高效會議組織和有效決策路徑的探討

張東海

摘要： “會議”是指兩名或兩名以上的公司員工為了一個特定的目的而進行的機會，該目的與組織或公司運作相關(guān)，缺乏目的和焦點的會議往往因為會議議程不確定，前置調(diào)查準備不夠充分，會議領導技能不足，匯報內(nèi)容不準確，決策難以得到落實等形成低效或無效會議，隨著此類會議數(shù)量的增加，每個人的時間被擠占，手頭的工作不斷增加，組織工作效率逐漸下降。如何提高會議效率，少開會，開短會，開有用的會，從無盡的會議中解脫出來，這樣的呼聲高漲。本文從企業(yè)會議中常見的問題著手，結(jié)合工作實際，管理學知識，探討從高效組織，創(chuàng)新形式，防控風險，跟蹤落實等方面提高會議效率和有效決策的方法。

關(guān)鍵詞： 高效;協(xié)同;共識、創(chuàng)新、社會性惰化、依法合規(guī)、完美決策

1 ?“四張表單”促高效組織

一場成功會議在于仔細規(guī)劃，精心準備，需涉及到很多的環(huán)節(jié)，任務往往會分配到其他人，籌備者要把控整體，檢查準備情況，協(xié)調(diào)處理問題，指導組織實施。確保會場具備會議召開的一切條件，參會者能夠準時達到會場，參會人數(shù)符合決策的基本要求，決策者能夠提前獲取會議資料，決議內(nèi)容涉及的關(guān)鍵部門形成初步意見，涉及的風險評估完成專業(yè)論證等。? [1]

1.1 會議計劃表單-科學統(tǒng)籌

會議計劃表單，實施會議計劃管理，會議分類管控。會議計劃可執(zhí)行年度、月度、周計劃安排，根據(jù)實際工作進行動態(tài)管控，變更調(diào)整嚴格履行審核程序。各部門可根據(jù)公司總體安排，制定部門工作計劃，科學合理的安排時間。部門級會議由主辦部門提出計劃，一般自行組織召開，報送會議主管部門備案，管理部門實施監(jiān)督考核，包括會議計劃執(zhí)行情況，會議數(shù)量控制等。

1.2 會議審核表單-管控數(shù)量

會議審核表單，以落實解決形式主義突出問題為基層減負為目標，強化會議統(tǒng)籌管理，嚴格會議審批程序。審核內(nèi)容包括會議名稱、會議領導、召開時間、參會范圍等，通常采用在線申報審批流程，審批后自動分發(fā)參會人員，同步通知會議籌備部門。會議主辦部門負責提交申請，會議主管部門根據(jù)總體工作安排，會議計劃，會議必要性評定，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。? [2]

1.3 會議議程表單-溝通協(xié)調(diào)

會議議程表單，告知參會者會議時間、地點、時長、議題等必要信息。以電子郵件的方式給參會者發(fā)送，告知必要信息外，提醒參會者所負責的議題什么時候開始，要持續(xù)多久，詢問他們的意見，是否需要發(fā)言匯報，是否需要提交會議資料給決策層。會議議程表單如同一張說明書，讓參會可以有條不紊的安排工作，按時有序的參加會議，提醒協(xié)同部門，主動會前溝通，做好會議準備，提高審議效率。

1.4 專業(yè)審查表單-防控風險

專業(yè)審查表單，凡必須進行合法性審查的事項，必須提前完成審查。在提交決策前應當經(jīng)過合法性審查，涉及專利和專有技術(shù)轉(zhuǎn)讓，重大經(jīng)營風險控制，對第三方債務提供擔保等，實施法律專業(yè)部門與業(yè)務管理職能部門協(xié)同審查機制，法律專業(yè)部門負責合法性綜合審查及是否符合法律法規(guī)規(guī)定的審查，業(yè)務管理職能部門配合審查決策事項是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定、相關(guān)專業(yè)政策，提前完成審查議題材料的完整性和規(guī)范性，決策結(jié)果直接提交會議無需再次審議。

2 各盡其職，促高效進行

與會各方應明確其在會議進程中扮演的角色，為形成會議決策作出貢獻，會議領導把控會議進程，處理分歧，求同存異;參會者注重聚焦主題，諫言獻策，明確表態(tài)等，與會各方各盡其職，不越位不缺位，才能保障會議沿著既定目標高效進行。

2.1 注重聆聽，明確決策

會議領導最后發(fā)言，對所有觀點歸納總結(jié)，明確待決策事項，請具有決策權(quán)的參會者表決，根據(jù)結(jié)果宣布最終決策。時刻關(guān)注并總結(jié)會議進度，讓參會者了解情況，跟上進度。識別參會者發(fā)言中暗含的顧慮，鼓勵參會者大膽表達觀點。對于在匯報或討論階段中未明確事宜，需要主動提出，或在總結(jié)中強調(diào)。如決策方案要同時兼顧執(zhí)行措施，要有明確的可量化的目標，有明確的時間節(jié)點和進度要求，有明確的責任部門的監(jiān)督部門，有明確的考核激勵措施，讓決策變成可以被貫徹的行動。鼓勵不同意見的表達，利用肢體語言或直接引導參會者發(fā)言，營造暢所欲言的研討環(huán)境，對于很難達成一致意見，無須試圖說服每種不同的觀點，依據(jù)“帕累托法則”考慮必要的妥協(xié)，協(xié)調(diào)做出必要讓步，那么只要符合決策規(guī)則中得要求，通常是二分之一到三分之二具有表決權(quán)的人員同意，就可以形成決策，履行民主程序達成的一致意見，決議形成就需要各方無條件執(zhí)行，追求完美的決策會讓會議停滯不前。

2.2 適時暫停，把控時間

會議領導根據(jù)議程的總體安排，有意控制時間和會議節(jié)奏，不要倉促處理正值討論的突出問題，有時需要嚴厲起來，堅持做到按要求發(fā)言、每次只能一人發(fā)言、每人都有發(fā)言機會以探討分析。重要分歧往往源自2個方面：專業(yè)知識分歧和部門（個人）利益爭取。會議領導對產(chǎn)生沖突的當事雙方提問要客觀，詢問他們能接受的解決方法或請他們自己提出解決方法，如前所述他們往往只是提出反對意見，而不是提出解決辦法。如果有必要，會議領導要運用權(quán)威，果斷終止討論，那就有必要在會議結(jié)束后，單獨與產(chǎn)生沖突的雙方溝通，深入研討，尋求可能的解決辦法，畢竟私下溝通比公開溝通更能顧及的全面一些。一場看似研討氣氛融洽類會議，往往大大超出預期時間。高效的會議要時常暫停，總結(jié)已經(jīng)達成的共識，梳理參會者提出的觀點，中斷錯誤的討論方向，事實上，常常暫停的會議時間管理反而更有效，效率更高。

2.3 明確觀點，建議務實

參會者發(fā)言要明確表明個人觀點，即“是”或者“不是”，在發(fā)言結(jié)束時都應表明自己的觀點，如同意、不同意或保留意見。模糊的觀點對會議決策沒有貢獻，這樣的發(fā)言在一定程度上延緩了會議進程。這就要求參會者在會前要充分了解相關(guān)議題資料，必要時在發(fā)言前列出提綱。在表達反對意見時，注重全面權(quán)衡利弊，提出趨利避害的建設性意見，或者提出其他可行的方案供會議決策。切勿站在自己的立場或為了維護自己的利益對負面因素進行批判，簡單重復和放大負面因素的影響，這些對決策沒有實質(zhì)貢獻，形成無效的發(fā)言。

3 控制人數(shù)，尊重各方

會議組織部門通常擔心因為排除某人或某組織，在會議決議執(zhí)行階段引發(fā)問題，而對參會人數(shù)持有“越多越好”的包容態(tài)度，不愿意太多考慮真正必須出席會議的人員，更傾向于“人多力量大”。事實上核心參會者外的聲音和觀點往往是重復和無效的，人數(shù)過多甚至出現(xiàn)依賴心理，認為“別人”會表達和審核會議觀點，降低自我思考的主動性，出現(xiàn)“社會性惰化”現(xiàn)象?？茖W合理確定參會人員，取決與以下幾點：掌握某項議題的背景，主導某項議題的實施的組織，議題涉及后續(xù)工作的主要承接組織，相關(guān)組織具有獨立決策能力的個人。

在控制旁聽人數(shù)的原則下，分時分段分批參會也可有效避免“陪會”。根據(jù)會議議題和進度，安排特定的參會人群參加指定的會議議題。在議程順序設置時，先安排涉及參會人員范圍大的談論議題，隨著一項議題完結(jié)和下一項議題開始，動態(tài)調(diào)整參會人員。對參會人員變動可以前幾分鐘通知候場，避免人員不齊影響會議進度。此外，會前征求利益相關(guān)方意見，問詢是否有出席會議的必要性，在尊重相關(guān)方行使意見表達權(quán)益的同時，精準篩選出不必要的參會人員，會后紀要分給參會方并抄送給會簽征求意見時表達無需參會方，提升非參會人員的參與感，更有利于會議決議的執(zhí)行。

4 注重執(zhí)行，促決策落實

按照“誰組織、誰負責、誰跟進”的原則，會議主辦部門負責會議全流程管理，部門主要負責人作為第一責任人，對會議組織、紀要起草、核實把關(guān)、跟蹤執(zhí)行等管理流程和責任體系，形成管理閉環(huán)，在執(zhí)行過程中重視反饋，以印證決策的正確性及有效性。會議決議跟蹤執(zhí)行一般由執(zhí)行部門按照會議要求嚴格落實，會議領導在下次會議上可以對落實情況進行回顧，或者將“上次會議的落實情況”作為本次會議第一議題。

嚴格監(jiān)督執(zhí)行機制，確保決議執(zhí)行到位，在完善機制體制的基礎上，要借助信息化手段，高效利用督辦系統(tǒng)。壓實“責任”，由會議主辦部門在會議紀要印發(fā)后1-3天內(nèi)將會議決議上傳，包括會議名稱、決策事項名稱、階段性目標、反饋節(jié)點、承辦部門、效果自評價等;加強“控制”，由系統(tǒng)根據(jù)階段性目標和反饋節(jié)點，自動分發(fā)至各責任部門和協(xié)同部門主要負責人，提醒填報;強化“監(jiān)督”，會議領導和會議管理部門可以隨時查看執(zhí)行情況，數(shù)據(jù)填報的及時性、準確性，會議決議的執(zhí)行率，根據(jù)結(jié)果向監(jiān)督部門提出考核獎勵的建議。

5 創(chuàng)新形式，適應新常態(tài)

網(wǎng)絡會議逐步成為傳統(tǒng)會議形式的重要補充，在常態(tài)化防控環(huán)境下組織高效會議。受到長期深遠的影響，非“面對面”的會議形式更符合防控需要，節(jié)約因“遷徙”產(chǎn)生的必要防疫環(huán)節(jié)。依托數(shù)字網(wǎng)絡技術(shù)，網(wǎng)絡會議全面應用，有效減少了人員聚集，阻斷了傳播風險;節(jié)約路途和等待的時間，會議場所選擇也更加靈活。新的會議方式帶動了工作習慣的改變，實時跨地區(qū)交流成為可能，在線指導協(xié)調(diào)工作成為常態(tài)。網(wǎng)絡會議在傳統(tǒng)會議高效組織的基礎上，應注重硬件設備和網(wǎng)絡條件的調(diào)試準備，提前測試確保與會各方通話交流清晰順暢，是確保高效進行的保障。網(wǎng)絡會議便利性加速了其推廣和普及程度，更多在線會議平臺應運而生，在現(xiàn)在時代，網(wǎng)絡會議將逐步成為首選。

網(wǎng)絡會議相比較傳統(tǒng)會議，缺乏一定的視覺參照和現(xiàn)場感，會難以察覺參會方身體語言，常常會對溝通節(jié)奏，效率和流暢性有所影響，如彼此打斷發(fā)言，多人會議中“靜默”自己，會傾向于產(chǎn)生“社會性惰化”現(xiàn)象。有時會因忽視發(fā)言方情緒和語氣出現(xiàn)理解偏差。網(wǎng)絡會議要盡可能的采取視頻方式，增加視覺參照，控制多人音頻會議。會議領導要主動引導，鼓勵各方參與其中，對于研討交流環(huán)節(jié)占絕對權(quán)重的會議盡可能采取“面對面”的傳統(tǒng)方式。? [3]

6 結(jié)語

管理學家彼得·德魯克提出，糟糕的會議是組織管理不善的體現(xiàn)，應該被廢除。當然并不是說所有的會議都沒有必要，高效會議能為組織帶來巨大利益，提高快速收集和分享信息，做出一個計劃或一個改變，組織與會人員分析議題“有利方面”和“不利方面”，降低和消除不利因素，采取措施化解風險。現(xiàn)實中普遍存在對糟糕會議抱怨的聲音，不過好的消息是，隨著對該問題的重視，會議組織管理的改進，更多會議走向考慮周全，精簡高效，切實為組織節(jié)約大量時間。

綜上所示，一個高效的會議應該有規(guī)劃和預期，即有會議計劃，必要的審批以并入組織的統(tǒng)籌規(guī)劃中，并嚴格按照計劃有序組織實施。一個高效的會議應該有精心的準備，明確會議時間、議程、參會人員、會議背景，以及必要的事前論證和溝通協(xié)調(diào)。一個高效的會議應該擁有明確目標，將有共同利益的人們集中起來，達成共識促成目標實現(xiàn)或做出改變，明確達成目標需要履行的責任。一個高效的會議應該是與會人員明確自己的責任，善用自己的權(quán)力履行好自己的職責。一個高效的會議應該聚焦在行動上，他不是一個簡單的座談會，而是一個能夠改變現(xiàn)狀、具有生產(chǎn)力的機制，產(chǎn)生焦點明確的行動。

參考文獻

[1]? 大衛(wèi)·科頓，張楠.如何高效開會[M].浙江大學出版社，2016

[2] 張建國. 提升制度執(zhí)行力[J]. 企業(yè)管理.中國石油化工集團有限公司企改和法律部，2020

[3] 彼得·德魯克，許是詳. 卓有成效的管理者[M].機械工業(yè)出版社，2018

[4] 史蒂芬·G.羅格伯格. 董瑩. 學會開會.中國青年出版社，2021