高職院?；n案管理存在的問題及對策研究

黃麗萍

摘 要：本文通過對高職院?；n案的特點進行詳細的闡述，結(jié)合當前管理過程中出現(xiàn)的不足之處，探討科學的解決問題對策，推動基建檔案工作效果的優(yōu)化，為基建項目建設(shè)和后期運行維護的高效開展提供有效支持，為教學工作的順利開展提供基礎(chǔ)支持。

關(guān)鍵詞：高職院校;基建檔案;管理;問題;對策

基建檔案是基建項目建設(shè)和運行維護的關(guān)鍵憑證，對院校教科研活動的正常推進具有關(guān)鍵作用。高職院校作為技能人才培養(yǎng)的主要渠道，對基礎(chǔ)建設(shè)的要求較高，需要相關(guān)的專業(yè)設(shè)施對相關(guān)教學和技能實踐活動提供支持。檔案資料作為相關(guān)項目高效運行的關(guān)鍵憑證，對學校運轉(zhuǎn)提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。

一、高職院?；n案的特點

基建檔案資料是對基礎(chǔ)建設(shè)推進過程中形成的相關(guān)數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)全面的收集和整理，形成專業(yè)的資料形式，為相關(guān)活動的高效推進提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)?；n案管理具有較強的專業(yè)性，需要對項目設(shè)計、施工、使用和維護中的相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)和文件資料進行精確的管理，從而實現(xiàn)標準的憑證效果。高職院校的基建檔案管理工作中具有較強的特殊性，基建項目需要與教科研工作進行高效結(jié)合，使基建項目能夠充分體現(xiàn)專業(yè)教育效果，需要管理部門能夠充分結(jié)合教學實際，進行相關(guān)資料信息的全面收集。

二、高職院校基建檔案管理存在的問題

1.對基建檔案管理工作缺乏有效的重視

學校管理機構(gòu)對基建檔案缺乏有效的重視，并不能充分了解到檔案管理的重要作用，缺乏相應(yīng)的支持和投入，使得相關(guān)的資料數(shù)據(jù)得不到全面的收集和科學的分析，無法形成準確的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，不能對相關(guān)決策的制定和推進形成有效的參考效果。同時，基建檔案管理涉及到學校管理運行和基建項目推進的各個環(huán)節(jié)，需要相關(guān)職能部門嚴格遵守相關(guān)的檔案管理規(guī)范，對檔案資料進行及時的收集整理。由于學校整體對基建檔案的重視程度較低，使得各個檔案管理環(huán)節(jié)不能得到有效的支持，檔案收集和整理過程較為混亂，嚴重影響資料的真實安全。隨著教育改革的深入推進，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的資料呈現(xiàn)形式已經(jīng)不能適應(yīng)學校運轉(zhuǎn)的需求，特別是相關(guān)設(shè)計、施工技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，較為落后的管理思路已經(jīng)不能保持較好的管理效果，需要檔案管理部門能夠充分結(jié)合學?；ɑ顒拥膶嶋H情況，積極引進先進的管理思想和技術(shù)手段，提升基建檔案管理水平。

2.基建檔案管理制度不夠完善

基建檔案管理對基建項目的設(shè)計和施工具有較強的參考作用，為基建管理的高效開展提供有效的支持，但是其涉及到項目建設(shè)和使用維護的各個環(huán)節(jié)，需要進行針對性的標準制定，以保證相關(guān)工作能夠符合項目建設(shè)運行的實際需求。在當前的管理活動中，具體的工作流程無法得到有效的規(guī)范，不能形成針對性的工作標準，現(xiàn)有的檔案管理制度不能結(jié)合實際的基建工作需求進行科學的調(diào)整，不能形成較好的管理效果。同時缺乏有效的監(jiān)管機制，無法做到對管理流程的全面監(jiān)管，使得管理過程中存在的問題不能得到及時發(fā)現(xiàn)和解決，不能保證相關(guān)活動能夠按照制度規(guī)章進行執(zhí)行。

3.基建檔案的利用率

基建檔案在基建工程的建設(shè)和項目管理過程中起到有效的參考作用，能夠作為施工和管理工作開展的重要指導(dǎo)依據(jù)，對檔案的高效使用能夠為相關(guān)基建決策提供有效支持。而當前的基建檔案的利用率較低，在相關(guān)基建決策的制定項目推進階段，不能對基建檔案的重要性形成有效的認識，使得基建檔案的效用得不到有效的發(fā)揮，造成相關(guān)基礎(chǔ)投入的提升。管理部門缺乏有效的主動意識和職能，不能為需求者進行高質(zhì)量的服務(wù)活動，只能進行簡單的查詢和調(diào)用，無法充分實現(xiàn)相關(guān)要求。檔案存儲管理相對混亂，大量的紙質(zhì)資料極大提升了管理難度，不利于管理效果的提升，無法對相關(guān)資料進行準確的定位和維護，制約使用效率的提升。

4.信息化水平不足

隨著信息技術(shù)在高職院校管理運行中的高效應(yīng)用，使得大量的數(shù)字化信息數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，檔案管理部門需要對數(shù)字化檔案進行全面的收集和處理?；椖恳?guī)模和技術(shù)水平的不斷增大，使得以人工收集、整理為主的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足基建項目的實際需求，需要對管理模式進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。但是當前的基建檔案管理工作信息化程度相對較低，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對落后，使得相關(guān)管理工作不能借助信息設(shè)備進行執(zhí)行。而網(wǎng)絡(luò)通信體系的架設(shè)存在不足，使得數(shù)字化的資料數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)高速的傳輸和共享，不能保證檔案管理的時效性。在實際的管理工作中，仍然存在大量的紙質(zhì)資料，需要進行有效的管理和維護，提升管理成本，在數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變過程中缺乏相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)支持，不能實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的數(shù)字形式呈現(xiàn)。

5.工作人員專業(yè)素養(yǎng)的缺失

基建檔案管理工作的內(nèi)容較為繁瑣，涉及到基建項目建設(shè)、管理和教學工作的各個環(huán)節(jié)，需要使基建檔案能夠充分滿足教科研工作的實際需求。這就需要工作人員具有全面的知識能力，需要對建筑技能和相關(guān)學科的實際教學情況進行全面的了解，做到對資料信息的及時復(fù)核和科學管理。在當前的管理活動中，工作人員的技術(shù)水平還相對不足，不能有效掌握相關(guān)的知識，無法推動工作的高效開展。工作人員不具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力，嚴重制約著信息化管理模式的實現(xiàn)。

三、高職院?；n案管理問題的解決對策

1.加強對基建檔案管理的重視

學校要提升對基建檔案的關(guān)注，提供相應(yīng)的支持和投入，實現(xiàn)相關(guān)工作的高效開展。管理部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，正確理解檔案管理的積極效果，提升對資料數(shù)據(jù)的研究力度，深入挖掘資料價值，積極引進先進管理思想和技術(shù)，提升管理水平。管理部門要提升服務(wù)意識，推動檔案利用效率的提升，積極掌握學校發(fā)展形勢和基建項目的實際情況，深入到建設(shè)管理一線，與管理施工人員進行積極的溝通交流，準確掌握項目進度和使用情況，形成科學的反饋，提升檔案工作效果，為相關(guān)決策的制定和教科研活動的開展提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。新時期，在大數(shù)據(jù)背景下，進行基建檔案管理應(yīng)當實現(xiàn)信息化建設(shè)，這要求檔案管理人員樹立科學的信息化理念，制定科學的檔案信息化管理方法，認識到檔案信息化管理對于高職院校發(fā)展的重要性，認識到信息化的優(yōu)勢，樹立正確的檔案信息化管理理念。高職院校要認識到對檔案管理進行檔案信息化管理的重要性，積極引進先進的技術(shù)和軟件提高檔案信息化管理水平。在運行檔案管理時，要注意調(diào)查市場上的需求發(fā)展，對高職院校的基建檔案資料和管理情況進行分析，降低風險發(fā)生率;重視對職工信息化意識的培養(yǎng)，能夠認可開展的檔案信息化管理方法和措施，能夠配合相關(guān)工作的開展。尤其是檔案管理人員，要樹立信息化工作意識，強化對檔案信息化管理技能的把控。

2.完善基建檔案管理機制

管理部門要充分結(jié)合建設(shè)項目的實際進展和學校運行需求，實現(xiàn)對管理機制的科學完善，對各個管理環(huán)節(jié)進行科學的規(guī)范，對資料數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲、利用環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的標準，保證相關(guān)管理活動能夠嚴格按照政策制度的規(guī)范進行高效執(zhí)行。要落實責任機制，明確權(quán)責劃分，針對具體的管理崗位，制定完善的工作制度，對管理活動進行科學的規(guī)范，保證管理制度的高效落實。健全監(jiān)管機制，對工作中出現(xiàn)的情況進行深入分析，找到現(xiàn)狀根源，對管理制度進行針對性的完善。項目建設(shè)是基建項目的重要環(huán)節(jié)，檔案工作要充分結(jié)合項目管理要求，將項目建設(shè)資料收集整理寫入合同，對項目相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進行全面收集和科學分析，并對項目管理環(huán)節(jié)進行科學規(guī)范，保證檔案工作對項目建設(shè)管理的高效落實，推動管理體系的高效建設(shè)。高職院校要建立以檔案室為中心，以分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員為骨架的檔案管理體系。要調(diào)動管理人員的積極性，轉(zhuǎn)變檔案管理意識，提升崗位責任意識，讓管理人員充分認識到檔案管理的重要性和價值，從而可以主動創(chuàng)新檔案管理模式，搭建專業(yè)化的檔案管理組織，加強對檔案資料收集的重視程度。同時，可以考慮檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式。管理人員還需要進一步優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)和流程，關(guān)注檔案信息的動態(tài)變化，以滿足各個部門的需求，進一步提升檔案資料的利用率。另外，高職院校還要保證有完善的基建檔案資料，檔案人員需要將對傳統(tǒng)紙質(zhì)的基建檔案進行轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案形式，將其中存在的大量有價值的數(shù)據(jù)信息進行相關(guān)性研究，對于其中價值較高、類型多樣的基建檔案，轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫形式，然后進行聚合、分類、分析和處理，檢索數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，將混雜的檔案信息變?yōu)椤盎畹男畔ⅰ保瑢崿F(xiàn)檔案信息的高效整合、分析應(yīng)用和資源共享。

3.加強管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下，直接對基建檔案進行單純的庫藏已無法滿足基建檔案建設(shè)和管理的需求，也難以滿足各部門對基建檔案資料的不同需求，所以要強化基建檔案的信息化管理?；诖耍n案部門要積極利用先進的基建檔案管理技術(shù)，如聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等建立基建檔案數(shù)據(jù)庫、基建檔案管理系統(tǒng)、基建檔案檢索系統(tǒng)，對基建檔案進行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區(qū)域的基建檔案資料，然后經(jīng)過細化分類、組織、整合等操作，逐漸落實信息化管理，將對基建檔案的管理從面向基建檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資源管理，大大提高基建檔案利用率，實現(xiàn)基建檔案信息的增值。大數(shù)據(jù)的真正價值在于數(shù)據(jù)分析，如果只收藏數(shù)據(jù)不注重進行分析，只是對數(shù)據(jù)進行初步檢索和簡單統(tǒng)計處理，就無法體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的價值，也就無法將之轉(zhuǎn)化成有用的數(shù)字化成果。因此，高職院校要注重實用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)，對基建檔案的巨量原始資料進行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其中隱藏的價值內(nèi)容，找出數(shù)據(jù)間的潛在聯(lián)系，解除高職院校發(fā)展存在的信息孤島問題，促進高職院校內(nèi)部信息的傳遞和共享，展現(xiàn)基建檔案數(shù)據(jù)的價值。比如，對用戶信息進行數(shù)據(jù)挖掘，可以提取出用戶的具體查閱信息，然后據(jù)此預(yù)測出用戶的需求，針對其需求提供有針對性、有層次的個性化服務(wù)。

4.提升基建檔案利用率

檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案利用思想，提升服務(wù)意識和水平，積極利用先進技術(shù)優(yōu)勢，對檔案資料進行深入的分析，準確提取其中的價值信息，形成全面的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)對檔案資料的遠程使用。同時，對檢索機制進行科學完善，為檔案使用者提供有效的便利，結(jié)合其實際需求進行相關(guān)資料的準確定位，提升服務(wù)質(zhì)量。要加強對基建檔案的分析和整理，結(jié)合學校發(fā)展戰(zhàn)略，為基建建設(shè)和管理決策提供有效的支持，充分發(fā)揮基建檔案效用，為基建項目的推進提供科學參考。檔案資料的高效運用對基建項目的高效推進起到積極作用，為相關(guān)建設(shè)和管理活動提供可靠的依據(jù)，需要檔案部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用思路，對利用環(huán)節(jié)進行科學優(yōu)化，要合理利用技術(shù)手段，結(jié)合信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，優(yōu)化檔案利用功能模塊，使相關(guān)項目建設(shè)職能部門能夠通過系統(tǒng)的訪問實現(xiàn)對資料數(shù)據(jù)的遠程調(diào)用，為基建項目建設(shè)管理提供有效支持。檢索機制的優(yōu)化是提升檔案利用效率的重要基礎(chǔ)，管理部門要充分結(jié)合學校管理活動和基建項目建設(shè)的實際情況，對檢索機制進行針對性調(diào)整，對相關(guān)基建檔案進行深入分析，準確提取其中的關(guān)鍵內(nèi)容，對檢索關(guān)鍵詞進行優(yōu)化，并結(jié)合檔案查閱人員的實際情況進行關(guān)鍵詞的準確推薦，為檔案查閱活動的高效開展提供有效的便利。

5.加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理部門要積極引進優(yōu)秀檔案管理人才和信息技術(shù)人才，推動管理效果的提升，強化管理隊伍戰(zhàn)斗力。加強對管理人才的培養(yǎng)力度，推動復(fù)合型人才的養(yǎng)成，優(yōu)化培訓(xùn)機制，結(jié)合管理活動中存在的具體問題，進行針對性的培訓(xùn)計劃，并對信息技術(shù)知識水平進行相應(yīng)的培訓(xùn)，提升管理人員的技能水平。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式，利用信息技術(shù)手段，建設(shè)培訓(xùn)教育平臺，使管理人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)培訓(xùn)活動的高效參與，推動培訓(xùn)效果的提升。要加強對管理人員的思想教育，提升管理人員的思想意識，對其思想行為進行科學引導(dǎo)和規(guī)范，使其能夠充分認識到自身崗位工作價值，將學校文化建設(shè)進行科學融入，激發(fā)管理人員的工作熱情。要結(jié)合學校實際，有效提升管理人員的福利待遇。完善考評機制，對管理人員的工作能力和思想態(tài)度進行公正評價，建立完善的職位晉升通道，完善激勵政策的設(shè)置，提升管理人員的工作積極性和責任心，提升檔案管理隊伍戰(zhàn)斗力。

四、結(jié)語

基建檔案管理是高職院校管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對教科研工作的高效開展提供有效保障。檔案管理部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，提升服務(wù)意識，科學利用信息技術(shù)優(yōu)勢，建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，對管理流程進行高效整合，實現(xiàn)對管理制度的科學優(yōu)化，實現(xiàn)對管理活動的科學規(guī)范，保證管理制度的高效落實，推動管理水平的提升。

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（作者單位：廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院）