現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理探討

花再娟

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)步入到發(fā)展的新常態(tài)，加之經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，任何企業(yè)都必須積極采用現(xiàn)代企業(yè)制度，逐步完善企業(yè)的管理制度，以實(shí)現(xiàn)自身的健康發(fā)展。在企業(yè)管理工作中，檔案管理工作具有十分重要的作用。本文就簡單分析了現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作存在的不足，在此基礎(chǔ)上，探討了提升管理質(zhì)量的對策，旨在為相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度;企業(yè)檔案管理;問題;對策

前言：

在企業(yè)運(yùn)行和管理工作中，制度是其基本的規(guī)章，能引導(dǎo)企業(yè)各種日常經(jīng)營活動，并對員工進(jìn)行有效的激勵和管理，同時還能引導(dǎo)企業(yè)的文化。在企業(yè)制度中，管理制度是其重要的組成部分，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，企業(yè)所面臨的經(jīng)營環(huán)境越來越復(fù)雜，在日常管理活動中遭遇到越來越多的新問題，面臨著越來越多的新挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)必須采用現(xiàn)代化企業(yè)制度，以滿足企業(yè)發(fā)展與社會之間的協(xié)調(diào)，同時還能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人員及信息的協(xié)調(diào)。因此，在這樣的背景下，作為企業(yè)信息編輯與存貯的檔案管理工作，能更好地指導(dǎo)企業(yè)的日常運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的盈利目標(biāo)，并提升人員管理效率，因此越來越受到重視，但傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)實(shí)際發(fā)展的需求，存在著一定的問題和不足，影響到了企業(yè)的健康發(fā)展。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作存在的問題分析

（一）對檔案管理工作缺乏重視

就目前而言，我國很多企業(yè)雖然構(gòu)建了現(xiàn)代企業(yè)制度，但對于自身的企業(yè)檔案管理工作缺乏重視，只是片面地將其視為與合同文件管理相類似的管理工作，成為工作人員日常工作中并不重要的一部分。而且，在他們的日常工作中，除了對于合同文件及企業(yè)人事檔案管理工作較為重視以外，對于其他的資料信息都缺乏有效的管理。此外，當(dāng)前的很多企業(yè)人員流動現(xiàn)象比較頻繁，使得很多的業(yè)務(wù)資料及客戶信息在人員流動時而出現(xiàn)流失的問題，從而導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)受到很大的損失。

（二）檔案管理信息化建設(shè)存在不足

當(dāng)前，在“互聯(lián)網(wǎng)+”行動下，我國很多企業(yè)雖然開始在管理制度方面對傳統(tǒng)的紙張辦公方式進(jìn)行了升級轉(zhuǎn)型，開始廣泛運(yùn)用信息化辦公手段，但仍有很多企業(yè)在檔案管理方面，仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，并沒有實(shí)施信息化檔案管理模式，這樣就對企業(yè)各部門、各單位對于檔案的查詢和利用帶來了較大的困擾，甚至在運(yùn)用時還會出現(xiàn)信息泄露、丟失以及損毀的現(xiàn)象，不僅降低了企業(yè)生產(chǎn)的效率，同時也嚴(yán)重阻礙到了企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

當(dāng)前，我國的很多企業(yè)雖然開始重視企業(yè)檔案管理工作，但安排的檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平方面參差不齊，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。具體表現(xiàn)在兩個方面：第一，這些企業(yè)在檔案管理工作中，分類結(jié)構(gòu)并不合理;第二，檔案管理人員缺乏檔案管理工作基礎(chǔ)的理論知識。其中，檔案分類結(jié)構(gòu)不合理，會導(dǎo)致企業(yè)在日常的經(jīng)營管理工作中無法有效利用檔案信息，無法發(fā)揮出檔案信息管理工作在企業(yè)發(fā)展中的真正價值。而企業(yè)檔案管理人員缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識，也會導(dǎo)致他們不能夠正確認(rèn)識到自身工作的重要意義，因此在工作態(tài)度方面存在問題，進(jìn)而直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）檔案管理工作缺乏安全保障

當(dāng)前，很多企業(yè)在日常經(jīng)營管理工作中還存在著檔案管理工作缺乏安全保障的問題，導(dǎo)致檔案中的信息經(jīng)常發(fā)生泄漏和損壞的現(xiàn)象，從而對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成了嚴(yán)重的損害。究其原因，在于企業(yè)管理者和檔案管理人員都沒有重視企業(yè)檔案管理工作，忽略了檔案管理的保密性，加之檔案管理人員專業(yè)能力與素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致存儲的檔案在管理過程中，很可能出現(xiàn)信息丟失、泄露以及損壞的現(xiàn)象。此外，部分企業(yè)雖然已經(jīng)實(shí)施了信息化建設(shè)，但缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，導(dǎo)致信息化檔案存在著嚴(yán)重的安全隱患。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量的對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

當(dāng)前，針對部分企業(yè)在日常管理工作中不重視檔案管理工作的問題，相關(guān)企業(yè)的管理者及檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，充分意識到企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，從而重視企業(yè)檔案管理工作，制定完善的企業(yè)檔案管理制度，并選用合適的檔案管理人員，從而逐漸完善企業(yè)檔案管理工作，并提升工作的效能。

（二）運(yùn)用集成化信息管理體系

當(dāng)前，企業(yè)要想提升檔案管理工作的質(zhì)量，還應(yīng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而在實(shí)企業(yè)檔案管理工作過程中，運(yùn)用集成化信息管理體系，并將其與實(shí)物檔案資料管理工作相結(jié)合，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變。然后通過運(yùn)用集成化的信息管理方法，借助計算機(jī)技術(shù)，并根據(jù)企業(yè)各個不同部門的實(shí)際情況及相關(guān)檔案信息的性質(zhì)，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格、詳細(xì)的分類，進(jìn)行分門別類的保管，從而提升企業(yè)檔案管理工作的效能。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中，管理人員綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系到管理工作的質(zhì)量。因此，相關(guān)企業(yè)還必須重視對企業(yè)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，定期組織本企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)知識和技能的培訓(xùn)教育工作。而且，在教育培訓(xùn)過程中，還要針對能力和素質(zhì)不同的人員進(jìn)行針對性的教育培訓(xùn)。例如，針對在職的老員工，應(yīng)以轉(zhuǎn)化他們檔案管理基礎(chǔ)知識為主，并對他們進(jìn)行計算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)，促使他們能夠運(yùn)用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作;而針對年輕的檔案管理人員或者是新入職的員工，則應(yīng)該對他們進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)理論知識教育培訓(xùn)為主，重點(diǎn)傳授他們專業(yè)性的知識和技能，必要時還可以組織老員工對他們進(jìn)行結(jié)對幫帶的方式，以促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握本職工作的理論知識和實(shí)操技能。只有這樣，才能提升本企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而提升工作效能，推動企業(yè)的健康發(fā)展。

（四）增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性

針對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中缺乏安全保障的問題，相關(guān)企業(yè)應(yīng)重視并不斷增強(qiáng)檔案管理的安全性，從而充分發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的價值。在實(shí)際操作中，首先應(yīng)制定完善的保密制度，并對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的教育，促使他們能夠樹立保密意識，在日常工作中能夠嚴(yán)格遵守保密制度，一旦發(fā)生泄密事件，應(yīng)對相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)厲懲處。其次，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全，不斷采取針對性的措施，完善網(wǎng)絡(luò)安全水平，從而提升網(wǎng)絡(luò)安全性，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。

結(jié)語：

綜上所述，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)應(yīng)重視自身檔案管理工作，了解檔案管理工作中存在的問題，并采取針對性的措施，使檔案管理工作逐漸科學(xué)化、規(guī)范化，從而有效發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用，提升企業(yè)各項工作的效率，并推動企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

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