大減少檔案管理人員的工作量和差錯率，加強財務檔案管理過程中的內部控制。

（2）合理設置崗位，明確管理職責

優(yōu)化崗位設置，合理配置人員，是事業(yè)單位財務檔案管理有效實施的關鍵。建立專職和兼職檔案管理人員，明確職責分工、管理流程、標準和要求，形成各級檔案管理人員分工明確、協(xié)調動態(tài)的監(jiān)督檢查機制，確保財務檔案管理制度的有效實施。

提高財務檔案管理人員的業(yè)務能力和業(yè)務素質，注重人員培訓，提高財務會計業(yè)務處理技能，具備財務信息管理能力。同時，加強檔案管理知識的學習，培養(yǎng)復合型管理人才，提高財務檔案管理水平。

（3）提高財務檔案利用率，建立持續(xù)改進機制

事業(yè)單位財務檔案系統(tǒng)建設的最終目的是為了便于管理，更好地發(fā)揮財務檔案記錄統(tǒng)計、參考證據(jù)、預測分析和決策依據(jù)的作用。因此，財務檔案管理體系建設應特別重視財務檔案的使用價值，不斷完善財務檔案管理體系，實現(xiàn)財務檔案方便、高效利用的管理目標。

4.如何解決財務會計檔案管理中的問題

一是積極爭取單位領導對財務會計檔案管理的重視。會計檔案清楚地記錄了本單位經(jīng)濟業(yè)務的各個方面，可以為本單位的業(yè)務發(fā)展、項目工作進展和年度績效考核提供重要的參考數(shù)據(jù)。特別是近年來財政部門對基礎會計工作的量化考核，已被列為單位年度考核評分項目之一，評分在30分以上，有的甚至有相關獎金項目，是根據(jù)單位的各種會計檔案進行的。財務人員要積極爭取本單位負責人對財務會計檔案管理的支持，加大對財務會計檔案管理的人力、財力、物力和技術支持投入，以確保財務會計檔案管理工作能夠順利、按期完成，充分發(fā)揮其重要作用。

第二，加強財務會計檔案管理人員的現(xiàn)代技術能力。財務會計檔案管理正處于不斷加強、逐步完善和更新的階段，這就要求會計檔案工作者掌握現(xiàn)代技術工具的能力有待提高。建設一支高素質的財務會計檔案干部人才隊伍，是各單位實施財務會計檔案管理電算化的重要基礎條件之一。從根本上解決現(xiàn)有財務人才隊伍只負責會計核算、人才隊伍構成單一的現(xiàn)狀。在年度財務會計繼續(xù)教育培訓中，要根據(jù)本單位檔案業(yè)務的實際需要，分重點、分項目加強檔案管理業(yè)務知識的培訓，以加強財務會計檔案管理人員會計電算化技術應用培訓為龍頭，提高掌握和使用信息手段的技能，讓他們了解財務會計電算化檔案管理的內容，更好地滿足財務會計檔案管理現(xiàn)代化的技術要求。

5.結論

財務會計是會計工作的核心。他們必須耐心、謹慎，并有自己的主觀能動性。要全面結合工作內容和實際，從可持續(xù)發(fā)展的角度改進工作。只有不斷完善事業(yè)單位財務會計管理制度，搞好財務會計人才培養(yǎng)，才能使事業(yè)單位財務會計走上健康發(fā)展的道路。不僅要有完善的管理機制，而且要認真負責檔案的整理工作。我們應該根據(jù)檔案的內容對其進行分類，以便財務會計能夠在將來需要數(shù)據(jù)時迅速發(fā)現(xiàn)。同時，要全面完善財務會計報表制度。事業(yè)單位的財務會計工作必須根據(jù)自身情況，更好地適應當前的社會經(jīng)濟形勢。

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